Projectbestuur: wat het is & hoe je het implementeert

Waarom is projectgovernance belangrijk?

Projectgovernance is belangrijk omdat het helpt ervoor te zorgen dat je projecten aansluiten bij de doelstellingen van je bedrijf. Het biedt de nodige structuur en principes die effectieve projectuitvoering sturen, helpt de beoogde waarde te leveren en beperkt risico’s. 

Governance vervult deze cruciale functies. 

• Stuurt je processen, beleid en structuren
• Definieert hoe projecten worden beheerd en gecontroleerd
• Biedt mechanismen voor toezicht en controle  
• Stelt criteria vast voor het besluitvormingsproces
• Helpt je beslissingen te nemen die in het belang zijn van je project en bedrijf
• Stelt duidelijke verantwoordelijkheids- en verantwoordingslijnen vast
• Definieert wie de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen

3 pijlers van projectgovernance

Projectgovernance heeft drie belangrijke pijlers: structuur, mensen en informatie. 

• Structuur: Deze pijler biedt een duidelijk gedefinieerd governanceraamwerk met processen en beleid die een hiërarchie van rollen en verantwoordelijkheden vaststellen, beslissingsbevoegdheid definiëren en een systeem van controlemechanismen opzetten. De pijler creëert ook een duidelijke routekaart voor de uitvoering van het project en helpt iedereen zijn of haar rol te begrijpen om verwarring te beperken en de productiviteit van het team te verbeteren.
• Mensen: Deze pijler definieert wie bij projecten betrokken is en wat hun rol is (bijv. de projecteigenaar, geraadpleegde belanghebbenden, besluitvormers enz.) zodat je de juiste mensen kunt identificeren en hen rollen kunt geven die aansluiten bij hun vaardigheden en expertise. Governance kan ook beleid vastleggen voor doorlopende training en ontwikkeling om mensen op de hoogte te houden van beste werkwijzen en opkomende trends in projectmanagement.
• Informatie: Deze pijler helpt ervoor te zorgen dat je over de juiste gegevens en informatie over je project beschikt en dat deze nauwkeurig en actueel zijn. De informatiepijler omvat ook het opzetten van systemen voor gegevensverzameling, rapportage en analyse. Je gebruikt deze informatie om weloverwogen beslissingen te nemen, de voortgang te volgen, prestaties te evalueren en potentiële problemen te identificeren voordat ze daadwerkelijk problemen worden. Informatie verbetert ook de transparantie en het vertrouwen onder belanghebbenden.

Onderdelen van projectgovernance

Deze onderdelen en elementen van het governanceraamwerk helpen bij het sturen van de projectuitvoering, de delegatie van werk, het gedrag van het team en de verantwoordingsplicht, en zorgen er bovendien voor dat resultaten aansluiten bij de doelstellingen van je bedrijf.

Governancemodellen

Governancemodellen definiëren de structuur en hiërarchie van je project. Dit zijn voorbeelden van modellen waaruit je kunt kiezen, afhankelijk van de omvang, complexiteit en specifieke behoeften van je bedrijf.  

• Gecentraliseerd: Dit model gebruikt individuele bevoegdheid of een team om belangrijke beslissingen te nemen en beleid af te dwingen.
• Gedistribueerd: In dit model kan je projectteam of functionele eenheid het project beheren met beperkt aanvullend toezicht.
• Hybride: Het hybride model combineert een gecentraliseerde en gedistribueerde aanpak, waarbij doorgaans gecentraliseerd beleid en gedistribueerde uitvoering worden gebruikt.

Verantwoordingsplicht en verantwoordelijkheden

Dit onderdeel omvat het scheppen van duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en het definiëren van wie waarvoor verantwoordelijk is. Het helpt je om effectieve en tijdige beslissingen te nemen met een grotere mate van verantwoordingsplicht. 

Zo zijn je teamleden verantwoordelijk voor het voltooien van projecttaken en op te leveren resultaten, terwijl belanghebbenden verantwoordelijk zijn voor het leveren van input en feedback om ervoor te zorgen dat het project aan hun behoeften en verwachtingen voldoet. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Betrokkenheid en communicatie met belanghebbenden

Dit onderdeel omvat het gedurende de hele levenscyclus van je project informeren en betrekken van belanghebbenden. Dit houdt in dat je communicatiekanalen opzet voor zaken zoals voortgangsrapportages en feedback. 

Je kunt bijvoorbeeld een vaste frequentie, statusrapporten en andere communicatie instellen om belanghebbenden geïnformeerd en betrokken te houden. Dit helpt je de verwachtingen van belanghebbenden te managen, zorgen snel aan te pakken en het vertrouwen te vergroten.

Vergaderingen en rapportage

Dit onderdeel helpt je de voortgang van het project te bewaken en je projecten op koers te houden. Het omvat het vaststellen van tijdlijnen voor regelmatige vergaderingen, het bepalen van de agenda's, het notuleren, het bijhouden van actiepunten, het vroegtijdig identificeren van mogelijke problemen en het tijdig nemen van corrigerende maatregelen.

Risico- en probleembeheer

Dit onderdeel omvat het identificeren, beoordelen en beperken van risico's en problemen. Je ontwikkelt een standaardproces voor risicobeheerplanning, risico-identificatie, beoordeling, beperking en monitoring. Dit helpt om potentiële problemen aan te pakken voordat ze het succes van je project beïnvloeden. 

Je beschrijft duidelijke, praktische risicobeheerstrategieën waarin staat hoe problemen worden geïdentificeerd, beoordeeld en opgelost. Dit omvat ook het opzetten van een proces voor het documenteren en bijhouden van problemen en het vervolgens tijdig aanpakken ervan.  

Toezicht en waarborging

Dit onderdeel omvat het definiëren van mechanismen voor toezicht en controle, zoals interne projectaudits, collegiale beoordelingen en externe evaluaties. Kwaliteitsborging is belangrijk omdat het je helpt bepalen of projectresultaten voldoen aan de vereiste gespecificeerde normen en verwachtingen. 

Stel processen in voor het uitvoeren van regelmatige kwaliteitsevaluaties, kwaliteitsplanning, kwaliteitsborging (QA), kwaliteitscontrole (QC) en continue verbetering.

Controleproces voor projectmanagement

Dit onderdeel omvat het opzetten van processen voor het bewaken en controleren van de uitvoering van het project. Je stelt een vaste frequentie in voor het volgen van de voortgang van je project ten opzichte van het projectplan; het meten van de prestaties aan de hand van belangrijke mijlpalen, projectresultaten en het budget; en het verstrekken van updates aan belanghebbenden. 

Je wilt ook vaststellen welke meetgegevens en kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) je gebruikt, monitoringssystemen opzetten en mechanismen voor corrigerende maatregelen instellen om je projecten op koers te houden en de verwachte resultaten te behalen.

Wie zijn betrokken bij projectbestuur?

Hier zijn de belangrijkste rollen die betrokken zijn bij projectbestuur.

Opdrachtgevers

Een projectopdrachtgever (doorgaans een senior leidinggevende) biedt de algemene visie en richting voor je project. Deze stemt het project af op de strategische bedrijfsdoelen, zodat het de geplande waarde oplevert.

Opdrachtgevers keuren ook de benodigde middelen goed, ondersteunen het projectteam, zijn verantwoordelijk voor het succes van het project en onderhouden contact met belangrijke belanghebbenden om hun verwachtingen te managen.

Projectmanager

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het werk en bied je gedurende de hele levenscyclus van het project begeleiding, waaronder bij het plannen, uitvoeren en afsluiten van het project. Je zorgt ervoor dat het project op koers blijft, beheert risico's en problemen en levert de verwachte resultaten. 

Je communiceert ook met belanghebbenden, verstrekt regelmatig updates, pakt zorgen snel aan en zorgt ervoor dat je project wordt uitgevoerd volgens het bestuurskader.

Stuurgroep

De stuurgroep is een groep senior leidinggevenden en belanghebbenden die toezicht houdt op het project en het project begeleidt. De commissie neemt beslissingen op hoog niveau, lost problemen op en zorgt ervoor dat het project afgestemd blijft op de bedrijfsdoelen.

De leden komen ook regelmatig bijeen om de voortgang van het project te beoordelen, eventuele zorgen aan te pakken en je projectteam de benodigde middelen te bieden.

Projectmanagementbureau (PMO)

Het projectmanagementbureau (PMO) stelt het governancekader op en houdt dit in stand. Het biedt je ondersteuning en begeleiding om ervoor te zorgen dat projecten volgens het governancekader worden uitgevoerd.

Het PMO houdt ook de voortgang van projecten in de gaten, brengt het senior management regelmatig op de hoogte en volgt beste praktijken op het gebied van projectmanagement en governance.  

Voordelen van projectgovernance

Hier volgen de belangrijkste voordelen van het implementeren van projectgovernance.

• Afstemming op organisatiedoelen: Projectgovernance helpt je ervoor te zorgen dat je projecten zijn afgestemd op de bedrijfsdoelen, dat projecten worden uitgevoerd op een manier die aansluit bij de standaarden van je organisatie en dat prioriteit wordt gegeven aan projecten die de meeste waarde bieden en middelen efficiënt en effectief worden toegewezen.
• Effectief risicomanagement: Projectrisico’s kunnen leiden tot projectfalen. Governance helpt je risico’s proactief en systematisch te identificeren, te beoordelen en te beperken, zodat je problemen kunt aanpakken voordat ze een bedreiging vormen voor je project.
• Verbeterde betrokkenheid van belanghebbenden: Projectgovernance helpt je alle belanghebbenden gedurende de hele levenscyclus van je project geïnformeerd en betrokken te houden. Met de juiste input van hen kun je de projectdoelstellingen behalen en de verwachte waarde leveren. Het helpt je ook verwachtingen te managen en zorgen snel aan te pakken.
• Meer transparantie en verantwoordelijkheid: Projectgovernance zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheidslijnen, zodat beslissingen tijdig en effectief worden genomen. Dit vermindert verwarring, vergroot het vertrouwen onder belanghebbenden en verhoogt de kans op projectsucces.

Veelvoorkomende uitdagingen en hoe je deze overwint

Hier volgen enkele veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van projectgovernance en manieren om deze te overwinnen:

• Weerstand tegen verandering: Als je weerstand tegen verandering ondervindt, betrek teamleden en belanghebbenden dan bij het governanceproces en bied hun de nodige training en ondersteuning. Communiceer de voordelen en pak eventuele zorgen snel aan om draagvlak te creëren.
• Onrealistische verwachtingen van belanghebbenden: Als je merkt dat de verwachtingen van je belanghebbenden niet realistisch zijn, stel dan communicatiekanalen, regelmatige vergaderingen en mechanismen voor feedback in. Houd hen gedurende de hele levenscyclus van je project geïnformeerd en betrokken om onrealistische verwachtingen tegen te gaan en zorgen snel aan te pakken.
• Middelenbeperkingen: Als de middelen voor je project beperkt zijn, zorg er dan voor dat je voldoende plant en aan middelenbeheer doet, en prioriteit geeft aan projecten die de meeste waarde bieden voor de benodigde middelen. Identificeer, monitor en rapporteer mogelijke beperkingen regelmatig in een vroeg stadium en neem snel corrigerende maatregelen.

Projectgovernance implementeren

Zo implementeer je projectgovernance binnen je organisatie.

1. Stel een governanceteam samen

Stel een governanceteam samen dat algemene strategische richting en toezicht kan bieden en je projectscope, budget en planning kan goedkeuren. Dit team moet een stuurgroep, projectsponsor, jou als projectmanager, het PMO (als die afdeling bestaat) en belangrijke belanghebbenden omvatten.

2. Stel een duidelijk governancekader op

Definieer de rollen, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden binnen je projectteam. Geef aan wie waarvoor verantwoordelijk is, zorg voor duidelijkheid en vermijd dubbelzinnigheid. 

Je moet mogelijk verschillende kaders opstellen voor verschillende projecttypen. Zorg ervoor dat elk kader aansluit bij de bredere strategische doelstellingen en projectdoelen van je bedrijf, zodat samenhang en een duidelijke richting worden geboden. 

Author's Tip

Stel een governancekader voor projecten op (of zoek er een) dat je als sjabloon kunt gebruiken voor elk projecttype waarmee je rekening moet houden.

3. Ontwikkel teamprocessen en -procedures

Standaardiseer je governanceprocedures om consistentie te behouden en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden, vooral je teamleden, op één lijn zitten. Gebruik gevestigde projectmethodologieën zoals PRINCE2 of PMBOK als referentie om je processen op te stellen. 

Bekijk en werk deze processen regelmatig bij om je aan te passen aan veranderingen in je workflows, organisatiedoelen of prioriteiten. Hoe goed je team deze processen volgt, heeft invloed op belangrijke gebieden zoals risicobeheer, het oplossen van problemen, besluitvorming en projectprestaties. 

4. Communicatiekanalen instellen

Communicatie is essentieel om draagvlak voor governance te creëren. Stel een communicatieplan op waarin de belangrijkste kanalen voor het verspreiden van governancebeleid, procedures en kaders worden vastgesteld, zodat informatie soepel tussen alle belanghebbenden stroomt. 

Dit omvat het organiseren van regelmatige vergaderingen, voortgangsrapportages en mechanismen voor feedback. Transparantie is cruciaal; zorg ervoor dat iedereen op de hoogte wordt gehouden van eventuele veranderingen in de governance.

Hulpmiddelen voor projectgovernance

Effectieve projectgovernance vereist de juiste hulpmiddelen. Hier zijn enkele soorten hulpmiddelen die je kunt gebruiken om de zichtbaarheid te vergroten en de beoogde projectdoelen te behalen.

• Projectmanagementsoftware: Deze software helpt je bij het plannen, uitvoeren en bewaken van je projecten, met functies voor taakbeheer, resourcetoewijzing, voortgangsregistratie en rapportage.  
• Hulpmiddelen voor governance, risico's en compliance: GRC-tools helpen je risico's te identificeren, beoordelen en beperken met functies zoals risicobeoordeling, planning voor risicobeperking en risicomonitoring. Ze kunnen je ook helpen te voldoen aan regelgeving die specifiek is voor jouw branche.  

Beste werkwijzen voor projectgovernance

Hier zijn enkele beste werkwijzen om in gedachten te houden bij het implementeren van projectgovernance. 

• Zorg ervoor dat je governancekader duidelijk is: Wees duidelijk bij het ontwikkelen van je governancekader door rollen en verantwoordelijkheden vast te leggen, en stel een communicatieplan op waarin de belangrijkste kanalen worden vastgesteld. Ga regelmatig en duidelijk in gesprek met belanghebbenden om hen op de hoogte te houden en zorgen snel aan te pakken. Houd mogelijke problemen regelmatig in de gaten, rapporteer hierover en neem corrigerende maatregelen.
• Organiseer doorlopende training en ontwikkeling: Bied teamleden training en ontwikkelingsmogelijkheden aan om ervoor te zorgen dat ze over de nodige vaardigheden en kennis beschikken om te voldoen aan governancebeleid en -processen. Dit helpt iedereen op de hoogte te houden van veranderingen en beste werkwijzen.
• Gebruik de juiste hulpmiddelen: Het gebruik van projectmanagement-, projectgovernance- of risicobeheersoftware vermindert handmatig werk, verbetert de algehele efficiëntie en vergroot het vermogen van iedereen om zich aan governancevoorschriften te houden. 

Word lid voor meer inzichten in projectmanagement

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste werkwijzen te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en casussen, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.