12 najważniejszych kroków do zdobycia pierwszej pracy w zarządzaniu projektami

Na czym polega 12-etapowa podróż bohatera, pytasz? Parafrazując Wikipedię, oto krótkie przypomnienie: 

Podróż bohatera to ponadczasowa struktura opowieści, która podąża za protagonistą podczas nieprzewidzianej wyprawy, w trakcie której stawia on czoła wyzwaniom, zdobywa nowe spostrzeżenia i wraca do domu odmieniony.

Powiedziałbym, że zostanie kierownikiem projektu i zdobycie pierwszej pracy na stanowisku początkującym w zarządzaniu projektami bardzo przypomina podróż bohatera. Przyjrzyjmy się poniżej tym podobieństwom.

Zdobycie pierwszej pracy jako kierownik projektu w 12 krokach: podróż bohatera

1. Zwyczajny świat

Na początku opowieści widzimy normalne życie bohatera, zanim rozpocznie się przygoda. 

Nie jesteś jeszcze kierownikiem projektu, ale masz wiele umiejętności, które można przenieść na to stanowisko, takich jak: świetna organizacja, determinacja, motywacja, przywództwo służebne, ciekawość, odwaga i inteligencja.

Działanie

Posłuchaj wewnętrznego głosu, który mówi Ci, że czeka na Ciebie coś więcej. Wiesz, że dasz radę. 

2. Wezwanie do przygody

Bohater staje w obliczu wydarzenia, konfliktu, problemu lub wyzwania, które sprawiają, że rozpoczyna swoją przygodę. 

Ukończenie studiów? Niezadowolenie z kariery? Zmiany w życiu? Pojawia się pytanie, które zaczyna kiełkować: Czy wykonujesz pracę PM bez tytułu PM? Czujesz się jak przypadkowy kierownik projektu?

Działanie

Spójrz wstecz na swoje dawne ja. Przypomnij sobie, jak optymistycznie nastawiony byłeś kiedyś. 

3. Odrzucenie wezwania

Bohater początkowo odrzuca przygodę z powodu wahania, lęków, niepewności lub wielu innych problemów. 

Pytanie staje się coraz bardziej natarczywe wewnętrznie. Przyjaciele i znajomi sugerują zarządzanie projektami jako opcję kariery. Syndrom oszusta powoduje wahanie przed podjęciem działania. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Działania

Zrób bilans. Jakich aktualizacji wymaga Twoje CV? Skąd to wiesz? Zacznij poznawać wskazówki i dobre praktyki dotyczące CV w zarządzaniu projektami.

4. Spotkanie z mentorem

Bohater spotyka mentora, który może udzielić mu rad, przekazać mądrość, informacje lub przedmioty przygotowujące go do czekającej go podróży. 

Starszy stażem współpracownik lub zaufany członek sieci kontaktów, znaleziony za pośrednictwem bliskich przyjaciół, albo bezpośredni znajomy z doświadczeniem w tej dziedzinie, pomaga wyznaczyć kierunek. 

Działania

W miarę rozwijania sieci kontaktów pewne osoby zaczną się wyróżniać. Nawiąż z nimi kontakt. Obserwuj swoich kolegów kierowników projektów w mediach społecznościowych. LinkedIn to dobry punkt wyjścia. Poproś o możliwość nawiązania kontaktu. Koniecznie dodaj wiadomość przedstawiającą Cię. Gdy ludzie odpowiedzą, rozwijaj te relacje. Jeśli osoby, do których dotrzesz, nie mają bezpośrednich kontaktów, z pewnością znają osoby, które je mają.

Co powiedzieć? Wyrażam zainteresowanie ich dziedziną, przedstawiam się, opowiadam krótko o tym, czym się zajmuję, i wyjaśniam, dlaczego kontynuowanie rozmowy mogłoby być interesujące. 

Poszukaj certyfikatów lub kursów online. Do popularnych należą certyfikat dla początkujących specjalistów ds. zarządzania projektami (CAPM), certyfikat profesjonalisty w zarządzaniu projektami (PMP), PRINCE2 lub certyfikat zwinnego zarządzania.

5. Przekroczenie progu

Bohater po raz pierwszy opuszcza swój zwyczajny świat i przekracza próg prowadzący do przygody.

Kontakty pomagające wyznaczyć kierunek prowadzą do rozmów informacyjnych w miejscach, które prowadzą rekrutację, lub reprezentują firmy, w których chciałbyś pracować. Aktywnie przemieszczasz się z zewnętrznych kręgów wybranego celu coraz bliżej jego centrum. 

Działania 

Może się to wydawać nieformalne. TAK NIE JEST! Kontakty w sieci mogą zapewnić wskazówki dotyczące potencjalnych firm, w których mile widziana byłaby rola związana z zarządzaniem projektami. Traktuj to z takim samym zaangażowaniem i szacunkiem jak rozmowę kwalifikacyjną na ostatnim etapie. Wiedz, z kim rozmawiasz.

Przygotowanie do tego drugiego, bardziej szczegółowego wywiadu informacyjnego różni się od bardziej ogólnego pytania: „Chciałbym zająć się zarządzaniem projektami — co powinienem zrobić?”. Stawka jest wyższa; potencjalnie rozmawiasz z osobami z działu operacyjnego i starszymi kierownikami projektów, a dobre wrażenie może dać ci przewagę w prawdziwej rozmowie rekrutacyjnej. Właśnie tutaj dobre pytania pomogą ci się wyróżnić. 

Zbierz informacje. Z jakiego oprogramowania do zarządzania projektami korzystają? Jak wygląda typowy dzień, tydzień, miesiąc? Z jakimi zespołami współpracują i jak się ze sobą komunikują? Uzupełnij te odpowiedzi, prowadząc dodatkowe poszukiwania i czytając artykuły o zarządzaniu projektami na te tematy. 

To, czego się dowiesz, możesz wykorzystać jako temat do rozmowy w wiadomości z podziękowaniem — a absolutnym minimum jest wysłanie e-maili z podziękowaniem po spotkaniu. Nie wiem jednak, czy zdobyłbym stanowiska kierownika projektu bez odręcznie napisanych i osobiście dostarczonych kartek z podziękowaniem. 

Nie wysyłaj szablonowego listu. Zawrzyj w nim podsumowanie rozmowy, opisz spostrzeżenie, które z niej wyniosłeś, i zawsze pamiętaj, że szczera wdzięczność musi być wyczuwalna. 

6. Próby, sojusznicy i wrogowie

Bohater poznaje zasady nowego świata i przechodzi próby, spotyka przyjaciół oraz staje twarzą w twarz z wrogami.

Wywiady informacyjne prowadzą do prawdziwych rozmów rekrutacyjnych dotyczących wymarzonych stanowisk. Niektóre przebiegają dobrze. Inne nie, prowadząc do egzystencjalnych pytań i możliwego wycofania się w bezpieczne miejsce, ale bohater wytrwa mimo pewnego upokorzenia.

Działania

Niektórzy poświęcą ci swój czas, a inni nie. Wierz w siebie i pamiętaj, że każda interakcja jest okazją do nauki i przybliża cię o jeden krok do celu. Zachowaj to, co korzystne, a resztę odrzuć. Idź dalej. Zawsze idź dalej.   

Wywiady informacyjne i rozmowy rekrutacyjne ogólnie stanowią dla większości ludzi wyzwanie czasowe. Wiele osób czerpie przyjemność z tego procesu i lubi się odwdzięczać, uznając to za potwierdzenie, że zdobyta wiedza ma wartość.

Niemniej jednak większości ludzi brakuje niezbędnego czasu, którego nie można rozliczyć. Niektórzy z gracją radzą sobie z tą wewnętrzną presją, rozumiejąc szerszy, humanitarny kontekst. 

Inni mogą się frustrować, gdy cenny podarowany czas zostaje uznany za zmarnowany. Powtórzę: zawsze idź dalej.

7. Podejście

Rozpoczyna się realizacja początkowego planu zmierzenia się z głównym konfliktem, ale pojawiają się niepowodzenia, które skłaniają bohatera do wypróbowania nowego podejścia lub przyjęcia nowych pomysłów.

Rozmowy rekrutacyjne prowadzą do długoterminowej szansy ukrytej pod postacią krótkoterminowego niepowodzenia. Wewnętrzny obraz siebie nie odpowiada rzeczywistości zewnętrznej.

Działania

Otrzymujesz ofertę pracy i ją przyjmujesz. Być może na stanowisku o niższej randze, na przykład koordynatora projektu, z pensją niższą od oczekiwanej. Jeśli nie — gratulacje! W przeciwnym razie ciężka praca i zaangażowanie, połączone z konsekwentnym wysiłkiem, pokazują twoją wartość. Twoje zespoły to zauważą. W dłuższej perspektywie przyniesie to efekty.     

8. Próba

Sprawy przybierają zły obrót i pojawia się dodatkowy konflikt. Bohater doświadcza trudniejszych wyzwań i przeszkód, z których niektóre mogą doprowadzić do kryzysu życiowego. 

Zbliżenie się do celu nieuchronnie stawia bohatera w sytuacjach wykraczających poza jego dotychczasowe doświadczenie. Narastające poczucie porażki zaczyna zagrażać, podsycając syndrom oszusta i prowadząc do potencjalnego odejścia z branży. 

Odchodzą ci, którym brakuje siły woli. Odchodzą ci, którzy mają o sobie zbyt wysokie mniemanie. Odchodzą ci o kruchej psychice. Zostają ci, którzy żyją i uczą się. Zostają ci, którzy działają uczciwie, postępują zgodnie z zasadami i biorą na siebie odpowiednią część odpowiedzialności. 

Działania 

Nieuchronnie zetkniesz się z aspektami wykraczającymi poza twoje doświadczenie lub zakres obecnej pracy. Pomyłki się zdarzają. Być może niedoszacowałeś budżetu? Zapomniałeś uwzględnić kosztów bezpośrednich (tj. kosztów niezwiązanych z czasem pracy pracowników)? 

Albo po prostu coś przeoczyłeś. Nie uwzględniłeś przyszłej nieobecności w biurze? Nie pozwól, by sytuacja wymknęła się spod kontroli. Ogranicz straty. Bądź transparentny wobec swojego zespołu. Rozwiązuj problemy i akceptuj swoje porażki. Ucz się na nich. Wykorzystuj je do budowania przyszłych sukcesów. Dalsze działanie z opanowaniem w dużym stopniu pomaga budować zaufanie w zespole, niezależnie od wszelkich problemów.   

9. Nagroda

Po przetrwaniu Próby bohater zdobywa miecz — nagrodę, na którą zasłużył i która pozwala mu zmierzyć się z największym konfliktem. Może to być przedmiot fizyczny, wiedza lub mądrość, które pomogą mu wytrwać.

Pracę odpowiadającą tytułowi kierownika projektu zastępują zwykle przydzielane codzienne zadania wykonawcze. Rośnie zaufanie. Zmniejsza się nadzór. Wzrasta odpowiedzialność za pracę.

Działania

Pokonywanie niepowodzeń i pomyślne prowadzenie projektów buduje wyraźną i dającą się udowodnić pewność siebie. Zespoły to zauważają i zaczynają prosić Cię o prowadzenie nowych projektów. Kierownicy działów również to dostrzegają, a podwyżki i awanse są na horyzoncie. Powierza się Ci bardziej złożone projekty i inicjatywy. 

10. Droga powrotna

 Bohater dostrzega światło na końcu tunelu, ale wkrótce czekają go jeszcze trudniejsze testy i wyzwania.

Wykonawszy pracę godną tego tytułu, bohater dzięki większemu zaufaniu otrzymuje większą odpowiedzialność, w tym zadania, których wcześniej nie wykonywał. 

Działania 

Wkraczasz w swoją nową rolę. Nie ma jednak czasu na odpoczynek, ponieważ wielkie koło wciąż się obraca, a nowe wyzwania czekają. Organizacyjne myślenie, proaktywne przewidywanie i planowanie są potrzebne jak nigdy dotąd. Znasz tę pracę, a coraz więcej jej będzie do Ciebie stale trafiać.

11. Zmartwychwstanie

Punkt kulminacyjny. Bohater staje przed ostatecznym testem i wykorzystuje wszystko, czego się nauczył, aby raz na zawsze stawić czoła konfliktowi. 

Ponieważ projekty zostały pomyślnie zainicjowane i doprowadzone do końca, nasz bohater otrzymuje teraz stanowisko kierownika projektu. Wszystkie wyzwania są teraz możliwe. Bohaterowi powierza się skomplikowany, niezwykle złożony projekt typu Nigdy wcześniej niezrealizowany (NBD). 

Działania 

Jesteś już w środku i masz stanowisko, wynagrodzenie kierownika projektu, złożoność projektów oraz zaufanie zespołu odpowiednie do wykonanej pracy. Dzięki całej tej dobrej woli, zaufaniu i wypracowanej pozycji stajesz się osobą, do której zwracają się inni kierownicy projektów. Członkowie zespołu szukają u Ciebie odpowiedzi. Twoja wiedza jest wykorzystywana do rozwiązywania problemów.

Syndrom oszusta został bezpiecznie pogrzebany sześć stóp pod ziemią, rozkładając się w worku pokrytym zarodnikami grzybów.   

12. Powrót

Bohater przynosi swoją wiedzę lub „eliksir” z powrotem do zwyczajnego świata.

Przeczytałeś tę wiadomość LinkedIn inMail, którą otrzymałeś od osoby, z którą nie jesteś połączony. Teraz to Ty jesteś tą osobą. Opuszczasz drabinę w dół i pomagasz innym wspiąć się wyżej. Znajdujesz dla nich czas. Dzielisz się wiedzą. Oświetlasz horyzont innym, którzy podążają własną drogą. Sam stajesz się przewodnikiem dla następnego pokolenia.  

Działania

Podobnie jak SuperKobieta/Mężczyzna, który potrafi jednocześnie i przez cały czas słyszeć oraz postrzegać niemal wszystko, naucz się to wyłączać. Nie wszystko musi być zawsze maksymalnie zoptymalizowane pod względem harmonogramu i kosztów, aby można było cieszyć się życiem. Zabawki Twoich dzieci nie potrzebują raportów wykorzystania, które informowałyby o strategiach zakupowych na czwarty kwartał nadchodzącego roku. Co ja mówię — oczywiście, że ich potrzebują. Witaj w domu.  

30 umiejętności potrzebnych kierownikom projektów

Każde szybkie wyszukiwanie ujawni mnóstwo list punktowanych przedstawiających umiejętności potrzebne kierownikowi projektu. Poniżej znajduje się krótkie podsumowanie w formie chmury słów. 

Należą do nich:

• Zarządzanie ryzykiem
• Zarządzanie interesariuszami
• Zarządzanie czasem
• Umiejętności przywódcze
• Umiejętności organizacyjne
• Umiejętności komunikacyjne
• Umiejętności techniczne 

Każdy posiada je w różnym stopniu. Dobrego kierownika projektu, który tchnie życie w projekty, charakteryzuje niezwykła umiejętność oglądania całego świata projektu z wysokości 35 000 stóp, przy jednoczesnym nieustannym uwzględnianiu realiów na ziemi, a nawet w najdrobniejszych szczegółach. 

Ogólne rozumienie sytuacji pozwala właściwie określić zakres, zaplanować projekt, przygotować budżet i prognozy oraz przewidywać i rozwiązywać problemy, co jest niezbędne do pomyślnej współpracy między różnymi dziedzinami. 

Znajomość codziennych procesów, zdobyta w szczegółach i w praktyce, ułatwia sprawną pracę zespołową, ponieważ kierownik projektu może usprawniać przepływy pracy i wdrażanie metodyk zarządzania projektami, zapewniając odpowiednie specyfikacje, właściwe terminy oraz prawidłowe ogólne zarządzanie zasobami i ich wykorzystanie. 

Kierownicy projektów muszą mówić językiem wszystkich zaangażowanych dziedzin. W reklamie oznacza to rozumienie, co zespoły ds. obsługi klienta, strategii, finansów, kreacji, produkcji i dostawców mają na myśli, gdy wplatają w rozmowy specjalistyczny żargon.

Posługiwanie się tym językiem buduje pewność siebie, wzmacnia zaufanie, ułatwia dalszą komunikację i zwiększa zdolność rozwiązywania problemów. To wznosząca się spirala dobra! 

Jak zdobyć pracę w zarządzaniu projektami bez doświadczenia

Poznałem wielu kierowników projektów, którzy wybrali nietradycyjne ścieżki, aby rozpocząć swoją karierę w zarządzaniu projektami. Moja historia nie była inna. 11 lat temu przeszedłem z 17 lat pracy w nauczaniu do zarządzania projektami, dołączając do osób, które wybrały okrężną drogę do kariery w zarządzaniu projektami. 

Miałem szczęście, ponieważ znałem kogoś, kto znał kogoś i nie miał nic przeciwko przedstawieniu mnie. Spotkałem się z osobą pracującą w agencji. Spotkanie musiało pójść dobrze, ponieważ później zapytano mnie, czy jestem zainteresowany rozmową kwalifikacyjną. Byłem.

Odbyłem wiele rozmów kwalifikacyjnych z kilkoma zespołami. Patrząc wstecz, musiałem mieć swoich rzeczników, ponieważ nie miałem doświadczenia w zarządzaniu projektami. Wielokrotnie argumentowałem, że nauczanie wiąże się z umiejętnościami, które można przenieść i łatwo zastosować w kontekście nowej ścieżki kariery związanej z zarządzaniem projektami. 

Uwaga, spoiler: ostatecznie dostałem tę pracę. To także szalona historia, zbyt długa, aby opowiedzieć ją tutaj. 

Oto krótkie podsumowanie moich najważniejszych wniosków: 

• Bądź w formie: Dowiedz się, z kim rozmawiasz. Zrób rozeznanie. Zadawaj przemyślane pytania. Rozwijaj wcześniej udzielone odpowiedzi za pomocą inteligentnych i wnikliwych pytań uzupełniających. Skuteczni kierownicy projektów zadają pytania i ujawniają brakujące informacje. Zadawanie pytań pokazuje zaangażowanie, zainteresowanie i poświęcenie dla zrozumienia sytuacji.  
• Rozwijaj swoją sieć kontaktów: Dołącz do sieci kontaktów. LinkedIn to dobre miejsce na początek. Znajdź społeczności związane z zarządzaniem projektami. Zbadaj firmy, które wzbudzają Twoje zainteresowanie, i dowiedz się, czym się zajmują oraz kto pracuje w interesujących Cię dziedzinach. Skontaktuj się z tymi osobami.
• Pielęgnuj relacje ze swoimi rzecznikami: Gdy nawiążesz kontakty z osobami zainteresowanymi wspieraniem Twojego rozwoju, podtrzymuj te relacje, pozostając zaangażowanym, robiąc postępy i szanując ich rady. 
• Dotrzymuj zobowiązań: Wywiązuj się ze swoich zobowiązań. Podejmuj dodatkowe kroki. Wysyłaj kartki z podziękowaniami za poświęcony czas. 
• Nie przestawaj się pojawiać. Nie poddawaj się. Jedne drzwi się zamykają. Inne się otwierają. 
• Myśl o sobie jak o marce. Agencja jest Twoją grupą docelową, a Ty potrzebujesz mapy podróży, punktów styku i komunikatów, aby przekształcić potencjalnego klienta w sprzedaż, czyli doprowadzić do zatrudnienia.

Najczęściej zadawane pytania dotyczące pracy w zarządzaniu projektami

Sekcja TL;DR poniżej. Jeśli jesteś ciekawy, ale nie masz czasu przejść przez pełną 12-etapową podróż bohatera odkrywającego zarządzanie projektami, zapoznaj się z poniższymi najczęściej zadawanymi pytaniami.

Czy łatwo jest znaleźć pracę jako kierownik projektu?

Jak wszystko i wszędzie, jeśli jesteś we właściwym miejscu, we właściwym czasie, masz odpowiednie umiejętności w zarządzaniu projektami, a wszyscy zaangażowani w rekrutację zjedli lunch i są zadowoleni, to oczywiście.

Innym scenariuszem, w którym mogłoby być łatwo, jest sytuacja, gdy zbudowałeś interdyscyplinarną sieć rzeczników opartą na swojej niepodważalnej i powszechnie uznawanej reputacji, a ponadto nie musisz mierzyć się ze spowolnieniem gospodarczym, pandemią ani masowymi zwolnieniami w branży technologicznej — wtedy rzeczywiście wszystko wskazuje na to, że będzie łatwo. Jeśli brakuje któregokolwiek z tych elementów, musisz włożyć w to pracę. Dzięki pracy się uda.

Jaki jest najlepszy sposób na znalezienie pracy w zarządzaniu projektami?

W ramach swojej sieci kontaktów. Jeśli nie masz świadomie zbudowanej sieci, zacznij ją tworzyć. LinkedIn to doskonałe miejsce na początek. Nie jest to jednak jedyne dostępne rozwiązanie. Społeczność członkowska DPM może przyspieszyć nawiązywanie kontaktów i Twoją podróż w zarządzaniu projektami jak nic innego, ponieważ została stworzona specjalnie do tej funkcji, a także wielu innych. Przedstaw się. Buduj relacje. Wyjdź do ludzi.

Jakie cechy ma dobry kierownik projektu?

Zrównoważone połączenie umiejętności twardych, umiejętności miękkich, doświadczenia życiowego, poczucia humoru, empatii, energii do działania, motywacji, determinacji, zdolności adaptacyjnych, inteligencji i niezwykłej dalekowzroczności, po której następuje działanie. Rozumiej przeszłość, ale skupiaj się na podążaniu naprzód, ku przyszłości.

Jak mogę się specjalizować jako kierownik projektu?

Istnieje wiele sposobów na dalszą specjalizację w trakcie kariery kierownika projektu. Zasadniczo są dwa sposoby: specjalizacja w konkretnej branży lub metodologii (albo w obu). Możesz na przykład chcieć zostać Scrum Masterem w zespołach programistycznych albo kierownikiem projektów kapitałowych w zespołach budowlanych.

Co dalej?

Gdy uda Ci się zdobyć upragnione nowe stanowisko kierownika projektu, zalecamy skontaktowanie się z przełożonym w celu stworzenia planu na 30, 60 i 90 dni, aby przyspieszyć Twój sukces.