10 technik motywowania zespołu projektowego dla sukcesu projektu
Jednym z kluczowych czynników decydujących o sukcesie projektu jest wysoka motywacja zespołu projektowego.
Około dwóch dekad temu pracowałem w małej, ale prężnie rozwijającej się firmie. Naszą ambicją było zostanie wiodącą firmą zajmującą się tworzeniem produktów programistycznych. Zorganizowaliśmy trzydniowe wyjazdowe warsztaty firmowe, aby omówić strategie rozwoju firmy.
Podczas warsztatów omawialiśmy i analizowaliśmy różne strategie rozwoju. Wszystkie strategie rozwoju wskazywały na jedną rzecz — zaangażowanie interesariuszy i utrzymywanie motywacji pracowników. Ponieważ większość naszych przychodów pochodziła z realizacji projektów, postanowiliśmy skupić się na inspirowaniu i motywowaniu członków zespołów projektowych.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
W ciągu ostatnich dwóch dekad kierowałem wieloma zespołami projektowymi i eksperymentowałem z technikami, które pobudzają i inspirują ludzi. Uczyłem także standardowych strategii motywacyjnych, które pomagają w budowaniu zespołu.
Omówmy znaczenie motywacji zespołu projektowego oraz dziesięć najważniejszych technik angażowania zespołów projektowych.
Znaczenie motywacji zespołu projektowego
Jednym ze sposobów zapewnienia sukcesu projektu jest motywowanie członków zespołu. Nowy projekt zawsze rozpoczyna się z dużym entuzjazmem — powstają nowe relacje, definiowane są cele, a każdy z niecierpliwością oczekuje czegoś nowego.
Jednak w miarę postępu projektu sytuacja nie pozostaje tak pomyślna jak na początku — zaczynają pojawiać się zmiany, technologia staje się coraz większym wyzwaniem, wzrasta poziom stresu i ogólnie sytuacja staje się nieprzyjazna. Wszystko to obniża motywację zespołu.
Według firmy Gallup większość siły roboczej w USA (65%) nie jest zaangażowana, co nie jest dobrym sygnałem dla firm.
- W wysoce zaangażowanych działach odnotowuje się różnicę na poziomie 81% w absencji oraz 14% w produktywności.
- W organizacjach charakteryzujących się wysoką rotacją wysoce zaangażowane działy osiągają różnicę na poziomie 18% w zakresie rotacji.
- W organizacjach o niższej rotacji korzyści są jeszcze bardziej znaczące: wysoce zaangażowane działy osiągają różnicę na poziomie 43% w zakresie rotacji.
- Wysoce zaangażowane działy osiągają różnicę na poziomie 10% w ocenach klientów oraz 18% w sprzedaży.
- Zachowania wysoce zaangażowanych działów skutkują różnicą na poziomie 23% w rentowności.
Podstawową rolą kierownika projektu jest budowanie wysokiego poziomu motywacji i inspirowanie członków zespołu od samego początku projektu oraz utrzymywanie tego poziomu przez cały czas jego trwania.
Więcej statystyk dotyczących zarządzania projektami znajdziesz tutaj.
Techniki motywowania zespołu projektowego
1. Wyznaczaj realistyczne cele
Projekt należy rozpocząć od zdefiniowania kluczowych celów projektu i celów zespołu. Pamiętaj o określeniu jasnych celów i zaangażowaniu starszych stażem członków zespołu w ich definiowanie. Po określeniu celów należy przekształcić je w mierzalne zadania.
Cele i zadania to różne kwestie. Cele przypominają deklaracje dotyczące wizji, które określają rezultaty projektu. Podsumowują one cel projektu.
Zadania różnią się od celów, ponieważ można ustalić dla nich wartości bazowe i je mierzyć. Cele natomiast są zazwyczaj obszerne i nie można ich zmierzyć.
Do formułowania praktycznych zadań projektowych możesz wykorzystać model SMART (opisany poniżej):
- Konkretny: Cele powinny być precyzyjne i jasno określone. Nie powinny pozostawiać miejsca na dwuznaczność ani nieporozumienia.
- Mierzalny: Upewnij się, że cele zawierają wartości liczbowe, które można łatwo zmierzyć. Powinieneś móc ocenić, jaka część została zrealizowana i ile jeszcze pozostało do wykonania.
- Osiągalny: Cele powinny być realistyczne i możliwe do osiągnięcia. Absurdalne i nierealistyczne cele mogą zniechęcać i demotywować ludzi. Nie mierz na Everest, jeśli musisz jedynie wejść na szczyt wzgórza.
- Istotny: Określ cele zgodne z rezultatami projektu i celami organizacji. Skup się na tym, co jest potrzebne, a nie na tym, co byłoby miłym dodatkiem.
- Określony w czasie: Zawsze ustalaj dla swoich celów określony, realistyczny harmonogram. Informuje to członków zespołu o ograniczeniach czasowych i pozwala im skutecznie zarządzać zadaniami oraz ustalać ich priorytety.
Po ustaleniu celów i określeniu założeń powinieneś podzielić się nimi ze swoim zespołem. Nic tak nie demotywuje zespołu jak niejasne założenia. Ludzie tracą morale i wdają się w konflikty, gdy kierownicy projektów nie potrafią przypisać odpowiedzialności ani określić terminów. Może to dodatkowo prowadzić do przekroczenia terminów i kosztów, co z kolei może powodować niezadowolenie klienta.
Przekazując założenia, staraj się być jak najbardziej bezpośredni. Rozmawiaj bezpośrednio z członkami zespołu, określaj ich role i przydzielaj im konkretne obowiązki. Postaraj się wyeliminować wszelkie niejasności już na początku projektu.
2. Bądź liderem zespołu
Przywództwo różni się od zarządzania. Zarządzanie polega na konsekwentnym osiąganiu rezultatów, natomiast przywództwo obejmuje motywowanie ludzi, aby Ci ufali i Cię wspierali.
Zarządzanie można postrzegać jako zarządzanie liczbami, szablonami, wykresami, diagramami i systemami komputerowymi, natomiast przywództwo polega na angażowaniu i włączaniu ludzi. Kierownicy projektów nie powinni postrzegać ludzi jako liczb (mimo że liczbę członków zespołu można policzyć).
Umiejętności przywódcze obejmują kompetencje miękkie, takie jak zdolność do skutecznego komunikowania się, negocjowania, rozwiązywania problemów i przewodzenia własnym przykładem.
Jako lider zespołu powinieneś wykonywać wszystkie poniższe czynności przez cały czas trwania projektu:
- Dbaj o własną motywację: Jeśli jesteś kierownikiem projektu, wszystko zaczyna się od Ciebie. Członkowie zespołu będą za Tobą podążać; nie będą entuzjastycznie nastawieni do projektu ani zmotywowani, jeśli uznają, że ich kierownik projektu nie jest wystarczająco zmotywowany. Jeśli jednak zachowujesz pozytywne nastawienie, udzieli się ono innym. Będą Cię cenić, jeśli pozostaniesz pozytywnie nastawiony i będziesz stać przy nich w czasie kryzysu.
- Dawaj przykład: Zawsze powinieneś dążyć do tego, by przewodzić własnym przykładem. Ludzie z dużym zainteresowaniem obserwują swoich kierowników. Zwykle będą robić to, co Ty — bądź bezpośredni, uczciwy i przejrzysty we wszystkich swoich działaniach. Czerp przyjemność ze swojej pracy i zachęcaj do tego innych.
- Bądź człowiekiem: Członkowie zespołu będą Ci ufać, jeśli będziesz dla nich życzliwy i zrozumiesz ich problemy. Każdy chce być wysłuchany, zauważony i doceniony. Proste gesty, takie jak poklepanie po plecach czy gratulacyjna wiadomość, mogą wiele zdziałać, pokazując, że naprawdę Ci na nich zależy i cenisz ich pracę.
- Bądź jasny i bezpośredni: We wszystkich komunikatach powinieneś zachowywać przejrzystość i bezpośredniość. Komunikacja musi być jednoznaczna. Jednocześnie staraj się tworzyć otwarte środowisko projektu, w którym ludzie mogą omawiać swoje obawy bez lęku.
- Chwal członków zespołu: Regularnie przekazuj konstruktywne informacje zwrotne i świętuj małe sukcesy. Dziękuj członkom zespołu za ich doskonałą pracę, dzięki czemu poczują się docenieni i zainspirowani.
3. Utrzymuj otwarte kanały komunikacji
Najważniejszymi cechami środowiska zespołowego są otwartość i tolerancja. Członkowie zespołu, zarówno młodsi stażem, jak i starsi, nie powinni wahać się przed wyrażaniem swoich opinii. Powinni mieć możliwość przedstawiania swoich poglądów niezależnie od tego, jak kontrowersyjne mogą się one wydawać.
Członkowie zespołu powinni móc swobodnie zwracać się do swoich kierowników i kontaktować się z nimi. Aby utrzymać otwarte środowisko, kierownicy projektów powinni korzystać z różnych mechanizmów komunikacji, takich jak wiadomości e-mail, rozmowy telefoniczne i spotkania osobiste. Plan komunikacji powinien zostać przygotowany na wczesnym etapie projektu.
Jeśli jedna metoda komunikacji nie działa, powinny istnieć inne sposoby porozumiewania się z kierownikiem, któremu podlega pracownik. Członkowie personelu powinni mieć poczucie, że ich kierownik jest elastyczny i łatwo dostępny.
Osoby, które czują się swobodnie, wyrażając swoje opinie, będą bardziej aktywne, zaangażowane i innowacyjne. Ponadto otwarte i przejrzyste środowisko pracy może pomóc w identyfikowaniu pewnych niewypowiedzianych założeń przyjmowanych przez członków zespołu, które mogłyby zaszkodzić ogólnej jakości pracy.
Jednocześnie równie ważne jest, aby członkowie zespołu mogli bez wahania omawiać i przedstawiać swoje poglądy.
4. Oceniaj wydajność zespołu i przeprowadzaj regularne przeglądy
Jeden na trzech profesjonalistów wskazuje nudę jako główny powód odejścia z pracy (źródło).
Większość firm ma coroczny program ocen pracowników, ale często nie wystarcza on do motywowania członków zespołu projektowego.
Jako kierownik projektu powinieneś regularnie i okresowo organizować spotkania ewaluacyjne z członkami swojego zespołu. Częstotliwość spotkań może być miesięczna, odbywać się co dwa tygodnie, a nawet co tydzień, w zależności od uwarunkowań Twojego projektu. Podczas tych spotkań powinieneś prowadzić z nimi dialog, aby przekazywać im formalne informacje zwrotne i poznawać ich opinie.
Spotkania te powinny służyć przekazywaniu konstruktywnych informacji zwrotnych, które mogą pomóc w osiąganiu celów projektu i indywidualnym rozwoju osobistym. Powinieneś dziękować członkom swojego zespołu i w razie potrzeby ich chwalić. Powiedz im, jak ich ciężka praca pomogła w realizacji projektu.
Dzięki tym spotkaniom możesz zbudować silniejszą więź z członkami swojego zespołu i sprawić, że poczują się bardziej związani z zespołem.
Okresowe sesje ewaluacyjne powinny rozpocząć się już na początku projektu, aby zespół był gotowy na przyjmowanie zarówno pozytywnych, jak i negatywnych informacji zwrotnych przez cały czas trwania projektu.
Okresowe spotkania ewaluacyjne można łączyć z nieformalnymi spotkaniami, które mogą pomóc w przekazywaniu członkom zespołu bezpośrednich i prostych informacji zwrotnych w swobodny i niezobowiązujący sposób.
Możesz również posłuchać tego odcinka podcastu DPM, aby dowiedzieć się, jak przekazywać lepsze informacje zwrotne.
5. Poznaj swój zespół i zachęcaj do pracy zespołowej
Pracownicy, którzy czują, że ich głos jest słyszany, są 4,6 razy bardziej skłonni czuć się gotowi do wykonywania swojej pracy na najwyższym poziomie (źródło).
Ponieważ każda osoba jest wyjątkowa, kierownik projektu musi nawiązać osobistą więź z każdym członkiem zespołu. Jest to ważna część zarządzania ludźmi — powinien nawiązać kontakt z każdym członkiem zespołu indywidualnie oraz jako zespół.
Można to osiągnąć, poznając osobowość każdego członka zespołu. Czy możesz zachęcać ich do zadawania pytań? Prowadź z nimi wartościowe rozmowy i dowiedz się, co ich motywuje, zwłaszcza w kontekście ich pracy.
Ponadto kierownicy projektów powinni rozwinąć umiejętność oceniania, rozpoznawania i kontrolowania własnych uczuć wobec członków zespołu. Powinni zmniejszać napięcia i poprawiać współpracę z członkami zespołu, uwzględniając ich obawy i przewidując ich działania.
Członkowie zespołu będą ufać swojemu kierownikowi i go szanować, gdy będą wiedzieć, że rozumie on ich upodobania, antypatie, mocne i słabe strony. Podczas kontaktu z kierownikiem będą czuć inspirację i motywację.
Dobry kontakt z każdym członkiem zespołu może pomóc w radzeniu sobie z konkretną sytuacją danej osoby.
Kierownicy projektów mogą stać się centralną postacią, która wzmacnia zespół, tworząc wspierającą atmosferę zachęcającą jego członków do wzajemnego udziału w tej atmosferze. Powinni korzystać z wiodącego oprogramowania do zarządzania zespołem, aby usprawnić pracę. Pomoże to wszystkim nawiązywać kontakty i uczestniczyć w pracy zespołowej.
6. Zarządzaj konfliktami
Konflikty w projektach powstają z wielu powodów, takich jak zapotrzebowanie na zasoby, priorytety harmonogramu i osobiste style pracy, ale wszystkie konflikty muszą zostać rozwiązane. W przeciwnym razie mogą powodować zniechęcenie i spadek motywacji wśród członków zespołu.
Dobre praktyki zarządzania projektami, takie jak planowanie projektu, jasny podział ról, realistyczne cele, zarządzanie zasobami, regularna komunikacja i przejrzystość mogą zmniejszyć częstotliwość występowania konfliktów, ale konflikty wciąż się zdarzają.
Kierownicy projektów powinni szybko rozwiązywać konflikty, zazwyczaj na osobności. Mogą zastosować jedną z głównych metod rozwiązywania konfliktów. Rozwiązanie powinno zostać wypracowane w otwarty i oparty na współpracy sposób.
Sukces projektu zależy od zdolności kierowników projektów i ich zespołów do rozwiązywania konfliktów. Skuteczne techniki zarządzania konfliktami prowadzą do większej produktywności i harmonijnych relacji w pracy. Jeśli różnica zdań zostanie odpowiednio zarządzona, może skutkować większą kreatywnością i lepszym podejmowaniem decyzji.
Jeśli spór zakłóca relacje w pracy, można zastosować formalne procedury, takie jak działania dyscyplinarne.
7. Organizuj ćwiczenia integracyjne
Regularne ćwiczenia integracyjne pomagają pobudzać i ożywiać atmosferę w zespole projektowym. Można to łatwo osiągnąć, organizując niewielkie spotkania towarzyskie i świętując sukcesy.
Obchody powinny odbywać się po zakończeniu projektu. Ponadto należy świętować również ukończenie mniejszych kamieni milowych.
Członkowie zespołu czują większą motywację i inspirację oraz wkładają więcej wysiłku w swoją pracę, gdy są chwaleni za swój wkład. Świętowanie jest doskonałą okazją do pochwalenia członków zespołu.
Świętowanie może być tak proste jak wyjście na kawę lub zorganizowanie wspólnego lunchu.
8. Nagrody i uznanie
39% pracowników uważa, że nie są w pracy doceniani w takim stopniu, w jakim powinni, a 77% twierdzi, że pracowaliby ciężej, gdyby ich wysiłki były lepiej doceniane (źródło).
Ludzie są zmotywowani, gdy ich przełożeni ich doceniają. Uznanie i nagrody w dużym stopniu pomagają okazywać wdzięczność.
Wiele organizacji uważa, że pieniądze są jedynym sposobem nagradzania członków zespołu, ale to nie wystarczy. Nagrody niematerialne mogą być równie skuteczne jak materialne korzyści finansowe.
Ludzie czują motywację, gdy pozwala im się na naukę, angażuje w zadania wymagające większej odpowiedzialności, docenia publicznie, powierza odpowiedzialność za cele projektu oraz przydziela im zarządzanie złożonymi problemami. Kierownicy projektów powinni doceniać członków zespołu przez cały czas trwania projektu, zamiast czekać z tym do jego zakończenia.
Kierownicy projektów powinni pamiętać, że każda osoba jest inna. Powinni poznać preferencje członków zespołu i zapewnić im to, czego potrzebują.
9. Zaufaj członkom swojego zespołu
Zaufanie jest kluczowym składnikiem tworzenia produktywnego środowiska zespołowego. Chociaż zaufanie jest pojęciem niejasnym, ma ogromny wpływ na motywację zespołu.
Zaufanie rodzi zaufanie. Jeśli zaufasz członkom swojego zespołu, oni również zaufają Tobie.
Kierownicy projektów nie powinni nadmiernie kontrolować zespołu. Powinni wierzyć w umiejętności jego członków i pozwolić im samodzielnie ukończyć pracę. Powinni regularnie mówić pracownikom, że mają zaufanie do ich umiejętności.
Kierownik projektu, który próbuje kontrolować każdą chwilę i każdą decyzję członków zespołu, z czasem osłabi ich wiarę we własne możliwości i wpłynie na ich motywację. Przeczytaj nasz szczegółowy artykuł na temat budowania zaufania w zespołach projektowych, aby poznać techniki budowania zaufania.
10. Zapewniaj szkolenia
Na całym świecie 6 na 10 pracowników uważa, że szkolenia w miejscu pracy pozwalają im lepiej dostosowywać się do zmian (źródło).
Szkolenia nie tylko zwiększają umiejętności i kompetencje członków zespołu, lecz także wzmacniają ich motywację. Szkolenia, zarówno formalne, jak i nieformalne, korzystnie wpływają na podnoszenie morale. Ciągła nauka motywuje ludzi do podejmowania większej odpowiedzialności i wnoszenia większego wkładu.
Kierownicy projektów muszą zadbać o to, aby pracownicy byli wyposażeni w odpowiednie narzędzia i otrzymywali adekwatne szkolenia. Dzięki temu poczują się pewniej i będą mogli pomyślnie wykonywać swoje zadania.
Nie można oczekiwać, że ludzie osiągną cele projektu, jeśli nie mają wiedzy niezbędnej do wykonywania swojej pracy.
Szkolenia można prowadzić na wiele sposobów: online, w klasie, z wykorzystaniem komputera, w miejscu pracy, w formie mentoringu oraz coachingu. Możesz wziąć udział w naszym szkoleniu z zarządzania projektami, aby opanować umiejętności potrzebne do pomyślnej realizacji projektu.
Co dalej?
Musisz nauczyć się zarządzać zespołami projektowymi i znaleźć sposoby na zachęcanie członków zespołu do utrzymywania koncentracji, zwłaszcza gdy sprawy nie układają się zgodnie z planem.
Projekty nie zawsze przebiegają zgodnie z oczekiwaniami. Zawsze pojawiają się niespodzianki i niepowodzenia. Twoje umiejętności interpersonalne i zdolność do inspirowania są ważniejsze dla pomyślnego ukończenia projektu.
Umiejętności wyższego poziomu, takie jak zarządzanie komunikacją i rozwiązywanie konfliktów w projekcie, mogą motywować członków zespołu i pomagać im utrzymać zaangażowanie, tworząc rzeczywistą różnicę między przeciętnymi wynikami a udanymi projektami.
