Triki zwiększające produktywność, z których Beyoncé byłaby dumna (z Tuckerem Sauer-Pivonką z Crema)

Przeczytaj transkrypcję:

Testujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybaczcie ewentualne literówki, ponieważ bot nie jest poprawny w 100% przypadków.

Ben Aston:

Dziękuję za dostrojenie się. Nazywam się Ben Aston, a to jest „Podcast o zarządzaniu projektami cyfrowymi”. Dziś dołącza do mnie Tucker Sauer-Pivonka. Tucker, dziękuję, że pojawiłeś się w programie.

Tucker Sauer-Pivonka:

Dziękuję za zaproszenie.

Ben Aston:

Beyoncé wydaje się odpowiednikiem 20 osób. Jest wszędzie przez cały czas, sprawiając, że dzieją się niesamowite rzeczy. Prawdopodobnie wynika to z tego, że ma ogromny zespół, ale dziś będziemy rozmawiać o trikach związanych z zarządzaniem czasem, które możemy wykorzystać, aby być tak produktywni jak Beyoncé.
Porozmawiamy bardzo praktycznie o tym, co możemy zrobić, aby wygospodarować więcej czasu w ciągu dnia. To proste triki, które pozwolą zaoszczędzić mnóstwo czasu i poprawić Twoją skuteczność jako kierownika projektu.
Najpierw jednak właściwie przedstawię Tuckera. Tucker jest kierownikiem projektu w firmie Crema, która współpracuje z wieloma różnymi klientami, finansowanymi startupami i klientami korporacyjnymi, zajmując się prototypowaniem i testowaniem aplikacji mobilnych oraz internetowych. Tucker, opowiedz nam trochę o sobie poza biurem. Co lubisz robić?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zwykle lubię jeździć na wakacje. Lubię wędrówki. Niedawno kupiłem nowy dom. Tym właśnie zajmuję się w wolnym czasie. Właśnie wróciłem z Bahamów.

Ben Aston:

Bardzo miło.

Tucker Sauer-Pivonka:

Wróciłem w miniony czwartek, więc tym razem dopiero co zakończyłem urlop.

Ben Aston:

Czy Bahamy to dobre miejsce na wakacje dla kierownika projektu?

Tucker Sauer-Pivonka:

To były wspaniałe wakacje. Praktycznie nic nie robiliśmy — leżeliśmy na plaży i korzystaliśmy ze słońca. Czego więcej można chcieć od urlopu?

Ben Aston:

Miło. Mówiłeś, że robisz remont. Czy jesteś kierownikiem projektu tego remontu?

Tucker Sauer-Pivonka:

Tak, ku rozpaczy mojego męża. Zdecydowanie zarządzam naszym domem jak nikt inny. Kupiliśmy dom w sierpniu. Jak dotąd nie zrobiliśmy niczego poważnego, ale teraz, gdy nadeszła wiosna, przygotowujemy kilka projektów, żeby móc zająć się sprawami na zewnątrz.

Ben Aston:

Czy w domu przyjmujesz biznesowy ton i zakładasz biznesową czapkę, kiedy próbujesz uporządkować projekt, ku rozpaczy swojego męża?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zdecydowanie. Co jakiś czas muszę się pilnować i przypominać sobie, że to nie jest klient, tylko moje życie prywatne. Muszę też wykazać się wobec męża odrobiną wyrozumiałości. Nie potrzebuję jego pisemnej zgody na każdą rzecz. To po prostu cała ta zabawna, projektowa praca.

Ben Aston:

„Po prostu podpisz opis zakresu prac. Po prostu go podpisz”. Świetnie. Opowiedz nam swoją historię. Jak trafiłeś do zarządzania projektami cyfrowymi? Zajrzałem szybko na Twój profil na LinkedIn i wygląda na to, że dawno temu zaczynałeś jako stylista.
Jak stylista zostaje kierownikiem projektu cyfrowego?

Tucker Sauer-Pivonka:

Stylista był zawodem, który wykonywałem na studiach. Pracowałem w małym butiku. Bardzo podobało mi się pomaganie klientom w dobrym samopoczuciu poprzez dobieranie ubrań, w których czuli się dobrze. Szczerze mówiąc, ma to pewne podobieństwa do świata zarządzania projektami — sprawiania, by klient dobrze wyglądał w oczach swojego przełożonego i przełożonego tego przełożonego. To podobieństwo dobrze się sprawdziło, gdy wszedłem do zarządzania projektami.
Po ukończeniu studiów zacząłem pracę jako koordynator klienta w tradycyjnej agencji reklamowej w Kansas City. Było to tradycyjne środowisko, niekoniecznie cyfrowe. Zajmowałem się drukiem, materiałami w punktach sprzedaży i podobnymi rzeczami.
Szybko jednak kierownictwo dostrzegło moje cyfrowe umiejętności. Niebawem tworzyłem lokalną platformę analizy marketingowej, którą opracowaliśmy w tej agencji reklamowej. Właśnie wtedy rozpoczęła się moja cyfrowa kariera.

Ben Aston:

Świetnie. Skąd więc wzięły się Twoje umiejętności cyfrowe? Zawsze mnie to ciekawi. Mam wrażenie, że moja droga była podobna, ale gdzie po kryjomu rozwijałeś swoje umiejętności cyfrowe?

Tucker Sauer-Pivonka:

Myślę, że odkąd byłem dzieckiem, zawsze interesowałem się komputerami i rozumieniem, jak działają. Kiedy byłem mały — chyba miałem pięć lat, gdy dostałem pierwszy komputer — rozbierałem go i składałem z powrotem, żeby w ogólnym sensie zrozumieć, jak działa.

Ben Aston:

Wyjmowałeś dysk twardy.

Tucker Sauer-Pivonka:

Właśnie. Potem po prostu majsterkowałem przy różnych programach i próbowałem naciskać przyciski oraz używać poleceń, których nie powinienem używać. Tak to się rozwijało.
W liceum te umiejętności rozwijały się dalej. Kiedy poszedłem na studia, musiałem zdecydować, co chcę robić zawodowo. Wybrałem komunikację, ponieważ była bardziej ogólna i nie byłem jeszcze pewien, czym dokładnie chcę się zajmować.
Nadal rozwijałem umiejętności cyfrowe w tle, wykonując różne dorywcze i częściowe prace w czasie studiów. Wiedziałem, że to kierunek, w którym chcę podążać, ale musiałem ustalić, jakie kroki doprowadzą mnie do celu.
Na szczęście stało się to naturalnie dzięki pierwszej pracy w agencji reklamowej.

Ben Aston:

Świetnie. Zawsze interesują mnie osoby, które od dawna fascynują się technologią cyfrową. Mówiłeś o małych projektach pobocznych realizowanych na studiach. Czy obecnie pracujesz nad własnymi cyfrowymi projektami pobocznymi?

Tucker Sauer-Pivonka:

Obecnie nie.

Ben Aston:

Masz własną stronę internetową?

Tucker Sauer-Pivonka:

W przeszłości miałem stronę.

Ben Aston:

Masz, prawda?

Tucker Sauer-Pivonka:

Nie mam teraz niczego, na czym skupiałbym się w tej chwili, ponieważ miniony rok był bardzo intensywny w moim życiu prywatnym: nowy dom, ślub i rozpoczęcie nowej pracy. Wszystko to wymaga odnalezienia własnego rytmu, więc obecnie nie mam projektów pobocznych, ale jestem pewien, że niedługo jakieś się pojawią.

Ben Aston:

Opowiedz nam więc, czym zajmujesz się w Crema. Wymawia się to Crema czy Crema?

Tucker Sauer-Pivonka:

Crema.

Ben Aston:

Crema.

Tucker Sauer-Pivonka:

Tak. Nie chciałem Ci wcześniej przerywać, ale tak — nazywamy się Crema.

Ben Aston:

Byłem w trakcie wypowiedzi i pomyślałem: „Nie wiem, jak wymówić to słowo”. Przepraszam, jeśli przekręciłem Twoje nazwisko.

Tucker Sauer-Pivonka:

Nie ma problemu.

Ben Aston:

Wymówiłem je dobrze czy źle?

Tucker Sauer-Pivonka:

Całkowicie dobrze. Wymówiłeś je poprawnie — Tucker Sauer-Pivonkavonka. Tak, Crema… Wcześniej nazywaliśmy się Crema Lab, ale ludzie mylili nas z Criminal Lab, więc skróciliśmy nazwę do Crema.
Jestem kierownikiem projektu w Crema, ale ponieważ od początku jesteśmy agencją skupioną na produktach, w nazwie mojego stanowiska nie ma słowa „cyfrowy”. To i tak jest oczywiste.
Jako kierownik projektu zwykle pełnię funkcję mistrza scrum, a czasami także właściciela produktu, zależnie od współpracy i potrzeb klienta. Poza tymi obowiązkami dbam o to, aby mój zespół miał wszystko, czego potrzebuje do dalszego działania, abyśmy realizowali cele i potrzeby klientów, a także stale szukam sposobów na optymalizację procesów. Ogólnie jest to praca kierownika projektu cyfrowego.

Ben Aston:

Świetnie. Czy możesz opowiedzieć o projektach, nad którymi obecnie pracujesz i które są interesujące, a o których możesz mówić?

Tucker Sauer-Pivonka:

O niektórych nie mogę mówić z powodu poufności, ale pracuję nad naprawdę ekscytującymi i złożonymi projektami. Szczerze mówiąc, złożone projekty są moimi ulubionymi. Właśnie dlatego chciałem wejść do świata cyfrowego: często mamy bardzo skomplikowany pomysł, ale musimy znaleźć sposób, aby uczynić go prostym dla użytkownika końcowego.
Obecnie pracuję nad kilkoma projektami dokładnie tego typu. To jedne z najciekawszych projektów, przy których pracuję.

Ben Aston:

Porozmawiajmy o artykule, który napisałeś. Radzi sobie świetnie w statystykach. Właśnie o nim rozmawialiśmy przed rozpoczęciem nagrania. Myślę, że pomaga fakt, iż dotyczy Beyoncé. Może dlatego, że Beyoncé właśnie została ugryziona.

Tucker Sauer-Pivonka:

Dobre wyczucie czasu.

Ben Aston:

Ludzie są teraz bardzo podekscytowani Beyoncé. Jeśli jeszcze nie czytaliście artykułu, zajrzyjcie do niego. Przygotowaliśmy nawet małą infografikę do udostępniania, więc koniecznie się nią podzielcie. Szczególnie jeśli myślicie: „To było świetne, ale nie mam dziś czasu słuchać tych dwóch osób gadających bez końca”, ten podcast jest właśnie dla Was.
Dziś rozmawiamy o zwiększaniu produktywności nie poprzez robienie większej liczby rzeczy, lecz dzięki mądrzejszej pracy. Nie chodzi o bycie zajętym. Chodzi o umiejętność skupienia się na właściwych zadaniach bez rozpraszania.
W artykule opisujesz pięć technik: blokowanie czasu w kalendarzu, ograniczanie rozpraszaczy, zarządzanie energią, ustalanie priorytetów i wyznaczanie celów. Wspominasz też o wykonywaniu zadań podczas spotkań. Jeśli jeszcze nie czytaliście artykułu, zajrzyjcie do niego.
Czy możesz wyjaśnić, na czym polega blokowanie czasu w kalendarzu?

Tucker Sauer-Pivonka:

To jedna z moich ulubionych strategii. W istocie jest to bardzo prosta koncepcja. Ludzie często uważają, że nie mogą jej stosować, ponieważ nieustannie gaszą pożary. Sam też przez to przechodziłem, wiem więc, że może to być trudne, ale zachęcam takie osoby do wypróbowania tej strategii.
Największą korzyścią z blokowania czasu w kalendarzu jest ustalanie oczekiwań — zarówno wewnętrznych, jak i zewnętrznych — że potrzebujesz czasu na wykonanie swojej pracy i nie możesz jej wykonać, jeśli ciągle ktoś odciąga Cię w milion różnych kierunków.
Często pod koniec dnia okazuje się, że cały dzień spędziłeś na spotkaniach albo ktoś ciągle Cię od nich odrywał i nie miałeś czasu na właściwą pracę. Po prostu rezerwując w kalendarzu bloki czasu na wykonanie zadań, czyli czas na realizację zadań, rezerwujesz dla siebie spotkania przeznaczone na własną pracę. To niezwykle ważne.

Ben Aston:

Dla niewtajemniczonych: co oznacza skrót GTD, Tucker?

Tucker Sauer-Pivonka:

„Get Things Done”, czyli „załatwiać sprawy”.

Ben Aston:

Ile czasu przeznaczasz na ten czas pracy?

Tucker Sauer-Pivonka:

To zależy od tygodnia. Często opieram się na obciążeniu pracą i spotkaniach już wpisanych do kalendarza. Czasami mam kilka bloków po parę godzin, a czasami tylko po 30 minut. Wszystko zależy od tego, co mam do zrobienia.
Gdy zarezerwuję większy blok, na przykład dwie lub trzy godziny, i naprawdę potrafię się skupić, często wykonuję wszystko w połowie tego czasu albo w trzech czwartych, a potem mam jeszcze wolną chwilę. Mogę wejść w stan głębokiego skupienia, ponieważ daję sobie na to czas.

Ben Aston:

To niesamowite, jak mało czasu potrzeba na wykonanie zadania, jeśli naprawdę skupimy się na jednej rzeczy.

Tucker Sauer-Pivonka:

Tak.

Ben Aston:

Jako kierownicy projektów często funkcjonujemy jak kontrolerzy ruchu lotniczego: próbujemy bezpiecznie sprowadzić wszystkie samoloty na ziemię, a inne wysłać w powietrze. Kręcimy się na krześle i robimy dziesięć rzeczy naraz.
Wydaje nam się, że raport statusowy zajmuje wiele godzin, ponieważ nie koncentrujemy się na nim. Gdybyśmy usiedli i skupili się, moglibyśmy przygotować go w dziesięć minut. Skupienie jest bardzo ważną częścią tego procesu.

Tucker Sauer-Pivonka:

Zdecydowanie. Jeśli nie potrafisz usiąść i naprawdę zająć się tym, co musisz zrobić, stajesz się bardzo nieefektywny. Lubię zachęcać osoby, które uwielbiają wykonywać wiele zadań jednocześnie, aby spróbowały ograniczyć się do jednej rzeczy naraz.

Ben Aston:

Więże się to także z ustalaniem priorytetów i wyznaczaniem celów. Jak wygląda Twój proces ustalania priorytetów i celów? Jak określasz, nad czym trzeba pracować w pierwszej kolejności, a co może poczekać?

Tucker Sauer-Pivonka:

Próbowałem kilku metod, ale największe sukcesy odnosiłem wtedy, gdy bezwzględnie przypisywałem konkretnemu zadaniu lub zestawowi zadań wartość.
Przez wartość rozumiem to, ile dane zadanie daje mnie, mojemu zespołowi lub klientom. Dzięki takiemu spojrzeniu szybko ustalam, co muszę zrobić i w jakiej kolejności. Często okazuje się, że coś, co uważałem za konieczne, w rzeczywistości było mniej wartościowe niż inne zadanie, na przykład coś, czego potrzebował klient.
Każdego ranka przeglądam listę zadań i zaczynam ustalać priorytety według tej metody. Traktuję dzień jak mały sprint: rano odbywam mini sesję planowania sprintu, a potem zaczynam pracę. Cały dzień jest moim sprintem i zwykle niewiele mnie rozprasza, jeśli odpowiednio go zaplanuję.

Ben Aston:

Myślę, że warto zastanowić się nad działaniami o wysokiej wartości. Najpierw: jakie są moje działania o najwyższej wartości? Po drugie: co mogę zrobić tylko ja i co naprawdę coś zmieni? Czasami możemy i powinniśmy delegować zadania. Po trzecie: jakie jest teraz najcenniejsze wykorzystanie mojego czasu?
Wokół nas mogą pojawiać się pilne sprawy, ale niekoniecznie są one ważne. Trzeba jasno rozumieć różnicę między tym, co ważne, a tym, co pilne. Te rzeczy wcale nie muszą być takie same.

Tucker Sauer-Pivonka:

Dokładnie. Doskonałym przykładem jest codzienna praca kierownika projektu. Masz zadania ważne dla procesu, które musisz wykonać, ale pilna staje się sytuacja, gdy podczas codziennego spotkania programiści zgłaszają blokery utrudniające postęp. Taki bloker trzeba usunąć natychmiast i odpowiednio dostosować do tego dzień.

Ben Aston:

Jednym z tematów w Twoim artykule jest ograniczanie rozpraszaczy. Bardzo praktycznie podchodzisz do porządkowania powiadomień, które mogą być ogromnym rozpraszaczem: powiadomienia e-mail, wiadomości w Slacku, inne aplikacje komunikacyjne i telefon. Jak rozpoznałeś, że trzeba coś z tym zrobić?

Tucker Sauer-Pivonka:

Zauważyłem, że nie potrafię skupić się na jednym zadaniu. Widziałem powiadomienie, sprawdzałem je, a potem trafiałem do króliczej nory albo nawet kilku króliczych nor. Nagle całkowicie traciłem z oczu to, co robiłem wcześniej.
Koszt przełączania uwagi narastał. Zadania zaczęły się piętrzyć i zastanawiałem się, dlaczego tak się dzieje. Zrozumiałem, że powiadomienia ciągną mnie w różne strony, bo właśnie do tego są zaprojektowane. Konkurują o naszą uwagę.
Przeanalizowałem, jakie powiadomienia otrzymuję. Dzięki temu ustaliłem, które są mi rzeczywiście potrzebne i wartościowe, a które mogą poczekać.

Ben Aston:

Zacząłem używać narzędzia RescueTime. Instaluje się je na komputerze, a ono analizuje wszystko, co robisz: odwiedzane strony, używane aplikacje, czas pisania i czas spędzony na bezproduktywnym poruszaniu myszą.
Po tygodniu zobaczyłem, ile czasu spędzam na Facebooku. Pomyślałem: „Co? Spędzam sześć godzin tygodniowo na Facebooku?”. To było fatalne wykorzystanie czasu.
Zachęcam każdego, kto uważa, że nie ma problemu z marnowaniem czasu, do zainstalowania RescueTime. Warto też prowadzić ewidencję czasu, nawet jeśli nie jest wymagana. Nagle zobaczysz, ile czasu poświęcasz różnym rzeczom. Lubię Toggl — uruchamiasz stoper, wybierasz projekt i zaczynasz pracę.

Tucker Sauer-Pivonka:

W Crema używamy narzędzia Harvest do śledzenia czasu oraz Harvest Forecast do jego prognozowania. Często analizuję, na co przeznaczane są poszczególne bloki czasu. Gdy czuję się przytłoczony, sprawdzam Forecast i porównuję rzeczywisty czas z tym, który zgodnie z umową powinienem poświęcać na pracę. To pozwala mi się zatrzymać, sprawdzić sytuację i ponownie ocenić sposób spędzania czasu.

Ben Aston:

Porozmawiajmy o wykonywaniu zadań podczas spotkań. Jak praktycznie to robisz, nie niszcząc przebiegu spotkania?

Tucker Sauer-Pivonka:

Ważne jest, aby rozumieć, że każda rzecz ma swój czas i miejsce. Nie podczas każdego spotkania powinno się tak postępować. Jeśli jednak jest to wewnętrzne spotkanie kończące sprint i trzeba uzyskać odpowiedź na kilka pytań, mogę wysłać pytanie w pięć sekund i zwykle otrzymam odpowiedź przed końcem spotkania. Może to znacząco wpłynąć na dalszy kierunek pracy.
Nie napiszę dużego e-maila ani nie poproszę o opinię dotyczącą projektu w środku spotkania. Chodzi o rozpoznanie, które działania można wykonać, a których nie można. Jeśli wykonujesz zadania podczas spotkania, nie powinno to odbierać Ci skupienia ani być brakiem szacunku dla czasu innych osób.
Zwykle jest to krótka wiadomość na Slacku, którą mogę wysłać w pięć sekund, ale później zajęłoby mi to trzy minuty, ponieważ musiałbym ponownie przełączyć kontekst i przypomnieć sobie, o co chciałem zapytać. Nie chcę jednak zakłócać przebiegu spotkania.

Ben Aston:

Nie można nie doceniać siły dynamiki. Podczas spotkania możemy utknąć, ponieważ nie znamy odpowiedzi na pytanie. Najgorsze byłoby odroczenie spotkania do czasu rozwiązania problemu, a następnie organizowanie kolejnego spotkania tylko po to, aby przekazać wszystkim odpowiedź.
Warto budować tempo pracy. Gdy pojawiają się blokery, trzeba usuwać bariery w czasie rzeczywistym, aby projekty i spotkania posuwały się naprzód, a ludzie mogli działać zamiast odchodzić w celu znalezienia dodatkowych informacji.

Ben Aston:

Wspomnieliśmy o Harvest i Forecast. Czy są jeszcze jakieś narzędzia związane z czasem albo inne elementy Twojego zestawu narzędzi kierownika projektu?

Tucker Sauer-Pivonka:

W związku z planowaniem czasu i spotkań ja oraz członkowie mojego zespołu używamy ostatnio narzędzia Meetingbird. Pomaga ono ograniczyć czas poświęcany na koordynowanie spotkań. Wystarczy ustawić dostępne godziny, a narzędzie sprawdzi kalendarze i znajdzie termin pasujący wszystkim.
Poza tym używamy Harvest i Harvest Forecast. Dużo pracuję w Asanie. Do projektów związanych z programowaniem używamy ZenHub, a także Slacka i Dropbox Paper. Korzystamy również z narzędzi właściwych dla klientów, na przykład Jiry. Jeśli klient chce, abyśmy pracowali w jego środowisku, dostosowujemy się. Oczywiście korzystamy też ze standardowej poczty elektronicznej.

Ben Aston:

Ciekawi mnie Dropbox Paper. Widzę go na swoim Dropboxie, ale nigdy go nie używałem. Do czego go wykorzystujecie?

Tucker Sauer-Pivonka:

To świetne narzędzie do współpracy. Można myśleć o nim jak o Dokumentach Google: wiele osób może pracować w jednym dokumencie, komentować go i współpracować, ale interfejs jest bardziej intuicyjny.
Ponieważ dokumenty są udostępniane w Dropboxie, a tam przechowujemy wiele plików, łatwo jest również zapraszać klientów. Przechowujemy tam dokumenty projektowe, dzienniki projektów i podobne materiały. Narzędzie zapewnia szybki i łatwy dostęp.
Obsługuje także Markdown. Używam aplikacji Bear do notatek, która również obsługuje Markdown, więc oba narzędzia dobrze ze sobą współpracują.

Ben Aston:

Będę musiał je wypróbować. Tucker, dziękuję za udział. Wspaniale było Cię dziś gościć.

Tucker Sauer-Pivonka:

Dziękuję za zaproszenie. Bardzo doceniam tę rozmowę.

Ben Aston:

Jeśli chcecie dołączyć do rozmowy, skomentujcie wpis i przejdźcie do sekcji zasobów na stronie thedigitalprojectmanager.com, aby dołączyć do naszego zespołu na Slacku, gdzie również znajdziecie wiele interesujących rozmów.
Do usłyszenia następnym razem. Dziękuję za słuchanie.