Zależności w projekcie pożerają nas żywcem: podręcznik zombie
„Zombie! Są wszędzie!” krzyczy przerażona osoba uciekająca z ciemnego, zrujnowanego domu. Za nią widać zombie, powoli, lecz nieubłaganie zbliżające się w przerażającym tłumie, szukające czegoś, co mogłyby pożreć.
Widziałeś już tę scenę w horrorach. Jednak menedżerowie projektów cyfrowych mają własny rodzaj zombie, które uparcie ścigają ich na każdym kroku. Są to — te nieprzewidywalne powiązania między projektami, między Twoim a całym szeregiem niewiadomych lub innymi .
Czają się za każdym rogiem. Prześladują Cię dniem i nocą, próbując przytłoczyć Cię swoją liczebnością i pochłonąć Twój w gmatwaninie złożoności. Pojawiają się za Tobą, gdy najmniej się ich spodziewasz, i przejmują Twój . Zombie i zawsze działają podstępnie!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Podręcznik zombie: zasady zarządzania zależnościami w projekcie
Menedżerowie potrzebują „podręcznika zombie” — zestawu zasad, które zapewnią projektom bezpieczeństwo i sprawne działanie, gdy wewnętrzne zależności w oraz inne czynniki spróbują Cię dopaść.
i stanowią zagrożenie dla Twojego , ponieważ zwiększają złożoność i są nieprzewidywalne. Menedżer projektu realizującego jeden nie ma kontroli nad innym ani działem.
A jednak projekty w firmie korzystają ze wspólnej puli zasobów, pochodzących z takich działów jak sprzedaż, kontrola jakości, dział regulacyjny itp. Gdy zaangażowane są więcej niż dwa projekty, złożoność się mnoży i sytuacja może wymknąć się spod kontroli — nie tylko wykładniczo, lecz także silniowo.
To, co robi dowolny interesariusz, wpływa na członków Twojego zespołu, niezależnie od tego, czy Ci się to podoba. Na Twój może zależeć od oprogramowania, które tworzy inny . Ten poprzednik w zarządzaniu projektem to , które musi zostać ukończone, zanim będzie można rozpocząć w Twoim .
Początkowo wygląda na to, że inny bez problemu zostanie dostarczony na czas, ale gdy mijają kolejne dni, a potem tydzień lub dwa, zaczynasz słyszeć zbliżające się zombie. Nadchodzą po Twój !
Możesz pomyśleć, że trudno było przewidzieć to ryzyko. Ale teraz już Cię dopadło, a Ty znalazłeś się w jego uścisku! Jest za późno, by sięgnąć po podręcznik zombie.
Zależności w projekcie i zarządzanie ryzykiem
Pierwszy rozdział podręcznika zombie zaleca, aby menedżerowie postrzegali w kontekście zarządzania ryzykiem. Sytuacje, w których Twój zależy od innych osób lub zdarzeń pozostających poza Twoją kontrolą, są z natury ryzykowne. , która pozostaje poza Twoją kontrolą i mogłaby negatywnie wpłynąć na Twój , jest rodzajem ryzyka.
Ważnym krokiem — często pomijanym — jest wczesne określenie zagrożeń dla Twojego . Jak przewidujesz te zagrożenia? Zacznij od podzielenia ich na kategorie, takie jak:
- Ryzyko techniczne — Przykład: Korzystasz z nowej technologii, nowej dla świata lub nowej dla Twojej firmy; czy będzie działać zgodnie z obietnicą?
- Ryzyko związane z partnerem — Przykład: Zleciłeś opracowanie interfejsu API na zewnątrz; czy partner dostarczy je na czas, aby dotrzymać ?
- Ryzyko rynkowe — Przykład: Twój wejdzie na nowy, ale sąsiedni rynek; czy naprawdę znamy tę dziedzinę?
- Ryzyko wewnętrzne — Przykład: Zespół sprzedaży jest w pełni zajęty; czy będzie mieć gotowe materiały na targi dotyczące mojego ?
- Ryzyko zasobów — Przykład: Budujesz nową stronę internetową, ale wymaga ona testów; zakładasz, że zasoby są dostępne do wykonania tych prac, ale czy potwierdziłeś to z odpowiednią jednostką?
Twój może również stać się zależny od czynników w szerszym świecie, pozostających poza Twoją kontrolą. Na platformy takie jak Bluetooth, które zawsze wydają się powodować problemy. Albo sukces Twojego może zależeć od rządowego , takiego jak RODO lub inne przepisy, krajowe bądź zagraniczne.
Zależności projektu i role zespołu
Znaczna część ryzyka związanego z wynika z niezweryfikowanych założeń. Wydawało ci się, że ktoś pracuje nad ważnym elementem projektu, ale harmonogram był niejasny. Zarządzanie złożonymi zależnościami wymaga proaktywnej komunikacji, a ludzie po prostu nie są w tym dobrzy. Zbyt często zakładamy różne rzeczy, a założenia zawsze wiążą się z ryzykiem.
Oto kolejna zasada z podręcznika zombie: jeśli jesteś w stanie przewidzieć zależności, skontaktuj się z zaangażowanymi stronami. Dopilnuj, aby wszyscy mieli te same informacje.
Brzmi banalnie? Tak. Ale ile projektów napotyka trudności tego czy innego rodzaju z powodu prostych nieporozumień? W TCGen opracowaliśmy zmodyfikowaną, ulepszoną wersję macierzy RACI, która może pomóc. Określa ona role i zakresy odpowiedzialności w ramach twojego , a nie pomiędzy projektami, ale to dobry początek.
Pomaga przewidywać zależności, ponieważ pokazuje, które funkcje będą zaangażowane w twój i kiedy. Dzięki temu możesz określić obszary w swoim , które prawdopodobnie będą zależne od innych projektów lub czynników zewnętrznych, takich jak organy regulacyjne czy partnerzy rozwojowi. Pomóc w tym może również narzędzie takie jak lub tablica Kanban.
A skoro mowa o narzędziach:
Zarządzanie zależnościami: dwie metody z zestawu narzędzi do zarządzania projektami
Oto dwa kolejne narzędzia, które mogą pomóc powstrzymać zombie:
Ścieżki krytyczne
Słyszałeś o koncepcji zespołu zespołów. Polega ona na postrzeganiu całej firmy jako metazespołu złożonego z wielu zespołów, które swobodnie łączą się w sposób adaptacyjny. Zasoby i ludzie przemieszczają się w inne miejsca w sposób płynny, gdy nie są już potrzebni.
Metoda ścieżki krytycznej.
Teraz możesz znać , która mapuje zadania zależne jako część . Wyobraź sobie mapę pokazującą krytyczne zależności i ścieżki krytyczne między . Jakby ścieżka krytyczna ścieżek krytycznych.
Ścieżki krytyczne pomagają śledzić zależności między projektami.
Tak jak pokazuje zależności między działaniami w ramach , tak ścieżka krytyczna może wskazywać, gdzie występują zależności między . wskazywałaby kluczowe zależności między projektami, a także wewnątrz projektów.
2. Plany wydań
Kolejny kluczowy rozdział podręcznika zombie: plany wydań. Znasz to narzędzie z metodyki Agile. Dzieli ono większe projekty na osobne wydania, niezależnie od tego, czy wydajesz produkt na rynek, czy nie, a następnie rozbija je na wchodzące w ich skład sprinty.
Przykład planu wydania projektu.
Zidentyfikuj sprinty, które są najbardziej ryzykowne z perspektywy . Skontaktuj się z kluczowymi liderami i PM-ami. Uczciwie ostrzeż ich przed zombie, które napotkasz na swojej drodze.
Zarządzanie zależnościami projektowymi: więcej wskazówek z podręcznika zombie
Czego jeszcze potrzebujesz w swoim podręczniku zombie? Oto kilka zdroworozsądkowych wskazówek dotyczących — zanim zaczną zarządzać tobą!
- Zaakceptuj fakt, że wszystkie projekty mają zależności. Im większy projekt, tym więcej będzie ich mieć. Jeśli uważasz, że nie będziesz ich mieć albo nie potrafisz sobie wyobrazić, gdzie się pojawią, postaraj się bardziej.
- Zapisz swoje założenia dotyczące zależności. Podziel je na różne typy zależności, takie jak „partnerzy”, „inne projekty”, „strony zewnętrzne pozostające poza moją kontrolą” itd.
- Zrozum architekturę projektu. Spotkaj się z liderami technicznymi i zmapuj integrację projektu: kiedy i które elementy muszą do siebie pasować. Zidentyfikuj znane zależności.
- Wyjaśnij role i zakresy odpowiedzialności. Skontaktuj się z PM-ami programów zależnych. Porozmawiaj o zależnościach i oceń ryzyko projektu.
- Monitoruj zależności i komunikuj się. Uwzględniaj kluczowe zależności jako punkty porządku obrad podczas spotkań zespołu lub aktualizacji.
- Ustanów formalny proces eskalacji. Wiedz, z kim skontaktować się w razie problemu.
Zależności projektowe: nie ma srebrnych kul
Możesz usłyszeć, że nadchodzą, ale nie możesz ich zobaczyć. Dla menedżerów projektów cyfrowych te nieprzewidziane ryzyka i złożone zależności są niczym przysłowiowe rzeczy, które skradają się nocą. Ale ci „nieumarli” nie muszą zabić Twojego .
To skomplikowane, ponieważ nie istnieje magiczne rozwiązanie ani naszyjnik z czosnku, które pozwoliłyby unieszkodliwić te potwory. Jednak opisane powyżej kroki mogą ograniczyć ryzyko, zanim zabraknie Ci sił na ucieczkę z upiornego domu.
Zombi są wszędzie. Dlatego bądź przygotowany. Przy odrobinie planowania i troski zawsze będziesz o krok przed nimi!
Więcej informacji o przygotowywaniu się na i o tym, jak działają w prawdziwym świecie, zapisz się do newslettera The DPM lub zostań członkiem! Możesz też posłuchać naszego podcastu: Jak rozmawiać o ryzyku, aby wszyscy słuchali.
