Jak stworzyć plan zarządzania zakupami w 8 prostych krokach
Możesz sobie myśleć — zamówienia? Nie widzę, jaki ma to związek z moją rolą kierownika projektu. Niespodzianka: ma.
Dzieje się tak dlatego, że brak korzystania z planu zarządzania zamówieniami i współpracy z zespołem ds. zamówień wprowadza do projektu niepotrzebne ryzyko. Na przykład, gdy kierowałem międzynarodowym projektem rozwojowym, nasza zdolność do pozyskiwania i zarządzania wykonawcami oraz kluczowymi elementami wyposażenia miała istotny wpływ zarówno na budżet projektu, jak i na harmonogram.
Dlatego, mimo że kierownicy projektów często nie zarządzają bezpośrednio zamówieniami, warto rozumieć ten proces, aby móc upewnić się, że przez cały cykl życia projektu działa on skutecznie.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W tym artykule omówiono najważniejsze aspekty tworzenia solidnego procesu zarządzania zamówieniami w projekcie oraz wyjaśniono, na co zwrócić uwagę, gdy robi się to po raz pierwszy.
Czym jest plan zarządzania zamówieniami?
Plan zarządzania zamówieniami to ramy, które pozwalają z wyprzedzeniem określić potrzeby projektu związane z pozyskiwaniem zasobów i funkcjonowaniem.
Wyznacza on granice całego procesu zamówień, w tym zarządzania ryzykiem, zarządzania dostawcami, a nawet rodzajów umów, które będą stosowane. Obejmuje również działania związane z zamówieniami w całym cyklu życia projektu — od początkowych etapów planowania projektu po końcowe przekazanie rezultatów i zamknięcie umowy.
Rozpoczęcie projektu od solidnego planu zamówień pomaga pozostałym członkom zespołu projektowego działać według wspólnych ustaleń i określa, czego potrzebujesz od dostawców, aby zapewnić realizację produktów projektu opisanych w planie zarządzania projektem.
Zazwyczaj za działania związane z zamówieniami w projekcie odpowiada wyznaczony kierownik ds. zamówień, ale kierownik projektu również powinien uczestniczyć w projektowaniu procesu zamówień ze względu na jego wpływ na budżet i harmonogram projektu.
Czym jest zarządzanie zamówieniami?
Zarządzanie zamówieniami to proces określania, jakich dodatkowych zasobów lub materiałów będziesz potrzebować w projekcie (poza zasobami wewnętrznymi), a następnie zarządzania tymi zasobami lub materiałami w celu realizacji produktów projektu.
Ponieważ zarządzanie zamówieniami obejmuje współpracę z zewnętrznymi dostawcami, dotyczy również umów z dostawcami. Zarządzanie zamówieniami obejmuje różne etapy procesu zatwierdzania umowy, takie jak ocena, składanie ofert i sporządzanie formalnych umów.
Na późniejszych etapach określa ono wskaźniki efektywności, które służą do oceny wyników dostawcy.
Czym jest umowa dotycząca zamówienia?
Umowa dotycząca zamówienia to porozumienie między Twoją organizacją a zewnętrznym dostawcą dotyczące dostarczenia towarów lub usług wymaganych do ukończenia projektu.
Umowa ustanawia prawnie wiążącą relację, dzięki której obie strony otrzymują to, co uzgodniono pod względem jakości, kosztów i harmonogramu.
Strategia zamówień a plan zamówień
Podczas gdy plan zamówień zawiera taktyczne kroki, które należy wykonać, aby pozyskać od podmiotu zewnętrznego towary lub usługi na potrzeby projektu, strategia zamówień wyznacza wizję sposobu współpracy z dostawcami w celu zapewnienia towarów i usług na potrzeby projektu.
Strategia zamówień obejmuje wytyczne dotyczące wyboru dostawców, które pomagają osiągać cele biznesowe. Elementy strategii zamówień mogą obejmować:
- Pozyskiwanie od określonego rodzaju dostawcy, takiego jak mała firma
- Pozyskiwanie wyłącznie z krajów, w których Twoja organizacja ma licencję na prowadzenie działalności
- Decyzję o pozyskiwaniu określonych usług od podmiotów zewnętrznych w celu obniżenia kosztów lub z powodu braku odpowiedniej wiedzy specjalistycznej wewnątrz organizacji
Dlaczego plan zamówień jest ważny?
Plan zarządzania zamówieniami opracowuje się z kilku powodów.
Po pierwsze, pomaga on utrzymać projekt w ramach budżetu, ponieważ pozwala oszacować, ile będą kosztować pozyskani dostawcy i zasoby. Pomaga również upewnić się, że dostawcy mogą wykonać swoją pracę w ramach ograniczeń harmonogramu projektu.
Po drugie, interesariusze mogą zapoznać się z planem zarządzania zamówieniami już na początku fazy planowania projektu, aby zrozumieć, co będzie pozyskiwane (dzięki czemu unikną niespodzianek). Dobry plan określa realistyczne oczekiwania dotyczące działań związanych z zamówieniami w projekcie.
Co powinien zawierać plan zarządzania zamówieniami: 10 elementów
Nie myl planu zarządzania zamówieniami z opisem zakresu prac, zapytaniem ofertowym (RFP) ani zestawieniami określającymi koszty.
Funkcjonalny plan zamówień powinien zawierać te 10 elementów:
- Wymagane zestawy umiejętności do opracowania rezultatów projektu, przypisane do ról i obowiązków członków zespołu projektowego (w tym umiejętności i kompetencje, których nie mają, aby można było zidentyfikować luki)
- Wymagania dotyczące wszelkich materiałów i sprzętu, które trzeba nabyć
- Harmonogram projektu, w szczególności dotyczący rezultatów projektu i innych kamieni milowych
- Szacunki kosztów
- Założenia i ograniczenia
- Procesy i wytyczne dotyczące zarządzania dostawcami, w tym kryteria podejmowania decyzji oraz role i obowiązki członków zespołu projektowego
- Krótka lista wstępnie zakwalifikowanych dostawców
- Plan zarządzania ryzykiem
- Kwestie prawne
- Plany płatności i kwestie budżetowe
Oto szczegóły każdego elementu przedstawione w tabeli:
| Element zamówień | Zakres | Kto powinien być zaangażowany |
|---|---|---|
| Wymagania projektu przypisane do ról i obowiązków | Wymagane zestawy umiejętności do realizacji rezultatów projektu, przypisane do wybranych członków zespołu projektowego i zakresu ich obowiązków. Jasno określ obowiązki każdej osoby, wykorzystuj jej mocne strony i z góry sprecyzuj oczekiwania, najlepiej dodając wskazówkę dotyczącą metod oceny wyników pracy. Pamiętaj, aby uwzględnić brakujące umiejętności i kompetencje, tak aby można było zidentyfikować luki. | Najlepiej, aby uczestniczył w tym cały zespół, ale w przypadku dużego projektu można ograniczyć się do liderów zespołów. Wcześnie i regularnie konsultuj się z wyższym kierownictwem na wypadek konieczności dodania kogoś do zespołu. |
| Wymagania dotyczące materiałów i sprzętu | Specyfikacje wszelkich materiałów lub sprzętu potrzebnych do realizacji rezultatów projektu. | Kierownik projektu powinien skonsultować się z ekspertami merytorycznymi i, w zależności od ceny, uzyskać zgodę wyższego kierownictwa. |
| Harmonogram | Wszystko, co wiąże się z ramami czasowymi projektu. Obejmuje to przepracowane godziny, harmonogramy spotkań, kamienie milowe projektu oraz terminy realizacji poszczególnych etapów. | W przypadku małego projektu możesz zająć się tym samodzielnie, jednak Ty i kierownik ds. zamówień powinniście na bieżąco informować się wzajemnie o harmonogramach projektu i zamówień. |
| Szacunki kosztów | To proste. Zsumuj przewidywane koszty zamówień, a następnie dodaj co najmniej 10% rezerwy. Uwzględnij wytyczne dotyczące procesu zatwierdzania wydatków, aby później nie trzeba było naprędce tworzyć przejrzystego procesu. | Ty i dział księgowości. Porozmawiaj z liderami zespołów, aby ustalić, czego ich zdaniem potrzebują, dodaj do podanych przez nich kwot odpowiedni zapas i przedstaw to kierownictwu do zatwierdzenia. Przygotuj szacunek w ramach planu B na wypadek, gdyby uznano, że podane kwoty są zbyt wysokie. |
| Założenia i ograniczenia | Postaraj się określić tutaj najlepsze, najgorsze i najbardziej prawdopodobne założenia dotyczące przebiegu wydarzeń. Zdefiniuj ograniczenia projektu i zaplanuj działania z uwzględnieniem tych ograniczeń. | Zacznij od wyższego kierownictwa, aby określić ograniczenia, a następnie samodzielnie opracuj najbardziej prawdopodobne założenia. Jeśli ktoś w zespole ma specjalistyczną wiedzę, na przykład grafik z doświadczeniem w projektowaniu stron internetowych, skonsultuj się również z tą osobą. |
| Zarządzanie dostawcami | Ktoś musi przełożyć wymagania projektu na konkretne zamówienia dotyczące dostaw. Będziesz zawierać z dostawcami różne umowy w różnych formatach, więc jest to dobre miejsce na przygotowanie potrzebnych szablonów. Musisz również ustalić kryteria wyboru, wytyczne dotyczące komunikacji z dostawcami oraz zakres uprawnień poszczególnych członków zespołu. | Zarządzanie projektem i wyżsi menedżerowie. Możesz nawet utworzyć grupę roboczą z przedstawicielami dostawców, ale pamiętaj, że potrzebne będą oddzielne wewnętrzne i zewnętrzne kanały komunikacji. |
| Wstępnie zakwalifikowani dostawcy | Prawdopodobnie współpracowałeś już wcześniej z niektórymi z tych dostawców przy innych projektach. Jeśli była to pozytywna współpraca, umieść ich tutaj na krótkiej liście. | Możesz kontaktować się bezpośrednio z dostawcami, którym ufasz. W przypadku większych projektów dostawcy powinni mieć jeden punkt kontaktu (kierownika ds. zamówień), co upraszcza pozyskiwanie ofert i dokumentację zamówień, gdy wszyscy są zajęci innymi elementami projektu. |
| Zarządzanie ryzykiem | Opracuj plany działania na wypadek, gdyby dostawca nie mógł zrealizować dostawy lub gdyby problem w łańcuchu dostaw groził wstrzymaniem prac na miesiąc. Przygotuj plany awaryjne i alternatywne procesy umożliwiające zarządzanie tymi zagrożeniami. | Być może masz doświadczonego kierownika ds. ryzyka, który wykona tę pracę za Ciebie. Jeśli nie masz tyle szczęścia, odpowiedzialność spada na kierownika projektu, który powinien współpracować z kierownikiem ds. zamówień w celu opracowania planów B (lub C, D itd.). |
| Kwestie prawne | To właściwy moment, aby zawczasu rozwiązać kwestie prawne. Może to obejmować stosunkowo drobne szczegóły, takie jak określenie potrzebnego rodzaju umowy, lub bardziej złożone zagadnienia związane z jurysdykcją i zarządzaniem umowami. | Prawnicy! To oni stanowią pierwszą linię obrony chroniącą organizację przed potencjalnymi problemami. |
| Budżet | Szacunki kosztów określają, ile, Twoim zdaniem, zapłacisz przed podpisaniem umowy. Po sfinalizowaniu umowy zamówień stają się one budżetem zamówień, z którego wypłacasz środki dostawcom zgodnie z ustalonym harmonogramem. Wykorzystuj szacunki kosztów na etapie planowania, ale aktualizuj je o rzeczywiste wartości w miarę wydatkowania dostępnych zasobów i uzyskiwania dokładnych kwot od samych dostawców. | Liderzy zespołów i dział księgowości muszą być zaangażowani w tworzenie budżetu. Udział księgowych jest oczywisty, ale liderzy muszą uzasadnić, dlaczego mieszczą się poniżej limitów budżetowych lub je przekraczają. |
Jak stworzyć plan zamówień
Teraz, gdy już wiesz, co robisz, warto wiedzieć, jak to zrobić. Oto osiem kroków, które należy wykonać, przygotowując plan zamówień.
1. Przeanalizuj wymagania projektu i zestaw je z dostępnymi zasobami
Jakich umiejętności potrzebujesz, aby zrealizować projekt? Przeanalizuj wymagania projektu na podstawie jego zakresu i porozmawiaj z ekspertami merytorycznymi oraz współpracownikami zajmującymi się zarządzaniem projektami, aby ocenić, co jest potrzebne do pomyślnego dostarczenia tego projektu.
Następnie, gdy określisz już wymagania, zweryfikuj je pod kątem składu zespołu i jego kompetencji. Zwróć uwagę na braki oraz umiejętności i zdolności, których nie posiadasz. Załóżmy, że pracujesz nad projektem strony internetowej dla kliniki, który wymaga złożonego systemu planowania lub rezerwacji wizyt, ale nie masz w firmie starszego projektanta UX. Zapisz to przed przejściem do drugiego kroku poniżej.
Nie zapomnij uwzględnić wymagań dotyczących materiałów lub zapasów, których będziesz potrzebować.
Im bardziej szczegółowo podejdziesz do tego etapu, tym lepiej poradzisz sobie z pozyskiwaniem zasobów zgodnie z potrzebami projektu i wymaganiami dotyczącymi rezultatów.
2. Określ umiejętności i inne potrzeby, które trzeba pozyskać
Prawdopodobnie nie rozpoczniesz projektu ze 100% osób potrzebnych do jego pomyślnego ukończenia. Gdy opracujesz wstępną listę ról i obowiązków członków zespołu, z pewnością pojawią się luki.
Współpracuj z działem HR, aby zidentyfikować dostępne osoby, które mogą wypełnić te luki, i włącz je do zespołu. Jeśli na przykład potrzebujesz kogoś, kto potrafi programować w języku Python, jest to konkretna umiejętność, którą powinna posiadać osoba w firmie. Jeśli nie, być może trzeba będzie znaleźć freelancera pracującego za rozsądną stawkę godzinową.
Wykrycie tych luk na etapie planowania pozwala uniknąć wielu problemów w późniejszym czasie.
3. Utwórz harmonogram projektu i zamówień
Plan bez harmonogramu to tylko bujanie w obłokach, więc wyciągnij kalendarz i nanieś na niego najważniejsze terminy. Postaraj się jak najbardziej realistycznie określić kamienie milowe. Nie zapomnij uwzględnić weekendów i świąt. Czy na przykład realistyczne jest założenie, że nikt z zespołu nie wybierze się na letni urlop?
Równolegle potrzebujesz harmonogramu zamówień, który określa daty rozpoczęcia i zakończenia procesu zamówień oraz liczbę wymaganych dni lub godzin.
Ustalenie przejrzystego harmonogramu pomaga odpowiednio wcześnie dostrzec potencjalne przeszkody. Pamiętaj, aby zachować harmonogram bazowy jako dane wejściowe do przyszłych działań związanych z planowaniem projektów.
4. Ustal standardy realizacji dla dostawców
Opracuj bezstronne kryteria oceny realizacji zadań przez dostawcę i przekaż mu te standardy bezpośrednio, aby uniknąć niespodzianek po żadnej ze stron.
Gotowy kalendarz bardzo pomaga na tym etapie, ponieważ daje dostawcom wyobrażenie o tym, jak poważnie podchodzisz do terminów. Należy również przedstawić oczekiwany proces dostaw (wskazówka: spójny proces u wszystkich dostawców pomaga zachować wewnętrzną organizację).
5. Określ kategorie umów i koszty
To złożona kwestia prawna i podczas sporządzania umów nie ma nic lepszego niż pomoc eksperta. Czy w ramach zamówień wymagane są pisemne umowy, czy prawo obowiązujące w Twoim stanie uznaje umowę ustną? Czy potrzebujesz umowy o świadczenie usług, umowy zakupu lub zgody na wykorzystanie praw autorskich? Zapytaj dział prawny i postępuj zgodnie z jego zaleceniami.
6. Oceń ryzyko
Rzetelna ocena ryzyka jest ważnym narzędziem planowania projektu. Na tym etapie należy:
- zidentyfikować prawdopodobne zagrożenia związane z zamówieniami, które mogą zakłócić realizację projektu
- z wyprzedzeniem ocenić skalę potencjalnych szkód
- ocenić prawdopodobieństwo wystąpienia każdego potencjalnego problemu oraz możliwe działania ograniczające ryzyko
- udokumentować ustalenia
- przeglądać i aktualizować ocenę ryzyka przez cały cykl życia projektu, aby zapobiec odejściu od założeń i utracie koncentracji.
7. Zatwierdź umowy
Proces zamówień wymaga zawierania umów, a umowy potrzebują sprawnie działającego procesu zatwierdzania, aby mieć pewność, że wszystko odbywa się prawidłowo i przebiega bez zakłóceń.
Opracuj proces zatwierdzania umów z wyprzedzeniem i uważnie monitoruj go przez cały czas trwania projektu. Za każdym razem, gdy dodajesz nowego dostawcę lub zmieniasz partnerów biznesowych, ponownie oceń proces zawierania umów i w razie potrzeby wprowadź zmiany, aby usunąć przeszkody.
8. Zarządzaj dostawcami
Jeśli jest to Twój pierwszy projekt obejmujący zakupy, możesz uznać, że nie ma potrzeby mikrozarządzania dostawcami. Takie niewymagające stałego nadzoru podejście może sprawdzić się w przypadku większości z nich, zwłaszcza dostawców, z którymi współpracowałeś(-aś) w przeszłości, ale wystarczy jedno opóźnienie, aby zaszkodzić całemu projektowi.
Nie działaj na wyczucie.
Opracuj plan komunikowania dostawcom swoich potrzeb zakupowych oraz monitorowania ich zdolności do realizacji wyznaczonych celów. Uwzględnij szereg środków, które mogą delikatnie skierować dostawców z powrotem na produktywny tor, w tym sankcje finansowe za przekroczenia kosztów i opóźnienia pozostające w zakresie kontroli dostawców.
Oprogramowanie do zarządzania zakupami
Dobrze skonfigurowane oprogramowanie do zarządzania zakupami może usprawnić współpracę z dostawcami, oszczędzając mnóstwo czasu i wysiłku poświęcanego na ręczne procesy. Rozważ oprogramowanie jako usługę (SaaS) oraz systemy oparte na chmurze z aktualnymi usprawnieniami w zakresie bezpieczeństwa i funkcjonalności.
W idealnym przypadku oprogramowanie powinno obejmować:
- Możliwość określania wymagań na etapie planowania
- Mechanizm automatycznego generowania zamówień zakupu
- Funkcję raportowania, która tworzy proste zestawienia możliwe do odczytania na pierwszy rzut oka
- Możliwość generowania sprawozdań finansowych i innych dokumentów, które można przekazać księgowości lub działowi prawnemu w celu zebrania ich uwag w ramach procesu (można to również zrobić za pomocą oprogramowania do zarządzania projektami księgowymi)
Co dalej?
Chcesz nawiązać kontakt z innymi kierownikami projektów cyfrowych, aby dzielić się zasobami i najlepszymi praktykami? Dołącz do naszej społeczności członkowskiej i uzyskaj dostęp do ponad 100 szablonów, próbek i przykładów oraz nawiąż kontakt na Slacku z setkami innych kierowników projektów cyfrowych.
