Zarządzanie projektami Lean: 5 zasad & kompletny przewodnik

Kładąc nacisk na ciągłe doskonalenie i dostarczanie wartości klientowi, Lean ma na celu:

• Usprawnianie procesów
• Eliminowanie zbędnych kroków
• Dostarczanie rezultatów wyższej jakości przy minimalnym wykorzystaniu zasobów

Podejście Lean wywodzi się z początków produkcji samochodów. Firma Toyota zaczerpnęła słynną, usprawnioną strategię masowej produkcji przedsiębiorstwa Ford Motor Company i dostosowała ją do zróżnicowanych wymagań produktów oraz potrzeb rynku. System Produkcyjny Toyoty (TPS) był prekursorem zarządzania projektami zgodnie z zasadami Lean.

Lean koncentruje się na ograniczaniu trzech konkretnych rodzajów marnotrawstwa:

1. Muda: Działania lub procesy, które zużywają zasoby, ale nie dostarczają wartości, za którą klienci są gotowi zapłacić (znane również jako nadprodukcja lub nadmierne przetwarzanie), takie jak testowanie i kontrola jakości.
2. Mura: Nierównomierność lub niespójność obciążenia pracą, na przykład taki podział zadań, który może powodować przeciążenie części członków zespołu, podczas gdy inni mają niewystarczającą ilość pracy.
3. Muri: Nadmierne lub nierealistyczne obciążenie pracą, na przykład przydzielenie nierealistycznej ilości pracy w nieracjonalnie krótkim terminie, co może zwiększyć ryzyko wypalenia zawodowego i błędów.

Lean to jedno z wielu podejść do zwinnego zarządzania projektami (inne obejmują Scrum i Kanban). Niezależnie od tego, jaką metodologię Lean lub Agile (albo niezwiązaną ze zwinnym podejściem) wybierzesz, projektami zawsze najlepiej zarządzać w oprogramowaniu do zarządzania projektami.

5 zasad zarządzania projektami zgodnie z zasadami Lean

W książce „Lean Thinking” James P. Womack i Daniel T. Jones przedstawili pięć podstawowych zasad zarządzania projektami zgodnie z zasadami Lean.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Określ wartość

Mówiąc krótko, oznacza to określenie rzeczy, za które klient jest gotowy zapłacić. Nie różni się to znacząco od przedstawienia klientowi szacunkowego kosztu projektu i zakresu prac wraz z proponowaną ceną, aby ustalić, czy chce on kontynuować realizację.

2. Określ strumień wartości dla każdego produktu

Utwórz mapę strumienia wartości, aby uzyskać wizualne przedstawienie wszystkich prac, które należy wykonać. Jest to zasadniczo schemat blokowy pokazujący, jak materiały i informacje przemieszczają się w ramach procesu projektowego.

3. Stwórz przepływ

Ustanów płynny i ciągły przepływ pracy, bez przestojów, od rozpoczęcia projektu aż do jego zakończenia. Ma to zapewnić maksymalną efektywność procesu i pomóc zapobiegać opóźnieniom lub wąskim gardłom w produkcji. 

4. Ustanów system ssący

Dostosuj produkcję do rzeczywistego zapotrzebowania klientów (tj. systemu „ssącego”), zapewniając efektywne wykorzystanie zasobów na podstawie potrzeb pojawiających się w czasie rzeczywistym, zamiast realizowania niepotrzebnych prac. Dzięki temu firmy lub zespoły projektowe mogą uniknąć konieczności zwiększania zapasów lub gromadzenia produktów na wypadek zamówienia, oszczędzając czas i pieniądze.

5. Dąż do doskonałości

Dąż do ciągłego doskonalenia, eliminuj marnotrawstwo i nieefektywność oraz optymalizuj procesy, aby osiągnąć najwyższy poziom efektywności i dostarczania wartości w projektach.

Techniki zarządzania projektami zgodnie z zasadami Lean

Istnieją dwie kluczowe techniki Lean, z którymi warto się zapoznać:

• Cykl Deminga: Proces ten obejmuje ciągłe uczenie się i dostosowywanie na podstawie zdobytej wiedzy. Jest również określany jako cykl PDCA lub PDSA, co oznacza: zaplanuj, wykonaj, sprawdź (lub przeanalizuj) i działaj. Zacznij od stworzenia planu osiągnięcia konkretnego celu, a następnie zrealizuj ten plan. W kolejnym kroku sprawdź lub przeanalizuj wpływ planu, a następnie uwzględnij zdobytą wiedzę w następnym planie. 
• Szczupłe Six Sigma: Ten proces zarządzania projektami łączy metodę Six Sigma z zasadami szczupłego zarządzania. Six Sigma wykorzystuje dane, prawdopodobieństwa i statystykę do ograniczania marnotrawstwa i liczby błędów, a także techniki takie jak analiza przyczyn źródłowych.

Korzyści ze szczupłego zarządzania projektami

Metodyka szczupłego zarządzania ma wpływ wykraczający poza zwiększanie efektywności. Obejmuje on:

• Tworzenie kultury doskonalenia procesów: Szczupłe zarządzanie ma na celu utrzymywanie elastyczności procesów pracy, aby wszyscy członkowie zespołu mogli zgłaszać sugestie lub wypróbowywać nowe sposoby pracy. Może to sprzyjać kształtowaniu nastawienia, w którym zespoły są gotowe odkrywać sposoby na wprowadzanie ulepszeń.
• Poprawa przejrzystości dla interesariuszy projektu i klientów: Projekty realizowane zgodnie z zasadami szczupłego zarządzania wymagają wielu informacji od klienta lub interesariusza, aby upewnić się, że nie są podejmowane dodatkowe działania ani nie jest realizowany dodatkowy zakres. Podczas określania zakresu rezultatów kluczowi interesariusze powinni być zaangażowani w proces, aby mieć pewność, że ostateczny opis zakresu prac zawiera wyłącznie elementy przedstawiające wartość.
• Obniżanie kosztów: Ponieważ metodyka szczupłego zarządzania projektami zapobiega tworzeniu rzeczy, zanim będą potrzebne (co jest znane jako system dokładnie na czas), koszty można obniżyć dzięki unikaniu nadmiernych zapasów. Ponadto, dążąc do doskonałości, szczupłe myślenie wymaga od członków zespołu stałego zwracania uwagi na wynik finansowy.

Wady szczupłego zarządzania projektami

Podobnie jak każda metodyka zarządzania projektami, szczupłe zarządzanie może wiązać się z pewnymi wyzwaniami.

• Utrata z oczu szerszej perspektywy: W szczupłym cyklu życia projektu poszukuje się niewielkich, stopniowych ulepszeń. Szczupłe zarządzanie nie daje wielu okazji, by cofnąć się o krok i spojrzeć na szerszą perspektywę. W takim środowisku można skupić się na pozornych oszczędnościach, które w dłuższej perspektywie okazują się kosztowne, ponieważ coś, co skraca czas realizacji lub zmniejsza wysiłek w jednej części projektu, może spowodować więcej pracy (lub konieczność ponownego wykonania prac) w innej.
• Większa reaktywność zamiast proaktywności: Szczupłe zarządzanie ma na celu unikanie nadprodukcji. Może to utrudniać przewidywanie popytu, gdy trendy rynkowe i nieoczekiwane zdarzenia zmieniają potrzeby klientów.

Zastosowania szczupłego zarządzania projektami

Szczupłe zarządzanie projektami jest najbardziej przydatne w sytuacjach projektowych, w których:

• Masz ograniczone zasoby lub budżet: Szczupłe zarządzanie pomoże Ci ograniczyć marnotrawstwo i zwiększyć efektywność, dzięki czemu lepiej wykorzystasz swoje zasoby oraz ograniczysz niepotrzebne koszty i straty czasu. 
• Potrzebujesz przestrzeni na elastyczność i możliwość dostosowania się: Ponieważ szczupłe zarządzanie przebiega szybko i obejmuje regularne przeglądy (często przeprowadzane przy określonych kamieniach milowych projektu), zespoły mogą szybko zmienić kierunek działania, aby uwzględnić informacje zwrotne, zmiany w planie projektu lub nowe informacje bądź decyzje wpływające na projekt.
• Masz napięty termin: Szczupłe zarządzanie kładzie nacisk na szybkie reagowanie na zmiany, umożliwiając zespołowi dostosowanie się do zmian, które w przeciwnym razie mogłyby pokrzyżować jego próby ukończenia prac w terminie. 
• Musisz nadać priorytet ciągłemu doskonaleniu: Szczupłe zarządzanie zapewnia wbudowany system doskonalenia w miarę upływu czasu. Jest to idealne rozwiązanie dla zespołów składających się z młodszych członków lub zespołów, które dopiero zaczynają ze sobą współpracować.

Co dalej?

Szczupłe zarządzanie jest jednym z wielu tematów omawianych w naszej społeczności członkowskiej DPM —zarejestruj się i uzyskaj dostęp do wszystkich rozmów na Slacku, a także do ponad 100 szablonów, przykładów i wzorów typowej dokumentacji projektowej.