Prosjektlederens guide til implementering av et samsvarsprogram
Jeg har jobbet med B2B SaaS i nesten et tiår, og gjennom hele denne perioden har målet mitt vært å øke inntektene kontinuerlig. Det finnes mange ulike måter å oppnå dette målet på, men den gjennomgående faktoren på tvers av dem alle, og som er avgjørende for å lykkes, er god prosjektstyring.
De siste to årene har jeg snakket med erfarne eksperter i store virksomheter og konsulentbyråer, som Everbridge og Mirai Security, for å lære mer om denne nisjebransjen som kalles GRC, eller styring, risiko og etterlevelse. Hvis du har kommet hit, har du sannsynligvis hørt om det og vurderer kanskje å lære hvordan du kan implementere et etterlevelsesprogram for virksomheten eller kunden din.
Jeg skrev denne korte veiledningen for å fremheve viktige kunnskapsområder innen prosjektstyring og beste praksis som ekspertene sier er avgjørende for å lykkes med å implementere etterlevelsesprogrammer i praktisk talt enhver organisasjon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er et etterlevelsesprogram?
Selv om det kan defineres på flere ulike måter, er et etterlevelsesprogram i hovedsak et «system av prosesser, retningslinjer og prosedyrer samt kontroller som er utviklet for å sikre etterlevelse av alle gjeldende regler, forskrifter, kontrakter og retningslinjer som regulerer organisasjonens handlinger.»
Manuelle metoder kontra GRC-verktøy
En av de første beslutningene en prosjektleder må ta, er om man skal benytte GRC-verktøy eller bruke manuelle metoder. Implementering av etterlevelsesprogrammer med manuelle metoder (regneark, tekstdokumenter, e-poster osv.) har fordelene ved lave oppstartskostnader, tilpasning til virksomhetens behov og at det potensielt kan fullføres raskere enn ved bruk av et automatisert system.
Ulempen ved å bruke manuelle metoder er at de ikke er skalerbare og raskt kan bli uhåndterlige etter hvert som virksomhetens behov for etterlevelse vokser. Jo flere rammeverk for etterlevelse du må følge, desto flere teammedlemmer og interessenter vil være nødvendige for å støtte dem.
Dette betyr at du må utvide etterlevelseteamet ditt, noe som medfører den største kostnaden ved å håndtere etterlevelse manuelt: lønn. En rapport om kostnadene ved etterlevelse for mellomstore banker viste at personell står for mer enn 70 % av etterlevelseskostnadene.
Skalerbarhet er ofte grunnen til at prosjektledere velger GRC-løsninger ved implementering og håndtering av etterlevelsesprogrammer. I tillegg til kostnadsbesparelser omfatter andre fordeler økt samlet ytelse som følge av prosessautomatisering, redusert manglende etterlevelse og bedre synlighet i hele organisasjonen.
Enten du velger å implementere etterlevelsesprogrammer med en manuell tilnærming eller et GRC-verktøy, vil de følgende kunnskapsområdene og den beste praksisen bli anvendt på samme måte.
Relatert lesning: Hva er StandardFusion? Oversikt og gjennomgang av funksjonene
Hva er kunnskapsområder innen prosjektstyring?
Du kjenner kanskje allerede disse konseptene ganske godt, siden prosjektledere bruker dem i det daglige arbeidet, men jeg vil gi en kort oppfriskning.
Som med ethvert vellykket prosjekt krever implementering av et etterlevelsesprogram nøye planlegging, organisering og gjennomføring fra start til slutt. Project Management Institute (PMI) opprettet et rammeverk kalt kunnskapsgrunnlaget for prosjektstyring (PMBOK). Det standardiserer all terminologi, veiledning, beste praksis og prosesser som prosjektledere følger.
I PMBOK (som nå er inne i sin 7. utgave) finner du konsepter kalt prosessgrupper og kunnskapsområder. Prosessgrupper er de generelle fasene i et prosjekt, mens kunnskapsområder er grupper av individuelle prosesser som kan følges.
I hovedsak bryter disse veiledningene prosjektet ned i håndterbare faser og trinn, slik at implementeringen av etterlevelsen kan gjennomføres på en vellykket måte.
De viktigste kunnskapsområdene for implementering av et etterlevelsesprogram
Integrasjon
Integrasjon er grunnleggende for etterlevelsesprogrammer. Det er mye informasjon som må nå de riktige interessentene til riktig tid for å sikre synlighet og ansvarlighet. Integrasjon samler de løpende individuelle prosessene og oppgavene som er nødvendige for å oppfylle kravene til etterlevelse.
Manglende kommunikasjon, manglende forståelse og manglende planlegging er alle viktige årsaker til manglende etterlevelse. Integrasjon kan være det vanskeligste å holde effektivt og tidsriktig, særlig når etterlevelsesprogrammer skaleres.
For å redusere dobbeltarbeid, feil, tapt arbeid og bortkastet tid på å koble sammen informasjon, er det best å opprette et sentralisert system. Et GRC-verktøy gir organisasjonens medlemmer et sentralisert og tilgjengelig samsvarsprogram. Disse er enklere å administrere og kan integreres fullt ut i hele selskapet. Fordel oppgavene på riktig måte, og deleger dem til de respektive eierne.
Vil du ikke bruke et GRC-verktøy?: Jotform er en manuell skjemabygger med utmerkede samsvarsfunksjoner.
Omfang
Det er svært lett å havne i kaninhull som fører deg utenfor prosjektomfanget. For å forhindre omfangsutvidelse, som kan føre til forsinkelser i implementeringen, bør du ta deg tid til å definere omfanget tydelig.
Når du definerer omfangserklæringen for en samsvarsimplementering, er det best å fokusere på målene som er nødvendige for å oppfylle kravene i den spesifikke sertifiseringen. Noter alle relevante regulatoriske samsvarskrav som gjelder for bransjen og landet ditt, og tilpass organisasjonens mål, interessentenes forventninger og tilgjengelige ressurser.
Kvalitet
Kvalitetsstyring handler ikke om perfeksjon, men om å levere konsistente resultater på tvers av prosjektene dine. I kunnskapsområdet om omfang snakket vi om å forstå interessentenes forventninger. Den andre siden av dette er å inngå realistiske avtaler mellom interessentene og implementeringsteamet ditt.
Det vil nødvendigvis finnes mangler når du bygger et samsvarsprogram for første gang. Gjennomføring av gapanalyser og interne og eksterne revisjoner vil hjelpe deg med å identifisere:
- hvor effektive kontrollene og retningslinjene er
- hvordan kontrollene og retningslinjene samsvarer med omfanget ditt
- hva som mangler eller ikke gir mening
Det anbefales også å be en tredjepart gjennomføre en upartisk vurdering.
Risiko
Risikostyring handler om å identifisere, kategorisere og prioritere risikoer, slik at du kan lage planer for hvordan de skal reduseres. Når du implementerer samsvarsprogrammer, bør fokuset ditt være på å vurdere risikoene som er relevante for den aktuelle implementeringen.
Dette innebærer å se på kontroller, retningslinjer og prosedyrer og dokumentere hva som gjøres, av hvem, med hvilket formål, om det er gjort, og hvordan det skal gjøres ved hjelp av trinnvise instruksjoner. Noen rammeverk tilbyr en strukturert sjekkliste for å definere kontroller for samsvarsprogrammer med det formål å redusere risikoer.
Etter at du har definert kontroller, retningslinjer og prosedyrer, må du tildele eiere og interessenter til kontrollene og retningslinjene, samt gi teammedlemmene ansvar for prosessen og holde dem ansvarlige for å administrere den.
En av de store fordelene ved å bruke et GRC-verktøy er muligheten til å automatisere overvåkingen og administreringen av kontroller, særlig i stor skala. Det er her manuelle metoder virkelig kan forsinke arbeidsflytene og skape mangler og manglende samsvar.
Menneskelige ressurser
Teamet ditt er den viktigste ressursen din, og ressursstyring handler om mer enn bare å tildele oppgaver. Det er avgjørende at du forstår teamets evner, arbeider innenfor deres begrensninger, identifiserer kunnskapshull, gir dem muligheter til å utvikle seg og følger med på fremgangen deres.
Enten det skjer gjennom opplæring eller verktøy, er det ditt ansvar å støtte teamet ditt og sette av de nødvendige ressursene til dette. GRC-systemer kan tildele eierskap til kontroller, slik at du vet nøyaktig hvilke ressurser du trenger for den delen av implementeringen.
Kommunikasjon
Kommunikasjonsstyring er avgjørende blant kunnskapsområdene. Prosjektledere kan bruke omtrent 90 % av tiden sin på kommunikasjon, ettersom dette holder alle involverte informert om alle aspekter ved prosjektet, eller i dette tilfellet implementeringen.
Kommunikasjonsstyringsplanen din er avgjørende for å fastslå hvordan endringer og oppdateringer skal kommuniseres, hvem som trenger å vite hva, og når, før implementeringen starter. Avhengig av hvilke rammeverk du ønsker å oppfylle kravene i, må du utarbeide rapporter for å dokumentere samsvar og for interessentene.
Det slutter ikke med implementeringen: Planlegg for avvik
Dette er en generell veiledning om kunnskapsområder innen prosjektledelse og prosessgrupper som har en tendens til å ha størst innvirkning på hvor vellykket implementeringen av et samsvarsprogram blir. Men på noen måter er implementeringen bare begynnelsen.
Du må for eksempel opprette korrigerende tiltak og utbedringsplaner for tilfeller der det oppstår avvik. Disse planene beskriver oppgaver som bør utføres for å gjennomføre de nødvendige korrigeringene.
Etter at de korrigerende tiltakene i utbedringsplanen er gjennomført, gjenstår prosessen med kontinuerlig og løpende overvåking. Kontroller bør testes regelmessig, og oppsett av automatiserte, tilbakevendende oppgaver bidrar til å sikre modenheten til samsvarsprogrammet ditt.
Hvis du vil vite mer om implementering og samsvarsprogrammer, samt mer om GRC-programvareverktøy, kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.
Har du noen gang hørt om selvstyrende team? Hvis du lurer på hva det kan bety for deg, kan du ta en titt på dette: Prosjektteam uten prosjektledere: Utforsking av dilemmaet rundt prosjektledelse (med Julia Ryzhkova fra Railsware)
