Budowanie zespołu ds. propozycji: role i obowiązki
Odpowiedni zespół ds. ofert jest często równie ważny jak sama oferta. Z mojego doświadczenia wynika, że nie istnieje jedna „właściwa” struktura zespołu ds. ofert, a role i zakresy odpowiedzialności w takim zespole mogą się znacznie różnić. W rzeczywistości zespół ds. ofert może przybierać różne formy i mieć różną wielkość, zależnie od charakteru szansy biznesowej i stosowanego procesu przygotowywania oferty.
Jest jednak jedna rzecz, którą mogę stwierdzić z całą pewnością: istnieje „niewłaściwa” struktura zespołu — to każda konfiguracja, w której nie ma wystarczającego pokrycia, aby wykonać wszystko, co jest potrzebne do doprowadzenia oferty do końca. Przyjrzyjmy się więc temu, jakie pokrycie może być potrzebne.
Jakich ról może potrzebować zespół ds. ofert?
Wiem, że powiedziałem, iż nie istnieje jedna „właściwa” struktura zespołu, ale czasami po prostu potrzebujesz od czegoś zacząć. Poniżej znajduje się przykład typowego zespołu ds. ofert, z którym pracowałbym w agencji lub firmie konsultingowej przy kontraktach o wartości od $500,000 – $2.5M (USD). Będzie się to różnić w zależności od organizacji i szansy biznesowej, ale może stanowić dobry punkt odniesienia, jeśli ten obszar jest nowy dla Twojego zespołu.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Twój zespół ds. ofert może obejmować niektóre lub wszystkie wymienione tutaj role, zależnie od wielkości Twojej organizacji.
Dlaczego ważne jest wyznaczenie kierownika ds. ofert?
Jest tam rola, którą wymieniłem wcześniej, ale potraktowałem ją nieco pobieżnie — kierownik ds. ofert.
Jeśli Twoja organizacja poważnie podchodzi do pozyskiwania nowych klientów (a powinna!), wyznaczenie kierownika ds. ofert staje się naprawdę ważne. Rzecz w tym, że oferty są w rzeczywistości projektami, którymi trzeba zarządzać. Kierownik ds. ofert może znacznie zmniejszyć ryzyko niepowodzenia wynikającego ze złożenia oferty po terminie, złożenia oferty odrzuconej z powodu niezgodności z procesem RFP, przygotowania oferty niskiej jakości lub wystąpienia któregokolwiek z innych zagrożeń, które mogłyby sprawić, że Twoja oferta okaże się porażką.
Do konkretnych korzyści, jakie może zapewnić kierownik ds. ofert, należą między innymi macierz zgodności do śledzenia wymagań dotyczących złożenia oferty, przydzielanie i planowanie pracy osób wnoszących wkład oraz tworzenie i nadzorowanie harmonogramu składania oferty.
Bez osoby pełniącej funkcję kierownika ds. ofert otrzymasz informacje zwrotne w ostatniej chwili, zabraknie jasności co do tego, kto i co robi, pojawią się rozbieżności w interpretacji wymagań dotyczących oferty, luki w ofercie zostaną wykryte dopiero dzień przed jej złożeniem, a ogólny poziom stresu wzrośnie.
I tak, mówię to na podstawie własnych bolesnych doświadczeń!
Jak zapewnić pełne pokrycie
Niezależnie od struktury Twojego zespołu ds. ofert musisz upewnić się, że zespół zapewnia odpowiednie pokrycie. Aby to zrobić, możesz sięgnąć do swojego zestawu narzędzi kierownika projektu i wspólnie z zespołem opracować macierz RACI lub listę kontrolną pokrycia.
W skrócie zespół powinien przeanalizować wszystkie działania, które trzeba wykonać, aby złożyć ofertę, i przypisać właściciela do każdego z nich (osobę odpowiedzialną). Jeśli po zakończeniu prac pozostaną jakieś puste pola, to właśnie w tych obszarach trzeba wzmocnić zespół lub poprosić kogoś o przejęcie tych obowiązków.
Lista kontrolna pokrycia oferty pomaga kierownikom projektów upewnić się, że wszystko zostało uwzględnione przed złożeniem oferty.
Rekrutowanie członków i budowanie zespołu ds. ofert
Równie ważnym elementem jest to, jak rekrutujesz członków zespołu i przekazujesz im informacje. Oto kilka wskazówek, jeśli to Ty odpowiadasz za rekrutację zespołu.
- Uwzględnij wszystkie istotne perspektywy. Nie pomijaj zespołu UX ani zespołu QA i nie zakładaj, że bez ich udziału uda Ci się przygotować konkurencyjną i realistyczną ofertę.
- Upewnij się, że kluczowi liderzy czują się swobodnie, dokonując szacunków w warunkach pewnej niejednoznaczności. Zespół szacujący, który oczekuje, że będzie znał wszystkie odpowiedzi, boleśnie się rozczaruje.
- Zaangażuj również kilka osób, które nigdy wcześniej nie przygotowywały oferty, aby uzyskać świeże spojrzenie i jednocześnie stworzyć dla nich możliwość nauki.
- Jeśli w Twojej organizacji są osoby, które znają nabywcę lub mają doświadczenie w realizacji podobnego zakresu prac, znajdź sposób, aby je zaangażować.
Jeśli chodzi o wprowadzenie członków do zespołu, oto kilka dobrych praktyk:
- Rozpocznij tworzenie dokumentu szansy sprzedażowej na etapie planowania. Powinien on zawierać informacje o nabywcy, opisie problemu, zakresie zapytania, kluczowych zagrożeniach oraz najważniejszych terminach związanych ze złożeniem oferty.
- Zawsze korzystaj z dokumentu szansy sprzedażowej, aby zapewnić kontekst i podnieść poziom rozmowy podczas wdrażania nowych członków zespołu. Udostępnij im kopię z wyprzedzeniem, aby mieli możliwość przygotowania pytań, a także zachęć ich do korzystania z tego dokumentu podczas pracy nad poszczególnymi częściami oferty.
- W miarę uzyskiwania nowych informacji w trakcie procesu sprzedaży uzupełniaj dokument szansy sprzedażowej o kolejne szczegóły: kluczowe argumenty przemawiające za wyborem naszej oferty, ogólny zakres lub podejście, proponowany zespół, zakładany przedział budżetu itp.
- Gdy oferta zostanie zaakceptowana, a projekt zatwierdzony, przekształć dokument szansy sprzedażowej w dokument projektowy, aby zachować ciągłość informacji i nie tworzyć wszystkiego od nowa.
Wskazówka:
Szukasz wskazówek, jak właściwie przekazywać informacje członkom zespołu, aby wszyscy mieli spójne rozumienie wizji i zakresu projektu lub oferty? Dołącz dziś do naszej społeczności i weź udział w naszym warsztacie mistrzowskiego przekazywania informacji o projekcie!
Co o tym sądzisz?
Czy masz dobrze zorganizowany zespół, który osiąga powtarzalne rezultaty? Jakimi historiami możesz podzielić się na temat zespołów zajmujących się ofertami — zarówno tych sytuacji, w których wszystko poszło nie tak, jak i tych, w których przebiegło sprawnie? Poza samymi rolami i obowiązkami, jakie umiejętności miękkie i dynamika zespołu przyczyniły się do Twojego sukcesu? Napisz o tym w komentarzach!
Więcej wskazówek dotyczących ofert znajdziesz w artykule Galena Lowa zawierającym najważniejsze wskazówki dotyczące wygrywania przetargów.
