Dlaczego propozycje projektów są ważne?
Jako kierownik projektu, czy powinieneś interesować się propozycjami projektów? Czy nie powinniśmy skupiać się bardziej na realizacji niż na sprzedaży?
Być może. Ale czy ci się to podoba, czy nie, w pewnym momencie swojej kariery jako kierownik projektu prawdopodobnie zostaniesz poproszony o zaangażowanie się w przygotowanie propozycji projektu. Być może po to, abyś mógł stworzyć proponowany plan projektu i poprowadzić proces szacowania. Może chodzić o propozycję dotyczącą kolejnej fazy bieżącego projektu. A może rozwój biznesu i tak jest po prostu częścią Twojego zakresu obowiązków.
Dlaczego propozycje projektów są ważne?
Propozycja projektu nie służy wyłącznie pozyskaniu nowego projektu. Chodzi w niej o odpowiedzialne reprezentowanie zespołu i organizacji. Niektórzy uznają propozycję biznesową za zwykłą „sprzedażową gadkę” — mówienie wszystkiego, co według ciebie trzeba powiedzieć, aby przekonać potencjalnego klienta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Rzeczywistość jest jednak taka, że źle przygotowana propozycja może zaszkodzić reputacji, doprowadzić do powstania proponowanych podejść z poważnymi lukami, a nawet narazić organizację na warunki niekorzystne dla firmy.
Jeśli zostanie przygotowana prawidłowo, skuteczna propozycja może otworzyć drogę do nowych i interesujących prac, pomóc organizacji się rozwijać oraz pozytywnie wpłynąć na kulturę i morale. Niezależnie od tego, czy pracujesz w startupie, małej firmie czy ogromnym przedsiębiorstwie, ważne jest posiadanie solidnego procesu, który zapewnia równowagę między konkurencyjnością a zachowaniem należytej ostrożności.
Dlaczego kierownicy projektów powinni interesować się propozycjami projektów?
Niezależnie od okoliczności uważam, że istnieje wiele powodów, dla których PM-owie powinni angażować się w pisanie propozycji. Oto tylko kilka z nich:
1. Możesz kształtować zakresy zamiast je przejmować
Zamiast zawsze otrzymywać zakres prac, który chciałbyś nieco inaczej ukształtować, możesz zacząć wpływać na podejście do projektu, wycenę, metodykę, ramy czasowe i rezultaty już na etapie sprzedaży. Zawsze będzie potrzebny pewien kompromis, ale twój głos może pomóc pokierować podejściem w stronę czegoś, co ty i twój zespół projektowy będziecie z zadowoleniem realizować.
2. Możesz pomóc tworzyć ciekawszą pracę i zapewnić większą stabilność
Angażując się w rozwój biznesu, możesz pomóc organizacji rozwijać się i realizować jej strategiczną wizję, przedstawiając perspektywę na temat tego, jakie możliwości należy wykorzystać, a także potencjalnych zagrożeń. Może to prowadzić do bardziej satysfakcjonującej pracy, dobrze dopasowanej do umiejętności zespołu, co z kolei może przełożyć się na lepszą kulturę organizacyjną, większe utrzymanie pracowników i większą stabilność.
3. Możesz nawiązywać nowe relacje
W procesie tworzenia propozycji będziesz współpracować z członkami organizacji, z którymi możesz nie mieć regularnego kontaktu w codziennym kontekście projektowym. Mogą to być eksperci merytoryczni, zespół prawny, zespół marketingowy, członkowie kadry kierowniczej oraz inni interesariusze projektu.
4. Możesz rozwijać swoją karierę
Niezależnie od tego, czy pracujesz w organizacji świadczącej usługi dla klientów (takiej jak agencja lub firma konsultingowa), czy w wewnętrznym zespole, zaangażowanie w tworzenie uzasadnienia dla nowych projektów może wyróżnić cię jako osobę, której zależy na utrzymaniu znaczenia organizacji. Dzięki temu możesz znaleźć się w centrum uwagi przy innych przełomowych projektach, a nawet objąć inne role.
Moje osobiste zdanie:
Osobiście uważam również, że kierownicy projektów powinni angażować się w przygotowywanie propozycji po prostu dlatego, że wszyscy posiadacie zestaw umiejętności i doświadczenie w zarządzaniu zespołami projektowymi, które pomagają utrzymać ten proces w realistycznych ramach.
Tworzenie propozycji samo w sobie jest projektem, w którym trzeba zorganizować i zarządzać wieloma elementami układanki. Przykładowo formalne zapytanie ofertowe (RFP) może zawierać setki obowiązkowych, ocenianych i dodatkowych wymagań, które trzeba spełnić, przy stosunkowo niewielkiej ilości dostępnych szczegółów. Możesz użyć oprogramowania do obsługi RFP, aby lepiej zarządzać tym procesem.
Kiedy w proces zaangażowani są kierownicy projektów, zauważam, że kwestie zarządzania ryzykiem, zarządzania zespołem i zarządzania oczekiwaniami pozostają przez cały czas na pierwszym planie, zapewniając otrzeźwiający realizm, który sprzyja podejmowaniu rozsądnych decyzji.
Dlatego nawet jeśli obecnie wykracza to poza twój zakres obowiązków, zachęcam cię do proaktywnego angażowania się w propozycje, jeśli chcesz wyjść poza swoją obecną rolę, a nawet jeśli po prostu szukasz nowego doświadczenia, które będzie miało inny rodzaj wpływu. A skoro już się tym zajmujesz – dlaczego nie zaangażować całego zespołu? Zajrzyj do naszego przewodnika na temat tworzenia zespołu ds. propozycji projektów.
Jak zaangażować się w proces rozwoju biznesu
W porządku, ale co, jeśli jesteś PM-em, który obecnie nie jest zaangażowany w proces rozwoju biznesu? Jak zasiąść przy stole? Jako osoba, która pełniła obie funkcje, polecam:
- Okaż zainteresowanie
Znajdź osoby, których zadaniem jest tworzenie ofert, i zapytaj o obecne oraz nadchodzące możliwości. Dowiedz się, nad czym pracują, z jakimi wyzwaniami się mierzą oraz jaka jest strategia dalszego działania w obecnych warunkach rynkowych.
- Pokaż wartość
Wykorzystaj te informacje, aby zaproponować sposoby, w jakie można wykorzystać Twoje umiejętności zarządzania projektami. Wyjaśnij, jak widzisz swoje zaangażowanie: czy potrafisz podsumować i przedstawić problem klienta lub konkretne potrzeby sponsora w sposób, który pomoże zatwierdzić ofertę? Czy masz superbohaterskie zdolności, jeśli chodzi o opowiadanie historii i formatowanie dokumentu tekstowego? Nie sprawiaj, aby zespół czuł, że musi wymyślić sposób na zapewnienie Ci zajęcia (skończysz z różnorodnymi zadaniami do wykonania!).
- Zaangażuj się!
Jeśli w Twojej organizacji odbywa się cykliczne spotkanie poświęcone przeglądowi nowych możliwości lub lejka sprzedażowego, zapytaj, czy możesz w nim uczestniczyć i obserwować jego przebieg. Przyjrzyj się temu, jak wykonywane są poszczególne działania, i po prostu bądź fizycznym (no dobrze, w dzisiejszych czasach chyba wirtualnym) przypomnieniem w pomieszczeniu, że jesteś zainteresowany i chętny do pomocy.
Jeśli nie jest to możliwe w Twojej organizacji, upewnij się, że Twój przełożony lub inni decydenci wiedzą, że interesuje Cię rozwój biznesu, stosując te same taktyki co powyżej — większość zespołów z zadowoleniem przyjęłaby dodatkowe zasoby!
Wskazówka: Dowiedz się jak napisać ofertę projektu w tym powiązanym artykule!
Co o tym sądzisz?
Czy kierownicy projektów powinni angażować się w rozwój biznesu i tworzenie ofert projektów, aby zdobyć kolejny projekt? Czy też powinni koncentrować się na sztuce realizacji projektów i wyłączyć się z procesu sprzedaży? Daj mi znać w komentarzach!
Aby poznać więcej wskazówek dotyczących doskonalenia kolejnej oferty projektu, zapoznaj się ze wskazówkami Galena Lowa dotyczącymi ofert projektów.
