Jak prowadzić spotkania rozpoczynające projekt: proces opracowany przez ekspertkę
Jeśli nie rozpoczniesz pracy we właściwy sposób, Twój zespół projektowy i powodzenie projektu już od początku będą zagrożone. To mogłoby być podsumowanie całego tego artykułu w jednym zdaniu. Spotkania rozpoczynające projekt są niezbędne. Spotkania rozpoczynające projekt trzeba przeprowadzać właściwie. W przeciwnym razie natychmiast podważasz zaufanie — i to w najbardziej wrażliwym momencie całego cyklu życia projektu.
Wykorzystaj ten artykuł jako przewodnik, który pomoże Ci przygotować znakomitą agendę spotkania, poprowadzić spotkanie rozpoczynające projekt i pokazać wszystkim, że jesteś odpowiednią osobą do kierowania projektem!
Spotkania rozpoczynające projekt zapewniają, że zespół wie, co robi, dlaczego to robi i jak odnieść sukces. Jeśli od samego początku nie określisz i nie uzgodnisz, co składa się na udany projekt, tracisz okazję, aby pokazać kluczowym interesariuszom i partnerom, że Ty i Twój zespół jesteście kompetentni i potraficie skutecznie działać.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tracisz również okazję do zbudowania zaufania, uzyskania jasności tam, gdzie jest ona potrzebna, oraz świętowania rozpoczęcia wspaniałej współpracy!
Prowadzenie przekazania projektu z działu sprzedaży do zarządzania projektami
Przed spotkaniem rozpoczynającym projekt kierownik projektu musi dokładnie przeczytać zakres prac, aby zrozumieć, do czego jesteśmy zobowiązani. Czytając umowy, zwróć uwagę na rezultaty prac, wszelkie czynniki wpływające na harmonogram projektu oraz ograniczenia budżetowe i harmonogramowe, o których zespół powinien wiedzieć.
- Czy istnieją założenia dotyczące wytycznych lub badań, z których zespół powinien skorzystać? Pamiętaj, aby uwzględnić je w szczegółach spotkania rozpoczynającego projekt.
- Czy niektóre części opisu zakresu projektu są niejasne lub niekompletne? Zapisz pytania i umów spotkanie z osobą odpowiedzialną za sprzedaż.
Nie tylko chcesz wykorzystać ten czas na uzyskanie odpowiedzi na swoje pytania, ale także na poznanie relacji po stronie klienta, jego oczekiwań i zagrożeń, które ujawniły się w trakcie procesu pozyskiwania nowego biznesu.
Musisz również dowiedzieć się, kim będą interesariusze projektu. Często osoby uczestniczące w procesie sprzedaży nie są tymi samymi osobami, które znajdą się w podstawowym zespole realizacyjnym. Chcesz ustalić, na ile będą gotowi rozpocząć ten projekt razem z Tobą.
- Czy zespół klienta pracuje wspólnie w biurze, czy jest zespołem wirtualnym?
- Czy mają już skompletowany zespół projektowy?
- Jak szybko mogą dostarczyć wytyczne dotyczące marki lub inne materiały potrzebne do szybkiego rozpoczęcia prac i właściwego startu?
- Czy osoba odpowiedzialna za sprzedaż może przedstawić Cię przed spotkaniem rozpoczynającym projekt?
Dobrym pomysłem może być spotkanie ze sponsorem projektu przed spotkaniem rozpoczynającym projekt z udziałem szerszego zespołu. Gdy klient podpisuje umowę z agencją, znajduje się w momencie największej podatności na zagrożenia: jego osoba odpowiedzialna za sprzedaż zwykle odchodzi, a pojawia się nowy zespół.
To świetny moment na budowanie zaufania: osoba odpowiedzialna za sprzedaż przedstawia Cię kluczowemu interesariuszowi, pokazując, że już rozumiesz zakres prac, oczekiwania wobec agencji, sposób działania procesu pracy agencji kreatywnej oraz że z entuzjazmem podchodzisz do budowania tej współpracy.
To również dobry moment, aby poprosić o wszelkie materiały lub dostępy, których może potrzebować Twój zespół, tak aby móc szybko rozpocząć pracę i właściwie wystartować. Zbierz przed spotkaniem rozpoczynającym projekt wszystkie dostępne materiały, aby Twój zespół mógł przyjść na spotkanie przygotowany i mieć przemyślane pytania do zespołu klienta.
Przygotowanie do spotkania rozpoczynającego projekt
Jeśli Twój zespół przyjdzie na spotkanie rozpoczynające projekt po stronie klienta z przemyślanymi pytaniami, klient będzie wiedział, że projekt znajduje się w dobrych rękach. Jako kierownik projektu musisz doprowadzić swój zespół do tego etapu.
Dobre rozpoczęcie projektu obejmuje zarówno wewnętrzne, jak i zewnętrzne spotkanie rozpoczynające projekt.
Wewnętrzne spotkania rozpoczynające projekt
Niektóre agencje mogą przygotować wewnętrzny opis projektu. Zazwyczaj jest to opis tego, o co prosi nas klient, dlaczego mamy to zrobić oraz jakimi materiałami dysponujesz, aby skutecznie zrealizować projekt.
Inne agencje przygotują prezentację w Google Slides lub PowerPoint na rozpoczęcie projektu, zawierającą mniej więcej te same informacje.
Co najmniej Twój zespół musi wiedzieć:
- Jaki jest cel projektu
- Kim jest klient
- Dlaczego klient poprosił nas o realizację tego projektu
- Czego klient oczekuje na koniec tego projektu
- Jakie są rezultaty projektu
- Jaki jest budżet
- Jaki jest harmonogram lub plan realizacji
Inne przydatne informacje, które warto przekazać podczas spotkania inauguracyjnego, obejmują:
- Kto należy do zespołu wewnętrznego?
- Jaka jest rola każdej osoby?
- Jaki jest budżet projektu i ile godzin każda osoba ma na jego realizację?
Możesz również przekazać informacje o kliencie, na przykład dotyczące jego strony internetowej lub tego, co wiesz o kluczowym zespole interesariuszy po stronie klienta.
Powinieneś omówić z zespołem harmonogram projektu i zebrać informacje o wszelkich nieobecnościach lub kolidujących projektach, które mogą wpłynąć na zdolność Twojego zespołu do terminowej realizacji. Jeśli musisz skorygować harmonogram, teraz jest na to czas.
Twoją rolą jako kierownika projektu jest stworzenie środowiska, które umożliwia zespołowi współpracę i pomyślną realizację projektu. Członkowie zespołu potrzebują jasności co do swoich ról, wyjaśnienia, co mają dostarczyć, a także czasu i przestrzeni, aby móc dobrze to zrobić.
Jeśli to możliwe, zaproś osobę odpowiedzialną za sprzedaż na wewnętrzne spotkanie inauguracyjne projektu, aby zespół wewnętrzny również mógł zadawać jej pytania.
Spotkania inauguracyjne z klientem
Spotkania inauguracyjne z klientem są niezwykle ważne. Jeśli nie są dobrze prowadzone lub nie mają jasnego, produktywnego porządku spotkania inauguracyjnego, stanowią stratę czasu dla wszystkich.
Postaw się w sytuacji klienta. Być może przez miesiące, a nawet lata, prowadził badania lub przygotowywał prezentację tego projektu w celu uzyskania finansowania, a teraz nadszedł czas, aby faktycznie rozpocząć jego realizację. Być może inwestuje niewielką kwotę pieniędzy lub miliony dolarów.
Niezależnie od tego, inwestuje swój czas i zasoby w projekt, na który czekał. Twój zespół otrzymał ten projekt w zaufaniu. Nie zmarnuj tej szansy podczas spotkania inauguracyjnego.
Zacznij od skontaktowania się z główną osobą kontaktową po stronie klienta i poproś o dostępność najważniejszych członków zespołu. Jeśli musisz nieco opóźnić spotkanie, aby upewnić się, że właściwe osoby będą obecne, powinieneś to zrobić.
Dużym ryzykiem podczas spotkania inauguracyjnego jest brak właściwych osób na spotkaniu oraz brak omówienia właściwych informacji o projekcie, co z kolei może sprawić, że rozpoczniesz projekt od niewłaściwej strony.
Niezwykle ważne jest również, aby właściwe osoby były obecne, ponieważ, jak wspomniałem wcześniej, osoby odpowiedzialne za współpracę z Tobą przy tym projekcie mogą nie być tymi samymi osobami, które określały zakres projektu podczas procesu sprzedaży.
Bardzo ważne jest, aby podczas spotkania inauguracyjnego uzgodnić z zespołem klienta, z którym będziesz współpracować na co dzień, co wchodzi w zakres projektu, a co poza niego wykracza, aby wszyscy mieli takie samo rozeznanie.
Kiedyś miałem sytuację, w której podczas spotkania inauguracyjnego wyjaśniłem, jak rozumiemy projekt. Po wyjaśnieniu rodzaju systemu, który zamierzaliśmy zaprojektować, jeden z członków zespołu klienta zabrał głos i powiedział, że spodziewał się, iż dostarczymy coś znacznie bardziej rozbudowanego.
Ich oczekiwania znacznie wykraczały poza nasz zakres. Jeśli przydarzy Ci się coś takiego, powinieneś zaangażować zespół sprzedaży i główną osobę kontaktową oraz przeprowadzić dodatkową rozmowę w celu rozwiązania problemu i/lub lepiej wykorzystać oprogramowanie do współpracy zespołu sprzedaży.
Wniosek: zadbaj o obecność właściwych osób.
Przygotowanie gruntu
Dobre spotkanie dotyczące projektu klienta obejmuje rozpoczęcie i serdeczne powitanie. Jeśli możesz zaprosić na rozmowę osobę odpowiedzialną za sprzedaż, pozwól jej rozpocząć rozmowę i przywitać znane sobie osoby, a także wyjaśnić historię projektu i sposób, w jaki doszliśmy do tego spotkania. Następnie może przekazać wirtualną pałeczkę Tobie i reszcie zespołu.
Powinieneś rozpocząć od rundy przedstawiania się, aby wszyscy rozumieli, kto należy do zespołu i jakie role będą pełnić w realizacji planu projektu. Teraz, gdy wszyscy już się znają, możesz omówić szczegóły projektu.
Uzgodnienie szczegółów
Przechodząc dalej, druga część porządku obrad to moment, w którym wyjaśniasz — własnymi słowami — jak agencja zinterpretowała zakres projektu, jaki jest według Twojego zespołu cel projektu oraz jakie są najważniejsze kwestie związane z projektem.
Jedną z sugestii jest to, aby po wyjaśnieniu, jak rozumiesz cel projektu, przerwać na chwilę rozmowę i przekazać głos klientowi.
Zapytaj zespół klienta, czy właściwie zrozumiałeś projekt i czy jest coś dodatkowego, co chciałby dodać — być może na temat procesu RFP lub problemu biznesowego, który skłonił go do ogłoszenia tego RFP. Czasami RFP i umowy mogą być naprawdę suche. Zespół może skorzystać na poznaniu, w ludzkich słowach, niuansów związanych z tym, dlaczego projekt jest potrzebny.
Gdy wszystkie zespoły mają już jasność co do tego, czym jest projekt i jaka jest rola każdej osoby, bardzo ważne jest omówienie kwestii organizacyjnych projektu. Każdy musi rozumieć harmonogram projektu, a także jego budżet.
Wyprzedzanie ryzyka
Dobre partnerstwo opiera się na zaufaniu. Dobre zarządzanie projektem opiera się na planowaniu i zarządzaniu ryzykiem. Zacznij budować relację opartą na zaufaniu i przejrzystości, pytając, jakie ryzyka projektowe dostrzega klient.
Ustal wszelkie nieobecności, uwzględnij dodatkowych interesariuszy, o których musisz pamiętać, i dowiedz się, czyj harmonogram może być trudny do dopasowania, aby już teraz wyprzedzić te kwestie.
Były klient powiedział podczas naszego spotkania inauguracyjnego, że termin uruchomienia projektu przypada w szczycie sezonu huraganów, co mogło wiązać się z ryzykiem nieobecności lub problemami technologicznymi. Bardzo pomocne było to, że wiedzieliśmy o tym i mogliśmy omówić plany awaryjne.
Rozpoczęcie współpracy
Jedna z lepszych agencji, dla których pracowałem, wykorzystywała spotkanie inauguracyjne jako pierwszą sesję roboczą.
Pierwsza połowa służyła wzajemnemu poznaniu się i zapoznaniu zespołu z najważniejszymi szczegółami, a druga połowa była przeznaczona na pytania i przekazywanie wiedzy. Był to świetny sposób na wykorzystanie entuzjazmu i zaangażowania zespołu klienta. Pokazywało to, że Twój zespół jest gotowy zakasać rękawy.
Jeśli Twój zespół jest chętny i przygotowany, możesz rozpocząć projekt od razu. Wykorzystaj to pierwsze wspólne spotkanie, aby rozpocząć wstępne rozpoznanie i zbieranie informacji, oraz pamiętaj o zadaniu właściwych pytań podczas sesji rozpoznawczej projektu.
Jeśli zespół klienta nigdy wcześniej nie realizował podobnego projektu, pomocne może być również przedstawienie, jak będą wyglądać rezultaty prac i czego klienci mogą się spodziewać w trakcie całego procesu pracy. Wykorzystaj ten czas, aby ustalić oczekiwania dotyczące tego, jak mogą stać się produktywnym i zaangażowanym partnerem oraz jak przekazywać konstruktywne informacje zwrotne na temat tych rezultatów.
Makiety szkieletowe strony internetowej bywają dla klienta mylącym rezultatem prac, jeśli nie zna on cyfrowych procesów projektowych. Są celowo ogólnikowe i komunikują wyłącznie hierarchię treści w ramach strategii nawigacji.
Klienci, którzy nie znają makiet szkieletowych, mogą nie rozumieć, dlaczego nie widzą rzeczywistych tekstów ani zdjęć. Wykorzystaj spotkanie inauguracyjne, aby wyjaśnić to z wyprzedzeniem.
Zakończenie spotkania
Każde dobre spotkanie rozpoczyna się od przedstawienia porządku obrad i oczekiwań, a kończy podsumowaniem i omówieniem kolejnych kroków.
Teraz, gdy uzgodniliście, czym jest projekt, jakie są jego ograniczenia oraz jakie są czynniki napędzające i motywujące, a także gdy zapoznałeś klienta z Twoim przepływem pracy oraz z tym, czego może się spodziewać i w czym może uczestniczyć, należy omówić kolejne kroki i osoby odpowiedzialne za zadania.
- Czy nadal muszą przyznać Twojemu zespołowi dostęp do jakichś zasobów?
- Czy z punktów porządku obrad dotyczących pytań i odpowiedzi wynikają jakieś zadania do wykonania?
- Czy musisz wysłać zespołowi klienta materiały ze spotkania inauguracyjnego lub zaprosić go do narzędzi do zarządzania projektami?
- Nie zapomnij udostępnić po rozmowie protokołu spotkania i listy działań.
Możesz zaczynać
Dzięki trzyczęściowemu procesowi rozpoczęcia projektu (przekazanie projektu ze sprzedaży do kierownika projektu, wewnętrzne spotkanie inauguracyjne, cykl spotkań inauguracyjnych z klientem) oraz szablonowi porządku obrad Twoje zespoły wewnętrzne i zewnętrzne będą dobrze poinformowane, zaczną już budować zaufanie i będą gotowe wspólnie zrealizować świetny projekt. Więcej informacji o spotkaniach inauguracyjnych projektu znajdziesz tutaj.
