Niezbędny przewodnik po zarządzaniu portfelem projektów (PPM)

PPM najlepiej prowadzić za pomocą narzędzi PPM lub oprogramowania do zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie, zależnie od wielkości i potrzeb organizacji.

Czym jest zarządzanie portfelem projektów?

Zarządzanie portfelem projektów oznacza scentralizowane zarządzanie jednym projektem lub większą ich liczbą w celu osiągnięcia celów strategicznych. Jest to sposób na zniwelowanie luki między strategią a wdrożeniem poprzez zapewnienie, że organizacja skutecznie wybiera, ustala priorytety i realizuje projekty.

Oto główna różnica między zarządzaniem projektem a zarządzaniem portfelem:

• Zarządzanie projektem polega na stosowaniu wiedzy, umiejętności, narzędzi i technik do działań projektowych w celu spełnienia określonych wymagań w ramach poszczególnych projektów
• PPM koncentruje się na wyborze projektów do realizacji na podstawie tego, czy wspierają one cele biznesowe

W większych organizacjach, takich jak przedsiębiorstwa, określa się to mianem zarządzania portfelem projektów w przedsiębiorstwie.

Jaka jest rola menedżera portfela projektów?

Rola menedżera portfela projektów polega na nadzorowaniu portfela projektów organizacji, dlatego osoba na tym stanowisku odgrywa kluczową rolę w planowaniu i realizacji strategii. Zarządza jednym portfelem lub większą ich liczbą, ocenia zgodność projektów z celami strategicznymi i ustala priorytety (co często stanowi poważny problem).

Menedżerowie portfeli projektów są częścią biura zarządzania projektami (PMO), które odpowiada za ustanawianie przepływów pracy i standardów w całym portfelu organizacji. PMO może również określać, jakie metodyki zarządzania projektami stosuje organizacja.

Dlaczego zarządzanie portfelem projektów jest ważne?

Prawidłowo prowadzone zarządzanie portfelem w zarządzaniu projektami pomaga organizacjom:

• Określać potencjalne zyski z projektu. PPM umożliwia firmom, które chcą inwestować w nowe projekty (często konkurujące ze sobą i powiązane), prognozowanie ryzyka oraz podejmowanie świadomej decyzji o rozpoczęciu lub odrzuceniu projektu.
• Skutecznie komunikować się w całej organizacji. PPM zapewnia, że zaangażowane w projekty osoby z różnych działów mają wspólne informacje, zmniejszając ryzyko nieporozumień.
• Uzyskiwać poparcie interesariuszy dla projektów, pomagając im zrozumieć szerszy kontekst oraz lepiej zarządzać ryzykiem projektowym i je ograniczać.

Załóżmy na przykład, że Twoja agencja realizuje 50 projektów. Ich harmonogramy nakładają się na siebie, nie wspominając już o klientach i członkach zespołu przydzielonych do ich realizacji. Część projektów realizujesz, aby utrzymać bieżącą działalność, inne z myślą o zdobyciu nagród, a jeszcze inne jako działania innowacyjne.

Jednak jako właściciel agencji, kierownik programu lub dyrektor projektu, skąd wiesz, czy koncentrujesz swoje zespoły i ich projekty na właściwych rzeczach? Zastanawiasz się:

• Czy ten projekt to dobry pomysł? Jeśli nie, co powinniśmy robić zamiast tego?
• Którym projektom powinniśmy nadać priorytet?
• Jak możemy najefektywniej skoncentrować nasze zasoby?
• Jak możemy prowadzić te projekty jednocześnie i zapewnić ich rentowność?

Z tych powodów zdobycie certyfikatu z zarządzania portfelem jest sposobem na zapewnienie realizacji zadań zgodnie z najlepszymi praktykami. Wiedza zdobyta w ramach jednego z takich programów pomaga zwiększyć skuteczność jako menedżer portfela i może zapewnić dostęp do bardziej seniorskich stanowisk.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Najważniejsze cele zarządzania portfelem projektów

PPM ma dwa kluczowe cele:

• Maksymalizacja korzyści, jakie firma czerpie z realizowanych projektów. Obejmuje to wybór wyłącznie tych projektów, które zapewniają wartość, z uwzględnieniem ich zgodności strategicznej z celami firmy, poziomu wysiłku wymaganego do realizacji projektu oraz dostępnych zasobów.
• Osiągnięcie równowagi w całym portfelu projektów poprzez zapewnienie odpowiedniego połączenia projektów o wysokim i niskim ryzyku oraz długoterminowych i krótkoterminowych. Ustalenie optymalnego zestawu projektów pozwala lepiej przygotować firmę do osiągania celów operacyjnych i finansowych.

Proces zarządzania portfelem projektów: 5 faz

Strategiczny system zarządzania portfelem wymaga procesu zarządzania portfelem. Oto kroki składające się na solidny proces PPM. Możesz również wykorzystać sztuczną inteligencję w zarządzaniu portfelem projektów wraz z tymi krokami.

1. Utwórz inwentaryzację i opracuj strategię

Najpierw zidentyfikuj projekty znajdujące się w przygotowaniu, w tym potencjalne projekty, gromadząc najważniejsze informacje dotyczące projektów i organizacji. Kategoryzuj projekty na podstawie tego, na jakim etapie cyklu życia projektu się znajdują, uwzględniając projekty ukończone i anulowane.

Następnie określ cele strategiczne i biznesowe firmy, aby ocenić, czy wybrane projekty są zgodne z tymi celami. W ramach modelu priorytetyzacji projektów zadaj sobie pytania takie jak: „ile będzie to kosztować firmę?”, „jakie przyniesie nam korzyści?” oraz „czy ten projekt jest niezbędny do rozwoju i przetrwania?”.

2. Przeanalizuj swój portfel projektów

Następnie przeanalizuj mocne i słabe strony swojego portfela projektów. Oceń każdy projekt indywidualnie na podstawie zaplanowanych kamieni milowych, szacowanego zwrotu z inwestycji, harmonogramu raportowania oraz alokacji zasobów.

Podczas przeprowadzania tej analizy zadaj pytania takie jak:

• Czy któryś z tych projektów się dubluje?
• Czy możemy połączyć któryś z istniejących projektów w celu zwiększenia efektywności?
• Czy są projekty, które powinniśmy całkowicie wstrzymać?
• Jakie jest prawdopodobieństwo, że ten projekt zakończy się sukcesem?
• Jakich zagrożeń spodziewamy się podczas realizacji?
• Jakich korzyści z projektu oczekujemy?

3. Zapewnij zgodność z celami strategicznymi

Następnie przeprowadź analizę zgodności, aby ustalić, czy projekty, które zdecydujesz się realizować, są zgodne ze strategicznymi inicjatywami firmy. Twoje wytyczne powinny obejmować:

• Stopień dopasowania strategicznego portfela do firmy. Należy zachować równowagę między krótkoterminowymi możliwościami rozwoju, celami długoterminowymi a dążeniem do długoterminowych innowacji.
• Rozkład projektów, w tym liczba i charakter projektów, jest zgodny z celami strategicznymi w sposób uzasadniony ekonomicznie.
• Prawdopodobieństwo, że produkt końcowy zapewni oczekiwany zwrot.
• Ocena powiązanych zagrożeń. Ważne jest, aby oceniać ryzyko nie tylko pod względem finansowym, lecz także w odniesieniu do harmonogramu projektu, zakresu projektu, zasobów i technologii.

4. Zarządzaj swoim portfelem projektów

Następnym etapem procesu jest zarządzanie. W tym momencie należy ponownie ocenić portfel projektów, aby podejmować świadome decyzje dotyczące potencjalnej realokacji budżetu i zasobów. Na przykład: czy ma sens, aby wysoko wydajni pracownicy pracowali nad mniej krytycznymi projektami?

Może być konieczne ustalenie priorytetów projektów w portfelu na podstawie informacji zebranych podczas wcześniejszych etapów procesu PPM. Konieczne może być również przełożenie projektów w związku z ustaleniem nowych priorytetów.

Oczywiście przed podjęciem tych decyzji absolutnie kluczowa jest współpraca, aby mieć pewność, że ostatecznie powstanie właściwy portfel. Ostatecznie portfel powinien zawierać odpowiednią kombinację ryzyka i korzyści oraz spełniać wewnętrzne wymagania.

5. Testowanie i dostosowywanie

Na koniec należy testować i dostosowywać proces. Nie ma gwarancji, że od razu uda się prawidłowo opracować proces PPM, a w rzeczywistości nie należy tego oczekiwać. Konieczne będzie dostosowywanie go i wprowadzanie zmian w czasie rzeczywistym.

Znaczenie dostosowywania jest inne w każdej firmie, co jest właściwym podejściem, ale dobrym pomysłem jest przetestowanie nowego portfela z udziałem kilku interesariuszy i zebranie w razie potrzeby ich opinii.

Jakie są etapy dojrzałości wdrażania PPM?

Organizacje nie budzą się po prostu pewnego dnia z w pełni opracowaną strategią firmy, portfelem projektów zgodnym z tą strategią oraz sprawnie działającym zestawem procesów wspierających jej realizację. Skuteczne wdrożenie PPM wymaga pewnego nakładu pracy. 

Oto etapy dojrzałości, przez które zazwyczaj przechodzi organizacja podczas wdrażania PPM:

1. Skonfigurowanie początkowego procesu. Na tym etapie organizacja zajmuje się przede wszystkim realizacją projektów ad hoc. Jeśli stosuje jakiekolwiek procesy PPM, nie są one udokumentowane.
2. Utworzenie ustrukturyzowanego procesu i zestawu standardów. W tym momencie organizacja stwierdziła, że odniosłaby korzyści z PPM, i zaczyna dokumentować niektóre ze swoich procesów zarządzania.
3. Udokumentowanie powtarzalnych procesów zarządzania. Należy kontynuować dokumentowanie istniejących procesów, aby stosować je w całym portfelu projektów.
4. Stosowanie zarządzanego procesu PPM. Organizacja stosuje procesy PPM w całej firmie, a także monitoruje wskaźniki wydajności w celu śledzenia kondycji portfela.
5. Optymalizacja procesu PPM. Należy gromadzić i stosować wyciągnięte wnioski, aby stale doskonalić PPM w organizacji.

Wskazówki dotyczące skutecznego zarządzania portfelem projektów

Po wdrożeniu portfela może być trudno określić, co robić dalej. Oto kilka wskazówek, które pomogą osiągnąć sukces:

• Priorytetowo traktuj dokładną identyfikację ryzyka i powiązanych strategii zaradczych (tj. zarządzanie ryzykiem)
• Nie obawiaj się anulować projektów, jeśli nie są już zgodne ze strategią firmy
• Umożliw architektom, zespołom ds. planowania IT oraz kadrze kierowniczej najwyższego szczebla dostosowanie realizacji do strategii biznesowej
• Uprość zarządzanie czasem i zadaniami członków zespołu projektowego, zapewniając im swobodę i elastyczność w rejestrowaniu danych dotyczących zadań i czasu, gdy jest to konieczne
• Priorytetowo traktuj dokładność danych i dostęp do nich. Opóźnienie w uzyskaniu danych może ograniczyć zdolność do podejmowania decyzji, a także do spełniania wymogów regulacyjnych
• Korzystaj z odpowiednich narzędzi, aby zachować kontrolę nad realizacją i uprościć proces. Na przykład zapewnienie zespołowi projektowemu swobody i elastyczności w rejestrowaniu danych dotyczących zadań i czasu może poprawić dokładność wskaźników wydajności portfela.

Więcej informacji znajdziesz w tym odcinku podcastu poświęconym optymalizacji zarządzania portfelem projektów:

Typowe wyzwania związane z PPM

Oto niektóre wyzwania, na które menedżerowie portfeli projektów powinni zwracać uwagę:

• Konkurencja o zasoby w ramach portfela: Menedżerowie portfeli projektów muszą decydować, które zasoby zostaną przydzielone do poszczególnych projektów, a często nie ma ich wystarczająco dużo dla wszystkich.
• Opór przed zmianami w organizacji: Portfele wprowadzają zmiany w organizacjach, a menedżerowie portfeli muszą być rzecznikami tych zmian, aby uzyskać poparcie zespołu i innych interesariuszy.
• Śledzenie i mierzenie wydajności: Przy wielu projektach realizowanych jednocześnie menedżerom portfeli może być trudno monitorować wydajność poszczególnych projektów oraz całego portfela.
• Zgodność z przepisami i standardami branżowymi: Menedżerowie portfeli muszą dopilnować, aby każdy projekt w portfelu był zgodny z zasadami i przepisami obowiązującymi w danej branży, co może ograniczać szybkość i efektywność.
• Skalowanie wraz z rozwojem organizacji: W miarę rozwoju organizacji i rozszerzania jej portfela menedżerowie portfeli projektów muszą dostosowywać procesy i systemy, aby obsłużyć dodatkowe zasoby i projekty.

Korzyści z zarządzania portfelem projektów

PPM oferuje wiele korzyści, w tym:

• Lepsze podejmowanie decyzji: Dzięki dostępowi do właściwych danych i wskaźników menedżerowie portfeli projektów mogą podejmować lepsze decyzje dotyczące tego, które projekty realizować i w jaki sposób je realizować.
• Możliwość nadawania priorytetu projektom o wysokiej wartości: PPM pozwala analizować i ustalać priorytety projektów, które zapewnią organizacji największą wartość oraz przybliżą ją do osiągnięcia celów organizacyjnych.
• Zmniejszone prawdopodobieństwo przekroczenia budżetu: Niezależnie od tego, jak udany może być projekt, może paść ofiarą nadmiernych wydatków. PPM pomaga firmie dostrzec, gdzie zasoby są przydzielone w nadmiarze, i zapobiec przekroczeniu budżetu.
• Skuteczniejsze zarządzanie zmianą: PPM eliminuje nieefektywności, pozwalając organizacji skupić się na odpowiednich strategiach osiągania celów organizacyjnych. PPM sprawia również, że firma staje się bardziej elastyczna i zdolna do dostosowywania się do zmian przy minimalnych trudnościach lub zakłóceniach.
• Wysoce efektywna realizacja projektów: Dzięki skutecznej strategii PPM firma może zrestrukturyzować i udoskonalić metody zarządzania portfelem projektów na potrzeby ich realizacji, jako część szerszego procesu zmiany kierunku operacyjnego lub strategicznego firmy.
• Większe prawdopodobieństwo pomyślnego ukończenia projektu: PPM wprowadza standardy, procesy i najlepsze praktyki (określone na podstawie danych dotyczących tego, co działa, a co nie), które są spójne we wszystkich projektach.

Narzędzia PPM zwiększające efektywność

Narzędzia do zarządzania portfelem projektów oferują funkcje takie jak:

• Pulpity nawigacyjne do śledzenia postępów portfela, rentowności oraz tego, czy rezultaty są dostarczane na czas
• Automatyzacje pomagające upewnić się, że otrzymujesz powiadomienia dotyczące właściwych elementów
• Wykresy Gantta do śledzenia obciążeń pracą i zależności oraz identyfikowania wąskich gardeł
• Inne funkcje zarządzania pracą, koncentrujące się na zarządzaniu wieloma projektami jednocześnie

Wiele narzędzi programowych PPM oferuje również aplikacje i wersje na komputery, integracje umożliwiające połączenie ich z dowolnymi używanymi narzędziami oraz szablony pozwalające na szybką konfigurację.

Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.

1. 1. monday AI Workspace — Najlepsze narzędzie PPM do konfigurowalnych przepływów pracy
2. 2. Prism PPM — Najlepszy wybór do planowania scenariuszy typu „co, jeśli” dotyczących zasobów, prowadzonego przez PMO
3. 3. Kantata — Najlepsze rozwiązanie do zarządzania całym cyklem życia portfela
4. 4. Zoho Projects — Najlepsze do śledzenia harmonogramów portfela projektów
5. 5. Epicflow — Najlepsze rozwiązanie do optymalizacji portfela opartej na AI
6. 6. Lucen Timeline — Najlepsze narzędzie do tworzenia atrakcyjnych wizualnie osi czasu projektów bezpośrednio w programie PowerPoint
7. 7. Planview AdaptiveWork — Najlepsze oprogramowanie do zarządzania pracą w przedsiębiorstwie i portfelem projektów
8. 8. Planview Vantage — Najlepsze narzędzie PPM dla zespołów zajmujących się tworzeniem produktów i IT
9. 9. Tempo Portfolio Manager — Najlepsze narzędzie PPM z prostym i łatwym w obsłudze interfejsem
10. 10. Ravetree — Najlepsze narzędzie PPM do współpracy i aktualizacji w czasie rzeczywistym

Jeśli zorientujesz się, że nie potrzebujesz rozbudowanych funkcji narzędzia PPM, znajdziesz prostsze narzędzia do zarządzania projektami, które pomogą Ci zarządzać zadaniami i zespołami obejmującymi wiele projektów.

Play Video