6 typowych powodów niepowodzeń projektów: przykłady i wyciągnięte wnioski
Dlaczego tak wiele projektów kończy się niepowodzeniem? Często przytaczana statystyka mówi, że 70% projektów kończy się niepowodzeniem. Chociaż nie wydaje się, aby istniało pierwotne źródło tej statystyki, warto zastanowić się, dlaczego projekty kończą się niepowodzeniem. Jeśli wyciągniemy wnioski z porażek wcześniejszych projektów, możemy uniknąć popełniania tych samych błędów po raz drugi.
Kiedy po raz pierwszy zostałem kierownikiem projektu, najwyraźniej wszystkiego o porażkach w zarządzaniu projektami uczyłem się na własnych błędach: błędnie oceniałem szacunki, zapominałem zadawać kluczowe pytania i wahałem się przed powiedzeniem „nie”.
Chociaż od wielu lat pracuję jako kierownik projektu, nadal zdarzało mi się, że projekty kończyły się spektakularnym niepowodzeniem z najróżniejszych powodów. W tym artykule omówię, co sprawia, że projekty kończą się niepowodzeniem, dlaczego ostatecznie do tego dochodzi oraz przedstawię wskazówki, jak unikać porażek.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Kiedy projekty uznaje się za nieudane?
Projekty uznaje się za nieudane, gdy przekraczają budżet, zostają dostarczone z opóźnieniem lub nie są realizowane zgodnie z zaplanowanym zakresem. Często istnieje jednak pewien margines tolerancji. Projekty nierzadko opóźniają się z powodów niezależnych od kierownika projektu (np. klient nie przesłał na czas treści do swojej witryny internetowej).
Zakres może również zmieniać się w trakcie realizacji projektu z powodu zmian potrzeb klienta lub interesariuszy. Chociaż niekontrolowane rozszerzanie zakresu może przyczyniać się do niepowodzenia projektu, jeśli odpowiednio się nim zarządza (za pomocą wniosków o zmianę i akceptacji kluczowych interesariuszy), nie musi ono prowadzić do nieudanego projektu.
6 typowych powodów niepowodzeń projektów i przykłady
Dlaczego więc projekty kończą się niepowodzeniem? Oto pięć moich największych porażek w zarządzaniu projektami, które ilustrują typowe przyczyny niepowodzeń projektów, oraz ważne wnioski wyciągnięte z doświadczeń, które pomogły mi zwiększyć szanse na sukces przyszłych projektów.
1. Brak komunikacji, gdy sytuacja się komplikuje
To podstawowy ludzki odruch: nie chcemy zwracać na siebie uwagi, gdy coś poszło nie tak, a nikt tego nie zauważył. Jest to sprzeczne z samą naturą zarządzania projektami, ale słaba komunikacja tak często stanowi przyczynę niepowodzeń projektów.
Przyznaję, że połączenie bardzo trudnego klienta z budżetem lub harmonogramem, któremu groziło przekroczenie, sprawiło, że zbyt długo zwlekałem z poinformowaniem klienta o stanie jego projektu.
Jest to szczególnie prawdziwe, gdy przez ostatnie kilka dni lub tygodni w projekcie panowała cisza i wszystko przebiegało bez problemów. To również najbardziej newralgiczny moment w harmonogramie projektu — niezwykle ważne jest podtrzymywanie i wzmacnianie zaufania klienta do kierownika projektu.
Wniosek:
Za każdym razem, gdy mam zrobić pauzę przed przekazaniem klientowi trudnych wiadomości, myślę sobie: czy lepiej ustalić jego oczekiwania teraz, czy wolę zająć się tym, gdy będzie już za późno? Odpowiedź brzmi: ZAWSZE zrób to teraz i działaj proaktywnie.
W ten sposób przygotujesz również podstawy do zarządzania przyszłymi nierealistycznymi oczekiwaniami podczas współpracy z danym klientem.
2. Nieprzestrzeganie uzgodnionego zakresu
Podczas realizacji szczególnie szczegółowego projektu członek zespołu projektowego, który ściśle ze mną współpracował, zasugerował wypróbowanie nowej wtyczki suwaka dla sekcji portfolio, którą przygotowywaliśmy na stronie klienta.
Wykorzystywała ona środowisko, z którym zwykle nie pracowaliśmy, ale suwak wyglądał bardziej elegancko i działał lepiej niż ten, którego normalnie używaliśmy. Początkowo miałem wątpliwości ze względu na napięty harmonogram i szczegółowe wytyczne projektowe, ale przekonała mnie obietnica lepszego działania zarówno dla klienta, JAK I naszego zespołu programistycznego.
Wcześniej nie omawialiśmy wprowadzania tej zmiany do naszego standardowego zestawu narzędzi, ale moment wydawał się odpowiedni i była to dobra okazja, aby zobaczyć nową wtyczkę w działaniu.
Ostatecznie była to jedna z najbardziej kosztownych decyzji w całym projekcie — zarówno pod względem roboczogodzin, jak i budżetu. Suwak nie obsługiwał kluczowej funkcji, a także nie zapewniał łatwej obsługi responsywnego skalowania ani niektórych przeglądarek.
Nie przeszło to zwykłego procesu weryfikacji i podejmowania decyzji z udziałem liderów technicznych oraz innych programistów, jak miałoby to miejsce w przypadku planowanej aktualizacji. Był to niezwykle prosty błąd, który kosztował nas oboje wiele stresu, zakłopotania i zmarnowanych zasobów.
Niepotrzebne „pozłacanie” zakresu poprzez dodawanie nowych elementów do dostarczenia w ramach projektu lub nadmierne komplikowanie zadań projektowych to kolejny typowy powód niepowodzeń projektów.
Wniosek:
Trzymaj się swoich procesów i nie aktualizuj rzeczy pod wpływem chwilowego impulsu. Jeśli członkowie Twojego zespołu rzeczywiście potrzebują zmiany procesu lub narzędzi albo odniosą z niej korzyści (w tym w przypadku oprogramowania do zarządzania projektami lub innych narzędzi i technologii do zarządzania projektami) w trakcie projektu, przeprowadź pełny proces ich weryfikacji.
3. Nadmierne spoufalanie się z zespołem i klientami
Istnieje wyraźna granica między relacjami zawodowymi a niezobowiązującymi przyjaźniami i nauczyłem się ją utrzymywać dzięki świadomej praktyce.
Nie oznacza to, że nie możesz przyjaźnić się ze swoimi współpracownikami lub klientami — po prostu pamiętaj, kiedy podczas kontaktów z nimi włączasz lub wyłączasz profesjonalizm.
Wiele lat temu pracowałem w firmie pełnej osób świeżo po studiach, które miały podobne zainteresowania i mieszkały niedaleko siebie w naszym mieście. Nic więc dziwnego, że po pracy i w weekendy spędzaliśmy razem czas, tworząc silne przyjaźnie.
Pewnego dnia musiałem poprosić o szybkie ukończenie projektu, którego nikt tak naprawdę nie lubił — nie był ani atrakcyjny, ani przyjemny, ani czymś, co większość osób widziała lub doceniała.
Projektant pracujący nad tym projektem całkowicie przekroczył termin i zamiast tego zajmował się większym, nowocześniejszym projektem strony, którego termin przypadał dopiero za kilka tygodni. Skonfrontowałem się z nim, a on zapytał, dlaczego jestem wobec niego tak wymagający, skoro jesteśmy przyjaciółmi.
Zacieranie granic między sferą osobistą a zawodową jest czasem powodem niepowodzeń projektów, ponieważ może wpływać na rozliczalność.
Wniosek:
Bądź przyjazny, ale zachowuj profesjonalizm, aby nadal móc rozliczać ludzi z ich działań w ramach projektu. O wiele łatwiej jest uznać, że w przypadku przyjaciół możemy liczyć na „przepustkę”, a gdy miesza się to z obowiązkami zawodowymi, może to prowadzić do niebezpiecznej (i niezręcznej) sytuacji.
4. Panika, zanim zdążysz przeanalizować sytuację
Może to tylko moje odczucie, ale łatwo reaguję na pewne sygnały ostrzegawcze lub słowa kluczowe w projektach.
Chodzi na przykład o wiadomości e-mail pisane wielkimi literami, słowa „nowy termin” lub „strona nie działa”, a także bardziej niewinne sygnały ostrzegawcze, takie jak brak komunikacji w kluczowym momencie projektu, dołączenie nowego interesariusza do projektu tuż przed uruchomieniem albo dziwne błędy na stronie tuż przed prezentacjami dla klientów.
Nic nie wyprowadza mnie z równowagi bardziej niż natychmiastowe zwrócenie się do kierownika, programisty lub klienta z prośbą o wyjaśnienie czegoś, co stałoby się oczywiste (lub co mógłbym rozwiązać samodzielnie), gdybym poświęcił chwilę na oddech, analizę i zastanowienie się nad kolejnym krokiem.
Wielokrotnie zdarzało się, że sądziłem, iż na stronie wystąpił poważny błąd (podczas gdy problem dotyczył jedynie pamięci podręcznej po mojej stronie lub po stronie klienta), błędnie interpretowałem prośbę o funkcję, która wydawała się znacznie większa niż to, co rzeczywiście było potrzebne, albo klient uważał, że jego strona lub serwer nie działa, podczas gdy tak naprawdę nie miał połączenia z internetem (tak, to zdarza się bardzo często).
Choć ten punkt sam w sobie nie opisuje jednego dużego niepowodzenia projektu, przyczynia się do słabej komunikacji i może wywołać panikę, gdy nie jest ona potrzebna.
Wniosek:
Nigdy nie bój się odłożyć reaktywnej wiadomości e-mail lub komunikatu, zatrzymać się i poświęcić chwilę na zbadanie sprawy, zanim poprosisz o dodatkową pomoc.
5. Nieprzestrzeganie procesów
Ach, tak: błąd polegający na założeniu, że „ten element może pominąć nasz typowy proces programowania/projektowania/przeglądu/QA, ponieważ to tylko drobna zmiana”. To bardzo częsty powód niepowodzeń projektów.
Widziałem, jak wiele razy zdarzało się to w projektach. Popełniałem ten błąd przy pozornie „łatwych” aktualizacjach konserwacyjnych, niewielkich prośbach o nowe funkcje w większych projektach oraz zmianach zakresu projektu w różnych sytuacjach.
Coś takiego jak aktualizacja opcji pola formularza może na pierwszy rzut oka wydawać się proste, ale po zagłębieniu się w temat przez programistę może przerodzić się w kod-spaghetti i wymagać aktualizacji całego systemu.
Podobnie klient proszący o niewielką zmianę wizualną w projekcie może wywrócić proces projektowania do góry nogami i w rezultacie zmusić cię do ponownego przemyślenia części przepływu całej strony.
Wniosek:
Zawsze ufaj procesowi i odpowiednio przechodź przez procesy analizy, szacowania oraz QA: nauczyłem się, że nie istnieje zmiana na tyle mała, aby NIE zakłócić po drodze czegoś innego.
Chroń swój proces i stań się orędownikiem właściwego wykonywania zadań — nawet jeśli oznacza to odrobinę większy wysiłek. Oznacza to również wybór odpowiedniej metodyki zarządzania projektami lub przepływu pracy, niezależnie od tego, czy będzie to metodyka zwinna, kaskadowa, Kanban czy hybrydowa.
6. Brak wyznaczania jasnych celów
Od samego początku projekty powinny mieć jasne, mierzalne cele projektowe (znane również jako cele SMART). Skąd mamy wiedzieć, czy pracujemy nad udanym projektem, jeśli nie mamy czegoś, względem czego moglibyśmy mierzyć postępy projektu?
W ramach procesu planowania określisz kamienie milowe projektu, cele szczegółowe i wskaźniki sukcesu. Pomyśl o harmonogramie projektu, wymaganiach projektowych i budżecie projektu. Wybierz te KPI, które mają największy sens dla twojego projektu lub inicjatywy.
To jedna z najczęstszych przyczyn niepowodzeń. Bez tego członkowie zespołu projektowego (a także Ty!) nie będą wiedzieć, czy realizacja projektu przebiega zgodnie z planem pod względem harmonogramu, zakresu i budżetu. Zanim w ogóle zauważysz, że coś jest nie tak, zaczniesz mieć opóźnienia i przekroczenia budżetu.
Wniosek:
Zawsze ustalaj KPI i metryki dla swoich projektów, nawet w przypadku mniejszych projektów, gdy może się to wydawać niepotrzebne lub stanowić dodatkowy krok mający na celu określenie czegoś, co już wiesz. Możesz odkryć rozbieżność między celami projektu a KPI, która oszczędzi Ci problemów w przyszłości.
3 kroki pozwalające uniknąć niepowodzenia projektu
Jednym ze sposobów na uniknięcie niepowodzenia projektu jest przeprowadzanie ewaluacji projektu w kilku momentach jego realizacji. Oto trzy kroki, o których warto pamiętać:
- Zidentyfikuj ryzyka: Zwykle robisz to w ramach procesu tworzenia zarysu projektu. Zapisz ryzyka w rejestrze ryzyka lub dzienniku RAID.
- Oceń ryzyka: Oceń prawdopodobieństwo wystąpienia i wpływ każdego ryzyka. Ryzykom, które z dużym prawdopodobieństwem wystąpią i będą miały najbardziej negatywny wpływ, należy poświęcić najwięcej uwagi.
- Utwórz plany zarządzania ryzykiem i plany awaryjne: Co zrobisz, jeśli wystąpi określone ryzyko? Jak możesz zmniejszyć prawdopodobieństwo jego wystąpienia?
Dowiedz się więcej o tym, jak uniknąć niepowodzenia projektu tutaj.
Co o tym sądzisz?
To jedne z najczęstszych przyczyn niepowodzenia projektu, ale nie są to jedyne przyczyny. Możesz również napotkać brak zasobów, brak pracy zespołowej i wiele innych problemów. Najważniejsze jest zachowanie czujności, utrzymywanie otwartych kanałów komunikacji oraz upewnienie się, że uwzględniono ryzyka, które mogą zagrozić projektowi.
Rozwiń swoje umiejętności zarządzania projektami dzięki jednemu z tych szczegółowych kursów zarządzania ryzykiem.
