Projectgovernance: Wat het is en hoe je het implementeert

Waarom is projectgovernance belangrijk?

Projectgovernance is belangrijk omdat het ervoor zorgt dat je projecten aansluiten bij de doelen van je bedrijf. Het biedt de noodzakelijke structuur en principes die richting geven aan een effectieve uitvoering van projecten, helpt de beoogde waarde te leveren en vermindert risico’s. 

Governance vervult deze cruciale functies. 

• Geeft richting aan je processen, beleidsregels en structuren
• Definieert hoe projecten worden beheerd en gecontroleerd
• Biedt mechanismen voor toezicht en controle  
• Stelt criteria vast voor het besluitvormingsproces
• Helpt je beslissingen te nemen die in het belang zijn van je project en bedrijf
• Stelt duidelijke verantwoordings- en verantwoordelijkheidslijnen vast
• Definieert wie de bevoegdheid heeft om beslissingen te nemen

3 pijlers van projectgovernance

Projectgovernance heeft drie belangrijke pijlers: structuur, mensen en informatie. 

• Structuur: Deze pijler biedt een duidelijk gedefinieerd governance-raamwerk met processen en beleidsregels die een hiërarchie van rollen en verantwoordelijkheden vastleggen, beslissingsbevoegdheid definiëren en een systeem van controles en tegenwichten opzetten. Daarnaast creëert deze pijler een duidelijke routekaart voor de uitvoering van projecten en helpt hij iedereen zijn rol te begrijpen, zodat verwarring wordt geminimaliseerd en de productiviteit van het team wordt verbeterd.
• Mensen: Deze pijler definieert wie bij projecten betrokken is en wat hun rol is (bijvoorbeeld de projecteigenaar, geraadpleegde belanghebbenden, besluitvormers enzovoort), zodat je de juiste mensen kunt identificeren en kunt plaatsen in rollen die aansluiten bij hun vaardigheden en expertise. Governance kan ook beleidsregels vastleggen voor voortdurende training en ontwikkeling, zodat mensen op de hoogte blijven van beste praktijken en nieuwe trends in projectmanagement.
• Informatie: Deze pijler helpt ervoor te zorgen dat je over de juiste gegevens en informatie over je project beschikt en dat deze nauwkeurig en actueel zijn. De informatiepijler omvat ook het opzetten van systemen voor gegevensverzameling, rapportage en analyse. Je gebruikt deze informatie om weloverwogen beslissingen te nemen, de voortgang bij te houden, prestaties te evalueren en mogelijke problemen te identificeren voordat ze daadwerkelijk problemen worden. Informatie verbetert ook de transparantie en het vertrouwen onder belanghebbenden.

Onderdelen van projectgovernance

Deze onderdelen en elementen van het governance-raamwerk helpen bij de uitvoering van projecten, de delegatie van werk, het gedrag van teams en de verantwoordingsplicht, en zorgen er ook voor dat resultaten aansluiten bij de doelen van je bedrijf.

Governance-modellen

Governance-modellen definiëren de structuur en hiërarchie van je project. Dit zijn voorbeelden van modellen die je kunt kiezen afhankelijk van de omvang, complexiteit en specifieke behoeften van je bedrijf.  

• Gecentraliseerd: Dit model maakt gebruik van individuele bevoegdheid of een team om belangrijke beslissingen te nemen en beleidsregels af te dwingen.
• Gedecentraliseerd: In dit model kan je projectteam of functionele eenheid het project beheren met beperkt aanvullend toezicht.
• Hybride: Het hybride model combineert een gecentraliseerde en gedecentraliseerde aanpak, waarbij doorgaans gecentraliseerde beleidsregels en gedecentraliseerde uitvoering worden gebruikt.

Verantwoordingsplicht en verantwoordelijkheden

Dit onderdeel zorgt voor duidelijkheid over rollen en verantwoordelijkheden en definieert wie verantwoordelijk is voor welk werk. Het helpt je om effectieve en tijdige beslissingen te nemen met een grotere mate van verantwoordingsplicht. 

Zo zijn je teamleden bijvoorbeeld verantwoordelijk voor het voltooien van projecttaken en op te leveren resultaten, terwijl belanghebbenden verantwoordelijk zijn voor het geven van input en feedback om ervoor te zorgen dat het project aan hun behoeften en verwachtingen voldoet. 

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Comments

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Business email*

Create Password*

This field is hidden when viewing the form

Company's AI adoption maturity

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

This field is hidden when viewing the form

LinkedIn profile

By submitting you agree to receive occasional emails and acknowledge our Privacy Policy. You can unsubscribe at any time.

Betrokkenheid en communicatie met belanghebbenden

Dit onderdeel omvat het gedurende de hele levenscyclus van je project informeren en betrokken houden van belanghebbenden. Dit omvat het opzetten van communicatiekanalen voor zaken als voortgangsrapportages en feedback. 

Je kunt bijvoorbeeld een vaste frequentie, statusrapporten en andere communicatie instellen om belanghebbenden geïnformeerd en betrokken te houden. Dit helpt je de verwachtingen van belanghebbenden te beheren, zorgen tijdig aan te pakken en het vertrouwen te vergroten.

Vergaderingen en rapportage

Dit onderdeel helpt je de voortgang van het project te bewaken en je projecten op koers te houden. Het omvat het vaststellen van tijdlijnen voor regelmatige vergaderingen, het bepalen van de agenda's, het vastleggen van notulen, het bijhouden van actiepunten, het vroegtijdig identificeren van mogelijke problemen en het tijdig nemen van corrigerende maatregelen.

Risico- en probleembeheer

Dit onderdeel omvat het identificeren, beoordelen en beperken van risico's en problemen. Je ontwikkelt een standaardproces voor risicobeheerplanning, risico-identificatie, beoordeling, beperking en monitoring. Dit helpt om mogelijke problemen aan te pakken voordat ze het succes van je project beïnvloeden. 

Je werkt duidelijke, praktische risicobeheerstrategieën uit die beschrijven hoe problemen worden geïdentificeerd, beoordeeld en opgelost. Dit omvat ook het opzetten van een proces voor het documenteren en volgen van problemen en deze vervolgens tijdig aan te pakken.  

Borging

Dit onderdeel omvat het definiëren van mechanismen voor toezicht en controle, zoals interne projectaudits, collegiale toetsingen en externe beoordelingen. Kwaliteitsborging is belangrijk omdat het je helpt bepalen of projectresultaten voldoen aan de vereiste gespecificeerde normen en verwachtingen. 

Stel processen in voor het uitvoeren van regelmatige kwaliteitsbeoordelingen, kwaliteitsplanning, kwaliteitsborging (QA), kwaliteitscontrole (QC) en voortdurende verbetering.

Controleproces voor projectmanagement

Dit onderdeel omvat het opzetten van processen voor het bewaken en beheersen van de uitvoering van het project. Je stelt een vaste frequentie in voor het volgen van de voortgang van je project ten opzichte van het projectplan; het meten van prestaties aan de hand van belangrijke mijlpalen, projectresultaten en budget; en het verstrekken van updates aan belanghebbenden. 

Je wilt ook vaststellen welke meetwaarden en kritieke prestatie-indicatoren (KPI's) je gebruikt, monitoringsystemen opzetten en mechanismen voor corrigerende maatregelen instellen om je projecten op koers te houden en de verwachte resultaten te behalen.

Wie zijn betrokken bij projectgovernance?

Hier zijn de belangrijkste rollen die betrokken zijn bij projectgovernance.

Sponsors

Een projectsponsor (doorgaans een senior leidinggevende) geeft de algemene visie en richting voor je project. Deze stemt het project af op de strategische bedrijfsdoelen, zodat het de geplande waarde oplevert.

Sponsors keuren ook de benodigde middelen goed, ondersteunen het projectteam, zijn verantwoordelijk voor het succes van het project en onderhouden contact met belangrijke belanghebbenden om hun verwachtingen te beheren.

Projectmanager

Als projectmanager ben je verantwoordelijk voor het werk en bied je gedurende de hele levenscyclus van het project begeleiding, waaronder bij het plannen, uitvoeren en afsluiten van het project. Je zorgt ervoor dat het project op koers blijft, beheert risico's en problemen en levert de verwachte resultaten op. 

Je communiceert ook met belanghebbenden, verstrekt regelmatig updates, pakt zorgen tijdig aan en zorgt ervoor dat je project wordt uitgevoerd volgens het governancekader.

Stuurgroep

De stuurgroep is een groep senior leidinggevenden en belanghebbenden die toezicht houdt op het project en daarvoor begeleiding biedt. De stuurgroep neemt beslissingen op hoog niveau, lost problemen op en zorgt ervoor dat het project afgestemd blijft op de bedrijfsdoelen.

De leden komen ook regelmatig bijeen om de voortgang van het project te beoordelen, eventuele zorgen aan te pakken en je projectteam de benodigde middelen te bieden.

Projectmanagementbureau (PMO)

Het projectmanagementbureau (PMO) stelt het governancekader vast en houdt dit in stand. Het biedt je ondersteuning en begeleiding om ervoor te zorgen dat projecten worden uitgevoerd volgens het governancekader.

Het PMO bewaakt ook de voortgang van projecten, verstrekt regelmatig updates aan het senior management en volgt best practices op het gebied van projectmanagement en governance.  

Voordelen van projectgovernance

Dit zijn de belangrijkste voordelen van het implementeren van projectgovernance.

• Afstemming op organisatiedoelen: Projectgovernance helpt je ervoor te zorgen dat je projecten zijn afgestemd op de bedrijfsdoelen, dat de uitvoering van projecten plaatsvindt volgens de normen van je organisatie en dat je prioriteit geeft aan projecten die de meeste waarde bieden en middelen efficiënt en effectief toewijst.
• Effectief risicomanagement: Projectrisico’s kunnen leiden tot projectfalen. Governance helpt je risico’s proactief en systematisch te identificeren, beoordelen en beperken, zodat je problemen kunt aanpakken voordat ze een bedreiging vormen voor je project.
• Verbeterde betrokkenheid van belanghebbenden: Projectgovernance helpt je om alle belanghebbenden gedurende de hele levenscyclus van je project op de hoogte en betrokken te houden. Met de juiste input van hen kun je de projectdoelstellingen behalen en de verwachte waarde leveren. Het helpt je ook om verwachtingen te beheren en zorgen snel aan te pakken.
• Meer transparantie en verantwoordingsplicht: Projectgovernance zorgt voor duidelijke verantwoordelijkheden en bevoegdheden, zodat beslissingen tijdig en effectief worden genomen. Dit vermindert verwarring, vergroot het vertrouwen onder belanghebbenden en vergroot de kans op projectsucces.

Veelvoorkomende uitdagingen en hoe je deze overwint

Hier zijn enkele veelvoorkomende uitdagingen op het gebied van projectgovernance en manieren om deze te overwinnen:

• Weerstand tegen verandering: Als je weerstand tegen verandering ondervindt, betrek dan teamleden en belanghebbenden bij het governanceproces en bied hun de benodigde training en ondersteuning. Communiceer de voordelen en pak eventuele zorgen snel aan om draagvlak te creëren.
• Onrealistische verwachtingen van belanghebbenden: Als je merkt dat de verwachtingen van je belanghebbenden niet realistisch zijn, stel dan communicatiekanalen, regelmatige vergaderingen en mechanismen voor feedback in. Houd hen gedurende de hele levenscyclus van je project op de hoogte en betrokken om onrealistische verwachtingen tegen te gaan en zorgen snel aan te pakken.
• Beperkingen van middelen: Als je projectmiddelen beperkt zijn, zorg er dan voor dat je voldoende plant en aan middelenbeheer doet, en geef prioriteit aan projecten die de meeste waarde bieden voor de benodigde middelen. Identificeer, monitor en rapporteer mogelijke beperkingen regelmatig en neem snel corrigerende maatregelen.

Projectgovernance implementeren

Zo implementeer je projectgovernance binnen je organisatie.

1. Stel een governanceteam samen

Stel een governanceteam samen dat algemene strategische richting en toezicht kan bieden en je projectomvang, budget en planning kan goedkeuren. Dit team moet bestaan uit een stuurgroep, de projectsponsor, jou als projectmanager, het PMO (als die afdeling bestaat) en belangrijke belanghebbenden.

2. Stel een duidelijk governancekader vast

Definieer de rollen, verantwoordelijkheden en beslissingsbevoegdheden binnen je projectteam. Specificeer wie waarvoor verantwoordelijk is, zorg voor duidelijkheid en voorkom dubbelzinnigheden. 

Je moet mogelijk verschillende kaders opzetten voor verschillende projecttypen. Zorg ervoor dat elk kader aansluit bij de bredere strategische doelstellingen van je bedrijf en de projectdoelen om samenhang en een duidelijke richting te bieden. 

Author's Tip

Maak (of zoek) een governancekader voor projecten dat je als sjabloon kunt gebruiken voor elk projecttype waarmee je rekening moet houden.

3. Ontwikkel teamprocessen en -procedures

Standaardiseer je governanceprocedures om consistentie te behouden en ervoor te zorgen dat alle belanghebbenden, vooral je teamleden, op één lijn zitten. Gebruik gevestigde projectmethodologieën zoals PRINCE2 of PMBOK als referentie om je processen op te stellen. 

Bekijk en actualiseer deze processen regelmatig om je aan te passen aan veranderingen in je werkprocessen, organisatiedoelen of prioriteiten. De mate waarin je team deze processen volgt, heeft invloed op belangrijke gebieden zoals risicomanagement, het oplossen van problemen, besluitvorming en projectprestaties. 

4. Stel communicatiekanalen in

Communicatie is essentieel om draagvlak voor governance te creëren. Stel een communicatieplan op waarin de belangrijkste kanalen voor het verspreiden van governancebeleid, -procedures en -kaders worden geïdentificeerd, zodat informatie naadloos tussen alle belanghebbenden kan stromen. 

Dit omvat het organiseren van regelmatige vergaderingen, voortgangsrapportages en mechanismen voor feedback. Transparantie is cruciaal; zorg ervoor dat iedereen op de hoogte wordt gehouden van wijzigingen in de governance.

Hulpmiddelen voor projectgovernance

Effectieve projectgovernance vereist de juiste hulpmiddelen. Hieronder staan enkele soorten hulpmiddelen die je kunt gebruiken om de zichtbaarheid te vergroten en de beoogde projectdoelen te behalen.

• Projectmanagementsoftware: Deze software helpt je bij het plannen, uitvoeren en monitoren van je projecten, met functies voor taakbeheer, resourcetoewijzing, voortgangsregistratie en rapportage.  
• Hulpmiddelen voor governance, risico's en compliance: GRC-hulpmiddelen helpen je risico's te identificeren, beoordelen en beperken, met functies zoals risicobeoordeling, planning van risicobeperkende maatregelen en risicomonitoring. Ze kunnen je ook helpen te voldoen aan regelgeving die specifiek is voor jouw sector.  

Beste praktijken voor projectgovernance

Hier zijn enkele beste praktijken om in gedachten te houden bij het implementeren van projectgovernance. 

• Zorg ervoor dat je governancekader duidelijk is: Wees duidelijk bij het ontwikkelen van je governancekader door rollen en verantwoordelijkheden te definiëren en een communicatieplan op te stellen waarin de belangrijkste kanalen worden geïdentificeerd. Ga regelmatig en duidelijk met belanghebbenden in gesprek om hen op de hoogte te houden en zorgen snel aan te pakken. Monitor en rapporteer potentiële problemen regelmatig en neem corrigerende maatregelen.
• Organiseer doorlopende training en ontwikkeling: Bied teamleden training en ontwikkelingsmogelijkheden aan om ervoor te zorgen dat zij over de nodige vaardigheden en kennis beschikken om te voldoen aan governancebeleid en -processen. Dit helpt iedereen op de hoogte te houden van wijzigingen en beste praktijken.
• Gebruik de juiste hulpmiddelen: Het gebruik van projectmanagementsoftware, projectgovernancehulpmiddelen of risicobeheersoftware vermindert handmatig werk, verbetert de algehele efficiëntie en vergroot het vermogen van iedereen om zich aan governanceregels te houden. 

Word lid voor meer inzichten in projectmanagement

Wil je contact leggen met andere digitale projectmanagers om hulpmiddelen en beste praktijken te delen? Word lid van onze community en krijg toegang tot meer dan 100 sjablonen, voorbeelden en modelvoorbeelden, en kom via Slack in contact met honderden andere digitale projectmanagers.