Studium przypadku zarządzania projektem: zarządzanie projektem trwającym 2 tygodnie

Na mojej twarzy widać skupienie i podekscytowanie. Dziwne… ktoś chyba pomylił daty; projekt zaczyna się jutro i trwa zaledwie dwa tygodnie. To niemożliwe. Czy na pewno? Teraz na mojej twarzy widać dezorientację i strach. Wiadomości są wysyłane wszystkimi znanymi metodami komunikacji. Potwierdzenie. To prawda.

Szczegóły projektu

Zatrudniono nas do stworzenia funkcjonalnych prototypów na potrzeby testów użytkowników. Testy te miały określony termin, który szybko się zbliżał. Prototypy musiały uwzględniać około sześciu różnych ścieżek i niezliczone przypadki użycia. Podobnie jak termin realizacji, budżet również był ustalony i ograniczony; musieliśmy wykazać się kreatywnością w obliczeniach, aby dobrać odpowiedni skład zespołu i zapewnić powodzenie projektu.

NAJWAŻNIEJSZE INFORMACJE

• Rodzaj firmy klienta: Sprzęt gospodarstwa domowego
• Rodzaj projektu: Prototypowanie na potrzeby testów użytkowników
• Koszt lub przedział kosztów: $20,000 – $50,000
• Harmonogram: 2-3 tygodnie
• Liczebność zespołu: 5
• Metodyka: N/A
• Główny cel: Zrealizowanie prototypowania zgodnie ze specyfikacją klienta przed terminem testów panelu użytkowników
• Główne wyzwanie: Uzyskanie od klienta zasobów potrzebnych do terminowego przygotowania prototypu

Co teraz?

Należy podjąć decyzje dotyczące tego, które elementy pozostawić na standardowej liście kontrolnej projektu, a które pominąć. Zespół jest szybko wdrażany, a wewnętrzne oczekiwania są kształtowane wokół nieoczekiwanych i nieustępliwych wymagań projektu szybkiego prototypowania.

Menedżerowie projektów mierzą się z najróżniejszymi niespodziankami, a każda z nich ma swój wyjątkowy charakter. Towarzyszą im zasady: „Trzymaj się zakresu i budżetu”, „Dostarcz produkt” oraz „Zjednocz zespół”.

W przypadku standardowego projektu są to normalne elementy pracy i wszyscy jesteśmy przeszkoleni, aby realizować je za pomocą naszych charyzmatycznych metod zarządzania projektami. Ale ten projekt nie jest standardowy. Skondensowanie pełnego cyklu spotkań i procesów do okresu dwóch tygodni po prostu nie będzie możliwe bez czarodziejskiej różdżki.

Nie widziałem żadnej z nich w swoim biurze, ale jeśli taką masz, koniecznie jej użyj.

Zakładając, podobnie jak ja, że nie dysponujesz magicznymi zasobami, stajesz przed prawdziwym problemem i musisz znaleźć rozwiązanie — najlepiej wczoraj. Najbardziej pomocne będzie rozpoczęcie od podstawowej listy pytań, które pomogą ci obrać najlepszą drogę do dostarczenia produktu w tak krótkim terminie.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Wskazówki dotyczące projektu 2-tygodniowego: jak zarządzać krótkim projektem

Oto 5 pytań, od których zalecam zacząć (oraz odpowiedzi odnoszące się do mojego projektu):

1. Kto wchodzi w skład mojego zespołu i czy jego członkowie mają narzędzia oraz zasoby potrzebne przynajmniej do rozpoczęcia pracy?

Biorąc pod uwagę ustalone ramy, ostatecznie utworzyliśmy zespół składający się z dyrektora ds. realizacji, menedżera projektu, architekta oraz dwóch programistów pracujących zdalnie z zagranicy. W dużej mierze polegaliśmy na dostarczeniu zasobów, na których można było oprzeć projekt, co w pewnym momencie stało się przeszkodą i doprowadziło do zaangażowania dodatkowego programisty na dzień lub dwa.

2. Które spotkania są kluczowe (codzienne spotkania stand-upowe, demonstracje itp.), a które można pominąć (retrospektywy, dopracowywanie wymagań itp.)?

Uznaliśmy, że codzienne spotkania z klientem i demonstracje to dwa elementy niezbędne w przypadku tak krótkiego projektu. Wynika to przede wszystkim z tego, że kluczowe jest zachowanie zgodności i terminowości. Niewłaściwe przeprowadzenie któregokolwiek z nich zagroziłoby powodzeniu całego projektu.

3. Czy Twój zespół i klient mają pełne zrozumienie tego, co jest opracowywane i dostarczane? Czy istnieje między nimi pełna zgodność?

Dzięki wspomnianym spotkaniom nasze regularne punkty kontaktu zapewniają zgodność aż do momentu dostarczenia rozwiązania.

4. Jak wygląda pełny harmonogram tego projektu? Kiedy odbywają się punkty kontrolne, zapewnianie jakości, poprawki…?

Harmonogram został ustalony przed rozpoczęciem projektu, ale musiał pozostać bardzo elastyczny. W trakcie opracowywania rozwiązania pojawiło się całkiem sporo spotkań organizowanych w ostatniej chwili, aby wyjaśnić kwestie i usterki, które wystąpiły.

5. Czy prowadzi to do kolejnego SOW rozszerzającego tę część?

W naszym przypadku nie, ale w przyszłości otrzymamy więcej podobnych zleceń, ponieważ te prototypy będą potrzebne.

Odpowiedzi na te pytania, takie jak te, których udzieliłem powyżej, dadzą Ci dobry punkt wyjścia do zaplanowania pracy w kolejnych tygodniach. Niestety w przypadku tak krótkiego projektu część typowych elementów analizy, które zbadałbyś podczas rozpoczęcia projektu, zostanie ujawniona w trakcie jego realizacji, równolegle z opracowywaniem rozwiązania.

PRAKTYCZNE WSKAZÓWKI

• Już na samym początku projektu ustal metodę komunikacji z klientem w czasie rzeczywistym. Taki termin będzie wymagał natychmiastowego odpowiadania na pytania, a standardowe akceptowalne opóźnienie nie wystarczy. Slack, Hipchat lub Gchat to dobre opcje narzędzia do komunikacji.
• Bardzo ważne będzie zapewnienie kluczowym osobom czasu potrzebnego na faktyczne wykonanie pracy. Obciążanie ich spotkaniami zagrozi zdolności do dostarczenia rozwiązania na czas. Pozwól osobom wykonującym pracę pracować i starannie przekazuj informacje, gdy jest to potrzebne.
• ROZMAWIAJ ZE SWOIM ZESPOŁEM! Stale monitoruj, czego potrzebują członkowie zespołu, jak przebiega praca oraz jakie mogą pojawić się przeszkody. Dotyczy to każdego projektu, ale jest szczególnie ważne w przypadku projektu o tak krótkim czasie trwania.

Jakie są wady tego rodzaju projektu?

Być może „wada” nie jest właściwym słowem, ale z pewnością zabraknie Ci pewnych elementów projektów, które większość kierowników projektów cyfrowych naprawdę ceni.

• Nie będziesz mieć czasu na zbudowanie takiego poziomu relacji, jaki udałoby się zbudować podczas „typowego” projektu (z klientem lub zespołem, jeśli jest on nowy).
• Nie będziesz mieć możliwości zbadania powiązanych funkcji w zwykły sposób ani opracowania strategii dotyczącej najlepszych przypadków użycia.
• Nie będziesz mieć możliwości przeprowadzenia testów w pełnym zakresie, a ostatniego dnia nadal będą występować usterki.
• Możesz cierpieć z powodu braku jasności ról, ponieważ wszyscy będą działać na pełnych obrotach, próbując po prostu dotrzeć do mety.

Jakie są zalety tego rodzaju projektu?

Wbrew pozorom krótkotrwały projekt może Cię wiele nauczyć.

• Nauczysz się szybko ustalać priorytety i usprawniać proces, aby osiągnąć jak najlepszy rezultat.
• Nauczysz się rezygnować z rzeczy, które „byłyby mile widziane”, i skupiać się na tych niezbędnych.
• Znajdziesz sposoby na przyspieszenie relacji zawodowych. Potraktuj to jak przejście od poznania się do małżeństwa z pominięciem całego okresu randkowania.

Biorąc pod uwagę wszystkie okoliczności, ważne będzie, aby nie postrzegać tego po prostu jako dwóch tygodni. Nawet jeśli wiesz na pewno, że po zakończeniu tego projektu nie będzie dalszej pracy, musisz traktować to jako stan tymczasowy. Właśnie tutaj przydaje się planowanie obsługi klienta.

Jeśli naprawdę dokładnie przeanalizujesz klienta, czy dostrzegasz obszary, w których Twoja firma może odegrać kluczową rolę w usprawnieniu jego działalności? Czy masz kontakty, które możesz przedstawić kluczowym osobom w swoich działach, aby porozmawiać o dalszym rozwoju? Stworzenie takiego planu obsługi klienta może zmienić coś, co w przypadku dwutygodniowego projektu wydaje się ćwiczeniem w daremności, w długotrwałą relację z klientem.

Ostatecznie to Ty jesteś kierownikiem projektu cyfrowego — niezależnie od tego, czy dopiero zaczynasz, czy zdobyłeś już tak wiele kwalifikacji, że zacząłeś tworzyć własne akronimy na końcu swojego imienia i nazwiska — i to Twoim zadaniem jest pomyślne dostarczenie projektu klientowi. Czy rzeczywiście istnieje optymalna długość projektu? A może po prostu realizujemy projekty o różnej długości, które wszystkie wymagają od nas umiejętności ograniczania ryzyka i dostarczania rezultatów zgodnie z umową?

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów, a także skontaktuj się na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.