Fullføringsgrad for prosjekter: Hva det er og hvordan du beregner den
Det teller å følge med: Ved å følge med på fullføringsgraden for prosjekter kan du vurdere prestasjoner, ta informerte beslutninger og fremheve både suksesser og områder som trenger forbedring.
Oppturer og nedturer: En høy fullføringsgrad kan tyde på gode prestasjoner, mens en lav grad kan skyldes håndtering av komplekse prosjekter – konteksten er viktig når suksess skal vurderes.
Mange utfordringer: Mange eksterne faktorer kan påvirke fullføringsgraden for prosjekter – kontekst og tilpasningsevne er avgjørende i prosjektstyring.
Det er avgjørende for prosjektledere å holde oversikt over prosjektfullføringsgraden.
Etter å ha gjennomført hundrevis av prosjekter i løpet av karrieren min og forstått hvilke KPI-er hvert prosjekt må oppnå for å regnes som fullført, er dette fortsatt en ferdighet jeg arbeider med å utvikle hver dag.
Her er hvorfor prosjektfullføringsgrader er viktige, de viktigste utfordringene og hvordan de beregnes.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er prosjektfullføringsgrad?
Prosjektfullføringsgrad er en viktig resultatindikator (KPI) som hjelper organisasjoner med å forstå hvor godt prosjektlederne deres presterer.
Prosjektfullføringsgraden ser på antallet prosjekter som leveres både til rett tid og innenfor budsjettet.
Hvorfor er prosjektfullføringsgrad viktig?
Som enhver annen KPI som måles, er prosjektfullføringsgraden viktig fordi den kan gi innsikt i prosjektlederens prestasjoner.
Når det er sagt, betyr ikke en høy fullføringsgrad alltid at en prosjektleder er god, og en lav fullføringsgrad betyr ikke at en prosjektleder er dårlig.
Hvis man for eksempel påtar seg et komplekst og risikofylt prosjekt, kan det bety at det ikke blir fullført til rett tid eller innenfor budsjettet. Det kan være riktig å sette prosjektet på pause og reforhandle tidsplanen og budsjettet.
En prosjektleder som legger press på og mobber teamet sitt, og dermed skader balansen mellom arbeid og fritid samt arbeidsmiljøet, kan fullføre flere prosjekter. Men er det den typen miljø du ønsker å jobbe i, eller ha teamet ditt arbeidende i hver dag?
Som prosjektleder, er det virkelig slik du ønsker å lede teamet ditt videre – ved å fremme et giftig miljø med høyt press?
Så selv om prosjektfullføringsgrad kan gi verdifull innsikt i en prosjektleders prestasjoner, er den ikke den eneste KPI-en som gjelder. Når man evaluerer en prosjektleder, viser forklaringen deres på fullføringsgrad mer enn selve tallet.
Utfordringer med prosjektfullføringsgrad
Grunnen til at jeg advarer mot å bruke prosjektfullføringsgrad som mål på en prosjektleders ferdigheter, er at det er så mange ting som kan påvirke den, og som ligger utenfor prosjektlederens kontroll.
Dette kan blant annet omfatte:
- Å miste finansiering underveis (for eksempel å miste offentlig finansiering eller et tilskudd)
- Viktige interessenter forlater organisasjonen eller trekker sin støtte
- Bemanningsproblemer
- Prosjekter som har fått tildelt for lite budsjett
- Omfanget eller forventningene er urimelige fra starten av
- Programvare når slutten av levetiden
Prosjektledere får ofte tildelt arbeid uten å delta i diskusjoner om omfang eller budsjett, noe som kan gjøre evalueringer basert på fullføringsgrad urettferdige.
En prosjektleder i en offentlig etat med frosne budsjetter kan for eksempel være svært dyktig, men ute av stand til å fullføre prosjekter.
Slik beregner du prosjektfullføringsgrad
Prosjektfullføringsgraden kan beregnes med en enkel formel. Den ser slik ut:
Antall fullførte prosjekter / totalt antall påbegynte prosjekter * 100 = prosjektfullføringsgrad
Hvis jeg for eksempel påtok meg 10 prosjekter i år og fullførte 8 av dem til rett tid og innenfor budsjettet, ville jeg hatt en prosjektfullføringsgrad på 80%.
Hvis du følger opp fullføringsgrader årlig, bør du utføre denne beregningen på slutten av hvert år. Selv om det ikke er påkrevd, kan det være en god måleparameter å ta med i en medarbeidersamtale. Om ikke annet er det et interessant diskusjonspunkt.
Hvordan ressursstyring påvirker prosjektfullføring
Ressursstyring kan være avgjørende for prosjektfullføringsgraden din. Selv om det er mange faktorer som avgjør om et prosjekt kan fullføres eller ikke, er ressurser en av de viktigste delene.
Ressursene du må styre, omfatter tid, budsjett, teamet som er tilgjengelig for å arbeide med prosjektet, nødvendig maskinvare og programvare, og til og med energien til teamet ditt.
Hvis du har arbeidet med prosjektledelse en stund, vet du at det er ganske sjelden å ha et overskudd av alle ressursene du trenger til prosjektet. Du kunne enkelt oppnådd svært høye fullføringsgrader hvis ubegrenset med tid og penger alltid var tilgjengelig for prosjekter. Men slik er det sjelden, særlig i dagens økonomiske situasjon.
Det nest beste vi kan gjøre, er derfor å styre ressursene proaktivt. Når det gjelder ressursstyring, er dette noen av de vanligste virkemidlene du har til rådighet.
Tid
God tidsstyring kan hjelpe deg med å optimalisere tidsplanen selv når tidslinjen er stram. Dette kan innebære å planlegge designgjennomganger proaktivt med viktige interessenter eller begrense antallet personer som skal gi tilbakemeldinger. Det kan også innebære å opprette tidsvinduer for revisjoner, slik at designeren får nok tid til å implementere tilbakemeldinger før neste runde med gjennomganger.
Energi
I likhet med tid er ikke energi en ubegrenset ressurs. Et team som er fullstendig utbrent, kommer ikke til å hjelpe deg med prosjektets fullføringsgrad. Ved å samarbeide med kunden eller interessentene dine for å prioritere arbeidet og minimere akutte skippertak kan du forhindre at teamet ditt blir utbrent.
Sørg for at teammedlemmene jobber et rimelig antall timer og har tid borte fra arbeidet til å hvile og hente seg inn. Hvis du legger merke til at et teammedlem viser tegn på utbrenthet eller bruker lengre tid på å fullføre oppgaver de vanligvis gjør raskt, bør du oppmuntre dem til å ta seg litt fri for å hente seg inn.
Teammedlemmer
Å ha de riktige teammedlemmene er en av de viktigste faktorene for å nå fullføringsgraden. Et team som mangler erfaring eller ikke fungerer godt sammen, kan lett hindre fremdriften i prosjektet.
Andre vanlige problemer omfatter å ha for få ansatte eller teammedlemmer som har for mange oppgaver. Begge deler kan skape store problemer for prosjektets fullføring.
Budsjett
Følg nøye med på hvordan prosjektbudsjettet brukes, inkludert teamtimer, møter, maskinvare og programvareutgifter. Hvis det gjenstående arbeidet er omfattende og budsjettet er stramt, må du sørge for at teamet og interessentene forstår de potensielle risikoene.
Spør om muligheten for en endringsordre eller en budsjettøkning for å finne ut om det kan bli tilgjengelig ekstra midler senere.
Etter min erfaring kan dette være en av de vanskeligste ressursene å håndtere, særlig når prosjektbudsjettet er lavere enn det burde være fordi byrået eller organisasjonen gikk med på å påta seg prosjektet for et fast budsjett, selv om de visste fra starten av at budsjettet var lavt.
Jeg har sett dette skje i rolige perioder, ved utvikling av nye tjenester eller fordi ledergruppen ønsket å kunne si at de hadde jobbet med en bestemt kunde.
Utstyr & programvare
Å ha riktig utstyr og programvare for å fullføre ethvert prosjekt er en viktig ressurs som alltid må håndteres nøye. Selv når du bygger et nettsted på en åpen kildekode-plattform, trenger du fortsatt utvidelser, abonnementer og optimaliseringsverktøy som Google Analytics for at alt skal fungere som det skal.
For mobilapper bør du ha en rekke telefoner å teste på. Ved å gjøre nødvendig utstyr tilgjengelig for teamet i kritiske prosjektfaser kan du fremskynde fremdriften og sikre vellykket fullføring.
Hvis du kjøper programvare, bør du forsøke å budsjettere med nok lisenser til antallet brukere du har. Delte pålogginger kan noen ganger forsinke fremdriften.
Verktøy for å styre prosjektets fullføringsgrad
Du trenger ikke lenger å følge med på prosjektets fullføringsgrad manuelt. Det finnes mange verktøy for ressursstyring du kan bruke til å følge med på prosjektets fremdrift og budsjett etter hvert som arbeidet fullføres. Du kan bruke denne innsikten fra prosjektet som hjelp i beslutningsprosessen, noe som til syvende og sist vil bidra til å øke den samlede fullføringsgraden.
Her er noen av de beste tilgjengelige verktøyene for ressursstyring:
Clicks on the links below may earn a commission, which supports our independent testing and review of software and services. Learn more about how we stay transparent.
Bli med for mer innsikt i prosjektets fullføringsgrad
Hvis prosjektets fullføringsgrad er viktig for organisasjonen din, kan du bli med i vårt aktive og engasjerte fellesskap for å få innsikt som kan hjelpe deg med å bli en bedre prosjektleder.
Vi tilbyr verktøy og maler som kan hjelpe deg, samt et aktivt og engasjert fellesskap av kolleger som kan gi praktiske råd.
