10 najlepszych praktyk współpracy poprawiających wydajność zespołu
Według Światowego Forum Ekonomicznego świat odchodzi od rywalizacji na rzecz współpracy, aby wprowadzać innowacje i rozwijać się.
Tempo zmian przyspiesza, a współpraca jest kluczem dla zespołów realizujących projekty cyfrowe, które chcą nadążać, wprowadzać innowacje i zwiększać wartość doświadczeń klientów. Umiejętność skutecznej współpracy będzie kluczowa dla organizacji cyfrowych, ponieważ dosłownie decyduje o ich przetrwaniu lub upadku!
10 najlepszych praktyk skutecznej współpracy zespołowej
Kiedy zapytałem sztuczną inteligencję Miro o najlepsze praktyki współpracy, oto co otrzymałem. Przyjrzyjmy się im w bardziej praktyczny sposób.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Ustal zasady funkcjonowania zespołu
Stworzenie karty zespołu lub ustalenie zasad jego funkcjonowania nie musi być skomplikowanym przedsięwzięciem.
Przykładowo niedawno współpracowałem z zespołem IT nad planowaniem strategicznym. Znaleźliśmy szablon ćwiczenia dotyczącego zasad funkcjonowania zespołu, który obejmował zarówno aspekty osobiste, jak i zawodowe. Podczas każdego warsztatu poświęciliśmy 15 minut wyłącznie na uzupełnienie tej przestrzeni zespołowej.
Wykorzystaliśmy to ćwiczenie jako przełamanie lodów podczas każdej z naszych sesji, a pod koniec planowania strategicznego mieliśmy również gotową kartę zespołu — to świetny sposób na budowanie relacji między członkami zespołu!
2. Zainwestuj w skuteczne narzędzia do współpracy zespołowej
Zespoły zdalne wymagają złożonego zestawu rozwiązań, aby zapewnić skuteczną współpracę — niezależnie od tego, czy wszyscy pracują razem w czasie rzeczywistym. Jeśli zdalny zespół projektowy lub klient współpracuje w różnych strefach czasowych, może być konieczne działanie asynchroniczne, co wprowadza dodatkowy poziom złożoności, niewymagany w przypadku współpracy zdalnej.
Musimy wziąć pod uwagę używane przez nas narzędzia komunikacyjne i narzędzia do współpracy zespołowej — od Slacka, komunikatorów, Microsoft Teams, Zooma, Asany i Confluence po kwestie synchroniczności i asynchroniczności związane ze strefami czasowymi, udostępnianiem plików, rozmowami wideo lub wideokonferencjami oraz spotkaniami osobistymi.
Rzeczywistość jest taka, że nie istnieje jedna idealna technologia, która sprawdzi się w przypadku wszystkich zespołów i wszystkich interakcji. Zespoły muszą wypróbowywać różne narzędzia do współpracy lub oprogramowanie do współpracy projektowej i techniki, a następnie je udoskonalać. Jeśli Twój zespół korzysta ze Slacka, rozważ oprogramowanie do zarządzania projektami zintegrowane ze Slackiem.
3. Okazuj szacunek
Uważam, że najlepszym sposobem, aby to zademonstrować, jest organizowanie spotkań z poszanowaniem czasu innych osób. Zaczynaj punktualnie, przygotuj agendę i kończ punktualnie! Choć może się to wydawać proste, nie potrafię zliczyć liczby spotkań, podczas których te zasady nie są przestrzegane.
Miałem kiedyś nauczyciela medytacji, który stwierdził, że spóźnianie się lub przychodzenie z opóźnieniem to kradzież! W końcu co tak naprawdę mamy i jaki jest nasz najbardziej ograniczony zasób? Czas.
4. Słuchaj i zadawaj pytania
Jak często zdarza się, że jedna lub dwie osoby dominują podczas spotkań — ze względu na zajmowane stanowisko albo osobowość? W środowisku opartym na współpracy musimy stosować techniki, które zapewnią każdemu możliwość wypowiedzenia się. W końcu jeśli ktoś uczestniczy w spotkaniu, zaprosiliśmy go ze względu na jego wiedzę lub doświadczenie!
Może to być tak proste jak egzekwowanie zasady, że w danym momencie prowadzona jest tylko jedna rozmowa, albo stosowanie technik takich jak sesje cichej burzy mózgów.
5. Bądź otwarty na różne perspektywy
Może to oznaczać zarówno udział przedstawicieli różnych działów i zespołów, jak i wykorzystanie odmiennych stylów myślenia oraz zestawów umiejętności. Ma to kluczowe znaczenie podczas współpracy, jeśli chcesz uzyskać informacje zwrotne, dzielić się wiedzą lub zaangażować grupę w osiąganie wspólnych celów.
Przykładowo spotkanie poświęcone opracowywaniu rozwiązań dla nowego projektu lub naprawianiu problemu powinno uwzględniać różne perspektywy, aby zagwarantować, że rozwiązania rzeczywiście odpowiedzą na problem i będą możliwe do zastosowania.
Kluczowym podejściem może być dopilnowanie, aby zaprosić po jednej osobie z każdego obszaru, którego dotyczy problem, lub zorganizowanie pracy w małych podgrupach podczas spotkania, aby rozwiązały problem, a następnie przedstawiły wyniki całej grupie.
6. Przekazuj konstruktywną informację zwrotną
Podczas współpracy — niezależnie od tego, czy chodzi o burzę mózgów, wspólne tworzenie, podejmowanie decyzji czy inne działania — zaangażowanie ludzi może ułatwiać lub utrudniać komunikację! Dobre praktyki obejmują zarówno zasady obowiązujące podczas spotkań (np. podczas burzy mózgów nie ma złych pomysłów), jak i zasady zespołowe, takie jak odpowiadanie ludziom w stylu „tak, ale” zamiast „nie”.
7. Ustalaj realistyczne terminy
Kluczem do produktywnej pracy zespołowej jest stworzenie planu działania (delegowanie odpowiedzialności), który jasno określa cele zespołu i, co najważniejsze, wyznacza termin jego realizacji.
Ważne jest, aby nie wpaść w pułapkę wyznaczania wielkiej wizji z nieokreśloną datą (np. opracowanie strategii do czwartego kwartału). Określenie konkretnego i możliwego do zrealizowania celu w wyznaczonym czasie to sprawdzona strategia dotrzymywania terminów (np. zarys strategii będzie dostępny do przeglądu przez zespół na naszym kolejnym spotkaniu projektowym za 2 tygodnie).
8. Ustalaj priorytety zadań
W naszych organizacjach działających w szybkim tempie sytuacja nieustannie się zmienia — zarówno w ramach naszych projektów, jak i wokół nich. Skuteczne zespoły nie tylko ustalają priorytety zadań w swoich przepływach pracy, lecz także regularnie weryfikują bieżące priorytety i upewniają się, że nadal mieszczą się w zakresie projektu oraz przynoszą wartość. W pracy opartej na współpracy rezygnowanie z działań jest równie ważne jak ich dodawanie. Pamiętaj: gdy wszystko jest priorytetem, nic nie jest priorytetem.
9. Planuj regularne spotkania
Spotkania zespołu mogą naprawdę pomóc zespołowi projektowemu wejść w rytm pracy. Agenda spotkania dodatkowo usprawnia spotkania, ponieważ cały zespół przyzwyczaja się do regularnego harmonogramu. Zalecam, aby liderzy zespołów projektowych przygotowali stałą agendę cotygodniowego spotkania kontrolnego. Oto proponowana przeze mnie agenda:
Szablon agendy cotygodniowego spotkania kontrolnego zespołu
- Czy występują jakieś problemy dotyczące naszych kluczowych terminów?
- Czy występują jakieś problemy z naszymi danymi wejściowymi — opóźnienia lub otrzymana jakość?
- Czy występują jakieś problemy z naszymi wynikami — opóźnienia lub jakość?
- Jak rozwiążemy te problemy?
- Przyczyna źródłowa
- Ocena rozwiązania
- Plan działania
- Plan komunikacji
- Co zostało dostarczone w tym tygodniu — świętujmy sukces!
Stała agenda wprowadzi zespół w regularny rytm pracy, a jego członkowie będą przychodzić na spotkania przygotowani.
Ponadto, gdy wejdziecie już w ten rytm, będziecie mogli albo usprawnić spotkanie, aby je skrócić, albo zmienić jego ukierunkowanie na rozwiązywanie problemów — oba rozwiązania szanują czas uczestników!
10. Deleguj odpowiedzialność
Nie poświęcaj cennego czasu spotkania na opracowywanie rozwiązań konkretnego problemu, jeśli nie musi być w to zaangażowana cała grupa. Nie zalecam zamykania zespołów w silosach, ale nie każdy musi być zaangażowany we wszystko.
Na przykład, jeśli współpracujecie przy inicjatywach związanych z wdrożeniem oprogramowania lub strony internetowej, dopilnujcie, aby grupy odpowiedzialne za poszczególne aspekty przygotowały swoją część planu i przedstawiły ją całej grupie.
To one są ekspertami w swoich obszarach — wykorzystaj tę wiedzę, a następnie zaangażuj zespół we współpracę nad połączeniem poszczególnych elementów planu.
4 typowe bariery utrudniające współpracę
Skoro już wiemy, co zrobić, aby wzmocnić współpracę w zespole, na co należy uważać, aby jej nie sabotować! Moje cztery najważniejsze bariery to:
- Ego: Pamiętasz naszą wcześniejszą rozmowę o rywalizacji? Jeśli ego lub skłonność do rywalizacji przeszkadzają ludziom we współpracy, spróbuj ustalić zasady spotkań i karty zespołu.
- Nadmiar spotkań: Naprawdę trudno być kreatywnym i współpracować, gdy ludzie przechodzą ze spotkania na spotkanie! Zaplanuj czas na przerwy między spotkaniami i wykorzystaj kilka ćwiczeń integracyjnych, aby pobudzić kreatywność przed rozpoczęciem kluczowego działania wymagającego współpracy.
- Brak zaufania: W niektórych kulturach firmowych nadal panuje rywalizacja, a hierarchia i poziomy władzy mogą być sztywne. Może to paraliżować współpracę i kreatywność w miejscu pracy. W takim przypadku promuj kulturę współpracy za pomocą działań, które nie budzą obaw, i rozwijaj ją w ramach zespołu projektowego. Wypróbuj ciekawe aktywności integracyjne i retrospektywy, a następnie rozwijaj te działania!
- Słaba komunikacja: Podczas pracy w zespołach współpracujących lepsza jest zawsze większa ilość komunikacji niż jej brak. Umiejętności komunikacyjne z pewnością będą się różnić w zespołach międzyfunkcyjnych, dlatego najlepiej ustalić zasady i procesy dotyczące tego, jak powinna wyglądać skuteczna komunikacja w zespole. Niektórym zespołom pomaga zapisanie się na kursy współpracy, które uczą praktycznych metod poprawy komunikacji, rozwiązywania konfliktów i harmonijnej pracy w zróżnicowanych grupach.
Co dalej?
Mam nadzieję, że te najlepsze praktyki dotyczące współpracy międzyfunkcyjnej pomogą Ci lepiej wykorzystać wysiłki Twojego zespołu! Jeśli doświadczasz nadmiaru spotkań, spotkań, podczas których ego walczą o uwagę, lub ogólnego braku zaufania w swoim projekcie, spróbuj zastosować jedną z tych technik, aby rozpocząć skuteczniejszą współpracę.
Aby poznać więcej wartościowych informacji na temat projektów, zapisz się do newslettera The Digital Project Manager!
