Kalkulator zwrotu z inwestycji w DAM i jak zbudować uzasadnienie biznesowe

Jak DAM może wpływać na zwrot z inwestycji?

DAM ogranicza czas tracony na wyszukiwanie plików, co znacząco zwiększa efektywność operacyjną. To z kolei poprawia produktywność i zapewnia istotny zwrot z inwestycji (ROI) dzięki obniżeniu kosztów ogólnych i usprawnieniu zarządzania zasobami.

Odgrywa również kluczową rolę w zapewnianiu spójności marki i zgodności z wymaganiami, oferując łatwy dostęp do aktualnych, zatwierdzonych zasobów oraz ograniczając ryzyko kosztownych błędów. Zapewnia uporządkowany sposób tworzenia zasobów cyfrowych zgodnych z wytycznymi marki, dzięki czemu możesz dodatkowo umocnić tożsamość marki we wszystkich kanałach marketingowych.

Funkcje analityczne w systemach DAM dostarczają cennych informacji na temat wykorzystania i skuteczności zasobów, pomagają podejmować lepiej poinformowane decyzje oraz optymalizować strategie biznesowe.

Poprawa zwrotu z inwestycji jest obecnie również ważnym trendem w zarządzaniu zasobami cyfrowymi.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Metoda obliczania zwrotu z inwestycji

Oto jak obliczyć zwrot z inwestycji w oprogramowanie DAM. 

Załóżmy, że ustalisz, iż oprogramowanie DAM może przynieść Ci $200,000 oszczędności, ale jego koszt wyniesie $50,000. Oznacza to zwrot z inwestycji na poziomie 300%. Oto kilka przykładów ilustrujących potencjalny koszt braku systemu DAM w porównaniu z kosztem jego wdrożenia.

Obliczenie rocznych kosztów bez DAM

• Koszty przechowywania:
  • Lokalnie: $12,000 w pierwszym roku, $2,000 w każdym kolejnym roku
  • W chmurze: $240/rok
• Koszty pracy:
  • Wyszukiwanie: $18,000/rok
  • Zarządzanie: $7,200/rok
• Straty produktywności: $60,000/rok

Łączny koszt roczny:

• Pierwszy rok (lokalnie): $97,200
• Kolejne lata (lokalnie): $87,200

LUB

• Pierwszy rok (w chmurze): $85,440
• Kolejne lata (w chmurze): $85,440

Obliczenie rocznych kosztów z DAM

• Koszty systemu DAM:
  • Początkowa konfiguracja i szkolenie: $18,000
  • Roczna subskrypcja: $6,000
• Koszty przechowywania: $120/rok
• Koszty pracy:
  • Wyszukiwanie: $3,600/rok
  • Zarządzanie: $1,800/rok
• Wzrost produktywności: $48,000/rok

Łączny koszt roczny:

• Pierwszy rok: -$18,480 (oszczędności netto)
• Kolejne lata: -$36,480 (oszczędności netto)

Jak wielkość firmy wpływa na zakres działania systemu DAM?

Wpływ	Małe firmy	Duże firmy
Problemy, z którymi mierzy się organizacja	Efektywność czasowa i kosztowa, utrzymanie spójności marki przy ograniczonych zasobach	Zarządzanie dużymi ilościami zasobów w wielu działach, utrzymanie spójnego wizerunku marki na większą skalę
Rozwiązanie zapewniane przez DAM	Podstawowa centralizacja, łatwy dostęp do zasobów	Zdolność systemu do obsługi złożonych struktur organizacyjnych i wielu działów
Korzyści dla organizacji	Oszczędność czasu i kosztów, zwiększona efektywność przy ograniczonej liczbie pracowników, podstawowe zarządzanie marką	Znaczna oszczędność czasu w działach, istotne obniżenie kosztów, lepsza współpraca między działami, utrzymanie zarządzania marką na skalę globalną

Jak uzasadnić biznesowo wdrożenie DAM

Oto prosty sposób na uzasadnienie biznesowe wdrożenia DAM:

1. Zidentyfikuj problem: Wyjaśnij kwestie takie jak marnowanie czasu na wyszukiwanie plików, niespójny wizerunek marki lub zbyt wysokie wydatki na zduplikowane zasoby.
2. Przedstaw rozwiązanie: Pokaż, jak system DAM może rozwiązać te problemy, przechowując wszystkie zasoby w jednym miejscu, ułatwiając ich znalezienie i zapewniając spójny wizerunek marki.
3. Podkreśl korzyści: Obejmują one szybki dostęp do zasobów, który oszczędza czas, redukcję kosztów dzięki unikaniu duplikatów podczas tworzenia treści, usprawnienie przepływów pracy DAM i produktywności, a także spójne wykorzystywanie zatwierdzonych zasobów, które pozwala zachować integralność marki.
4. Pokaż ROI: Użyj wzoru ROI, aby obliczyć potencjalne zyski. Wymień koszty początkowe i bieżące, podkreślając korzyści takie jak oszczędność czasu i kosztów oraz wzrost przychodów.
5. Podaj przykłady: Przedstaw historie sukcesu innych firm wdrażających systemy DAM. Często można znaleźć je w internecie lub uzyskać od klientów dostawcy DAM.
6. Przygotuj się na pytania: Przygotuj jasne odpowiedzi na potencjalne pytania lub wątpliwości.

Etapy wyboru odpowiedniego rozwiązania DAM

Gdy nadejdzie czas wyboru oprogramowania, rozważ przygotowanie zapytania ofertowego dotyczącego zarządzania zasobami cyfrowymi, które pomoże porównać dostępne opcje. Oto jak wybrać odpowiednie rozwiązanie do zarządzania zasobami cyfrowymi:

1. Oceń swoje potrzeby:
   1. Jaki problem chcesz rozwiązać? (powinien on być już opisany w uzasadnieniu biznesowym)
   2. Jakimi zasobami trzeba zarządzać?
   3. Ile działów i użytkowników będzie korzystać z systemu DAM?
   4. Zdefiniuj wskaźniki pomiaru sukcesu na podstawie celów związanych z systemem DAM.
2. Utwórz listę wymagań: Wymień najważniejsze funkcje, takie jak zarządzanie metadanymi, możliwości wyszukiwania i uprawnienia użytkowników. Uwzględnij konkretne potrzeby, takie jak obsługa wielu języków lub funkcje bezpieczeństwa.
3. Zbadaj dostępne systemy DAM: Przeanalizuj rozwiązania DAM, które spełniają Twoje wymagania i odpowiadają Twoim celom. Sprawdź recenzje, studia przypadków i raporty branżowe, aby ocenić reputację dostawców.
4. Oceń użyteczność, UX i możliwości integracji: Skontaktuj się z dostawcami DAM w sprawie prezentacji i wersji próbnych, aby zebrać jak najwięcej informacji: Czy system jest intuicyjny i łatwy w obsłudze? Czy zapewnia odpowiednie szkolenia i wsparcie? Czy system DAM może integrować się z używanymi narzędziami i oprogramowaniem za pośrednictwem interfejsu API lub innej automatyzacji?
5. Weź pod uwagę możliwości dostosowania, skalowalność i funkcje bezpieczeństwa:
   1. Czy system DAM można dostosować do potrzeb związanych z zarządzaniem treścią?
   2. Czy rozwiązanie może rozwijać się wraz z organizacją w miarę jej rozwoju?
   3. Czy wdrożono środki bezpieczeństwa chroniące zasoby i czy są one zgodne z odpowiednimi przepisami i normami? (np. RODO, HIPAA itp.)
6. Oblicz koszty: Porównaj modele cenowe różnych rozwiązań DAM (oparte na subskrypcji, jednorazowej opłacie itp.). Uwzględnij w obliczeniach początkową konfigurację, szkolenia i bieżące opłaty za utrzymanie.
7. Podejmij decyzję: Rozważ zalety i wady na podstawie kryteriów oraz zebranych informacji. Wybierz rozwiązanie, które najlepiej odpowiada Twoim potrzebom i budżetowi.

Co dalej?

Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej, uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt z setkami innych kierowników projektów cyfrowych na Slacku.