Czym jest zarządzanie projektami cyfrowymi? [Kompletny przewodnik]
W społeczności zajmującej się cyfrowym zarządzaniem projektami pojawia się palące pytanie: Czy w naszym zmieniającym się cyfrowym świecie cyfrowe zarządzanie projektami jest rolą czy umiejętnością?
Czym jest cyfrowe zarządzanie projektami?
Cyfrowe zarządzanie projektami (DPM) obejmuje kierowanie, planowanie, organizowanie, motywowanie i realizację projektów wykorzystujących internet; to budowanie rzeczy w cyfrowym świecie i dla cyfrowego świata. To zarządzanie projektami z cyfrowymi rezultatami — danymi, pikselami, interfejsami i ekranami.
Cyfrowi kierownicy projektów wykorzystują technologie internetowe do realizacji wszystkiego — od stron internetowych po aplikacje mobilne, od filmów po gry, od handlu elektronicznego po wiadomości e-mail, od kampanii w mediach społecznościowych po rozwiązania VR, a także od reklam multimedialnych po cyfrową reklamę zewnętrzną. To realizacja projektów w połączonym, internetowym świecie, w którym marki i organizacje wchodzą w bezpośrednią interakcję z klientami.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
To właśnie cyfrowe rezultaty sprawiają, że projekt wymaga cyfrowego zarządzania projektami, a nie po prostu dowolnego innego rodzaju zarządzania projektami.
Te rezultaty oraz kreatywne procesy pracy wykorzystywane do ich tworzenia (często przez agencję, studio, wewnętrzny zespół internetowy lub firmę konsultingową) dały początek grupie kierowników projektów, którzy korzystają z innego sposobu myślenia, zestawu umiejętności i zestawu narzędzi, aby realizować projekty cyfrowo.
Podejście do cyfrowego zarządzania projektami
- Sposób myślenia: osoby zajmujące się DPM kierują się wartością, działają zwinnie i iteracyjnie oraz koncentrują się na szybkim i efektywnym maksymalizowaniu dostarczanej wartości.
- Zestaw umiejętności: twarde umiejętności mają znaczenie, ale kluczowe są umiejętności miękkie. Inteligencja emocjonalna i społeczna są niezbędne do współpracy, a osoby zajmujące się DPM muszą działać jako liderzy strategiczni.
- Zestaw narzędzi: zarządzamy większą liczbą projektów i rezultatów przy mniejszych zasobach finansowych i czasowych, dlatego koncentrujemy się na wykorzystywaniu narzędzi i technologii w celu zwiększania efektywności.
Cyfrowe zarządzanie projektami: rola, umiejętność czy jedno i drugie?
Rosnąca potrzeba współpracy w wielu organizacjach jest siłą napędową tego pytania. Oczywiście pojawia się pokusa, aby zaoszczędzić pieniądze i sprowadzić tę dziedzinę wyłącznie do zestawu umiejętności, a następnie powierzyć zarządzanie projektem członkowi zespołu o świetnych umiejętnościach komunikacyjnych.
Musimy przyznać, że mamy tu własne uprzedzenia, ale raz po raz wracamy do tej samej jednoznacznej odpowiedzi: cyfrowe zarządzanie projektami to coś więcej niż tylko zestaw umiejętności — to kluczowa rola wymagająca określonego sposobu myślenia, który pozwala połączyć wszystkich interesariuszy danego projektu i osiągnąć optymalne rezultaty, których w innym przypadku nie udałoby się uzyskać.
Zajmujemy wyjątkowe miejsce dokładnie pośrodku pajęczyny, nieustannie skanując wszystkie kierunki i wykorzystując nasz zestaw narzędzi oraz technologię do wyczuwania i reagowania na drgania pochodzące ze wszystkich różnych nici. Jako kluczowy ośrodek informacji interpretujemy następnie te sygnały i przekładamy ich znaczenie na ogólny rezultat, pozostałe części sieci oraz samego klienta.
Nieustannie wypatrujemy też problemów i zagrożeń dla projektu, które mogłyby rozerwać pajęczynę i opóźnić realizację projektu.
W istocie całość jest czymś więcej niż sumą swoich części; bez wątpienia cyfrowe zarządzanie projektami jest zdecydowanie kluczową rolą.
Na czym polega praca cyfrowego kierownika projektu?
Współzałożyciel The Digital Project Manager, Galen Low, pewnego dnia najlepiej ujął to podczas swobodnej rozmowy telefonicznej: osoby zajmujące się DPM zbierają, porządkują, tłumaczą i przekazują informacje, aby dostarczyć projekt na czas i w ramach budżetu.
Osoby zajmujące się DPM specjalizują się w doprowadzaniu spraw do końca, a przez to rozumiemy upewnianie się, że każdy członek zespołu ma zasoby, czas i umiejętności potrzebne do wykonywania swojej pracy.
Jeśli nadal brzmi to nieco ogólnie, sprecyzujmy. Poprosiłem Mackenzie Dysart, specjalistkę ds. zarządzania projektami (PMP) i certyfikowaną mistrzynię Scruma, aby opowiedziała nam, jak wygląda typowy cykl życia projektu z jej perspektywy:
- Zakres i oczekiwania: Zrozumienie zakresu projektu i zaangażowanych produktów cyfrowych oraz tego, co zostało sprzedane (co w rzeczywistości może być czymś innym!)
- Wewnętrzne i zewnętrzne spotkania inauguracyjne: Ustalenie preferowanego przez klienta systemu oprogramowania do zarządzania projektami oraz przekazanie informacji o stosowanych metodologiach i ramach zarządzania projektami, poznanie zespołu projektowego, ustalenie harmonogramu projektu i określenie kluczowych wskaźników sukcesu projektu.
- Codzienne spotkania na stojąco: Codzienne sprawdzanie postępów pracy zespołu i kadry kierowniczej, aby upewnić się, że wszyscy realizują zadania zgodnie z planem, ocena zarządzania zasobami i czasem oraz przekazywanie tych aktualizacji między zespołami a kadrą kierowniczą.
- Raporty budżetowe i logistyka harmonogramu: Śledzenie i przekazywanie informacji o aktualizacjach budżetu, planowanie zaplanowanych urlopów i przerw oraz radzenie sobie z nieprzewidzianymi problemami w odniesieniu do całkowitego budżetu, harmonogramu i zakresu projektu.
- Uzyskanie akceptacji klienta i uruchomienie projektu: Uzyskanie ostatecznej akceptacji i wprowadzenie na rynek produktu o minimalnym zakresie funkcjonalnym w celu jego oceny
- Rozwiązywanie problemów i optymalizacja pod kątem najlepszej wydajności i rezultatów: Ocena wydajności i prowadzenie usprawnień produktu w czasie rzeczywistym.
Kiedy spojrzeć na tę wyczerpującą listę, nasuwa się pytanie: Dlaczego ktokolwiek miałby uruchamiać jakikolwiek produkt cyfrowy bez cyfrowego kierownika projektu u steru?
Cyfrowy kierownik projektu ma wiele nazw
Ludzie uwielbiają komplikować proste rzeczy, a stanowisko DPM jest tego doskonałym przykładem. Cyfrowy kierownik projektu może być nazywany różnie w zależności od branży, w której pracujesz, lub agencji, dla której pracujesz.
Możesz zostać zatrudniony jako kierownik projektu internetowego, kierownik projektu logistycznego, producent cyfrowy, techniczny kierownik projektu — lista jest długa. Mackenzie Dysart mówi, że czasami DPM pełni również rolę stratega, choć w większości przypadków nie jest to cecha definiująca tę funkcję.
Co jest cechą definiującą? Gimnastyka logistyczna. Mówimy tu o logistyce funkcjonalnej (zakresie projektu, harmonogramach, wycenie, tym, kto, co i kiedy robi itd.), a także, być może co ważniejsze, o logistyce emocjonalnej.
„Styl «nakazów i kontroli» staje się coraz mniej skuteczny w naszym środowisku pracy, co pozwala liderom i kierownikom projektów «nowej szkoły» wykazywać więcej empatii i większe skupienie na ludziach” — mówi Galen Low.
Ludzie nie są maszynami — mają wiele spraw na głowie i nie jesteśmy po prostu dronami. To naprawdę delikatna równowaga człowieczeństwa.
Ta obserwacja znajduje odzwierciedlenie w niedawnym raporcie na temat przyszłości miejsc pracy Światowego Forum Ekonomicznego, w którym wskazano rosnące globalne zapotrzebowanie na inteligencję emocjonalną i inne kompetencje społeczne.
Kompetencje miękkie, takie jak rozwiązywanie konfliktów w projektach, negocjowanie, mentoring, delegowanie, szkolenie, podejmowanie decyzji i budowanie zespołu, szybko stają się niezwykle cenionymi cechami kandydatów do pracy, co oznacza, że świetni kierownicy projektów mogą stać się jeszcze ważniejszymi graczami w przestrzeni cyfrowej, wnosząc do niej jeszcze większą wartość.
Dowiedz się więcej o trendach w zarządzaniu projektami i przyszłości DPM.
Narzędzia zarządzania projektami cyfrowymi a cechy
Elastyczność jest najcenniejszym narzędziem w twoim zestawie narzędzi do zarządzania projektami. Dobrze, być może elastyczność jest w mniejszym stopniu narzędziem, a bardziej cechą, ale to najlepsza cecha, jaką może mieć DPM.
Wybór rzeczywistych narzędzi, z których korzystasz, nie zawsze zależy od ciebie. Twoim zadaniem jest dołączenie do dowolnych procesów pracy, w ramach których działa klient, aby stworzyć plan projektu i doprowadzić do realizacji produktów projektu.
Każdy może stosować systemy zarządzania projektami Scrum, Kanban, kaskadowe lub zwinne, ale tym, co odróżnia udany projekt cyfrowy od katastrofalnego, jest DPM, który nieustannie rozwija swoje umiejętności zarządzania projektami.
Dlaczego? Ponieważ w przestrzeni cyfrowej liczy się szybkość.
„Tradycyjne zarządzanie projektami ma cały ten czas i przestrzeń na zajęcie się poprawkami. Przestrzeń cyfrowa jest znacznie szybsza. Trzeba być elastycznym” — mówi Mackenzie Dysart. „W ciągu kilku godzin, a nie dni czy miesięcy, pojawia się wiele pytań, odpowiedzi i decyzji podejmowanych w ograniczonej przestrzeni”. Jednak ten iteracyjny charakter projektów cyfrowych jest ekscytujący zarówno dla klienta, jak i użytkownika.
Iterujemy, ponieważ możemy — to oprogramowanie i łatwo je zmieniać — ale także dlatego, że wymagają tego użytkownicy — zauważa Galen Low. Użytkownicy nie tylko przyzwyczaili się już do stopniowych ulepszeń, lecz także do bezpośredniego wpływania na to, czym te ulepszenia są.
To właśnie ta pętla informacji zwrotnych sprawia, że zarządzanie projektami cyfrowymi jest tak ekscytującą dziedziną; „produkt będzie się ulepszał, kiedy będzie w moich rękach” — mówi.
Zarządzanie projektami cyfrowymi a marketing cyfrowy
Dobrze, właśnie uruchomiliście produkt cyfrowy: skonfigurowaliście całą bazę technologiczną dla klienta, w pełni zakodowaną przy użyciu niestandardowych arkuszy CSS i HTML, z ulepszonym doświadczeniem użytkownika, w ramach budżetu i na czas. Projekt internetowy lub aplikacja są gotowe do generowania ruchu i publikowania treści, a modele zaangażowania cyfrowego są już wbudowane.
Więc… to już wszystko, prawda? Koniec!
Nie. Zdecydowanie nie. Trzeba wziąć pod uwagę cały kolejny cykl życia, czyli optymalizację i marketing cyfrowy.
Innymi słowy, marketing cyfrowy jest często kolejnym etapem projektu cyfrowego, po jego dostarczeniu. Doskonale mieści się w zakresie zarządzania projektem cyfrowym, ponieważ teraz kierujecie realizacją angażujących kampanii w mediach społecznościowych i kampanii marketingowych dla klienta. Ten kolejny etap może wymagać specjalistycznego oprogramowania do zarządzania projektami marketingu cyfrowego lub oprogramowania do zarządzania projektami marketingowymi.
Zmieńmy narrację z kosztu ogólnego na inwestycję zwiększającą wartość
Menedżerowie projektów cyfrowych zwykle dołączają na końcu — mówi Mackenzie Dysart — dodając, że zazwyczaj są angażowani do nowych projektów dopiero wtedy, gdy firma osiągnie określony poziom rozwoju, ponieważ ich rolę postrzega się jako koszt ogólny, a nie jako inwestycję zwiększającą wartość, którą w rzeczywistości może być od samego początku.
Nie sądzę, aby wiele organizacji było przygotowanych do działania w świecie cyfrowym. Szczególnie podczas pandemii wiele firm musiało dostosować swoją przestrzeń cyfrową. Nagle agencje cyfrowe stały się podstawą działalności wielu z tych organizacji, ponieważ ich strona internetowa była ich witryną sklepową.
Ma rację. Raport International Project Management Association wskazał, że gdy pandemia dopiero nabierała rozpędu, tylko 30 procent organizacji uważało, że ich zdolność do zarządzania zmianą organizacyjną jest rzeczywiście skuteczna. Oznacza to, że obecnie coraz więcej organizacji nagle zwraca się do menedżerów projektów, aby kierowali inicjatywami zmian, co najczęściej oznacza transformacje cyfrowe.
Ta zmiana nastąpiła szybko i była częściowo wymuszona, co doprowadziło do sytuacji, w której zatrważająco wiele organizacji zatrudniających DPM-ów nie rozumie w pełni złożoności tego stanowiska, projektu i/lub dokładnej roli menedżera projektu cyfrowego.
Oto świetny przykład z wpisu na Reddicie: autor wpisu jest współzałożycielem niewielkiej, nienazwanej agencji cyfrowej, która chce zatrudnić DPM-a, aby uwolnić czas współzałożyciela i realizować więcej projektów o wyższej jakości.
Problem polega na tym — mówi autor wpisu — że „wszystkie pytania, które wygooglowałem na potrzeby rozmów kwalifikacyjnych z kierownikami projektów [wydają się] albo zbyt ogólne, albo zbyt otwarte, albo nie jest jasne, jaka odpowiedź będzie dobra/zła/doskonała”.
Następnie wyjaśnia, że mają już niewielką grupę kandydatów i szukają pytań rekrutacyjnych lub testów, które pozwolą wyłonić 5 procent najlepszych kandydatów; chcą przekazać konkretne kwestionariusze „swojemu kierownikowi HR z opcjami dobra/zła/doskonała, aby nie było potrzebne dodatkowe doświadczenie ani wiedza [do] rozpoznania dobrej/złej odpowiedzi”.
Chcą również czegoś, na co będzie w stanie odpowiedzieć zaledwie 5–15 procent najlepszych kandydatów, i chcą, aby było to „tak szybkie i krótkie, jak to tylko możliwe”.
Czerwone flagi w tym momencie powiewają już przy wichurze o sile huraganu. Jak można się domyślić, odpowiedzi na Reddicie nie były przychylne.
Problem polega na tym, że ta sytuacja nie jest wyjątkiem.
DPM-owie są notorycznie niedoceniani i nadmiernie obciążani zadaniami — mówi Dysart.
W pewnym momencie prowadziłam jednocześnie 23 projekty dla 14 klientów i … w tamtym momencie nie pozwalało to nawet poświęcić każdemu projektowi więcej niż jednego dnia w miesiącu” — wyjaśnia.
Paradoks polega na tym, że dobry kierownik projektu rzadko zostaje zauważony. Kiedy naprawdę wspiera zespół, zespół niemal nie zauważa jego istnienia; całe to kluczowe zbieranie, porządkowanie, tłumaczenie i komunikowanie odbywa się po cichu w tle, aby nie dopuścić do wybuchu pożaru.
Nikt nie zauważa pożaru, który nigdy nie wybucha. Jednak być może, wraz z ewolucją cyfrowego rynku, klienci zaczynają dostrzegać prawdziwą wartość zapobiegania problemom.
Polecane narzędzia programowe dla kierowników projektów cyfrowych
Kierownicy projektów cyfrowych potrzebują cyfrowych narzędzi do współpracy, aby rozpocząć realizację projektów i doprowadzić je do końca. Odpowiednie narzędzie programowe pozwoli śledzić budżet projektu, informacje o tym, kto nad czym pracuje, a także status elementów do dostarczenia i zadań.
Oto moje propozycje najlepszych dostępnych na rynku narzędzi do zarządzania projektami. Możesz potraktować je jako punkt wyjścia do znalezienia rozwiązania odpowiedniego dla siebie.
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Co dalej?
Podczas gdy my, kierownicy projektów cyfrowych, nadal edukujemy klientów na temat naszej prawdziwej wartości, musimy przejąć inicjatywę w zakresie podnoszenia kwalifikacji i unowocześniania naszych umiejętności. Najlepszym sposobem, aby to zrobić, jest dołączenie do społeczności członkowskiej The Digital Project Manager. Otrzymasz możliwości nawiązywania kontaktów i łączenia się z innymi osobami z branży, a także dostęp do naszych szablonów, próbek i przykładów ważnej dokumentacji projektowej.
