Jak unikać spotkań: 5 sposobów na ochronę swojego czasu
Oto oszałamiająca statystyka: szacuje się, że w amerykańskich korporacjach odbywa się 55 milionów spotkań tygodniowo! To przekłada się na ponad 1 miliard spotkań rocznie, a szacunki mówią, że stanowi to ponad 30% tygodnia pracy ludzi!
Co jest tą jedną rzeczą, którą naprawdę chcemy robić tego lata (a przynajmniej tą jedną rzeczą, którą chcemy robić, jeśli mamy pracować)? Ograniczyć czas spędzany na spotkaniach, szczególnie na złych spotkaniach, które są stratą czasu, nie przynoszą rezultatów, są nieproduktywne albo ciągną się w nieskończoność.
Przyjrzymy się spotkaniom dotyczącym zarządzania projektami oraz kilku strategiom pozwalającym ich unikać lub, alternatywnie, sprawić, by były skuteczne i efektywne. Dzięki temu możesz skupić się na pracy, którą musisz wykonać, i wyjść na zewnątrz, by cieszyć się letnią rozrywką!
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Nazywam się Annie MacLeod i jestem doświadczoną kierowniczką projektów, która od dziesięcioleci pracuje w świecie cyfrowym. Jako zagorzała introwertyczka nie przepadam za spotkaniami, chyba że dotyczą tematu, przynoszą rezultaty i szanują mój czas (tj. zaczynają się punktualnie i kończą się punktualnie)!
Dlatego przemyślałam szereg strategii, które skutecznie ograniczają liczbę spotkań, w których musisz uczestniczyć!
Dlaczego zarządzanie projektami wiąże się z tak wieloma spotkaniami?
Kiedy zapytałam sztuczną inteligencję Miro, jakie są najczęstsze spotkania projektowe, otrzymałam taką mapę myśli:
Kiedy zapytałam Google o spotkania projektowe, znalazłam ten artykuł PMI, z którego wynika, że kierownicy projektów spędzają 90% swojego czasu na komunikacji.
Choć ten odsetek może wydawać się przesadny, zastanówmy się nad tym. Jako kierownicy projektów jesteśmy ogniwem łączącym zespół projektowy, klienta, sponsora i interesariuszy naszych projektów. Nieustannie kontaktujemy się z każdą z tych grup i godzimy ich oczekiwania.
Jak widzimy na mapie myśli, nieustannie pojawiają się okazje do spotkań!
Niezależnie od tego, czy chodzi o wczesne etapy projektu, podczas planowania, czy późniejsze etapy monitorowania postępów, nieustannie przekazujemy informacje tam i z powrotem: zbieramy je od zespołu, opracowujemy je z myślą o kluczowych interesariuszach, zbieramy od nich opinie, a następnie przekazujemy je z powrotem zespołowi projektowemu.
Przyjrzyjmy się każdej z tych głównych grup spotkań, aby zrozumieć, dlaczego są ważne. Następnie zaproponujemy kilka technik, które pozwolą je wyeliminować lub przynajmniej uczynić je bardziej efektywnymi!
Spotkania planistyczne
W ramach planowania mamy cztery różne działania: spotkanie inauguracyjne, zakres, budżet i harmonogram. Sugerowałabym, że wszystkie te spotkania mają kluczowe znaczenie, szczególnie dla kierowników projektów cyfrowych, z następujących powodów:
Rozpoczęcie projektu
Chodzi tu przede wszystkim o budowanie relacji, które sprawią, że nasze zespoły projektowe będą odporne i produktywne. Spotkanie, a właściwie warsztat (więcej na ten temat później), który buduje relacje i ustala zasady pracy zespołu lub jego statut, może w dużym stopniu przyczynić się do dobrego rozpoczęcia projektu!
Te działania, jeśli są dobrze przeprowadzone, budują odporny zespół, który potrafi przetrwać burze związane z realizacją projektu i zmianami.
Zakres, budżet i harmonogram
Podczas tych spotkań współpracujemy, aby zrozumieć nie tylko zakres, budżet i harmonogram, lecz także upewnić się, że każda osoba rozumie zależności między pracą wykonywaną przez innych a zagrożeniami dla harmonogramu.
Skupienie spotkań na tych kluczowych zależnościach sprawi, że będą one naprawdę skuteczne. Budżet projektu często można opracować w wyniku tych prac, co oznacza, że można wyeliminować potrzebę organizowania osobnego spotkania poświęconego budżetowi.
Spotkania dotyczące postępów
Na naszej mapie myśli mamy trzy różne działania związane z postępami: raportowanie statusu, przegląd i retrospektywę. Są to szczególnie ważne działania, które pozwalają nam zarządzać oczekiwaniami różnych interesariuszy.
Musimy skupić się na tym, jakie kwestie dotyczące postępów projektu rzeczywiście wymagają spotkania (tj. zmiany w rezultatach projektu, zmiany zgłaszane przez klientów i kluczowe decyzje), a jakie wymagają jedynie przekazania informacji.
Sugerowałbym, że dwa z nich można ograniczyć lub wyeliminować: status i przegląd.
Jeśli masz solidny system zarządzania zadaniami, skoncentrowany na rezultatach zgodnych z oczekiwaniami klienta i sponsora, możesz organizować spotkania skupiające się na współpracy przy rozwiązywaniu problemów związanych z harmonogramem, zakresem i budżetem lub podejmowaniu decyzji dotyczących wniosków o zmiany, zarządzania ryzykiem i rozwiązywania problemów.
Retrospektywy mają kluczowe znaczenie dla ciągłego doskonalenia realizacji naszych projektów i uczenia się! Możemy jednak przeprowadzać asynchroniczne burze mózgów, aby zebrać pomysły, a następnie przeznaczyć czas spotkania na dotarcie do głównej przyczyny problemów i opracowanie planów działania na podstawie zdobytych doświadczeń.
Spotkania decyzyjne
Spotkania decyzyjne zakładają, że korzystamy ze wspólnego podejmowania decyzji, a zatem wymagają spotkania.
Z mojego doświadczenia wynika jednak, że wiele projektów działa w ramach bardziej hierarchicznego poziomu władzy, więc choć spotkanie może być konieczne, może wymagać udziału jedynie kierownika projektu oraz sponsora i/lub klienta.
Kluczowe jest, aby nie dopuścić do zbyt długiego podejmowania decyzji i opóźnienia naszego projektu, ale zwołanie spotkania całego zespołu projektowego może nie być konieczne.
Warto przeanalizować najważniejsze elementy decyzji, aby spotkania te były skoncentrowane i skuteczne. Potrzebne będą różne osoby, dysponujące różną wiedzą i uprawnieniami, aby faktycznie podjąć decyzję.
Rozważ:
- Określenie ram decyzji: Kto ma uprawnienia do podjęcia decyzji? Czy ta decyzja wpływa na działania projektowe, rezultaty projektu, strategiczny kierunek organizacji lub usługi świadczone naszym klientom? W każdym z tych przypadków potrzebne są inne osoby, które powinny być zaangażowane, a także ostatecznie podjąć decyzję.
- Ocena alternatyw: Możesz potrzebować osób dysponujących konkretną wiedzą, aby określić, jakie alternatywy są realne. Może to być osobne spotkanie służące dokładnemu przeanalizowaniu alternatyw, a następnie opracowaniu rekomendacji, którą przedstawisz sponsorowi lub klientowi.
- Podjęcie decyzji: jakie są najbardziej odpowiednie metody i poziomy uprawnień w organizacji. Nie zapraszaj całego zespołu projektowego do faktycznego podejmowania decyzji, jeśli w rzeczywistości należy ona do sponsora projektu lub klienta.
Spotkania komunikacyjne
Jak wspomnieliśmy wcześniej, kierownicy projektów spędzają 90% swojego czasu na komunikacji, dlatego ma ona kluczowe znaczenie dla powodzenia naszego projektu. Mapa myśli obejmuje cztery odrębne rodzaje komunikacji: aktualizacje dla interesariuszy, codzienne spotkania zespołu lub spotkania kontrolne, spotkania z klientem oraz spotkania z dostawcami.
Choć wszystkie te grupy są właściwymi odbiorcami komunikacji, aby ograniczyć liczbę spotkań, chcemy skupić się na komunikacji służącej konsultowaniu, a nie informowaniu. Jeśli tylko ich informujemy, spotkanie nie jest konieczne — nie organizuj spotkań aktualizacyjnych tylko po to, żeby się spotkać!
Informując interesariuszy, możemy korzystać z aktualizacji wideo, raportów statusu, narzędzi wizualnych, takich jak pulpity projektowe, a nawet widoków tylko do odczytu w wybranym przez nas narzędziu do zarządzania zadaniami. Korzystając z tych metod, nie zapomnij zadbać o możliwość uzyskania informacji zwrotnej od każdej z tych grup odbiorców.
Pozwól im komentować nagranie wideo, wysyłać odpowiedzi na raport statusu oraz dodawać komentarze do pulpitu projektowego lub elementów zarządzania zadaniami. Prowadź dalszą komunikację i angażuj ich; każda informacja zwrotna to okazja do uzyskania wiedzy na temat tego, czy oczekiwania tych interesariuszy są spełniane.
5 sposobów na unikanie spotkań (i zwiększenie skuteczności tych, które już się odbywają)
Pierwszą strategią jest eliminowanie niepotrzebnych spotkań wszędzie tam, gdzie jest to możliwe. Jeśli nie możesz wyeliminować spotkania, poszukaj alternatyw, takich jak komunikacja asynchroniczna.
Jeśli spotkanie musi się odbyć, zadbaj przynajmniej o to, aby było skuteczne. Jeśli rzeczywiście potrzebujesz spotkania, dopilnujmy, aby przynosiło rezultaty i szanowało czas uczestników.
1. Zarezerwuj w kalendarzu czas na stałe elementy pracy i realizację zadań
Najlepszym sposobem na unikanie spotkań jest bycie niedostępnym! W najgorszym razie uniemożliwi to innym dodawanie nieproszonych spotkań do Twojego tygodnia, a także skłoni ich do zastanowienia się nad takim spotkaniem — ponownie rozważą, czy jest ono rzeczywiście konieczne, gdy „właściwe” osoby nie mogą w nim uczestniczyć.
Nie zapomnij również kontrolować tych zdradliwych aplikacji, takich jak Calendly, które mogą automatycznie dodawać spotkania do Twojego harmonogramu. Wspaniale jest szybko odpowiadać zewnętrznym klientom, ale nie kosztem faktycznego wykonania pracy.
Podczas blokowania czasu w kalendarzu warto pamiętać o kilku innych wskazówkach i trikach:
- Uwzględnij czas na „rozruch” oprócz czasu na głęboką pracę. Często, gdy coś budujemy lub tworzymy, potrzebujemy czasu, aby wejść w odpowiedni rytm lub odświeżyć umysł, zanim zaczniemy. Dzięki temu masz również czas na przypomnienie sobie, na czym skończyłeś podczas ostatniej pracy nad tym zadaniem.
- Uwzględnij również czas na zakończenie pracy. Gdy kończysz blok pracy, zastanów się nad kolejnymi krokami, które wykonasz, gdy ponownie do niego wrócisz. Zapisz krótkie podsumowanie na karteczce samoprzylepnej lub dodaj je do wydarzenia w kalendarzu wraz ze szczegółami. Dzięki temu następnym razem szybko rozpoczniesz pracę.
- Rozważ wprowadzenie zasady zakazu spotkań przez jeden lub dwa półdniowe okresy w tygodniu w całej organizacji. Dzięki regularnemu stosowaniu tej zasady ludzie wejdą w rytm i zaczną się dwa razy zastanawiać, zanim zaplanują spotkanie. Pół dnia to również wystarczająco krótki czas, aby nie zakłócać codziennej obsługi klientów ani reagowania na nagłe sytuacje w zespołach.
- Zaplanuj czas na odpoczynek. Niezależnie od tego, czy chodzi o chwilę dla siebie i zaczerpnięcie świeżego powietrza, kilka ćwiczeń jogi czy krótki spacer, wpisz te aktywności do kalendarza! Nie możemy być produktywni ani zdrowi, jeśli nie dbamy o siebie i nie podchodzimy do samoopieki proaktywnie.
2. Wykorzystuj wideo do udostępniania informacji i komunikacji asynchronicznej
Badania przeprowadzone przez 3M wykazały, że możemy przetwarzać informacje wizualne 60 000 razy szybciej niż tekst. Obrazy są przetwarzane jednocześnie, podczas gdy informacje słuchowe są przetwarzane liniowo, przez co zajmuje to jeszcze więcej czasu niż w przypadku tekstu.
Ponadto 65% populacji to osoby uczące się wzrokowo. W dużej mierze wyjaśnia to, dlaczego korporacyjne prezentacje, które ciągną się w nieskończoność i zawierają ogromne ilości informacji, są nie tylko potwornie nudne, ale także dlaczego PowerPoint podbił cały świat! Jeśli masz wątpliwości, spróbuj tego:
Mimo to nadal musisz przekazywać informacje kluczowym odbiorcom projektu. Pomyśl o raportach dotyczących statusu projektu lub aktualizacjach. Zdecydowanie zalecam znalezienie sposobów na przedstawianie ich w formie wizualnej oraz nagrywanie ich, aby interesariusze mogli zapoznawać się z nimi w dogodnym dla siebie czasie i tempie. Spójrz na te dwa obrazy:
W porównaniu z
Który z nich uważasz za bardziej wyczerpujący? Gdybyś nagrał krótkie, 3–5-minutowe wideo, w którym omawiasz status projektu przedstawiony w pierwszym raporcie, nie tylko przekazałbyś znacznie więcej informacji, ale także ułatwiłbyś ich przyswojenie i zapamiętanie.
Nie zapominaj, że warto uwzględnić mechanizmy przekazywania informacji zwrotnych na wypadek, gdyby ktoś miał pytania, komentarze lub obawy dotyczące informacji. Mogą to być komentarze pod filmem lub adnotacje na tablicy Miro.
Bądź kreatywny, ale nie pomijaj tego kroku! Nie zapominaj również o odpowiadaniu na komentarze. To kluczowe momenty, w których możesz zarządzać oczekiwaniami interesariuszy.
3. Zawsze przygotowuj agendę spotkania
Skąd w ogóle wiesz, że potrzebujesz spotkania? Zbyt często ludzie zwołują spotkania tylko dlatego, że mogą to zrobić, albo po prostu po to, by „wyrzucić z siebie” jakiś pomysł.
Jeśli przejdziesz przez proces opracowywania jasnej agendy, możesz potwierdzić, czy spotkanie jest rzeczywiście potrzebne, kto powinien w nim uczestniczyć i jaki jest oczekiwany rezultat.
Nie potrafię zliczyć, ile razy przeanalizowanie tych kwestii wyeliminowało potrzebę spotkania — zazwyczaj dlatego, że nie mieliśmy odpowiednich informacji, aby rzeczywiście je przeprowadzić.
Stosuję następujący format:
- Cel: Jaki jest cel spotkania?
- Proces: Jakiego procesu lub przepływu pracy użyjemy, aby osiągnąć rezultat spotkania?
- Rezultat: Jaki jest rezultat spotkania? Co próbujemy osiągnąć?
Najskuteczniej działa to wtedy, gdy zaczynasz od rezultatu, a następnie cofasz się krok po kroku. Jak poprowadzisz uczestników, aby osiągnąć pożądany rezultat?
Ponadto zadbaj o zaplanowanie agendy w blokach czasowych. Określ, ile czasu zajmie każdy punkt agendy, i odpowiednio ustaw godzinę rozpoczęcia oraz zakończenia spotkania.
Nic nie jest bardziej skuteczne niż wyrobienie sobie reputacji osoby organizującej produktywne spotkania, które szanują czas innych!
4. Upewnij się, że w spotkaniu uczestniczą właściwe osoby
To sposób na ograniczenie liczby spotkań lub całkowite ich wyeliminowanie. Organizowanie spotkania bez udziału właściwych osób nie ma sensu, a jeszcze bardziej frustrujące jest proszenie o udział w spotkaniach, do których nie wnosisz żadnej wartości!
Aby ustalić, kto powinien wziąć udział, opracuj agendę zgodnie z naszymi wcześniejszymi ustaleniami, a następnie określ powód organizacji spotkania. Może to naprawdę pomóc skupić się na osobach, które powinny w nim uczestniczyć.
Cztery typy spotkań stosowane w projektach, które mogą być pomocne, to:
- Współtworzenie: Zwykle służy określeniu zależności, planów zasobów i sposobów ograniczania ryzyka; często obejmuje działania związane z burzą mózgów
- Podjęcie decyzji: Służy opracowaniu deklaracji zakresu projektu lub podjęciu decyzji o kontynuowaniu zmiany w projekcie; należy upewnić się, że w tych spotkaniach uczestniczą osoby mające odpowiednie uprawnienia decyzyjne
- Budowanie relacji: Rozmawialiśmy o tym wcześniej przy okazji spotkań rozpoczynających projekt, ale dotyczy to również innych spotkań i wymaga działań takich jak mapowanie empatii, aby zakończyć się sukcesem
- Rozwiązywanie problemu: Zwykle obejmuje rozpatrzenie wniosku o zmianę lub określenie planu rozwiązania problemu dotyczącego czasu, zakresu lub budżetu projektu. Może to oznaczać konieczność zaproszenia uczestników kreatywnych oraz potrafiących podejmować decyzje — nie zawsze są to te same osoby!
Jasne określenie celu pozwala zaprosić właściwe osoby, a także pomaga doprecyzować agendę. Pamiętaj również, aby nie uwzględniać zbyt wielu różnych celów podczas jednego spotkania — nigdy nie uda się omówić całego materiału w zwięzłym czasie.
5. Zamień spotkania w warsztaty, aby osiągać rezultaty
Wspomnieliśmy wcześniej o konieczności przygotowania agendy, której częścią jest proces. Przemyślenie procesu prowadzącego do osiągnięcia oczekiwanego rezultatu pozwoli nam przekształcić spotkanie w warsztat.
Jeśli będziemy korzystać z warsztatów, nasze spotkania będą bardziej oparte na współpracy i skuteczniejsze. Ludzie nie mają nic przeciwko uczestniczeniu w spotkaniach, gdy mają okazję przyczynić się do czegoś, co przynosi rezultaty!
Chcemy, aby nasze warsztaty były praktyczne i interaktywne, a żeby to osiągnąć, musimy zadbać o odpowiednie przygotowanie. Najważniejsze działania warsztatowe, które możesz przygotować, mogą obejmować:
Warsztat rozpoczynający projekt
- Przegląd wniosków wyciągniętych z poprzedniego projektu oraz przeprowadzenie burzy mózgów na temat tego, jak zespół mógłby powtórzyć sukcesy lub ograniczyć problemy związane z każdym wnioskiem.
- Współpraca przy opracowaniu karty zespołu lub zasad projektowych, które określą oczekiwania wobec członków zespołu w projekcie, a także standardy rozwiązywania problemów między członkami oraz zasoby wspierające wzajemną pomoc. Oto świetny szablon, którego używałem wcześniej.
Planowanie zakresu i harmonogramu
Kluczowe jest, aby zespoły projektowe rozumiały nie tylko zakres projektu, lecz także zależności występujące w zespole. Znalazłem dwa działania warsztatowe, które mogą w tym pomóc:
- Przeprowadzenie burzy mózgów, a następnie pogrupowanie rezultatów projektu oraz
- Opracowanie planu wstecz, aby zrozumieć zależności.
Oto szablon, który w kroku 2 & kroku 3 pokazuje, jak wykonać oba te działania w formie warsztatu.
Pamiętaj również, że warsztaty nie powinny trwać dłużej niż dwie godziny — to sprawdzone i powszechnie stosowane ograniczenie lub praktyczna zasada. Poświęcenie znacznej ilości energii na dłuższy czas jest niemal niemożliwe — można wtedy zauważyć spadek energii w grupie.
Na koniec pamiętaj, aby nie tylko podsumować spotkania w formie zadań do wykonania, lecz także przekazać informacje o rezultacie spotkania.
3 korzyści z mniejszej liczby spotkań
Przypomnijmy sobie, dlaczego chcemy organizować mniej spotkań! Oto trzy najważniejsze powody:
- Większa produktywność: będziemy musieli wykonać pracę, którą mamy wykonać, i być w stanie skupić się na jakości rezultatów
- Mniejsze ogólne koszty dla organizacji: spotkania kosztują; obejmuje to czas przygotowania oraz koszt udziału każdej pojedynczej osoby w spotkaniu
- Lepsza równowaga między życiem zawodowym a prywatnym: kiedy ludzie są bardziej produktywni i mniej sfrustrowani, lepiej oceniają swoją pracę i organizację
Wyjdź i ciesz się wspaniałym latem dzięki mniejszej liczbie spotkań!
Ostatnia rada: nie próbuj zrobić wszystkiego naraz! Żadna organizacja nie jest w stanie wdrożyć wszystkich tych pomysłów jednocześnie. Oceń, gdzie w Twojej organizacji występuje największy problem, i wybierz jedną lub dwie strategie do wdrożenia, a następnie zbierz opinie!
Jedną z rzeczy, w których cyfrowi kierownicy projektów są świetni, jest przeprowadzanie retrospektyw! Zrób retrospektywę podczas następnego spotkania, a następnie wybierz niektóre z tych strategii lub poproś zespół o opracowanie innych pomysłów.
Nie zapominaj również, że wdrożenie niektórych z tych strategii (szczególnie półdni bez spotkań) będzie wymagało poparcia kadry kierowniczej — a to może być projekt sam w sobie! 🙂
Prowadzę bezpłatne warsztaty, które dadzą Ci możliwość przećwiczenia tworzenia skutecznych agend spotkań; zostaną wznowione jesienią 2023 roku. To powiedziawszy, zacznij po prostu od powyższego szablonu agendy i wypróbuj go.
Chętnie dowiem się, jakie są Twoje największe wyzwania związane ze spotkaniami projektowymi! Skomentuj poniżej, a być może będziemy mogli przygotować szablony DPM, treści lub warsztaty, które pomogą!
Nie zapomnij zasubskrybować newslettera The Digital Project Manager, aby być na bieżąco z tymi materiałami.
