Hoe je website-inhoud van klanten krijgt (met James Rose van Content Snare)

Lees het transcript:

We proberen onze podcasts te transcriberen met behulp van een softwareprogramma. Vergeef ons eventuele typfouten, want de bot heeft niet altijd voor 100% gelijk.

Ben Aston:

Wacht je nog steeds tot je webproject live gaat? Laat me raden: je wacht op de inhoud, of misschien heeft de klant je de inhoud gestuurd, maar wacht je nu tot ze je de inhoud sturen die bij de website past. Het is een uitdaging voor iedereen die in webontwikkeling werkt. En bureaus zijn maar al te bekend met dit probleem, maar het is een probleem dat kan worden opgelost. Ja, er is een betere manier om dit te doen. Blijf dus naar deze podcast luisteren om te begrijpen hoe je eindeloze e-mailketens, enorme bijlagen en rommelige Google-documenten achter je kunt laten, inhoud en bestanden op één plek kunt verzamelen en automatische herinneringen voor inhoud kunt instellen met een tool waar we het vandaag over gaan hebben.

Bedankt voor het luisteren. Ik ben Ben Aston, oprichter van The Digital Project Manager. Welkom bij de DPM-podcast. Of je nu een ervaren projectmanager, een digitale producent of iets heel anders bent, misschien ben je er gewoon op de een of andere manier verantwoordelijk voor geworden om projecten te beheren: weet dat je vandaag in je koptelefoon wordt vergezeld door duizenden anderen die in hetzelfde schuitje zitten. Zij doen hun best om betere projecten te starten, te plannen en op te leveren. Wij van DigitalProjectManager.com zijn er om je te helpen zelfverzekerder en vaardiger te worden als projectmanager. En we zijn er ook om je in contact te brengen met anderen die projecten beheren en leiden.

Als je jezelf echt naar een hoger niveau wilt tillen en je vaardigheden als PM naar een hoger niveau wilt brengen, bekijk dan onze DPM-school en schrijf je zeker in voor ons pro-lidmaatschap om toegang te krijgen tot al onze zorgvuldig geselecteerde bronnen. Abonneer je tijdens het luisteren naar de show ten slotte op DigitalProjectManager.com en schrijf je in voor onze mailinglijst om op de hoogte te blijven van alles wat er gebeurt.

Vandaag praat ik met James Rose. James is de medeoprichter van Content Snare, waar we het over gaan hebben, en van Aktura Technology. Ooit was hij webdesigner en nu probeert hij ontwerpers en ontwikkelaars te helpen hun leven terug te krijgen, minder te werken en betere klanten te krijgen. Hoi James.

James Rose:

Ben, geweldig om hier te zijn. Afgezien van het feit dat ik momenteel word aangevallen door ziektekiemen die ik onlangs van een Uber-chauffeur heb gekregen.

Ben Aston:

Fijn dat je erbij kon zijn. Vertel ons eens wat je nu doet. Je runt je eigen SaaS-product en daarnaast ook een ontwikkelbedrijf. Kun je daar wat meer over vertellen?

James Rose:

Ja, we zitten inmiddels al heel lang in de softwarewereld. Volgens mij hebben we ons bedrijf in 2010 opgericht. We bouwden toen ons softwareproduct en uiteindelijk gingen we ook software bouwen voor anderen, zoals onze klant, het typische bureauwerk dus. Dat is ons ontwikkelbedrijf, Aktura Technology. We bouwen eigenlijk gewoon maatwerk voor mensen.

Maar in dat proces bouwden we ook veel websites. Zoals je introductie al suggereerde, is inhoud voor veel mensen een groot probleem, en dat gold ook voor ons. Ik heb veel genetwerkt met webdesigners en het leek bij iedereen een enorm probleem te zijn. We waren op dat moment op zoek naar een ander probleem om op te lossen, omdat software ons hart heeft, en toen viel het kwartje. Ik dacht: "We moeten iets bouwen om ons eigen proces voor het verzamelen van inhoud te verbeteren, want al die andere webdesigners en bureaus hebben ook hulp nodig." Zo is Content Snare begonnen. Nu hebben we een SaaS-platform dat mensen helpt om op tijd inhoud van klanten te verzamelen, zonder alle vertragingen, rommelige bijlagen en andere problemen die normaal gesproken bij dat proces komen kijken.

Ben Aston:

Ja, mooi. Laten we het zo meteen over Content Snare hebben. Maar eerst wil ik teruggaan naar hoe je op dit punt bent gekomen, waarop je een SaaS-tool bouwt om bureaus te helpen. Wat is je achtergrond in de bureauwereld?

James Rose:

Het komt eigenlijk gewoon voort uit ons eigen bedrijf. In tegenstelling tot jij ben ik niet begonnen bij een groot bureau. Ik was vroeger ingenieur en hield me bezig met besturingssystemen of automatisering. We schreven in feite code voor industriële processen. Daarna verschoof dat naar het maken van softwareproducten. Content Snare is eigenlijk ons derde product. Eerdere producten zijn verkocht of op een andere manier verdwenen. Daar zijn we begonnen. Websites kwamen er alleen bij omdat iedereen ervan uitgaat dat je, als je iets met computers doet, alles van computers weet. Je vertelt iemand dat je in software zit en die vraagt: "Kun je een website voor me bouwen? En nu je toch bezig bent, kun je ook wat gegevens van mijn harde schijf terughalen en een Uber-app maken, maar dan voor puppy's, voor 2.000 dollar?"

Zo zijn we in websites terechtgekomen. Veel mensen vroegen ons ernaar. Daarvoor hadden we al onze eigen websites gebouwd, in de tijd dat je websites maakte om ze in Google te laten scoren en geld te verdienen met advertenties. We hadden dus wat ervaring en dachten: "Weet je wat, we maken gewoon goede websites voor mensen, want veel mensen lijken geen goede relatie met hun webontwikkelaars te hebben. Als wij goed werk leveren, kunnen we misschien een degelijk bureau opbouwen." Dat is ongeveer wat er gebeurde. We begonnen met websites en gingen daarna ook andere dingen doen, zoals Facebook-advertenties en Google-advertenties. We gingen zelfs aan digitale marketing doen, voordat we uiteindelijk weer volledig teruggingen naar websites, omdat we ons wilden richten op één ding waarin we goed konden worden. Zo is ons bureau begonnen.

Ben Aston:

Mooi. En jullie zijn dus een bureau zonder kantoor, toch?

James Rose:

Mm-hmm (bevestigend).

Ben Aston:

Hoe zorg je ervoor dat werken op afstand echt werkt? Veel luisteraars zitten waarschijnlijk in een vergelijkbare situatie. Ze proberen hun externe teams en ontwikkelaars te beheren, die vaak moeilijk bereikbaar zijn. Wat zijn je tips, vooral bij ontwikkelaars die niet reageren?

James Rose:

Het is zeker een voortdurende uitdaging en we zijn er nog niet helemaal uit. Maar er zijn een paar dingen. Ik merk dat veel problemen met verdwijnende of niet-reagerende ontwikkelaars ontstaan doordat mensen met externe opdrachtnemers werken. Ik weet niet meer wie het me lang geleden vertelde, misschien James Schramko, maar hij nam uitsluitend mensen voltijds aan. Toen wij op dat model overstapten — we houden ons daar niet volledig aan, maar veel van onze ontwikkelaars werken in wezen voltijds — maakten we een groot verschil. Ze beginnen om hun eigen 9.00 uur en stoppen om hun eigen 17.00 uur. We zijn flexibel, maar verwachten wel een volledige werkdag, tenzij iemand meldt dat er iets anders speelt.

Het feit dat ze geacht worden elke dag voor ons te werken, maakt een enorm verschil. We hebben eigenlijk helemaal geen problemen meer met mensen die zomaar verdwijnen.

Ben Aston:

Dan heb je geluk.

James Rose:

We hebben zeker ook voltijdse mensen gehad die verdwenen. Ik herinner me een man die midden in een groot project vier dagen verdween. Ik vroeg: "Waar was je?" Hij zei: "Ik ben de bergen ingetrokken en heb daar rondgehangen. Ik werkte nog steeds aan het project, maar ik had geen toegang tot Slack." Ik zei: "Dat kan niet. Zeg het op zijn minst even, dan kunnen we er misschien omheen werken." Hij werkt natuurlijk niet meer voor ons.

Dat is volgens mij het antwoord voor mensen die toegang tot hun medewerkers nodig hebben en willen dat ze er elke dag zijn: als ze er niet zijn, neem dan snel afscheid.

Ben Aston:

Je vertelde over Slack als communicatiekanaal voor jou en je externe team. Welke andere tools gebruik je om je projecten intern te beheren?

James Rose:

Tegenwoordig vrijwel alleen Jira. Toen we websites maakten, gebruikten we Teamwork Projects. We hebben het websitegedeelte van het bedrijf inmiddels stopgezet, omdat we te veel tegelijk deden. Een softwarebureau en Content Snare zijn meer dan genoeg. Teamwork Projects vond ik een erg goed systeem voor kleinere projecten. Ik weet niet hoe het op grote projecten werkt, want al ons grote werk loopt via Jira en een klassiek Kanbanbord. Je kunt sprints instellen, mensen toewijzen en feedback van belanghebbenden organiseren.

Wanneer we functies door het proces verplaatsen, kan er bijvoorbeeld een collegiale beoordeling plaatsvinden. Een andere ontwikkelaar moet het werk beoordelen voordat het verder kan. Er is bedrijfslogica ingebouwd: als de code niet is gecontroleerd, kan het werk niet door naar de beoordeling door belanghebbenden. De klant moet vervolgens op een knop drukken om goedkeuring te geven. Pas daarna kan het naar de testomgeving, en na het testen naar de productieomgeving. Het is dus een behoorlijk diepgaand softwareproces. Jira is een van de weinige tools waarmee je al die regels kunt inbouwen.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Zoiets.

Ben Aston:

Wat vervelend kan zijn.

James Rose:

Jira is echt een verschrikkelijke tool. Ik heb het niet zelf ingesteld en zeg niet dat het de geweldigste tool is.

Ben Aston:

Nee, dat weet ik. Maar je hebt wel gelijk. Het fascinerende aan Jira is dat mensen denken: "We gaan ervoor, we nemen Jira." Daarna krijg je Jira en vraag je je af: "Wie kan dit instellen? Kan iemand dit instellen?" Hetzelfde gebeurt wanneer je nieuwe borden of projecten maakt. Er is meestal één persoon die weet hoe het moet, en die is dan afwezig. "Oké, dan begint het project dus maar niet."

Het beste en slechtste aan Jira zijn die workflows. Je kunt regels definiëren en Jira laat je bepaalde dingen simpelweg niet doen. Je kunt een kaart niet voorbij een stap verplaatsen als die niet aan de workflow voldoet. Als projectmanager is dat ongelooflijk frustrerend. Maar voor het volgen van de workflow en het garanderen dat alle stappen worden uitgevoerd, kan het heel krachtig zijn.

James Rose:

Het is inderdaad frustrerend, maar het helpt ook om het proces te beheren. We hadden het eerder over het beheren van externe ontwikkelaars. Het is voortdurend zoeken naar de juiste balans.

Ben Aston:

Een van de dingen waar je erg enthousiast over bent, zijn productiviteitshacks. Je noemde ergens je Zapier-statistieken: je had deze maand 9.000 taken geautomatiseerd of zoiets. Welke van je Zaps kunnen PM-luisteraars kopiëren? Wat zijn je favoriete Zaps en wat automatiseer je om productiever te worden?

James Rose:

Dat is een geweldige vraag. Je hebt waarschijnlijk gelijk dat ik het soms niet eens meer weet, omdat alles geautomatiseerd is. Maar ik heb ze onlangs allemaal doorgelopen omdat ik die vraag vaker krijg. Ook neem ik momenteel een cursus op over hoe ik Zapier gebruik. Ik moest dus kijken welke Zaps mensen echt kunnen gebruiken.

Voor mij werkt het meestal andersom. Je moet weten hoe je Zapier gebruikt, wat mogelijk is, welke tools je al gebruikt en welke gebeurtenissen workflows kunnen activeren. Daarna kun je automatiseringen bouwen: "Als dit gebeurt, wil ik dat dit andere gebeurt."

Een heel eenvoudig voorbeeld: in Jira had ik een automatisering die bijhoudt wanneer iemand een functie, bugfix of iets dergelijks van de ene kolom naar de andere verplaatst. Wanneer iets naar onze preproductieomgeving wordt uitgerold, worden al die functies samengevoegd in een lijst, een zogenoemde samenvatting in Zapier, en naar mijn Trello gestuurd. Ik gebruik Trello om mijn persoonlijke takenlijst en eigenlijk mijn hele leven te beheren.

Daar verschijnt een kaart met alle functies die de afgelopen week zijn uitgerold. Ik kan die snel bekijken en een video maken over al die functies. Ik hoef niet eens in Jira in te loggen. Ik zie gewoon wat er is uitgerold en kan een video maken waarin ik de nieuwe functies uitleg. Het is eenvoudig, maar het bespaart enorm veel tijd.

Ben Aston:

Ja, geweldig.

James Rose:

Een ander voorbeeld is het instellen van documenten. Jij bent bijvoorbeeld zojuist geïnterviewd voor mijn podcast. Toen je de afspraak maakte, beantwoordde je allerlei vragen over jezelf en onderwerpen die we konden bespreken. Met Zapier kun je sjabloondocumenten maken.

Ik heb een workflow die tijdens de podcast wordt doorlopen. Die kopieert het document, vult je naam en gegevens over je website in en zet alles in een document dat ik tijdens de podcast snel kan raadplegen. Ook dat bespaart enorm veel tijd. Het zijn allerlei kleine dingen.

Ben Aston:

Overal waar je informatie kopieert en plakt, zou je dat eigenlijk niet moeten doen. Er is waarschijnlijk een manier om die informatie automatisch op de juiste plek te krijgen.

James Rose:

Dubbele invoer is een duidelijk voorbeeld. Als je dezelfde informatie in meerdere tools invoert, is dat een ideale toepassing. Ook wanneer je in de ene tool iets wijzigt op basis van een gebeurtenis in een andere tool. Als je iemand bijvoorbeeld een e-mail hebt gestuurd, moet je misschien naar je CRM gaan om die persoon naar de fase "voorstel verstuurd" te verplaatsen. Dat soort dingen kun je eenvoudig automatiseren met tools zoals Zapier.

Ben Aston:

Zeker. Voor onze Master in Digital Project Management School hebben we alles gekoppeld aan Pipedrive en Google Sheets. Wanneer er iets gebeurt, wordt het overal bijgewerkt. Zo hoeven we bij inschrijvingen en betalingen niet steeds informatie te kopiëren of statussen op verschillende plekken te wijzigen.

James Rose:

Een goed voorbeeld binnen projectmanagement zijn overzichten en dashboards. Veel mensen kiezen hun projectmanagementtool op basis van de rapportagemogelijkheden. Maar vaak kun je zelf dashboards maken door alle activiteit naar bijvoorbeeld Google Sheets te sturen. Vervolgens maak je je eigen dashboards en rapportages met precies de informatie die je elke dag nodig hebt.

Ben Aston:

Dat is een goed gebruik ervan. Bekijk het dus zeker eens. Ik noem het Zapier, James noemt het Zapier.

James Rose:

De directeur noemt het Zapier, dus daar houd ik me aan.

Ben Aston:

Oké, jij wint. Laten we het over Content Snare hebben. Webontwikkelingsbureaus proberen inhoud van klanten te krijgen, de juiste inhoud te krijgen, die op tijd en in het juiste formaat te ontvangen. Dat is een nachtmerrie, want klanten hebben vaak geen copywritingcapaciteit in huis of hebben een miljoen andere dingen te doen. Het staat onderaan hun prioriteitenlijst. Vertel ons over Content Snare. Het is een workflowtool voor inhoud, maar wat betekent dat precies?

James Rose:

Het begon heel eenvoudig. Het oorspronkelijke idee was alleen een manier om de eindeloze e-mailketens te elimineren. Je vraagt: "Stuur me de inhoud voor je homepage." Vervolgens sturen ze een derde of de helft, een afbeelding die veel te klein is en een logo van 16 pixels. Alles komt als bijlage binnen. Je moet alles downloaden, in een klantmap zetten, wijzigingen vragen aan afbeeldingen die niet goed zijn en uitleggen waarom je bepaalde inhoud niet kunt gebruiken. Daarna sturen ze iets nieuws met rode markeringen: "Kun je dit woord naar deze pagina linken?" We kennen het allemaal. Het is waanzinnig.

Ik heb e-mailketens gehad die zo lang waren dat Gmail vastliep. Zodra ze meer dan honderd e-mails bevatten, werd Gmail ontzettend traag en bevroor mijn krachtige desktopcomputer. Er was geen oplossing. Ik wilde alleen alles op één plek hebben: wat was klaar, welke onderdelen moesten worden herzien en welke inhoud was ongeschikt? Als we bijvoorbeeld om een kop vroegen die te lang of te kort was, moesten we die kunnen afwijzen en zeggen: "Dit is te lang. Kun je het aanpassen?" We wilden ook grenzen kunnen instellen, zoals maximaal honderd tekens.

Dat is wat we in het product hebben gebouwd. De eerste versie leek op een formulier. De klant krijgt via dezelfde link toegang, kan terugkomen wanneer hij wil en doorgaan waar hij was gebleven. Er hoeft niets handmatig te worden opgeslagen; de inhoud wordt automatisch opgeslagen terwijl de klant typt. Sluit de klant de browser en komt hij later terug, dan staat alles nog op dezelfde plek.

Het belangrijkste onderdeel was dat Content Snare automatisch herinneringen per e-mail verstuurt. Vroeger plande ik iedere week tijd in om te controleren op wie we wachtten en al die mensen berichten te sturen. Content Snare verstuurt die opvolgmails voor je. Op basisniveau was dat de kern van het product.

Ben Aston:

Die herinneringsfunctie is bijzonder krachtig, vooral wanneer de herinnering vanuit een tool komt. Als projectmanagers kunnen we mensen steeds opnieuw om inhoud vragen zonder resultaat. Maar wanneer het systeem zelf mailt met: "Het moet morgen klaar zijn, dit is een herinnering", werkt dat anders.

James Rose:

Ze kunnen de tool er een beetje de schuld van geven.

Ben Aston:

Ja.

James Rose:

Mensen vallen hierin in twee kampen. Sommigen willen nog steeds handmatig mailen en schakelen de herinneringen uit, omdat ze zelf de formulering willen bepalen. Anderen vinden het juist geweldig voor de klantrelatie, omdat ze de tool de schuld kunnen geven. De klant heeft het werk niet gedaan, maar de tool stuurt automatisch een e-mail. Zo werkt het nu eenmaal.

Ben Aston:

Wat staat er op de routekaart voor de tool? Hoe zie je Content Snare evolueren?

James Rose:

Er is enorm veel. Ik heb waarschijnlijk vijf jaar aan ontwikkelwerk op onze routekaart staan. Wat we merken, is dat grotere bureaus en ondernemingen meer workflowfuncties nodig hebben. We hebben onlangs zeer grote bedrijven binnengehaald, bekende namen die vrijwel iedereen kent. Dat verbaasde me enorm. Ik vroeg me af waarvoor ze de tool gebruikten.

We leren dat mensen meer workflowmogelijkheden nodig hebben, zoals meerdere medewerkers. Binnen een organisatie kunnen verschillende mensen verantwoordelijk zijn voor verschillende delen van de inhoud, bijvoorbeeld verschillende pagina's of secties binnen een pagina. We moeten de komende maanden dus goed nadenken over hoe we dat eenvoudig kunnen maken. Voor klanten moet alles altijd buitengewoon eenvoudig zijn.

Onze volgende grote release verandert de manier waarop klanten inhoud invoeren. We richten ons op één ding tegelijk. Er wordt steeds maar één onderdeel op het scherm getoond, in plaats van een traditioneel formulier dat mensen overweldigend kunnen vinden. De nieuwe versie draait om eenvoud. Daarna volgen workflowfuncties zoals opmerkingen, vergelijkbaar met Google Documenten, waarbij je mensen aan specifieke delen van de inhoud kunt koppelen.

Het draait allemaal om samenwerking, workflow en het betrekken van meerdere mensen. Het wordt een enorme onderneming, maar we krijgen het voor elkaar.

Ben Aston:

Wanneer je met grotere bedrijven werkt, zijn dat inderdaad de grootste uitdagingen. Je werkt misschien met een marketingteam, maar dat team moet intern ook nog met belanghebbenden samenwerken. Waar beheren zij dat proces? Waar vindt de goedkeuring van de inhoud plaats voordat die in jouw tool terechtkomt?

James Rose:

Goedkeuring is inderdaad een ander belangrijk onderdeel. Op dit moment is inhoud eigenlijk alleen goedgekeurd of niet goedgekeurd. In de toekomst moeten we workflows met meerdere stappen toevoegen, waarbij bijvoorbeeld eerst een manager, daarna de directeur en vervolgens iemand van marketing goedkeuring moet geven.

Ben Aston:

Als projectmanager kan dit een van de frustrerendste dingen zijn. Je denkt: "Ik doe mijn werk, wij zijn aan onze kant klaar en de website staat vol met lorem ipsum." Alles ziet er geweldig uit, maar je wacht nog steeds op de klant. Geef me gewoon wat ik nodig heb. Soms gaat het om tekst, soms om afbeeldingen of video. Als je de inhoud niet hebt, is het project niet klaar.

Je noemde workflow. Hoe past contentstrategie in de contentarchitectuur? Hoe helpt de tool bureaus en klanten om te bepalen welke inhoud op welke pagina nodig is en hoe de inhoudshiërarchie eruitziet?

James Rose:

Op dit moment is het vrij eenvoudig. De strategie wordt elders bepaald. Ik zou Content Snare nog geen volledige planningstool noemen. Het gaat vooral om het definiëren van pagina's en wat er op elke pagina moet komen.

Ben Aston:

Juist.

James Rose:

Mensen besparen vooral tijd doordat ze onderdelen als sjablonen kunnen opslaan. Je kunt een volledige pagina, secties van pagina's of een complete inhoudsaanvraag opslaan. Een klassiek voorbeeld is de eerste vragenlijst of briefing. Sommige mensen gebruiken Content Snare voor briefings, omdat die behoorlijk uitgebreid kunnen zijn. Ze zetten de briefing als sjabloon klaar, sturen die naar de klant en de klant kan hem in meerdere sessies invullen, in plaats van alles in één keer te moeten doen.

Sommige mensen gaan met Content Snare voor zich bij hun klanten zitten en bouwen alle onderdelen samen op. Daarna sturen ze het naar de klant, die de inhoud de komende weken kan invullen. Ik denk veel na over planning. We gaan waarschijnlijk ooit een sitemaptool bouwen waarmee je eerst een hiërarchie van pagina's kunt plannen.

Maar hoe gedetailleerd je wilt werken, verschilt. Sommige mensen maken op dat punt wireframes. Ik denk niet dat wij een wireframetool moeten worden, want daar bestaan al genoeg goede tools voor. We kijken daarom naar integraties met andere wireframetools. Ik weet nog niet precies hoe dat gaat werken.

Ben Aston:

Content Snare vult een gat in het proces. Je hebt materiaal van je klant nodig om iets live te krijgen. Als je de eindeloze e-mailwisseling en de miljoenen Google-documenten waarin dingen kwijtraken wilt voorkomen, ga dan naar contentsnare.com en ontdek hoe het voor jouw projecten werkt. James, bedankt dat je vandaag bij ons was.

James Rose:

Ben, het was geweldig. Heel erg bedankt.

Ben Aston:

Ik vraag me af welke tool jij gebruikt om inhoud te beheren. Gebruik je een tool of heb je een geweldig proces? Ik hoor er graag over. Laat een reactie achter onder dit bericht en vertel ons wat je gebruikt en hoe je het beheert. Ga ook naar thedigitalprojectmanager.com om lid te worden van ons lidmaatschap. Daar vind je 3.000 mensen in ons Slack-team die allerlei interessante gesprekken voeren over inhoud, ontwikkeling en het beheren van projecten met verschillende tools.

Kom dus bij het team. Als je het leuk vond wat je vandaag hebt gehoord, abonneer je dan en neem een paar minuten de tijd om een beoordeling achter te laten. We horen graag wat mensen ervan vinden. Tot de volgende keer: bedankt voor het luisteren.