Jak najlepsi kierownicy projektów radzą sobie z podchwytliwymi pytaniami podczas rozmów kwalifikacyjnych

Przeczytaj transkrypcję:

Wypróbowujemy transkrypcję naszych podcastów za pomocą programu komputerowego. Wybaczcie wszelkie literówki, ponieważ bot nie zawsze jest w 100% poprawny.

Kelsey Alpaio: Cześć! Jestem Kelsey. Witajcie ponownie w The Retro w podcaście The Digital Project Manager — miejscu, w którym analizujemy lekcje z przeszłości, przyszłe trendy i ich znaczenie dla waszej kariery.

Chcę dziś zacząć od pytania. Gdybyście mieli opisać siebie jako batonika, który byście wybrali? Kiedyś zadano mi to pytanie podczas rozmowy o pracę i kompletnie wybiło mnie z rytmu. Natychmiast zapomniałam nazw wszystkich istniejących słodyczy.

Ale w świecie trudnych pytań rekrutacyjnych to właściwie dość łagodny przykład. Co jednak, gdy traficie na prawdziwe pytanie z zaskoczenia? Na coś, do czego się nie przygotowaliście, a co dotyczy waszego doświadczenia lub umiejętności? Jak zachować spokój i odpowiedzieć w sposób, który rzeczywiście pomoże wam zdobyć stanowisko?

W przypadku kierowników projektów rozmowy kwalifikacyjne mogą przypominać kartkówkę ze wszystkich projektów, nad którymi kiedykolwiek pracowaliście. To jak pole minowe pytań typu „opowiedz mi o sytuacji, gdy...”, przez które możecie zacząć się zastanawiać, czy kiedykolwiek naprawdę zarządzaliście projektem. Dlatego właśnie dziś zajmiemy się przygotowaniem do kolejnej rozmowy na stanowisko kierownika projektu. Porozmawiamy o tym, jak odpowiadać na przewidywalne pytania, jak reagować na te, których się nie spodziewacie, oraz co robić, gdy sprawy nie przebiegają idealnie.

Moim dzisiejszym gościem jest Kayla Quijas, starsza kierowniczka projektów i doradczyni kariery, która pomaga profesjonalistom zdobywać stanowiska związane z zarządzaniem projektami.

Kayla, witaj w programie!

Kayla Quijas: Cześć, Kelsey! Bardzo dziękuję za zaproszenie.

Kelsey Alpaio: Kayla, opowiedz nam trochę więcej o sobie i swojej pracy.

Kayla Quijas: Moja kariera zawodowa zaczęła się dość nietypowo. Zaczęłam jako profesjonalna dekoratorka tortów. Robiłam to przez około pięć lat, a potem zdałam sobie sprawę, że utknęłam w pracy bez perspektyw. Pewnego dnia pracowałam na dwunastogodzinnej zmianie, a następnie poproszono mnie, żebym wróciła. Wtedy coś we mnie pękło i uświadomiłam sobie, że to naprawdę ślepy zaułek. Nigdzie nie zmierzam. Tego dnia rzuciłam pracę bez żadnego planu awaryjnego.

Postanowiłam przejść do świata korporacji. Pierwszym krokiem było stanowisko recepcjonistki w kancelarii prawnej, a stamtąd szybko wspinałam się po szczeblach kariery. Obecnie jestem starszą kierowniczką projektów w globalnej kancelarii prawnej, nadzoruję jedne z największych rachunków klientów firmy i absolutnie to uwielbiam.

Kiedy zaczęłam przyglądać się swojej ścieżce zawodowej, zdałam sobie sprawę, że trenerzy odegrali ogromną rolę w moim sukcesie. To skłoniło mnie do odkrycia prawdziwej pasji, czyli inspirowania innych do ucieczki z pracy bez perspektyw i rozwijania satysfakcjonujących karier. Obecnie jestem również certyfikowaną starszą doradczynią kariery i pomagam innym świadomie zmieniać ścieżkę zawodową.

Kelsey Alpaio: To bardzo interesująca historia i ogromnie się cieszymy, że jesteś z nami w tym odcinku poświęconym podchwytliwym pytaniom podczas rozmów kwalifikacyjnych. Z definicji są to pytania, których się nie spodziewacie, ale chciałabym trochę podważyć to założenie. Jakich mniej typowych i trudnych pytań możemy spodziewać się podczas rozmowy na stanowisko związane z zarządzaniem projektami?

Kayla Quijas: To świetne pytanie. Zanim przejdę do szczegółów, uważam, że bardzo ważne jest, aby na chwilę się wycofać i porozmawiać o tym, dlaczego takie pytania w ogóle się pojawiają. Pytania z zaskoczenia nie dotyczą treści, lecz charakteru kandydata.

Rekruterzy używają ich, aby zobaczyć, jak myślisz i jak przewodzisz. Jak radzisz sobie z presją, gdy sprawy się rozpadają — a właśnie tego wymaga zarządzanie projektami. Kiedy ktoś zadaje ci pytanie, które cię zaskakuje, tak naprawdę obserwuje coś głębszego niż informacje przedstawione w twoim CV.

Chcą zobaczyć, kim jesteś pod presją, bo właśnie na to cię zatrudniają. Czy potrafisz zachować spokój, gdy sytuacja wymyka się spod kontroli? Czy potrafisz jasno myśleć, kiedy nie masz wszystkich danych? Czy potrafisz przyznać, że czegoś nie wiesz, bez przyjmowania postawy obronnej? Czy potrafisz szybko się dostosować i podejmować trafne decyzje, gdy plan musi się zmienić? Bo w prawdziwym zarządzaniu projektami właśnie na tym polega praca.

Pytałaś o konkretne pytania z zaskoczenia. Widzę tu zasadniczo dwie kategorie. Pierwsza obejmuje sytuacje, z którymi nigdy wcześniej się nie spotkałaś. Druga dotyczy sytuacji, których doświadczyłaś, ale których opis nie przedstawia cię w najlepszym świetle. Mam kilka schematów postępowania i jestem pewna, że omówimy je w trakcie naszej rozmowy.

Kelsey Alpaio: Zdecydowanie. Podoba mi się takie ujęcie i sposób myślenia o tym, że jeśli pracujesz w obszarze zarządzania projektami, prawdopodobnie masz już wiele umiejętności potrzebnych do odpowiadania na pytania, które mogą cię zaskoczyć. Przejdźmy więc do tego. Opowiedz mi trochę więcej o schemacie odpowiadania na takie pytania i przygotowywania się do nich z wyprzedzeniem.

Kayla Quijas: Uważam, że przygotowanie jest kluczowe. Najlepsze przygotowanie nie polega na próbie odgadnięcia każdego możliwego pytania z zaskoczenia, bo doprowadzisz się do szaleństwa. Kto kiedykolwiek pomyślałby, że ktoś zapyta, jakim batonikiem jesteś?

Nigdy nie uda ci się tego przewidzieć. W ten sposób można tylko doprowadzić się do obłędu. Zachęcam więc moich klientów, aby stworzyli bank historii. Co najmniej sześć, a najlepiej więcej. To absolutne minimum. Kiedy pracuję z klientami, daję im coś, co nazywam fiszkami kierownika projektu.

Na tych fiszkach zapisują historie związane z określonymi tematami: oczywiście sukcesami, ale także porażkami. Sytuacjami, w których musieli radzić sobie z konfliktem, zarządzać ryzykiem, przewodzić bez formalnych uprawnień i działać w warunkach niejednoznaczności. Te historie są na tyle elastyczne, że można je wykorzystać na wiele sposobów.

Od tego właśnie warto zacząć — od silnego banku historii. Następnie należy przyporządkować je do kilku kluczowych cech. Jedna historia może pokazywać przywództwo i rozwiązywanie problemów, a inna inteligencję emocjonalną i zdolność adaptacji. Potem trzeba ćwiczyć myślenie na głos.

To kolejny ważny krok, ponieważ pytania z zaskoczenia nie dotyczą wyłącznie treści, ale także sposobu przetwarzania informacji pod presją. Gwarantuję, że właśnie temu służyło pytanie o batonik. Nie obchodzi ich, jakim jesteś batonikiem. Interesuje ich twój tok rozumowania i to, jak radzisz sobie z pytaniem, które pojawia się zupełnie niespodziewanie.

Ćwicz wyjaśnianie swojej logiki krok po kroku, aby zachować stabilność nawet wtedy, gdy twój mózg mówi: „ojej”. Jeśli przygotujesz się w ten sposób, nie będziesz tylko zapamiętywać odpowiedzi — zbudujesz cały wachlarz możliwości. To ogólne przygotowanie, ale mam też dwa bardzo konkretne schematy, o których możemy pomyśleć. Jeden z nich dotyczy sytuacji, gdy naprawdę nie masz odpowiedniej historii.

Klasyczne pytanie rekrutacyjne brzmi: „Opowiedz mi o sytuacji, gdy...”. Może ono stać się pytaniem z zaskoczenia, jeśli pomyślisz: „Ojej, nie mam takiego przykładu”. Są też pytania, które mają sprawić, że wypadniesz źle: „Jaka jest twoja największa słabość?” albo „Opowiedz o swojej porażce”.

Mam więc dwa schematy. Pierwszy służy do radzenia sobie z pytaniami, na które nie masz konkretnej historii. Pomaga przejść przez tę sytuację z gracją, a jednocześnie pokazać cechy, których rekruter szuka u kierownika projektu. Chodzi o zachowanie spokoju, przeformułowanie pytania i strategiczne myślenie.

Ujęłam go w sposób, który — mam nadzieję — przypadnie kierownikom projektów do gustu i nie wywoła przewracania oczami. Nazywam go schematem RAID, RAID. R oznacza rozpoznanie intencji. Co rekruter próbuje ustalić? Zamiast panikować, zatrzymaj się na chwilę i zastanów, jaki jest cel pytania. Czy chce się dowiedzieć, jak przewodzisz?

Czy chce sprawdzić, jak rozwiązujesz konflikty? A może chodzi o ustalanie priorytetów? Jaki jest ukryty cel? Możesz zrobić pauzę i powiedzieć: „To świetne pytanie. Zastanawiam się, co najlepiej pokazałoby, jak zazwyczaj radzę sobie z tego typu sytuacjami”.

To pierwszy krok. A oznacza uznanie luki. Przyznaj się do niej. Zrób to dojrzale, bez przyjmowania postawy obronnej. Jeśli nie masz bezpośredniego przykładu, po prostu to powiedz. To nie jest słabość. Pokazuje szczerość i samoświadomość. Możesz powiedzieć: „Nie spotkałem się z dokładnie taką sytuacją, ale radziłem sobie z czymś podobnym, co wymagało tych samych umiejętności”.

Następnie przechodzisz do I, czyli identyfikujesz sytuację, w której można wykorzystać umiejętności transferowalne. Sięgasz po analogiczną historię ze swojego banku doświadczeń. Nie musi być identyczna — musi jedynie mieć związek z pytaniem. Pokazuje to zaradność i elastyczność w różnych sytuacjach.

Na przykład: „W jednym z projektów starszy interesariusz zdecydowanie sprzeciwił się harmonogramowi. Choć nie był to dokładnie ten sam scenariusz, nauczyło mnie to zarządzania w górę i wyznaczania granic”. Możesz wyjaśnić, czego konkretnie cię to nauczyło.

Na koniec — i to wiąże się z pytaniem o batonik — opisz swoje myślenie i przeprowadź rozmówcę przez proces mentalny na głos. To część D: describe the thinking, czyli opisz sposób myślenia. Pokaż, jak podszedłbyś do sytuacji, rozkładając ją na elementy tak, jak zrobiłbyś to w planie pracy projektu.

Jako kierownik projektu nie wiesz wszystkiego i nikt tego od ciebie nie oczekuje. Musisz jednak wiedzieć, jak podejść do każdego wyzwania, które pojawi się na twojej drodze. Możesz więc powiedzieć: „Gdyby pojawiła się taka sytuacja, podszedłbym do niej w następujący sposób”.

To schemat RAID, który opracowałam.

Kelsey Alpaio: Bardzo mi się podoba. Chyba wszyscy znamy tę chwilę paniki, gdy podczas rozmowy nie mamy poczucia, że znamy dobrą odpowiedź. Możliwość zwolnienia i powiedzenia: „Dobrze, R-A-I-D. Rozpoznaj intencję. A — uznaj lukę. I — wskaż historię pokazującą umiejętności transferowalne. D — opisz sposób myślenia” jest niezwykle pomocna.

Uwielbiam ten schemat. Opowiedz nam trochę więcej o schemacie dotyczącym drugiego scenariusza, czyli pytania, którego celem jest przedstawienie nas w złym świetle.

Kayla Quijas: Wydaje nam się, że takie pytania mają nas skompromitować, prawda? Tak to wygląda. W rzeczywistości rekruterzy próbują sprawdzić, jak myślisz na bieżąco i jak radzisz sobie w takich sytuacjach.

Nie wiemy, kiedy się pojawią, a często uderzają jak cios w brzuch. Czasami są zaprojektowane po to, by sprawdzić, jak radzisz sobie z byciem człowiekiem w sytuacji dużej presji i wysokiej stawki. A umówmy się — rozmowa kwalifikacyjna dla niektórych z nas jest właśnie taką sytuacją.

W tych sytuacjach, gdy jesteś testowany, nie liczy się to, czy w przeszłości poradziłeś sobie idealnie. Liczy się to, czego się nauczyłeś i jak wykorzystujesz tę wiedzę w dalszej pracy jako kierownik projektu. Opracowany przeze mnie schemat jest schematem analizy po zakończeniu projektu. Jako kierownicy projektów dobrze znamy analizy powykonawcze i wyciąganie wniosków.

POST: najpierw zacznij od przedstawienia obrazu sytuacji. Podaj tyle kontekstu, abyśmy wiedzieli, co się wydarzyło. O oznacza wzięcie odpowiedzialności za błąd. Przyznaj się do niego. Pokazuje to dojrzałość i inteligencję emocjonalną. Nikt nie jest doskonały. Wszyscy popełniamy błędy, ale jeśli próbujesz ich unikać i zrzucać winę na innych, staje się to bardzo wyraźnym sygnałem ostrzegawczym.

S oznacza pokazanie wpływu, jaki miał błąd. „Zrobiłem to, a w rezultacie wydarzyło się...”. Następnie T oznacza przekształcenie lekcji w pozytywną dźwignię. Pokaż, jak się rozwinąłeś i co się dzięki temu zmieniło. Nie chodzi o bronienie się, ale o zademonstrowanie rozwoju. Mam dobry przykład z własnego doświadczenia jako kierowniczka projektu, jeśli chcesz go usłyszeć.

Kelsey Alpaio: Tak, z przyjemnością.

Kayla Quijas: Jako kierowniczka projektu często działam bardziej jak kierowniczka programu. Pracuję z wieloma wpływowymi interesariuszami o bardzo silnych osobowościach. Pewnego razu przekazałam wiadomość e-mail od jednego z nich innemu interesariuszowi, dodając tylko krótkie „FYI”, czyli informację do wiadomości. Byłam zajęta i nie zastanowiłam się nad tym. Pomyślałam po prostu: „Ta osoba musi o tym wiedzieć”. Kliknęłam „Wyślij” i tyle.

Ku mojemu przerażeniu interesariusz numer dwa skontaktował się z interesariuszem numer jeden, aby powstrzymać ją przed działaniem, i dodał mnie do wiadomości. Zasadniczo napisał: „Kayla powiedziała mi o tej sprawie, proszę przestać to robić”. Interesariusz numer jeden był, delikatnie mówiąc, wściekły. Kompletnie ją to zaskoczyło, a ona straciła do mnie bardzo dużo zaufania — zaufania, na które ciężko pracowałam. Dała mi to jasno do zrozumienia na wiele sposobów.

Dałam sytuacji trochę czasu, żeby emocje opadły, a następnie umówiłam z nią rozmowę wideo. Pracuję zdalnie, ale w takiej sytuacji bardzo ważny jest możliwie bezpośredni kontakt z człowiekiem. Powiedziałam wprost, że biorę odpowiedzialność za swój błąd. Przeprosiłam. Wyjaśniłam, że nie miałam złych intencji i zrobię wszystko, aby odzyskać jej zaufanie. W tej sytuacji postawiłam na szczerość i otwartość.

Odpowiedziała mi tym samym, mówiąc wprost: „Mam nadzieję, że odzyskasz moje zaufanie, ale zajmie to czas i będzie wymagało wysiłku z twojej strony, Kayla”. Ustaliłyśmy jasne zasady dotyczące tego, jak oczekiwała, że będę ją informować o postępach, i bardzo pilnowałam, aby ich przestrzegać.

Ostatecznie odzyskałam jej zaufanie. To trudne doświadczenie nauczyło mnie, jak ważne jest wczesne zrozumienie oczekiwań interesariuszy dotyczących komunikacji oraz działanie zgodnie z nimi. Kiedy spojrzeć na to z dystansu, był to moment, w którym popełniłam błąd — i to poważny. Ale naprawdę wyciągnęłam z niego bardzo cenną lekcję.

Kelsey Alpaio: Uwielbiam ten przykład i myślę, że wielu słuchaczy może się z nim utożsamić. Zastanawiam się też, czy możesz opowiedzieć o niewłaściwych sposobach podejścia do pytania z zaskoczenia. Jakich błędów i wyzwań powinniśmy unikać, odpowiadając na pytania, które mogą nas wybić z rytmu?

Kayla Quijas: Oczywiście. Uwielbiam ten temat, ponieważ większość ludzi nie zdaje sobie sprawy, że największe błędy związane z pytaniami z zaskoczenia nie wynikają z samych odpowiedzi, lecz ze sposobu, w jaki do nich podchodzimy. Jednym z największych błędów jest panika lub całkowite zablokowanie się. Słyszysz pytanie, a rekruter widzi wszystko na twojej twarzy.

Nie wiesz, co powiedzieć, albo zaczynasz chaotycznie odpowiadać tylko po to, by wypełnić ciszę. Kiedy to ty otrzymujesz pytanie, cisza wydaje się wiecznością, prawda? Rozumiem — to niekomfortowe. Najlepsze, co możesz zrobić, to zatrzymać się, odetchnąć i dać sobie trochę czasu. Spokojna pięciosekundowa pauza jest lepsza niż sześćdziesięciosekundowa spirala paniki.

Co ciekawe, pauza w rozmowie jest często odbierana jako przejaw większej charyzmy, ponieważ pokazuje, że zastanawiasz się nad tym, co usłyszałeś. Podchodzisz do odpowiedzi rozważnie, więc jest to znacznie lepsze niż panika.

Kolejna rzecz: nie udawaj. Nie wymyślaj historii i nie czuj presji, żeby na siłę coś sklecić. Jeśli nie masz danego doświadczenia, przyznaj to. Skorzystaj ze schematu RAID, znajdź sytuację analogiczną, a następnie powiedz: „Gdybym znalazł się w takiej sytuacji, postąpiłbym w ten sposób”. Sposób, w jaki sobie z tym radzisz, jest siłą, a nie słabością.

Zdecydowanie nie rozwlekaj odpowiedzi. Zwięzłość i unikanie dygresji to rzeczy, o których trzeba pamiętać. Właśnie dlatego te schematy są tak pomocne. Nie przepraszaj też bez potrzeby. W niekomfortowych sytuacjach naturalnie chcemy wypełnić ciszę słowami: „Przepraszam” albo „Ojej, nie znam odpowiedzi”. To ludzka reakcja. Ale przepraszanie, gdy nie jest konieczne, sygnalizuje niski poziom pewności siebie i może sugerować, że nie masz kwalifikacji na dane stanowisko.

To kilka rzeczy, których radziłabym unikać.

Kelsey Alpaio: Zdecydowanie sama popełniałam kilka z tych błędów. Zawsze chcę wypełnić ciszę. To dla mnie ważna lekcja z całej kariery — pozwolić, żeby minęło kilka sekund.

To ty jedyny zastanawiasz się przesadnie, jak długo nikt nic nie powiedział.

Kayla Quijas: Dokładnie. To „przepraszam” bardzo często słyszę też od moich klientów. Pauza jest naprawdę ważna. Nie trzeba wypełniać ciszy. A zastępowanie „przepraszam” słowami „dziękuję” całkowicie zmienia sytuację. Naprawdę. Zachęcam wszystkich słuchaczy, żeby tego spróbowali. To ogromna różnica.

Kelsey Alpaio: Zdecydowanie. Uwielbiam tę radę. Wspomniałaś o pewności siebie i charyzmie, kiedy mówiłaś o błędach i rzeczach, na które trzeba uważać podczas odpowiadania na takie pytania.

Wiem, że odgrywają tu dużą rolę. Słyszałam też, jak mówiłaś o charyzmie jako o czymś, z czym niekoniecznie się rodzimy, ale co jest umiejętnością i mięśniem, który można rozwijać. Czy możesz opowiedzieć trochę więcej o tym, jak najlepiej doskonalić tę umiejętność i wykorzystywać ją w tym kontekście?

Kayla Quijas: Pewność siebie i charyzma są ogromnie ważne podczas rozmów kwalifikacyjnych. To, co jest zasadniczo źle rozumiane, to przekonanie, że albo się z nimi rodzimy, albo nie. To nieprawda. Są to umiejętności, mięśnie, które można rozwijać, tak jak chodzi się na siłownię, nawet jeśli na początku nie wie się, co robić.

Kiedy zaczynasz i podejmujesz działanie, z czasem budujesz te mięśnie. Tak samo jest z pewnością siebie i charyzmą. Pracowałam z wieloma cichymi, introwertycznymi osobami, które sprawiały wrażenie pozbawionych pewności siebie. Z czasem to się zmieniało. Często słyszę od nich: „Pomogłaś mi odzyskać pewność siebie”. To kwestia praktyki.

Praktyki i pozwolenia sobie na działanie. To właśnie jest równanie: pewność siebie równa się przygotowanie plus pozwolenie sobie. Przygotowanie oznacza znajomość swoich historii i wartości oraz posiadanie omówionych wcześniej schematów. Pozwolenie sobie jest szczerze mówiąc trudniejszą częścią. To emocjonalne przyzwolenie na zajęcie miejsca, zaprzestanie umniejszania własnemu doświadczeniu i uznanie swoich sukcesów oraz porażek bez przepraszania za nie.

Jest też aspekt charyzmy. Myślę o niej jako o połączeniu energii i intencji. Charyzma nie oznacza głośnego zachowania ani uroku osobistego. To dwa różne pojęcia, ponieważ nie oznaczają tego samego. Charyzma to energia, którą wnosisz do pomieszczenia, oraz zdolność nawiązywania kontaktu z ludźmi. Podczas rozmowy oznacza to bycie obecnym i nieprzesadne wyćwiczenie.

Oznacza utrzymywanie kontaktu wzrokowego, odzwierciedlanie mowy ciała, wyraźne mówienie i pokazywanie, że cieszysz się z obecności na rozmowie. Nie desperację, lecz zaangażowanie.

Kelsey Alpaio: A co z osobami, które nie mają dużego doświadczenia w zarządzaniu projektami? Jak znaleźć w sobie pewność siebie podczas rozmów kwalifikacyjnych?

Kayla Quijas: To bardzo dobre pytanie. Jak powiedziałam, pewność siebie bierze się z przygotowania i pozwolenia sobie na działanie. Ogromną częścią tego jest właśnie przyzwolenie, by nie umniejszać własnemu doświadczeniu. To, że byłam dekoratorką tortów, nie oznacza, że nie zarządzałam wymaganiami, terminami i jakością.

Właśnie tym zajmowałam się cały czas — często w bardzo szybkich, intensywnych i stresujących warunkach. Patrząc wstecz, potrafię to dostrzec, ponieważ nie miałam nikogo, kto by mi to uświadomił. Dlatego wybrałam pracę pomostową. Przeszłam od dekorowania tortów do pracy w recepcji, a następnie stopniowo awansowałam.

Szczerze mówiąc, w moim przypadku miało to największy sens. Przejście bezpośrednio od dekorowania tortów do stanowiska kierowniczego w korporacji prawdopodobnie nie byłoby najlepszym rozwiązaniem. Chodzi jednak o uznanie własnego doświadczenia i dostrzeżenie, że masz wartość. Masz doświadczenie. Jeśli potrzebujesz porozmawiać z osobami, które są trochę dalej na swojej drodze, zrób to.

Ludzie chcą pomagać. Naprawdę. Znajdź osoby, które są pięć lat przed tobą. LinkedIn świetnie się do tego nadaje. Porozmawiaj z nimi, poznaj ich historie i nawiąż kontakt. Pomogą ci. Kiedy nawiążesz z nimi relację i zaczniesz dostrzegać własne wartości oraz to, czym naprawdę się zajmujesz, zobaczysz, że właśnie na tym polega zarządzanie projektami. Wydobądź te historie i przygotuj się.

Kelsey Alpaio: Jeśli podczas rozmowy na stanowisko związane z zarządzaniem projektem masz poczucie, że bardzo źle odpowiedziałeś na jedno lub dwa pytania, co wtedy? Czy kontaktujesz się ponownie z rekruterem? Czy robisz coś w trakcie rozmowy, czy tylko zwraca to większą uwagę na problem?

Kayla Quijas: Uwielbiam to pytanie i podoba mi się, że sama udzieliłaś na nie odpowiedzi. Ta druga opcja rzeczywiście tylko zwraca większą uwagę. Zdecydowanie sugerowałabym, żeby nie wysyłać wiadomości uzupełniającej w stylu: „Zadaliście to pytanie, a ja odpowiedziałem tak. Mogłem odpowiedzieć lepiej. Oto moja odpowiedź”. Brzmi to tak, jakbyś podważał własne decyzje, nie wykazywał pewności siebie i był trochę zdesperowany.

Chyba że masz absolutną, stuprocentową pewność, że taki ruch wzmocni twoją kandydaturę. Dziewięć razy na dziesięć powiedziałabym, że tak się nie stanie. Odpuść i zamiast tego wyślij dobrze napisaną wiadomość z podziękowaniem. Już słyszę, jak ludzie przewracają oczami na wzmiankę o podziękowaniach, ale niezliczoną ilość razy słyszałam: „Już nikt nie wysyła mi podziękowań. Kiedy ktoś to robi, naprawdę ma to dla mnie znaczenie”. Nie mogę uwierzyć, że ludzie w ogóle tego nie robią.

Jeśli wiadomość jest dobrze napisana, zwraca uwagę na twoje mocne strony i pokazuje, dlaczego pasujesz do stanowiska, to świetnie. Szczególnie dobrze jest nawiązać do czegoś z rozmowy, co wydało ci się interesujące. Sama uczestniczyłam w rozmowach jako członkini zespołu rekrutacyjnego i mocna wiadomość z podziękowaniem jest jak wisienka na torcie — szczególnie gdy rozmowa przebiegła dobrze. Nie mogę wystarczająco podkreślić, jak ważne jest wysłanie takiej wiadomości. Naprawdę to zrób.

Niedawno przeprowadzałam rozmowę z pewnym kandydatem. Na koniec zapytałam: „Czy ma pan do mnie jakieś pytania?”. Zadał kilka pytań, a ostatnie brzmiało: „Czy mogę prosić o pani adres e-mail?”. Pomyślałam: „O, on wyśle mi podziękowanie”. I rzeczywiście to zrobił. To, że przejął inicjatywę i nie zdał się na łaskę rekrutera ani zewnętrznego narzędzia do wyszukiwania adresów e-mail, było bardzo imponujące.

To był dodatkowy element, który pokazał sprawczość i przejęcie kontroli nad sytuacją. Takie drobiazgi wydają się małe, ale są ważne. Oczywiście sposób odpowiadania na pytania ma znaczenie, ale równie ważne jest to, jak radzisz sobie z różnymi sytuacjami.

Kelsey Alpaio: Uwielbiam to. Zbliżamy się do końca naszego czasu, więc Kayla, mam do ciebie ostatnie pytanie. Gdybyś miała opisać siebie jako batonik, który byś wybrała?

Kayla Quijas: To bardzo dobre pytanie. Myśląc o sobie jako o kierowniczce projektu, jestem bardzo dobra w radzeniu sobie z różnymi interesariuszami i dostosowywaniu się do sytuacji.

Dostosowuję swoje zachowanie do okoliczności. Jeśli sytuacja jest stresująca, dostosowuję się do niej, a jeśli jest to zwykła, codzienna rozmowa z ludźmi, również odpowiednio się zachowuję. W świecie batoników widzę siebie jako produkt, który podoba się większości osób. Moim zdaniem takim batonikiem jest Kit Kat. Większość ludzi powiedziałaby: „Tak, nie odmówię Kit Kata”. Prawie powiedziałam Reese’s Pieces, ale niektórzy mają alergię na masło orzechowe. Pomyślałam więc, że może nie jest to wybór dla każdego. Postawię na Kit Kata.

Kelsey Alpaio: Uwielbiam to. Tak, problem z tym pytaniem polega na tym, że mam alergię na czekoladę, więc muszę wybrać batonik bez czekolady, a nawet nie wiem, czy coś takiego istnieje. Chyba wybrałabym batonika Nerds Rope albo coś w tym rodzaju.

Kayla Quijas: Właśnie chodzi o to, jak omawiasz swoje rozumowanie.

Kiedy odpowiadałam, wyjaśniłam, jak postrzegam siebie jako kierowniczkę projektu. Możesz nawet powiedzieć: „Mam alergię na czekoladę, więc jako kierowniczka projektu jestem bardzo spostrzegawcza. Sama nie mogę jeść czekolady, ale obserwując przyjaciół i rodzinę oraz rodzaje czekolady, które lubią, widzę, że większość z nich wybiera... Z tego powodu właśnie taki batonik bym wybrała”.

Kelsey Alpaio: Uwielbiam to. To tylko sugestia, ale oparta na twojej sytuacji i przedstawiona spontanicznie.

To niesamowite. Dobrze, naprawdę ostatnie pytanie na zakończenie. Czy możesz zostawić nas z jedną rzeczą, którą możemy zrobić dzisiaj, aby przygotować się do sukcesu podczas rozmów o pracę?

Kayla Quijas: Jedna rzecz: skontaktuj się z kimś, kto jest tam, gdzie ty chcesz być, i nawiąż z tą osobą relację — nawet jeśli miałaby to być tylko piętnastominutowa rozmowa przy kawie. To niezwykle wartościowe. Ludzie chcą pomagać.

Kelsey Alpaio: Uwielbiam to. To bardzo konkretna rada. Poświęćmy na to kilka minut. Kayla, bardzo dziękuję za dzisiejszy czas. To było niezwykle pomocne.

Kayla Quijas: Dziękuję, Kelsey. To była prawdziwa przyjemność.

Kelsey Alpaio: To wszystko w dzisiejszym odcinku The Retro. Obserwujcie program, aby nigdy nie przegapić żadnego odcinka. A jeśli chcecie kontynuować rozmowę z grupą ponad 1000 profesjonalistów zajmujących się zarządzaniem projektami, którzy doskonale rozumieją te wyzwania, dołączcie do nas na thedpm.com/membership. Dziękujemy za słuchanie!