Lean prosjektledelse: 5 prinsipper & komplett veiledning

Ved å legge vekt på kontinuerlig forbedring og kundeverdi har Lean som mål å:

• Effektivisere prosesser
• Fjerne unødvendige trinn
• Levere resultater av høyere kvalitet med minimale ressurser

Lean-tilnærmingen har sitt opphav i bilproduksjonens tidlige dager. Toyota tok Ford Motor Companys berømte, strømlinjeformede masseproduksjonsstrategi og tilpasset den for å imøtekomme ulike produktkrav og markedsbehov. Toyotas produksjonssystem (TPS) var forløperen til Lean-prosjektledelse.

Lean fokuserer på å redusere tre spesifikke typer sløsing:

1. Muda: Aktiviteter eller prosesser som bruker ressurser, men som ikke tilfører verdi som kundene vil betale for (også kjent som overproduksjon eller overprosessering), for eksempel testing og kvalitetssikring.
2. Mura: Ujevnhet eller inkonsekvens i arbeidsmengder, for eksempel en oppgavefordeling som kan føre til at enkelte teammedlemmer blir overbelastet, mens andre har for lite arbeid.
3. Muri: Overbelastede eller urealistiske arbeidsmengder, for eksempel å tildele en urealistisk mengde arbeid innen en urimelig kort tidsfrist. Dette kan øke risikoen for at ansatte blir utbrent, og for feil.

Lean er én av mange agile prosjektledelsesmetoder (andre inkluderer Scrum og Kanban). Uansett hvilken Lean- eller agile-metode (eller ikke-agil metode) du velger å følge, er prosjekter alltid best håndtert i programvare for prosjektledelse.

5 prinsipper for Lean-prosjektledelse

I «Lean-tenkning» foreslo James P. Womack og Daniel T. Jones fem grunnleggende prinsipper for Lean-prosjektledelse.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

1. Identifiser verdien

Kort sagt betyr dette å identifisere det kunden er villig til å betale for. Dette ligner på å presentere et prosjektestimat og arbeidsomfang, sammen med foreslåtte priser, for en kunde for å finne ut om de ønsker å gå videre.

2. Identifiser verdistrømmen for hvert produkt

Lag et verdistrømskart for å få en visuell oversikt over alt arbeidet som må gjøres. Dette er i hovedsak et flytskjema som viser hvordan materialer og informasjon beveger seg gjennom prosjektprosessen.

3. Skap flyt

Etabler en jevn og kontinuerlig arbeidsflyt uten nedetid fra prosjektets start til slutt. Dette er utformet for å skape maksimal effektivitet i prosessen og bidra til å forhindre forsinkelser eller flaskehalser i produksjonen. 

4. Etabler trekkprinsippet

Tilpass produksjonen etter den faktiske kundeetterspørselen (det vil si et «trekk»-system), slik at ressursene utnyttes effektivt basert på behov i sanntid, i stedet for å sette i gang unødvendig arbeid. Dette gjør det mulig for selskaper eller prosjektteam å unngå å bygge opp lager eller hamstre varer i tilfelle det kommer en bestilling, noe som sparer selskapet for tid og penger.

5. Strebe etter perfeksjon

Streb etter kontinuerlig forbedring, fjern sløsing og ineffektivitet, og optimaliser prosessene dine for å oppnå høyest mulig grad av effektivitet og verdileveranse i prosjektene dine.

Teknikker for Lean-prosjektledelse

Det finnes to viktige Lean-teknikker du bør gjøre deg kjent med:

• Deming-syklusen: Denne prosessen innebærer kontinuerlig læring og tilpasning basert på det man lærer. Den omtales også som PDCA- eller PDSA-syklusen, som står for planlegg, utfør, kontroller (eller studer) og handle. Begynn med å lage en plan for å nå et bestemt mål, og gjennomfør deretter planen. Så skal du kontrollere eller studere hvilken effekt planen har, og deretter ta med det du har lært i den neste planen. 
• Lean Six Sigma: Denne prosjektstyringsprosessen kombinerer Six Sigma-metoden med lean-prinsippene. Six Sigma bruker data, sannsynligheter og statistikk for å redusere sløsing og feil, samt teknikker som rotårsaksanalyse.

Fordeler med lean-prosjektstyring

Lean-metodikken har virkninger som går lenger enn å skape effektivitet. Dette omfatter:

• Å skape en kultur for prosessforbedring: Lean forsøker å holde arbeidsprosessene fleksible, slik at alle teammedlemmer kan komme med forslag eller prøve nye arbeidsmåter. Dette kan fremme en tankegang der teamene er innstilt på å avdekke måter å forbedre arbeidet på.
• Å forbedre synligheten for prosjektinteressenter og kunder: Lean-prosjekter krever mange innspill fra kunden eller interessenten for å sikre at det ikke gjennomføres unødvendig arbeid eller utvides omfang. Når leveransene avgrenses, bør sentrale interessenter involveres i prosessen for å sikre at den endelige arbeidsbeskrivelsen bare inneholder ting som skaper verdi.
• Å redusere kostnader: Siden lean-metodikken for prosjektstyring hindrer virksomheter i å bygge ting før det er behov for dem (kjent som et just-in-time-system), kan kostnadene reduseres ved å unngå overflødig lagerbeholdning. Ved å arbeide for å oppnå perfeksjon ber lean-tankegangen dessuten teammedlemmene om hele tiden å følge med på lønnsomheten.

Ulemper med lean-prosjektstyring

Som enhver metodikk for prosjektstyring kan lean skape enkelte utfordringer.

• Å miste oversikten over helheten: I en lean-prosjektlivssyklus ser man etter små, trinnvise forbedringer. Lean gir ikke mange muligheter til å ta et skritt tilbake og se på helheten. I denne typen miljø er det mulig å bli «smålig sparsom og stort sett ufornuftig», fordi det som sparer gjennomføringstid eller innsats i én del av prosjektet, kan føre til mer arbeid (eller omarbeiding) i en annen del.
• Å være mer reaktiv enn proaktiv: Lean er utformet for å unngå overproduksjon. Dette kan gjøre det utfordrende å forutsi etterspørselen når markedstrender og uventede hendelser endrer kundenes behov.

Bruksområder for lean-prosjektstyring

Lean-prosjektstyring er mest nyttig i prosjektsituasjoner der:

• Du har begrensede ressurser eller et begrenset budsjett: Lean hjelper deg med å redusere sløsing og oppnå effektivisering, slik at du får mest mulig ut av ressursene dine og kutter unødvendige kostnader eller tidstyver. 
• Du trenger rom for fleksibilitet og tilpasning: Fordi lean beveger seg raskt og innebærer regelmessige gjennomganger (ofte ved bestemte milepæler i prosjektet), kan teamene raskt endre kurs for å håndtere tilbakemeldinger, endringer i prosjektplanen eller ny informasjon eller nye beslutninger som påvirker prosjektet.
• Du har en stram tidsfrist: Lean legger vekt på raske svar på endringer, slik at teamet kan tilpasse seg endringer som ellers kunne satt kjepper i hjulene for arbeidet med å bli ferdig innen tidsfristen. 
• Du må prioritere kontinuerlig forbedring: Lean tilbyr et innebygd system for forbedring over tid. Dette er ideelt for team som består av mindre erfarne medlemmer, eller team som er nye i å samarbeide.

Hva skjer videre?

Lean er ett av mange temaer som diskuteres i DPM-medlemsfellesskapet vårt –registrer deg og få tilgang til alle samtalene i Slack, samt over 100 maler, eksempler og mønstre for vanlig prosjektdokumentasjon.