Zarządzanie zaopatrzeniem: kompletny przewodnik dla kierowników projektów
Jaką rolę odgrywają kierownicy projektów w procesie zarządzania zamówieniami? Ma to wpływ na nasze projekty, a jednak często to nie my wyszukujemy dostawców i podwykonawców, którzy będą pracować przy naszych projektach. Jest to również główne źródło ryzyka — co dzieje się z projektem, gdy pozyskany przez Ciebie deweloper nagle znika bez śladu?
Nazywam się Shash Roy i od 20 lat zajmuję się zarządzaniem projektami. Od 10 lat uczę zarządzania zamówieniami i widzę, że temat ten nie jest zbyt popularny w większości dyskusji dotyczących zarządzania projektami, choć ma w projektach bardzo duże znaczenie.
Omówię zarządzanie zamówieniami projektowymi z perspektywy kierownika projektu i pokażę, jak niewłaściwe zarządzanie tym obszarem prowadzi do ryzyka i problemów.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Czym jest zarządzanie zamówieniami?
Zamówienia obejmują nabywanie towarów lub usług od zewnętrznego dostawcy lub podwykonawcy. W ramach dowolnego projektu może być konieczne zamówienie sprzętu, oprogramowania albo dodatkowych zasobów lub członków zespołu o określonych umiejętnościach.
Zarządzanie zamówieniami to proces wyszukiwania dostawców, nawiązywania z nimi współpracy i współpracy z nimi w zakresie wymaganym przez konkretny projekt.
Kierownicy projektów często pomijają ten obszar, a następnie ponoszą konsekwencje opóźnień w realizacji zamówień. Pomyśl o domku z kart: jeśli upadnie jedna karta, pozostałe automatycznie również się przewrócą. Jeśli więc zamówieniom nie poświęci się odpowiedniej uwagi, projekt się opóźni.
Dlaczego zrozumienie zamówień jest ważne dla kierowników projektów?
Proces zamówień rozpoczyna się od stwierdzenia, że zamówienie jest potrzebne, a następnie od koordynacji z kierownikiem lub działem zamówień. Po uzyskaniu zgody na realizację zamówienia na potrzeby projektu przygotuj harmonogram zamówienia, uwzględniając czas trwania właściwy dla danego zamówienia. Jeśli na przykład potrzebujesz dodatkowego dewelopera, określ, przez ile godzin, dni lub tygodni będzie on potrzebny oraz kiedy rozpocznie i zakończy pracę nad projektem.
Po uwzględnieniu harmonogramu zamówienia w harmonogramie projektu i udostępnieniu go interesariuszom uzyskuje się pełny obraz harmonogramu projektu. Zamówień nie należy traktować jako odrębnego, niezależnego działania. Często nie są one uznawane za jedno z działań projektowych, co może potencjalnie spowodować opóźnienie projektu.
Po udostępnieniu różnym interesariuszom — zarówno wewnętrznym, jak i zewnętrznym — harmonogramu projektu (z uwzględnionym czasem trwania zamówienia) ustal oczekiwania zarówno w zespole projektowym, jak i w zespole ds. zamówień. Przejrzystość buduje zaufanie do projektu i tworzy pozytywną atmosferę. Regularne spotkania z interesariuszami (zarówno spotkania wewnętrzne zespołu, jak i spotkania dotyczące statusu z klientem) pomagają monitorować postępy w realizacji zamówienia.
Jakie ryzyka są bezpośrednio związane z zamówieniami?
Porozmawiajmy o niektórych ryzykach, które są nieodłącznie związane z procesem zamówień i mogą wpływać na harmonogram projektu. Ryzyko wynikające z opóźnienia w realizacji zamówienia jest prawdopodobnie najczęściej występującym ryzykiem w projektach.
Przykłady rzeczywistych sytuacji to między innymi opóźnienie w zamówieniu sprzętu, niezgodność nowego lub zaktualizowanego oprogramowania albo trudności z konfiguracją, a także odejście kluczowych zasobów w krytycznym okresie.
Jako kierownik projektu musisz więc przewidzieć wszystkie te potencjalne sytuacje i wskazać je jako ryzyka już na początku projektu. Ryzyka te należy ująć w karcie projektu i udostępnić wszystkim interesariuszom.
Zamówienia w całym cyklu życia projektu
W poniższych akapitach omówiono pięć faz projektu, sposób współpracy kierowników projektów i zespołów ds. zamówień na każdym etapie oraz zakres odpowiedzialności poszczególnych osób.
Inicjowanie
Określ, jaki rodzaj zamówienia jest potrzebny w projekcie: sprzęt, oprogramowanie czy zasoby. Korzyścią z określenia tego z wyprzedzeniem jest możliwość zachowania przejrzystości wobec wszystkich interesariuszy projektu, tak aby rozumieli znaczenie zamówień i związane z nimi ryzyka.
Podczas tego etapu inicjacji kierownik projektu zostaje przydzielony do projektu i zaczyna od zapoznania się z opisem prac. Opis prac zawiera opis zakresu, który określa, co należy zrobić. Pamiętaj, że nie jest to zadanie dla jednej osoby!
Kierownik projektu identyfikuje proces zaopatrzenia i uzgadnia go z klientem. Prawdopodobnie odbywa się to podczas spotkania rozpoczynającego projekt z klientem, które zapewnia właściwą komunikację z zespołem projektowym i wszystkimi interesariuszami projektu (pamiętaj, że zespół projektowy również jest częścią interesariuszy projektu). Proces zaopatrzenia jest również określony w karcie projektu.
Po zidentyfikowaniu procesu zaopatrzenia jest to dobry moment, aby:
- Zrozumieć proces zaopatrzenia w organizacji
- Poznać kierownika ds. zaopatrzenia i innych specjalistów ds. zaopatrzenia w dziale zaopatrzenia
- Rozpocząć proces zaopatrzenia. Wiele organizacji wymaga wypełnienia formularza wstępnego. Może to oznaczać pobranie formularzy ze wspólnego portalu lub z czegoś takiego jak SharePoint.
- Ustalić kanały komunikacji, jej częstotliwość i oczekiwania z działem zaopatrzenia lub kierownikiem ds. zaopatrzenia.
- Zrozumieć ogólne terminy realizacji zaopatrzenia. Ile czasu zajmuje tego typu zaopatrzenie? Przekazać te informacje interesariuszom projektu.
Planowanie
Gdy projekt przechodzi do fazy planowania, klient będzie chciał szczegółowo poznać strategię projektu. Jak będziesz zarządzać projektem? Kiedy zobaczę produkty projektu? Jakie są oczekiwania?
Na tym etapie będą prowadzone typowe działania związane z planowaniem zarządzania projektem. W miarę tworzenia harmonogramu kierownik projektu opracuje również harmonogramy zaopatrzenia w ramach harmonogramu projektu. Jest to strategia korzystna dla obu stron, ponieważ uwzględnienie harmonogramów zaopatrzenia w harmonogramie projektu nie tylko zapewnia przejrzystość procesu zarządzania zaopatrzeniem, lecz także pomaga pamiętać o kamieniach milowych i kluczowych działaniach związanych z zaopatrzeniem.
W przypadku wielu projektów wymagających zaopatrzenia kierownicy projektów powinni uwzględnić plan zarządzania zaopatrzeniem jako część działań związanych z zarządzaniem projektem. Czasami taki plan zarządzania zaopatrzeniem jest samodzielnym dokumentem planistycznym (podobnie jak plan zarządzania komunikacją lub plan zarządzania jakością) albo istnieje jako podsekcja głównego planu zarządzania projektem.
Dlatego jako kierownik projektu zachęcam do planowania zaopatrzenia równolegle ze wszystkimi innymi obszarami projektu. Kierownik projektu powinien zatem:
- Przygotować plan zarządzania zaopatrzeniem
- Uwzględnić harmonogramy zaopatrzenia w harmonogramie projektu
- Udostępnić go klientowi i wyjaśnić jego założenia (w razie potrzeby)
- Zaprosić kierownika ds. zaopatrzenia lub dział zaopatrzenia na kluczowe spotkania dotyczące statusu projektu
Na tym etapie zespół ds. zaopatrzenia zajmie się dokumentami zaopatrzeniowymi, takimi jak zamówienia zakupu, zapotrzebowania na zakup, umowy zaopatrzeniowe i inne dokumenty.
Realizacja
Po zaplanowaniu zaopatrzenia jest ono realizowane. Zawsze pamiętaj, że realizacja zaopatrzenia może nastąpić przed fazą realizacji projektu. Na przykład możesz potrzebować programistów Java i nie być w stanie rozpocząć fazy realizacji projektu, dopóki proces zaopatrzenia w programistów Java nie zostanie zakończony.
Po zakończeniu planowania powinieneś opracowywać mapę drogową przebiegu projektu, która uświadomi wszystkim zaangażowanym osobom istnienie kamieni milowych i produktów projektu. Rozpocznie się również proces zaopatrzenia, a kierownik ds. zaopatrzenia zacznie pozyskiwać dostawców i podwykonawców. Jako kierownik projektu będziesz stale komunikować się z kierownikiem ds. zaopatrzenia.
Jako kierownik projektu nie musisz szczegółowo zarządzać procesem zaopatrzenia (jest to zadanie kierownika ds. zaopatrzenia), ale harmonogram projektu pomaga śledzić działania związane z zaopatrzeniem. Kierownicy ds. zaopatrzenia zajmują się również takimi kwestiami jak zarządzanie umowami, zarządzanie dostawcami lub zarządzanie podwykonawcami, a także utrzymywanie relacji z dostawcami.
Kierownik ds. zaopatrzenia zaangażuje kierownika projektu w ustalanie kryteriów wyboru dostawcy. Pamiętaj, że ta rozmowa powinna odbyć się podczas fazy planowania i prawdopodobnie będzie kontynuowana podczas spotkań dotyczących statusu projektu.
Działania kierownika projektu związane z zaopatrzeniem w fazie realizacji obejmowałyby:
- Zarządzaj harmonogramem projektu i śledź kamienie milowe związane z zaopatrzeniem
- Spotykaj się z kierownikiem ds. zaopatrzenia (zgodnie z ustaleniami dotyczącymi komunikacji)
- Odpowiadaj na pytania dotyczące zaopatrzenia zadawane przez kierownika ds. zaopatrzenia
- Przekazuj klientom i wszystkim pozostałym interesariuszom aktualizacje dotyczące stanu zaopatrzenia (wraz ze wszystkimi innymi działaniami)
Powiązana lektura: Jak budować długotrwałą lojalność wśród wirtualnych wykonawców
Monitorowanie
Jako kierownik projektu musisz być świadomy zadań związanych z zaopatrzeniem. Zawsze pamiętaj, że śledzenie projektu jest dla Ciebie najważniejsze, ale dział zaopatrzenia obsługuje wiele procesów zaopatrzeniowych i odpowiednio zaplanuje Twoje zaopatrzenie. Może to powodować frustrację i niepokój. Pamiętaj, aby nie wchodzić w drogę kierownikowi ds. zaopatrzenia.
Celem jest zachowanie spokoju, zarządzanie oczekiwaniami oraz sumienne monitorowanie harmonogramu projektu i innych określonych terminów. Zapewnisz w ten sposób dobrą wolę, realizację zgodnie z harmonogramem (miejmy nadzieję) oraz prawidłowy przebieg projektu. Monitorowanie pomaga również uzyskać akceptację klienta, a także informować go na bieżąco zarówno o harmonogramie projektu, jak i harmonogramie zaopatrzenia.
Jeśli chodzi o ryzyko, potencjalne opóźnienie w zaopatrzeniu powinno już być zarejestrowane jako ryzyko, dlatego należy je również stale monitorować.
More Articles
- 24 książki o zarządzaniu projektami, które musisz przeczytać w 2026 roku
- Menedżer produktu a kierownik projektu: kluczowe różnice
- 8 najlepszych programów szkoleniowych z zakresu cyfrowego zarządzania projektami 2026
- Menedżer projektów i edukator wspomagany przez AI przedstawia prosty przepływ pracy AI, który zasadniczo zmienia sposób realizacji projektów
Zamknięcie
Po otrzymaniu zaopatrzenia i wdrożeniu go w projekcie zaopatrzenie uznaje się za zakończone. PMBOK 6.0 nie wskazuje osobno zamknięcia procesów zaopatrzenia, ponieważ z technicznego punktu widzenia wszystko zostaje zamknięte podczas zamykania projektu. Jest to jednak dobry moment, aby zastanowić się nad wnioskami wyciągniętymi z projektu i nad tym, co mogliśmy zrobić lepiej.
Co dalej?
Mam nadzieję, że ten artykuł był pomocny i pozwolił lepiej zrozumieć zarządzanie zaopatrzeniem w projekcie!
Aby dowiedzieć się więcej o zaopatrzeniu i szeroko pojętym świecie zarządzania projektami, zapisz się do newslettera The Digital Project Manager.
