Er du en oppgavebehandler eller prosjektleder? (& spiller det noen rolle?)
Det har gått ganske lang tid siden min gode venn Patrice Embry skrev det jeg mener er en svært viktig artikkel om prosjektledere kontra prosjektadministratorer og de viktigste forskjellene mellom dem.
Likevel er prosjektlederen som gjør all administrasjonen som standard, fortsatt et utbredt fenomen som jeg ser overalt.
Det er noe annet jeg fortsatt ser: at det brukes for mye tid på å sørge for at folk får gjort oppgavene sine, i stedet for å være den som ser tre steg fremover og rydder veien.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Derfor tenkte jeg at jeg skulle ta det ett skritt videre: hva er det du IKKE gjør som prosjektleder når du er fastlåst i administrasjon og detaljstyring på oppgavenivå?
I denne artikkelen skal jeg trekke ut en del av Patrice’ artikkel for å snakke om verdien av en dyktig digital prosjektleder og alternativkostnaden ved å ha en ubalanse i mengden administrasjon i hverdagen. Vi skal ta en gjennomgang av:
- Hvordan oppfatninger påvirker de faktiske arbeidsoppgavene dine
- Verdien av oppgavestyring og prosjektadministrasjon
- Verdien av god prosjektledelse i en digital kontekst
- 3 måter å finne balansen på
Hvordan oppfatninger påvirker de faktiske arbeidsoppgavene dine
Patrice har noen gode tips i artikkelen sin som fortsatt er svært relevante tre år senere, men det er én ting jeg ønsket å trekke ut fra teksten hennes og utdype. Det er dette:
Alle kan ta notater, men ikke alle kan skrive kode. Alle kan sørge for at møterommet blir ryddet etter et møte, men ikke alle kan utforme forsiden til et nettsted.
Det føles noen ganger som en selvfølge: Hvis ikke-essensielt arbeid må gjøres, gi det til det ikke-essensielle teammedlemmet.
Patrice Embry
Det er to viktige poenger her: For det første blir prosjektledere ofte sett på som ikke-essensielle teammedlemmer, og for det andre følger antakelsen om at arbeid som hvem som helst kan gjøre, bør gjøres av prosjektlederen.
Det som ender opp med å skje, er at en prosjektleders hverdag begynner å formes av usynlige forventninger og grunnløse oppfatninger. Faktisk blir det en selvoppfyllende profeti. Folk ser deg rydde etter et møte én gang, og neste gang ser de det som en del av jobben din.
Jeg vil hevde at det samme skjer med detaljstyring på oppgavenivå: De første gangene kom du til dem en uke før fristen for å minne dem på når ting skulle være ferdige, og du tilbød deg å fjerne eventuelle hindringer. Nå føler de derfor at de ikke trenger å holde oversikt over sine egne frister eller si fra når de støter på hindringer.
Husk at oppfatninger, som med alle gode ting, former virkeligheten også her. Det finnes ingen vei utenom det.
Verdien av oppgavestyring og prosjektadministrasjon
Men før vi kommer for langt, la oss avklare to ting.
For det første er de små tingene noen ganger jobben din. I hvert fall i den grad prosjektet må fortsette å bevege seg effektivt og smidig. Hvis du er som meg, vil du sannsynligvis ikke måtte forklare timelisten der den tekniske arkitekten din førte én time for å sette opp møterommet.
For det andre er oppgavestyring og prosjektadministrasjon faktisk svært viktig og verdifullt. Det er ikke bra for prosjektet ditt å gå glipp av en frist. Det er heller ikke bra for prosjektet ditt å tvinge sjenerte personligheter til å bli brølende løver for å si fra om en hindring.
Det er faktisk heller ikke bra for prosjektet ditt å la noen som fakturerer flere hundre dollar i timen, lage kaffe til kundeteamet (ja, dette er en henvisning til Lindsays kommentar til Patrice’ artikkel om å investere i prosjektadministratorer).
Verdien av en dyktig prosjektleder i en digital kontekst
Likevel må vi vurdere den andre siden av saken: Hva er de mest verdifulle og virkningsfulle tingene en prosjektleder gjør gjennom et digitalt prosjekt, som ingen andre på teamet kan gjøre?
Ja, noen ganger blir vi behandlet som altmuligpersoner. Faktisk var det slik noen av oss havnet i yrket til å begynne med! Men det er viktig å huske at vi ikke er det. Vi er spesialister.
Vi er spesialister på å håndtere risiko, kommunikasjon, kvalitet, forventninger, prosess, kostnader og tid.
Vi er spesialister på å bygge tillit og sterke relasjoner i en prosjektsammenheng.Vi er limet som holder ting sammen. De som har et privilegert perspektiv på alle delene som beveger seg, sett i sammenheng.
Faktisk ligger vår mest overbevisende verdi sett utenfra i den proaktive siden av ting: å se fremover og lage en beredskapsplan for ting som kan gå galt; å ta tak i ting i startfasen før de utvikler seg til noe fra Den lille skrekkbutikken; å fortelle folk det de trenger å vite for å lykkes, selv om det ikke er det de ønsker å høre.
Og kanskje det samme kan sies om enhver prosjektleder, men saken med digitale prosjekter er at det å være proaktiv virkelig ikke er et alternativ, fordi vi opererer i et landskap som stadig er i endring. Underliggende teknologi og digitale trender endrer seg hver dag. Det er som å bygge en skyskraper på flytende magma med en lekehammer.
Derfor ville jeg personlig ikke påta meg *noe* digitalt prosjekt uten en prosjektleder.
Å finne balansen + 3 måter å gjøre det på
Når vi begynner å sette disse to sidene i perspektiv – administratoren av detaljer versus den proaktive prosjektlederen – snakker vi plutselig ikke om at én type arbeid er «over» en annen.
Vi snakker om balanse. Det er to sider ved jobben, og denne balansen endrer seg etter hvert som du blir mer erfaren og begynner å påta deg større prosjekter med større budsjetter og større risiko …
Så hva er den riktige balansen å finne, og hvordan går man frem for å skape denne balansen?
Det unnvikende svaret er at det kommer an på. Men helt ærlig gjør det det. Alle har sin egen arbeidsstil. Men her er mine tre beste tips for å finne balansen.
1. Ta et skritt tilbake og kategoriser det du gjør
En øvelse jeg liker å gjøre, er å organisere det jeg gjør i tre kategorier: delegere, systematisere og prioritere.
Delegere / dele
Noen ser på dette som ting som er under deres verdighet, men jeg synes ikke det er det det handler om i det hele tatt. Jeg mener det er ting som *kan* gjøres av noen andre med relativt lite opplæring eller veiledning.
Slik jeg ser det, er dette ting som bidrar til å bygge en teamkultur der man «deler på byrden» (se også artikkelen til Patrice, der hun snakker om å hjelpe andre og la dem hjelpe deg).
Systematisere
Dette er typer oppgaver jeg gjør, som drar nytte av mine egenskaper som prosjektleder, men som sannsynligvis kan systematiseres slik at de tar mindre av arbeidsdagen min. Ting jeg har tatt med i eksempelet nedenfor, er blant annet oppfølging av oppgaver og å bygge en prosess rundt arbeidsmøter.
Dette er det jeg betrakter som nødvendig maskineri, men ikke arbeid som krever stor mental kapasitet.
Prioritere
Her plasserer jeg arbeidet som krever stor mental kapasitet – det jeg bør prioritere fordi ingen andre på teamet er i en posisjon til å gjøre det. Ting jeg har tatt med i eksempelet nedenfor, er blant annet å bygge relasjoner med interessenter, planlegging av ressursstyring og måling av resultater.
Dette er ting som gir størst effekt og verdi – tingene jeg kan føye til historien om hvordan jeg bidro til at prosjektet mitt lykkes – ting som bare jeg kunne ha gjort.
Slik så mitt eget arbeidsark ut:
| Delegere | Systematisere | Prioritere |
|---|---|---|
Del disse med teamet ved å bygge en kultur for å hjelpe hverandre. | Opprett systemer for disse som skaper effektivitet. | Bare du kan gjøre disse, så sett av tid til dem! |
| Notere møtereferater & distribuere referatene
Føle et selvstendig ansvar for tidsfrister Lede daglige statusmøter Gjøre i stand og rydde bort møterom Ringe inn til konferansesambandet #petpeeve Være den «delte skjermen» i et internt møte | Oppfølging av oppgaver (også kalt masing)
Informative statusoppdateringer Utarbeide gode oppgavebeskrivelser Få arbeidet gjort under møter | Aktiviteter innen risikostyring
Ressursplanlegging og prognoser Måle prosjektets og teamets resultater Forstå virksomheten og konkurranselandskapet bedre Bygge tillit og styrke relasjonene til interessenter (gå rundt og snakk med folk) |
2. Ha en tydelig merkevare
Denne høres åpenbar ut, men det er den ikke. I begynnelsen av karrieren ble jeg sittende fast med mange merkelige oppgaver som raskt la beslag på kapasiteten min. Det skyldtes det vi snakket om tidligere: oppfatning. Folk så meg gjøre noe og antok at det var jobben min.
Senere i karrieren hadde jeg egentlig ikke det problemet. For det første bør jeg riktignok si at selv om jeg har asiatisk bakgrunn, er jeg til syvende og sist en mann med engelsk som morsmål, og jeg heller mot utadvendthet i profesjonelle sammenhenger.
Men selv med andre kolleger med ulik bakgrunn la jeg merke til at når vi var sikre på hvem vi var og hvordan vi jobbet, ga måten vi kommuniserte på svært lite rom for at noen skulle pålegge oss en oppgave som tydelig lå utenfor denne grunnforståelsen.
Det var til og med en usagt selvfølge at verdien vi leverte som prosjektledere, betydde at vi sannsynligvis ikke burde være de som la inn innhold når ingen andre var tilgjengelige.
Så jeg vil hevde at det er mulig å ha tilnærmingen din til arbeidet synlig, slik at balansen allerede er oppnådd.
3. Vurder alltid alternativkostnaden
Dette henger sammen med de to andre: Hver gang du spør deg selv om du bør gjøre noe, bør du tenke på noe som ville tatt like lang tid, men som ville gitt langt større verdi og positiv innvirkning.
Som et eksempel pleide jeg under en presentasjon å være den som delte ut alt utdelingsmateriellet og agendaen, og satte opp projektoren. Alt dette tok bare rundt 10 minutter.
Men jeg ledet ofte disse presentasjonene og ble deretter hovedkontakt for deltakerne. Hvor lang tid ville det ha tatt å håndhilse på alle og begynne å bygge tillit til hver enkelt, slik at de vurderte meg både som person og fagperson? Rundt 10 minutter.
Når vi går tilbake til vår første kategoriseringsøvelse, bør en høyere alternativkostnad være drivkraften som plasserer distraksjonene i kolonnen til venstre, og oppgavene som spesifikt gjelder deg, i kolonnen til høyre.
Vi vil høre hva du mener
Hva synes du? Er prosjektlederrollen full av ansvarsområder som burde utføres av noen andre? Eller er denne dragkampen mellom strategisk verdi og taktisk administrasjon en forventet del av jobben?
