Skriv en personalhåndbok på 5 trinn

Uheldigvis kommer den første arbeidsdagen, og du husker at tankelesing ikke (ennå) er en rimelig forventning til ansatte (selv om kundene dine ser ut til å tro det!) Apropos kundene dine: De har ringt deg hele morgenen, og den stakkars nyansatte sitter og tvinner tommeltotter mens du former «unnskyld» med munnen til dem fra andre siden av rommet.

Om du bare hadde hatt et dokument du kunne gitt den nyansatte, slik at de kunne lese det mellom telefonsamtalene!

Det er derfor en personalhåndbok er viktig: Den sørger for at den nyansatte føler seg velkommen og får informasjonen de trenger for å komme i gang, selv på de mest hektiske dagene.

Les videre for å lære mer om hvordan du lager en personalhåndbok, med eksempler, en eksempeldisposisjon og trinnene for å sette sammen din egen.

Andre navn på personalhåndbok

Hvis navnet «personalhåndbok» ikke får det til å ringe en bjelle, kan dette dokumentet også være kjent som:

• Standardiserte arbeidsprosesser
• Introduksjonsveiledning
• Brukerhåndbok
• Ressursveiledning
• Opplæringshåndbok for ansatte eller personalhåndbok
• Bedriftshåndbok

Så sjansen er stor for at du har vært borti en personalhåndbok på en eller annen måte i løpet av karrieren din.

Hva bør en personalhåndbok inneholde?

De beste personalhåndbøkene er til nytte for hele teamet, ikke bare nyansatte. Teamets personalhåndbok bør:

• Gi nye medarbeidere en sømløs introduksjon
• Dokumentere avtalte prosedyrer som hjelper alle med å gjøre sitt beste arbeid
• Tydeliggjøre forventningene til et vellykket prosjekt

Det er nyttig å lage en personalhåndbok enten du jobber i en liten oppstartsbedrift eller et stort konsern. Større selskaper har sannsynligvis allerede retningslinjer for alt fra tidsrapportering og personalforvaltning til etikk og etterlevelse. En personalhåndbok på teamnivå henviser ansatte til ressurser som gjelder hele selskapet, men fokuserer først og fremst på de standardiserte arbeidsprosessene som legger til rette for at teamet lykkes.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Punkter som bør inkluderes i en personalhåndbok

Når det gjelder å skrive en personalhåndbok, finnes det ingen magisk formel – du bør gjøre det som fungerer for teamet ditt! Men som et utgangspunkt kan du vurdere å inkludere følgende informasjon:

• Prosedyrer for introduksjon. Hva bør nyansatte gjøre den første dagen? Den første uken? I løpet av de første 90 dagene? Ta med veiledning om alt fra IT-behov og opplæringskrav til mål for faglig utvikling.
• En henvisning til retningslinjer eller ressurser som gjelder hele selskapet. I stedet for å gjenta informasjon som allerede kan finnes andre steder, kan du henvise til eksisterende retningslinjer i selskapet for temaer som er relevante for teamet ditt. Dette kan for eksempel omfatte retningslinjer for fjernarbeid, tidsrapportering eller kleskode. Hvis du ikke har retningslinjer som gjelder hele selskapet, og som du kan henvise til, kan du engasjere en HR-ekspert til å hjelpe deg med å skrive dem!
• Oppstarts­dokument for prosjektet. Lag en oversikt på 1–2 sider over prosjektene teamet ditt arbeider med. Hvis prosjektene dine endres ofte, kan det være lurt å inkludere profiler av kundene dine i stedet. Du kan alltid supplere disse oversiktsdokumentene med ytterligere bakgrunnsmateriale, men jeg synes at det å holde ting kort og enkelt gjør det mer sannsynlig at de ansatte vil: a) lese dokumentet og b) huske informasjonen.
• Informasjon om verktøyene teamet liker å bruke. Hvis det er noe alle bruker, bør du dokumentere det! Eksempler på verktøy kan være en kommunikasjonsplattform eller et fillagringssted.
• Veiledning for kvalitetssikring og stil. Vær tydelig og stolt av hvor teamet ditt står i debatten om Oxford-kommaet! En kvalitetssikringsveiledning gir de ansatte ett sted å slå opp før de leverer noe.
• Prosedyrer for avslutning av arbeidsforhold. Jeg kan ikke fortelle deg hvor mange ganger jeg har måttet stresse med å finne ut av noe så hverdagslig som hvordan jeg skulle overføre en ansatts filer på den siste arbeidsdagen. Gjør deg selv en tjeneste, og la den ansatte selv ta ansvar for å finne ut hva som skal lastes ned eller overføres. På den siste arbeidsdagen kan du gå gjennom sjekklisten uten å føle at du har glemt noe.

• Teamets kompetanse. Profiler av hvert teammedlem, inkludert informasjon om bakgrunnen deres, hvilken(e) rolle(r) de har i teamet, og hva de liker å gjøre utenom jobben
• En «brukerhåndbok» for ledere. For å hjelpe nyansatte med å forstå hvordan de skal samarbeide med lederne sine, inkludert informasjon om ledernes personlighetstype (f.eks. MBTI, Clifton StrengthsFinder) og foretrukne arbeidsstil. I flate organisasjoner kan dere vurdere å gå ett skritt videre ved å be hvert teammedlem utarbeide en «brukerhåndbok» som en del av kompetanseprofilen sin.

Hva mer bør inkluderes?

Når du bestemmer hvilket ekstra innhold som skal inkluderes i en personalhåndbok, bør du stille deg selv følgende spørsmål:

• Hvilken informasjon ville du ha hatt nytte av på din første dag?
• Hvis du forlot organisasjonen i morgen, hvilken kunnskap ville blitt borte sammen med deg?
• Hva ville fått deg til å lese dette dokumentet? Kanskje det er en kreativ tittel, et glanset omslag eller personlige historier.
• I tillegg til å gi administrativ informasjon bør en nyttig personalhåndbok også fremme samhold i teamet og forbedre prestasjonene. Hva gjør teamet deres vellykket nå, og hvilken informasjon ville hjelpe teamet deres med å lykkes i fremtiden?

Eksempler på personalhåndbøker

Her er noen kreative eksempler på personalhåndbøker som kan gi deg ideer til hvordan du kan lage din egen.

1. Trellos personalhåndbok

Trello bruker praktisk nok sitt eget Kanban-system for oppgavehåndtering til å være vert for personalhåndboken sin. I dette eksempelet er ulike deler av selskapets retningslinjer organisert i kolonner, inkludert en kolonne for ansatte som skal komme i gang, kalt «På din første dag».

2. Netflix’ kulturguide

Netflix gir de ansatte presentasjonsbilder som beskriver de viktige aspektene ved selskapets kultur og atferden de forventer av hver enkelt ansatt.

Den er på over 100 lysbilder, men har et svært enkelt design og er rask å lese.

3. Sterling Mining Co.s nettbaserte énside

Sterling Mining Co. viser at en personalhåndbok ikke trenger å være en håndbok – og heller ikke et dokument fylt med ord. Ta en titt på den kreative og forfriskende siden deres for introduksjon av nyansatte, som ganske enkelt er en side man ruller gjennom, og som de ansatte kan finne på nettet.

Den inneholder bilder, grafikk og noen enkle svar på vanlige spørsmål som tar opp det nyansatte først lurer på, for eksempel «Hva har folk på seg?», «Når får jeg lønn?» og «Hvilken programvare for prosjektstyring i gruveindustrien bruker vi?».

Slik skriver du en personalhåndbok i 5 trinn

OK, nå som du vet hva en personalhåndbok er og hva den bør inneholde, tenker du sannsynligvis … «Ja, men når skal jeg finne tid til å skrive dette?»

La oss innse det … å smøre hjulene i den interne driften vår har aldri høy prioritet når kundene ringer – det er alltid branner som må slukkes. Jeg har forenklet prosessen med å sette sammen en personalhåndbok – slik skriver du en personalhåndbok på bare 5 trinn:

1. Start med en disposisjon. Bestem hva du vil ta med i en personalhåndbok, og lag en disposisjon over de relevante delene. Start med en eksempelmal fra vennene dine i DPM, så er du nesten ferdig. Hvis du tenker mer visuelt, kan det hjelpe å starte med et blankt lerret og bruke et tankekartverktøy – det gjør det også enkelt å presentere ideene dine for teamet i neste trinn.
2. Del disposisjonen med andre teammedlemmer for å få tilbakemeldinger. På neste teammøte setter du av 15 minutter til å gjennomgå disposisjonen og samle innspill om hvilket ytterligere innhold som bør tas med.
3. Fyll ut tomrommene. Nå kommer den vanskelige delen – å fylle delene i disposisjonen med innhold. Men dette trenger ikke å være så vanskelig som du tror hvis dere deler opp arbeidet og samarbeider. Den nyeste medarbeideren din kan skrive ned prosedyrene for introduksjon av nye teammedlemmer. Neste gang du har en leveranse med en frist, kan du be et teammedlem dokumentere kvalitetssikringstrinnene de følger mens de utfører arbeidet. Når du deler arbeidet opp og jobber med det over tid, føles det mindre som ekstraarbeid (og ikke vær redd for å fakturere kunden for denne tiden, siden kunden vil dra nytte av et bedre produkt). Til slutt bør du i størst mulig grad benytte deg av eksternt innhold. Når du for eksempel utarbeider en oversikt over teamets kompetanse, kan det være så enkelt som å lenke til personens LinkedIn-profil. På den måten trenger alle medarbeiderne bare å oppgi rollene sine, tre hobbyer utenom jobben og MBTI-informasjonen sin. Vips, ferdig.
4. Husk at ferdig er bedre enn perfekt. Sett deg som mål å ha versjon 1 ferdig om en måned. Hvem bryr seg om den ikke er den største oppfinnelsen siden oppskåret brød? Bruk en smidig tilnærming for å få et minimumsprodukt ut døren, og forbedre det deretter over tid.
5. Presenter produktet. Sørg for at alle vet hvor personalhåndboken finnes, og avklar hvem som har ansvaret for å sørge for at nyansatte får en kopi den første dagen. Dette kan være ansettelsesansvarlig, en fadder for introduksjonen eller en HR-spesialist.

Hva du bør unngå når du skriver en personalhåndbok

Vi har gått gjennom hvilket innhold som bør være en del av en personalhåndbok, og hvilke trinn du må følge for å skrive en. Men hvilke potensielle fallgruver bør du ha i bakhodet når du bestemmer deg for hvordan du skal lage en personalhåndbok? Tabellen nedenfor viser noen vanlige problemer som oppstår når man utarbeider en personalhåndbok, løsninger på disse problemene og fordelene:

Problem	Løsning	Fordeler
Ingen synes personalhåndboken er nyttig (bortsett fra deg)	Involver hele teamet i utarbeidelsen av personalhåndboken	Teamet føler eierskap til dokumentet og engasjerer seg i å forbedre produktet Hvis ingen synes personalhåndboken er nyttig etter denne øvelsen, vet du at dere ikke trenger en!
Ingen oppdaterer personalhåndboken. Når en nyansatt begynner, er dokumentet ikke lenger nyttig.	Gi den nyansatte i oppgave å oppdatere personalhåndboken som en del av introduksjonen (ta med disse instruksjonene i selve personalhåndboken, så du ikke glemmer det!) Den nyansatte bør også ha ansvar for å få teamet til å oppdatere kompetanseprofilene sine	Teamet oppdaterer personalhåndboken med jevne mellomrom, med minimal påvirkning på leveransen til kundene Det gir den nyansatte noe å gjøre når vedkommende nettopp har begynt!

Eksempel på disposisjon for en personalhåndbok

1. Innledning
   1. Ønsk den nye medarbeideren velkommen til det fantastiske teamet ditt!
2. Introduksjonsprosedyrer
   1. HR-krav (detaljer om arbeidsforholdet, skatteopplysninger, ytelser, yrkesskadeerstatning, familiepermisjon, ferie, betalt tid, arbeidstid, lover og forskrifter osv.)
   2. Profesjonelle regler for opptreden og forventninger
   3. Henvisninger til relevante virksomhetspolicyer (f.eks. fjernarbeid, kleskode, tidsrapportering, utgiftsrapportering,  når medarbeiderne kan forvente medarbeidersamtaler)
   4. Påkrevd opplæring
   5. IT-behov (hvordan du konfigurerer bærbar PC, telefon osv.)
3. Teamorientering
   1. Medarbeidernes kompetanse
   2. Oversikt over prosjektporteføljen og dokumentet eller dokumentene for prosjektoppstart
   3. Brukerhåndbok for ledere og medarbeidere
4. Kvalitetssikring
   1. Oversikt over teamets programvare og verktøy samt forventninger til bruk (f.eks. plattformer og protokoller for direktemeldinger, og hvordan du skriver en fraværsmelding på e-post)
   2. Beste praksis for kvalitetssikring i teamet
   3. Påkrevde leveranseformater og -maler
   4. Stilguide
5. Prosedyrer ved avslutning av arbeidsforholdet (Presenter denne delen på en positiv måte. Medarbeiderne slutter kanskje ikke i virksomheten; de kan være på vei over i en ny oppgave eller endre rolle)
   1. HR-krav (skatteopplysninger, ytelser osv.)
   2. IT-behov (hvordan, når og hvor virksomhetens utstyr skal leveres inn)
   3. Prosedyrer for filoverføring

Mer om å lede nye teammedlemmer

Les Galens tips om å ansette eksterne teammedlemmer her.