Najważniejsze kwestie, na które należy zwrócić uwagę w umowie projektu i dokumentach dotyczących zakresu
Każdy kierownik projektu chce rozpocząć pracę we właściwy sposób — to oczywiste. Chcesz dokładnie zrozumieć, czego się od Ciebie oczekuje, a następnie stworzyć plan projektu, aby zespół mógł zrealizować to zadanie.
Aby to zrobić, musisz wiedzieć, jak analizować dokumenty sprzedażowe. To kluczowy etap fazy inicjowania projektu w cyklu życia projektu, który pomoże Ci uzyskać niezbędne porozumienie z klientami i zespołem projektowym.
Jeśli przejmujesz projekt i nie uczestniczyłeś w określaniu jego zakresu albo jeśli określiłeś zakres nowego projektu, ale klient przesłał jego ostateczną umowę, istnieje wysokie ryzyko, że pewne rzeczy zostaną utracone w tłumaczeniu. Przeczytanie dokumentów sprzedażowych wyeliminuje niejasności lub będzie powodem do zorganizowania rozmów uzupełniających i uzyskania jasności przed rozpoczęciem realizacji projektu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Znaczenie dokumentów sprzedażowych
Dlaczego warto czytać tego rodzaju dokumenty?
- Musisz upewnić się, że wersja umowy klienta odpowiada szczegółom przedstawionym w zakresie prac projektowych Twojej agencji lub w dokumencie ofertowym.
- Nie uczestniczyłeś w określaniu zakresu projektu, więc musisz upewnić się, że informacje przekazane przez zespół sprzedaży lub zespół opiekunów klienta są zgodne z zapisami umowy (możesz także sprawdzić je w oprogramowaniu do zarządzania zasobami klientów).
- Nie wiesz zbyt wiele o projekcie, więc korzystasz z dokumentów sprzedażowych, aby zebrać szczegóły i informacje o produktach projektu.
- Musisz upewnić się, że nie ma żadnych „ukrytych” wymagań, których nie uwzględniono w wycenie Twojej firmy.
- Powinieneś móc wykazać klientowi, że rozumiesz założenia projektu i opracujesz plan zarządzania nimi.
- Twoim zadaniem jest ograniczanie ryzyka projektowego.
Każdy kierownik projektu powinien zachować zdrową dozę sceptycyzmu. Powinieneś dążyć do wykrycia wszelkich sygnałów ostrzegawczych i zająć się nimi, zanim będzie za późno. Dlatego podczas planowania i inicjowania projektu jedną z pierwszych rzeczy, które powinieneś zrobić, jest dokładne przeczytanie dokumentacji sprzedażowej. Dokumenty zazwyczaj obejmują:
- Zapytanie ofertowe klienta („RFP”)
- Propozycję projektu Twojej agencji (czasami nazywaną prezentacją ofertową lub ofertą sprzedażową)
- Ostateczną, podpisaną umowę finansową
Jeśli możesz uzyskać dostęp do wszystkich trzech dokumentów, to idealna sytuacja. Jeśli musisz przeczytać tylko jeden z nich, wybierz ostateczną umowę — tę opatrzoną podpisami. Ten dokument jest prawnie wiążący, dlatego powinieneś zapoznać się ze wszystkimi zawartymi w nim szczegółami.
Niezależnie od tego, który dokument czytasz, powinieneś dokładnie przeanalizować je pod kątem tych samych informacji. Szczegóły dotyczące harmonogramu, finansów, produktów projektu lub procesu będą wpływać na sposób tworzenia harmonogramu, kształtowania produktu, zarządzania budżetem lub angażowania kluczowych interesariuszy.
Zapytania ofertowe i umowy mogą być bardzo długie i często zawierają szczegóły techniczne lub dotyczące prawnego zarządzania projektami, które mogą nie być dla Ciebie zbyt zrozumiałe — i nie ma w tym nic złego. Skoncentruj się na lekturze drobnego druku i wypatruj słów kluczowych oraz fraz, które mają dla Ciebie znaczenie: harmonogramu, budżetu, terminów i pojęć związanych z logistyką.
Jakie pytania powinienem zadawać?
Podczas czytania zapytania ofertowego, slajdów prezentacji ofertowej i szczegółów umowy skorzystaj z poniższej listy kontrolnej elementów, które należy uwzględnić. (Więcej ważnych pytań dotyczących inicjowania projektu znajdziesz tutaj!)
Szczegóły budżetu
- Jaka jest zatwierdzona kwota budżetu?
- Jaka jest stawka?
- Czy budżet jest podzielony lub przydzielony w określony sposób według etapów lub rezultatów (np. przeprojektowanie w porównaniu z bieżącym wsparciem po uruchomieniu)?
- Ile kodów zadań trzeba skonfigurować (np. przeprojektowanie, wsparcie itp.)?
- Czy występują koszty przenoszone?
- Czy wymagany jest depozyt lub wstępna wpłata?
- Czy istnieje numer zamówienia zakupu lub umowy, o którym należy wiedzieć?
- Jakie są szczegóły rozliczeń?
- Czy jest to stała opłata, rozliczenie według czasu i materiałów, czy też inny sposób rozliczania?
- Kto powinien otrzymać fakturę?
- Jakie są dane kontaktowe tej osoby lub tych osób?
- W jaki sposób należy dostarczyć fakturę (e-mailem, w wersji papierowej itp.)?
- Jakie są warunki płatności?
- Czy klient wymaga umieszczenia na fakturze określonych informacji?
Szczegóły harmonogramu
- Czy w dokumencie wskazano datę rozpoczęcia lub termin realizacji?
- Czy w dokumencie przyjęto założenia dotyczące etapów lub kamieni milowych projektu oraz terminów ich ukończenia?
- Czy wymieniono czynniki wpływające na harmonogram (np. projekt musi zostać uruchomiony przed rozpoczęciem roku szkolnego)?
- Czy za nieosiągnięcie zaplanowanych kamieni milowych przewidziano kary lub inne konsekwencje?
Funkcje
- Czy istnieje lista obowiązkowych funkcji?
- Co zakres projektu mówi o tym, co wchodzi w skład projektu i co należy uwzględnić na końcowej stronie internetowej?
- Czy zakłada się wykorzystanie kodu lub zasobów z innego projektu albo stworzenie rozwiązania w określony sposób?
- Czy wymieniono określone oczekiwania lub cele projektu dotyczące działania lub wyglądu projektu?
- Czy projekt musi integrować się z inną usługą lub platformą?
- Czy wymieniono oczekiwania dotyczące zgodności z wymogami dostępności lub bezpieczeństwa?
- Czy znajdują się tam funkcje lub wymagania, co do których nie masz pewności, że członkowie Twojego zespołu będą w stanie je zrealizować?
Logistyka
- Czy przyjęto założenia dotyczące dynamiki zespołu lub osób podejmujących decyzje?
- Czy zakres projektu zawiera informacje o wykorzystaniu wewnętrznych zasobów do realizacji prac?
- Czy zakłada się korzystanie z określonego oprogramowania do zarządzania projektami lub innych narzędzi do współpracy?
- Czy w harmonogramie działań należy uwzględnić specjalne przeglądy lub zatwierdzenia (np. przegląd przez radę miasta, proces przeglądu prawnego lub regulacyjnego, zatwierdzenie przez zarząd, przegląd przez sponsora wykonawczego itp.)?
- Ile czasu mogą zająć te przeglądy?
- Czy przekazano wytyczne dotyczące składania dokumentów, czy też trzeba się z kimś skontaktować, aby je uzyskać?
- Czy po Twojej stronie lub po stronie klienta występują zależności, które należy uwzględnić?
- Czy wymieniono innych zewnętrznych dostawców, z którymi może być konieczna współpraca?
Warto pamiętać, że w trakcie cyklu sprzedaży mogło dojść do wielu negocjacji, przez co RFP lub prezentacja ofertowa mogły stać się nieaktualne do czasu uzgodnienia ostatecznego budżetu i umowy.
Skonsultuj się z zespołem sprzedaży lub zespołem obsługi klienta (narzędzia do współpracy zespołu sprzedaży świetnie się do tego nadają), aby ustalić, który dokument jest najbardziej aktualny. W razie wątpliwości zawsze kieruj się dokumentem opatrzonym podpisami i datami.
Co dalej?
Jeśli nie udało Ci się jeszcze nawiązać relacji z zespołem sprzedaży lub zespołem obsługi klienta, wykorzystaj ten proces przeglądu dokumentów jako sposób na rozpoczęcie współpracy i większe zaangażowanie w proces sprzedaży. Aby uzyskać dodatkową motywację, przeczytaj wpis na blogu Galena Lowa o tym, dlaczego oferty projektów są ważne, lub jego wskazówki dotyczące tworzenia zwycięskich ofert projektów.
Dobra znajomość dokumentów finansowych przez kierowników projektów przyniesie korzyści nie tylko Tobie, lecz także całemu zespołowi na etapie planowania projektu. Zakasać rękawy, przeczytać drobny druk i zdobyć wszystkie informacje potrzebne do rozpoczęcia prac z pełnym przekonaniem!
