Budżetowy kryzys: szampańskie gusta & budżet na poziomie Kool-Aid
Witamy w Budget Crunch. W tej trwającej serii omawiamy budżety i kosztorysy projektów oraz związane z nimi wyzwania. Każdy budżet, niezależnie od tego, czy jest duży, czy mały, ma swoją historię, a my przedstawiamy te historie, aby pomóc Ci rozwiązać własne problemy budżetowe.
W tym wydaniu pokazujemy, jak Christina Sookram, kierowniczka projektu w naszej społeczności, poradziła sobie z sytuacją, w której na projekt dla znanej firmy programistycznej miała (prawie) zerowe środki. Projekt obejmował zachęcanie studentów-programistów do tworzenia aplikacji na platformę firmy.
Oto wywiad naszej redaktorki z Christiną: dowiedz się, jak zrealizowała projekt mimo ograniczonego budżetu, i poznaj jej najważniejsze wnioski dotyczące współpracy z interesariuszami oraz ustalania realistycznych oczekiwań związanych z budżetami.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Jaki był budżet?
Zaplanowano 18 000 USD, zapewniono 4 000 USD.
Czego dotyczył projekt?
Studenci szkół wyższych i uniwersytetów stanowią niewykorzystany rynek dla twórców i konstruktorów.
Projekt, którym zarządzałam, obejmował zaplanowanie i przeprowadzenie kampanii mającej zwiększyć liczbę studentów-programistów tworzących aplikacje mobilne. Był to świetny projekt, ponieważ program, w którym uczestniczyłam, miał wśród partnerów kilka szkół wyższych i uniwersytetów.
Zaangażowanie tych partnerów było duże. Jednak projekt miał być trudny, ponieważ społeczność studentów-programistów nie była dotychczas odpowiednio angażowana. Kluczowe było budowanie relacji. Czy istniał sposób, aby zachęcić większą liczbę studentów do tworzenia aplikacji mobilnych?
Organizacja, do której wówczas należałam, organizowała konkurs dla programistów mających tworzyć aplikacje na jej platformę.
Moja organizacja (a konkretnie jeden z jej starszych rangą liderów) była sponsorem projektu. Zwycięzcy konkursu mieli zostać ogłoszeni podczas dorocznej konferencji dla programistów.
Ponieważ było to wyjątkowe wydarzenie szkoleniowe i networkingowe, sponsorowi przedstawiono pomysł, aby zapewnić bezpłatne wejściówki na konferencję studentom, którzy zgłosili swoje aplikacje na platformę.
Podczas konferencji studenci mogli otrzymać smartfon i tablet jako część nagrody w konkursie.
Na czym polegało wyzwanie?
Największym wyzwaniem był nasz budżet. Mówiąc dokładniej — największym wyzwaniem było to, że zaplanowaliśmy projekt z uwzględnieniem budżetu, ale po zakończeniu planowania dowiedzieliśmy się, że musimy go drastycznie zmniejszyć. Mieliśmy niewiele środków albo nie mieliśmy ich wcale na realizację tego projektu.
Co? Brak budżetu? Co to znaczy — jak można prowadzić projekt bez budżetu?
Cóż, właśnie tutaj sprawy się komplikują. Organizacja, do której należałam, przechodziła bardzo trudny (i publiczny) proces restrukturyzacji. Finansowanie portfeli, programów, projektów i inicjatyw było w całej organizacji ograniczane (lub całkowicie eliminowane).
Tworząc budżet, oparliśmy się na budżecie podobnego projektu z poprzedniego roku. Uwzględniając ówczesne koszty podróży i ceny niektórych naszych materiałów, uznaliśmy, że budżet jest wystarczający i realistyczny dla przydzielonego nam zakresu.
Założyliśmy, że otrzymamy zgodę na realizację projektu w ramach zaplanowanego budżetu. Początkowo projekt miał następujący budżet:
| Pozycja | Koszt | Komentarz/uwagi |
|---|---|---|
| Wejściówki na konferencję dla studentów-programistów | 5 wejściówek po 900 USD każda = 4 500 USD | Aby zachęcić studentów do programowania, przekazano by im wejściówki na konferencję |
| Stoisko wystawiennicze na konferencji dla programistów | 2 000 USD | Obejmuje stoisko i gadżety |
| Tablety i smartfony jako nagrody | 5 000 USD | Wewnętrzne koszty używanych urządzeń sprzętowych (nie zewnętrzne ceny detaliczne) |
| Podróż 2 pracowników na konferencję dla programistów w San Francisco | 6 000 USD | Obejmuje przelot, hotel i transport naziemny |
| Rezerwa na nieprzewidziane wydatki | 500 USD | Ponieważ w budżecie zawsze należy mieć bufor |
| Łącznie | 18 000 USD | Ceny/koszty pochodzą z około 2010 roku, gdy projekt został zainicjowany i zaplanowany |
18 000 USD to dużo pieniędzy dla firmy, która chce ograniczyć koszty i przechodzi restrukturyzację. Poproszono nas o zmniejszenie tego budżetu i wyeliminowanie wszystkich wydatków niekoniecznych.
Ponieważ budżet był już oszczędny (i zdaniem zespołu projektowego realistyczny), przekazałam sponsorowi nasze obawy. On również odczuwał presję, aby ograniczyć inne koszty operacyjne projektów w ramach naszego większego programu. Chociaż rozumiał nasze obawy, zachęcił zespół do poszukania innowacyjnych rozwiązań.
Jakie było Twoje rozwiązanie?
Trudne czasy wymagają desperackich środków. W tym przypadku postanowiliśmy zastosować strategię „proś, pożyczaj albo kradnij”, aby sprawdzić, czy możemy uzyskać wewnętrzną pomoc od sponsora i interesariuszy.
Pamiętaj, że interesariusze projektu odczuwają pozytywny lub negatywny wpływ Twojego projektu. Zależy im na tym, aby projekt zakończył się sukcesem. Dlatego kierownicy projektów nie powinni obawiać się kontaktu z interesariuszami i pytania ich, czy mogą pomóc.
W jaki sposób musiałeś wykazać się kreatywnością podczas planowania lub realizacji projektu?
Strategia „proś, pożyczaj i kradnij” może brzmieć dobrze w teorii, ale większość z nas prawdopodobnie zdaje sobie sprawę, że raczej nie jest to dobry pomysł w profesjonalnym środowisku pracy.
Kierownik projektu powinien dawać przykład swojemu zespołowi i innym osobom w organizacji, postępując w sposób etyczny. Podobnie należy prawdopodobnie unikać zachowań i działań, które mogą zaszkodzić relacjom i wzbudzić brak zaufania.
W tym miejscu kierownik projektu musi polegać na swoich umiejętnościach prowadzenia negocjacji dyplomatycznych oraz zdolności przekonywania innych do zrezygnowania z czegoś, co posiadają, dla obopólnej korzyści.
Aby to zrobić, musiałem określić, co posiadają interesariusze, czego potrzebowałem, oraz co mogłem im zaoferować w zamian za uzyskanie przez nich korzyści (wydając przy tym jak najmniej pieniędzy).
Na podstawie mojego budżetu przygotowałem poniższą macierz, aby przygotować się do spotkań z interesariuszami:
| Czego potrzebuję? | Kto to ma? (Z którym interesariuszem należy się skontaktować?) | Co mogę zaoferować? | Jaką korzyść odnosi interesariusz? |
|---|---|---|---|
| Przepustki na konferencję dla studentów | Zespół ds. wydarzeń | Spróbować zachęcić profesorów/wykładowców do udziału w konferencji wraz ze studentami po pełnej stawce rejestracyjnej | Zespół ds. wydarzeń nadal pozyskuje osoby rejestrujące się na wydarzenie. Możliwość udziału kilku profesorów z uczelni |
| Stoisko wystawiennicze na konferencji | Zespół ds. sprzedaży i marketingu | Nie potrzebujemy koniecznie pełnego stoiska (wystarczyłoby biurko w ramach większego stoiska, aby przyciągnąć studentów i członków kadry do większej ekspozycji) | Zwiększenie ogólnego ruchu przy głównym stoisku wystawienniczym oraz częściowe pokrycie kosztów |
| Tablety i smartfony | Zespół ds. doświadczeń deweloperów | Zaangażowani deweloperzy (studenci), którzy wykorzystają sprzęt do tworzenia aplikacji mobilnych na platformę | Więcej aplikacji mobilnych na platformę oraz dotarcie do nowej, niewykorzystanej dotąd społeczności deweloperów |
| Koszty podróży pracowników | Sponsor | Członkowie personelu mogą w razie potrzeby pomóc w innych zadaniach i wesprzeć zespół ds. wydarzeń | Dodatkowa pomoc na miejscu podczas konferencji zmniejsza potrzebę zatrudnienia lokalnych pracowników tymczasowych |
| Fundusz rezerwowy | Sponsor | Właściwie nic, co można zaoferować w zamian. Jest to pozycja, z której należy skorzystać w razie potrzeby | Eliminuje konieczność angażowania sponsora w analizę wniosku o zmianę (oszczędza czas sponsora) |
Mając tę macierz, umówiłem spotkania z każdą z grup interesariuszy, aby zapytać, czy mogą dostarczyć nam bezpłatnie potrzebne elementy (lub podzielić się z nami kosztami, aby zmniejszyć nasz budżet).
Czy ukończyłeś projekt na czas & w ramach budżetu?
Choć nie byłem sekretarzem generalnym Organizacji Narodów Zjednoczonych, jako kierownik projektu musiałem wykorzystać swoje umiejętności dyplomatycznego wywierania wpływu na interesariuszy, aby poprosić ich i przekonać do przekazania nam potrzebnych rzeczy za darmo.
Oprócz umiejętności negocjacyjnych wymagało to również innych ważnych umiejętności kierowników projektów —umiejętności słuchania i empatii.
Spotykając się indywidualnie z każdym z zespołów interesariuszy, mogłem lepiej poznać ich cele, a jedynym celem, który mieliśmy wszyscy wspólny, było zwiększenie liczby deweloperów aplikacji mobilnych na platformie.
Mój zespół miał dostęp do niewykorzystanego dotąd rynku (studentów) oraz osób mających wpływ na innych (wykładowców szkół wyższych). Po negocjacjach z naszymi interesariuszami udało nam się zmniejszyć budżet do następującego poziomu:
| Pozycja | Początkowy budżet | Zaktualizowany budżet | Komentarz/Uwagi |
|---|---|---|---|
| Przepustki rejestracyjne na konferencję dla deweloperów studentów | 5 przepustek po $900 każda = $4,500 | $0 | Przepustki na konferencję dla 5 studentów zostały zapewnione przez zespół ds. wydarzeń |
| Stoisko wystawiennicze na konferencji deweloperów | $2,000 | $500 | Zespół ds. sprzedaży i marketingu udostępnił nam część głównej ekspozycji. Kwota $500 pokrywa koszty materiałów promocyjnych. |
| Tablety i smartfony na nagrody | $5,000 | $0 | Zespół ds. doświadczeń deweloperów przekazał sprzęt w darowiźnie, ponieważ zgodził się, że studenci potrzebują sprzętu do tworzenia i testowania. |
| Podróż 2 pracowników na konferencję deweloperów w San Francisco | $6,000 | $3,000 | Sponsor zgodził się zapewnić dodatkowe finansowanie pokrywające koszt jednego z pracowników, co pomogło zmniejszyć budżet podróży |
| Kwota rezerwy na nieprzewidziane wydatki | $500 | $500 | Zachowano kwotę rezerwy na nieprzewidziane wydatki |
| Łącznie | $18,000 | $4,000 | Oszczędność w wysokości $14,000 (około 78% redukcji kosztów) |
Nie udało nam się zmniejszyć budżetu do $0, ale redukcja o 78% osiągnięta po prostu dzięki rozmowom z naszymi interesariuszami z pewnością pomogła.
Co więcej, dzięki zaangażowaniu Zespołu ds. Wydarzeń udało nam się również uzyskać zniżkę na rejestrację, jeśli któraś ze szkół wyższych i uniwersytetów chciała wysłać grupę studentów i instruktorów (co stanowiło zachętę dla członków kadry dydaktycznej do zaangażowania większej liczby studentów).
Udało nam się ukończyć projekt na czas, osiągając świetne rezultaty (namacalne w postaci aplikacji opracowanych przez studentów, ale także niematerialne, takie jak zapewnienie studentom możliwości nawiązywania kontaktów).
Czy były jakieś części projektu lub konkretne wyzwania, które spędzały Ci sen z powiek?
Tak! Cały projekt! 😑
Mówiąc jednak bardziej konkretnie, wyzwaniem było prowadzenie takiego projektu (którego celem było ostatecznie rozwinięcie działalności i nawiązanie kontaktu z niewykorzystanym rynkiem), podczas gdy organizacja przechodziła znaczącą redukcję zatrudnienia.
Chociaż nasz sponsor nadal był zaangażowany w projekt, doskonale zdawaliśmy sobie sprawę, że ktoś inny (i zajmujący wyższe stanowisko) w organizacji mógł z łatwością uznać, że ten projekt nie jest priorytetem, i go anulować.
Zarządzanie projektami przy ograniczonych budżetach i zasobach to rzeczywistość, z którą wielu kierowników projektów mierzy się w pewnym momencie swojej kariery, ale próba realizacji projektu w obliczu groźby jego ewentualnego anulowania to coś zupełnie innego.
Podobnie zawsze istniała obawa, że interesariusze nie dostrzegą korzyści płynących z naszego projektu i ostatecznie nie udzielą żadnego wsparcia. Zawsze warto prosić o pomoc, ale nie ma gwarancji, że ludzie jej udzielą.
Patrząc wstecz, czy zrobiłbyś coś inaczej (pomijając zmianę ograniczeń projektu)?
Z perspektywy czasu sądzę, że powinienem był przeprowadzić z naszym sponsorem bardziej brutalnie szczerą rozmowę o tym, ile pieniędzy i wsparcia faktycznie mieliśmy na potrzeby projektu. Jeśli wymagano od nas ukończenia tego projektu przy bardzo ograniczonych zasobach, to czy projekt rzeczywiście był priorytetem dla firmy?
Czy masz jakieś żale związane z przebiegiem projektu?
Żadnych. W bardzo trudnych okolicznościach zrobiliśmy to, co musieliśmy, i udało nam się osiągnąć doskonałe rezultaty.
Szkoda, że firma przechodziła restrukturyzację (na którą mój zespół projektowy i ja nie mieliśmy żadnego wpływu), ale mimo to udało nam się osiągnąć nasze cele.
Ponadto, ponieważ musieliśmy zaangażować naszych interesariuszy, musieliśmy również zbudować silne relacje, które ostatecznie przerodziły się w przyjaźnie. Tego zdecydowanie nie żałuję w związku z tym projektem.
Jakie metodologie i narzędzia są najskuteczniejsze w radzeniu sobie z tego rodzaju wyzwaniem?
Ponieważ musieliśmy zaangażować naszych interesariuszy, nasz plan angażowania interesariuszy (w szczególności rejestr interesariuszy i macierz RACI) okazał się bardzo pomocny. Równie ważne w pomyślnej realizacji tego projektu było przyjęcie zwinnego sposobu myślenia i otwartość na zmiany.
Ponadto za kulisami działa ważny element, którym jest oprogramowanie do zarządzania projektami ze śledzeniem finansów. Zarządzanie budżetem polega przede wszystkim na jego stałej aktualizacji i podejmowaniu decyzji dotyczących dalszych działań. Korzystanie z oprogramowania lub jego wyspecjalizowanej wersji, takiej jak oprogramowanie do zarządzania projektami integrujące się z QuickBooks, może pomóc usprawnić śledzenie finansów i zapewnić aktualizacje budżetu w czasie rzeczywistym w obliczu nieoczekiwanych ograniczeń.
Jakiej rady udzieliłbyś innemu kierownikowi projektu, który napotkał ten sam problem?
Innym kierownikom projektów znajdującym się w podobnej sytuacji udzieliłbym dwóch rad:
1. Nie bój się prosić o pomoc
Zaryzykowaliśmy, pytając naszych interesariuszy, czy mogliby nam pomóc. Z łatwością mogli odmówić.
Poświęcenie czasu na przygotowanie dokładnej prośby oraz dobrej odpowiedzi na pytanie „co ja będę z tego mieć” bardzo pomoże Ci uzyskać dla projektu rzeczy, których być może nie udałoby Ci się zdobyć w inny sposób. Nigdy się nie dowiesz, jeśli nie zapytasz.
2. Porozmawiaj szczerze ze sponsorem o oczekiwaniach dotyczących budżetu
Nie można oczekiwać szampana przy budżecie na napój w proszku. Podobnie sponsor i inni interesariusze nie mogą oczekiwać, że projekt zostanie zrealizowany i osiągnie swoje cele, jeśli nie są dostępne wystarczające zasoby. Sponsor może być w stanie zapewnić dodatkowe wsparcie (lub poprosić innych o pomoc).
W najgorszym przypadku sponsor może podjąć decyzję, że projektu nie da się zrealizować przy dostępnych zasobach, i anulować go, zanim jeszcze się rozpocznie. Choć może się to wydawać surowe, przynajmniej Ty i Twój zespół projektowy będziecie wiedzieć, czym dysponujecie, jakie wsparcie jest dla Was dostępne oraz jaki jest priorytet projektu.
Chcesz podzielić się własną trudną sytuacją budżetową? Skontaktuj się tutaj z redaktorem.
Więcej informacji o budżetach i szacunkach dotyczących projektów znajdziesz tutaj.
