En endringsledelsesprosess i tre trinn for prosjektledere
Det høres kanskje ut som en klisjé, men det er sant: Den eneste konstanten i livet er endring. Ikke sant? Hvis du er digital prosjektleder (eller ønsker å bli det), vet du sannsynligvis altfor godt hvor viktig det er å ha en effektiv endringsledelsesprosess.
Som innleid prosjektleder og prosjektledelseskonsulent hjelper jeg team og digitale byråer med å innføre praksiser for endringsledelse hver dag. Jeg forstår hvor viktig god organisatorisk endringsledelse kan være, og hvordan den kan påvirke både teamets prestasjoner og bedriftskulturen.
Derfor gleder jeg meg til å dele noen tips og vise deg hvordan du kan være en endringsagent i bedriften eller prosjektteamet ditt.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er endringsledelse?
La oss begynne helt fra starten og sørge for at vi alle har samme forståelse av hva endringsledelse egentlig er. Innen prosjektledelse og endringsledelse finnes det mer enn én definisjon, og det finnes mye god informasjon vi kan hente fra alle disse for å skape effektiv endringsledelse.
Project Management Institute sier: «Endringsledelse er en organisert, systematisk anvendelse av kunnskapen, verktøyene og ressursene knyttet til endring, som gir organisasjoner en sentral prosess for å oppnå forretningsstrategien sin.»
De forklarer videre at endringsledelse er en systematisk tilnærming til å håndtere endringer, både fra organisasjonens perspektiv og på individnivå. De fortsetter med å si at endringsledelse er et noe tvetydig begrep.
Det har minst tre ulike aspekter, blant annet å tilpasse seg endring, kontrollere endring og gjennomføre endring. Det er viktig å forstå at en proaktiv tilnærming til å håndtere endringer står sentralt i alle de tre aspektene. I de neste avsnittene skal vi se på måter å være proaktiv på når det gjelder endring.
En annen definisjon vi skal se på, kommer fra PROSCI, organisasjonen som er ansvarlig for sertifisering av fagpersoner innen endringsledelse. De definerer endringsledelse slik: Endringsledelse er et rammeverk som muliggjør håndtering av den menneskelige siden av endring.
Du vil legge merke til at de legger vekt på den menneskelige siden – noe som står i interessant kontrast til PMIs definisjon. PMIs definisjon fokuserer i større grad på organisasjonen og prosessen.
Selv om dette er generelle definisjoner av endringsledelse, bør du merke deg at rammeverk for endringsledelse kan brukes til kortsiktige, langsiktige og til og med gjennomgripende endringer. Det kan hende du må legge til eller forenkle trinn, avhengig av endringens art og om det er en stor eller liten endring.
Hva er en endringsledelsesprosess?
I likhet med definisjonen av endringsledelse kan organisasjoners definisjon av endringsledelsesprosessen variere. For vårt formål er en endringsledelsesprosess ganske enkelt rammeverket for hvordan en organisasjon eller et team håndterer endringer. Prosessen og arbeidsflytene kan variere avhengig av typen organisatorisk endring.
For eksempel kan endringsinitiativet som et team på fire personer som arbeider med et nettsted for en kunde, gjennomfører for å imøtekomme kundens ønske om å endre én side på nettstedet, være langt mindre komplekst enn når et Fortune 500-selskap ønsker å endre hele CRM-systemet sitt og lære opp alle de 1200 salgsrepresentantene og lederne i den nye teknologien.
Finn ut mer om betydningen av endringsledelse her.
Hvorfor trenger prosjektledere en endringsledelsesprosess?
Som med det meste vi gjør som prosjektledere, er det viktig å ha en dokumentert prosess. Men som prosjektleder kan det å ha en endringsledelsesprosess være avgjørende for et komplekst prosjekts suksess.
Ifølge PROSCI innebærer det å ha en prosess at:
- Ansatte har seks ganger større sannsynlighet for å nå prosjektmålene
- Fem ganger større sannsynlighet for å holde tidsplanen
- To ganger større sannsynlighet for å holde budsjettet
Ettersom tidsplanen, omfanget og budsjettet er tre av de viktigste tingene en god prosjektleder fokuserer på når et prosjekt eller initiativ gjennomføres, bør disse datapunktene hjelpe deg med å forstå hvorfor det er så viktig at vi slutter opp om å ha en formell prosess.
En annen viktig grunn til at prosjektledere trenger en endringsledelsesprosess, er teammoralen.
Tenk over det – når du arbeider med et langt og komplekst prosjekt med mange endringer, kan du bli svimmel (metaforisk sett) hvis endringen ikke gjennomføres og deretter håndteres på en metodisk måte.
Noen ganger må du roe ned litt og virkelig bearbeide endringen for å holde prosjektet effektivt i bevegelse og unngå å bruke opp timer eller overvelde teamet ditt.
Som prosjektleder er det ditt ansvar å lede teamet gjennom endringer. Det betyr å utarbeide en endringsledelsesstrategi som består av tre deler.
- Forklare endringen
- Tilrettelegge for utviklingen av en endringsledelsesplan
- Besvare spørsmål og gi tilbakemeldinger
Å ha et konsekvent rammeverk for å gjøre dette vil hjelpe deg med å oppnå større suksess. Du kan til og med finne eller lage din egen mal for denne prosessen for å gjøre den mer repeterbar. Og etter hvert som du blir mer komfortabel, kan det hende du ønsker å automatisere den.
I et langt prosjekt kan det enkelt oppstå endringer i omfanget, budsjettet, tidsplanen og til og med prosjektteamet. Den store oppsigelsesbølgen i 2021 understreket virkelig det siste punktet for mange prosjektledere.
I mitt eget arbeid opplevde jeg dette da et prosjekt jeg ble hentet inn for å lede, startet med et kjerneteam på fire personer. Da tidsplanen ble endret, ble to av de opprinnelige teammedlemmene satt på andre prosjekter, og én forlot selskapet for en annen mulighet.
Dette førte til forsinkelser i prosjektoppstarten, siden jeg måtte lære opp nye teammedlemmer og bidra til å avklare forventninger rundt roller og ansvarsområder.
Da vi fikk prosjektet i gang, ble ytterligere to prosjektteammedlemmer tatt ut av prosjektet. Dette førte til flere forsinkelser, siden jeg måtte organisere arbeidet, få nye teammedlemmer på plass og håndtere kundens forventninger.
Som du kan forestille deg, førte dette til flere arbeidstimer og større kompleksitet i prosjektet. Det var til stor hjelp å ha en prosess for å kommunisere endringer internt og eksternt, samt håndtere all opplæring og avslutning av arbeidsforhold, slik at alle var informert og prosjektet holdt kursen.
Selv om det ikke var mulig å unngå å justere tidsplanen helt, fortsatte prosjektet å bevege seg så smidig som mulig.
Eksempel på en endringsledelsesprosess
Det finnes flere metoder du kan bruke når du oppretter en endringsledelsesplan. I dette innlegget skal vi se på PROSCI sin metode. De bruker to modeller for å lage en endringsledelsesprosess som muliggjør vellykket endringsledelse i en organisasjon eller et prosjektteam. Den første er Prosci-endringstrekanten (PCT), og den andre er ADKAR-modellen.
Prosci-endringstrekanten (PCT) har tre sentrale roller som utgjør endringsledelsesteamet. Disse er ledelse/sponsing, prosjektledelse og endringsledelse. Midten av trekanten representerer en felles definisjon av suksess. Denne modellen forteller oss at vi trenger de tre rollene for å støtte endringen, samt en felles definisjon av hva vi mener med en vellykket endring.
ADKAR er et akronym for:
- A: bevissthet om behovet for endring
- D: ønske om å delta i og støtte endringen
- K: kunnskap om hvordan den nødvendige endringen skal gjennomføres
- A: evne til å ta i bruk de ønskede ferdighetene og atferdene
- R: forsterkning for å opprettholde endringen etter at den er gjennomført
Uansett om du bruker disse PROSCI-rammeverkene til å bygge en modell for endringsledelse eller bruker ditt eget rammeverk, er det viktig å integrere dette arbeidet i forretningsprosessene dine. Typen endring og måleparameterne for suksess bør vurderes når du oppretter rammeverket og forbereder deg på å implementere det.
En 3-trinns prosess for endringsledelse
Selv om rammeverkene forteller oss hvem og hva vi trenger for å gjennomføre endringen, forteller prosessen oss hvordan. Disse tre trinnene vil hjelpe deg godt på vei mot å gjennomføre en vellykket endring i organisasjonen din.
1. Definer og forbered endringen din
I denne fasen bør du definere hva suksess betyr.
- Hvordan ser prosjektet ditt ut hvis endringen er blitt gjennomført på en vellykket måte?
- Hvilke KPI-er vil du bruke for å vite at du har lykkes?
- Hvor langt unna er ønsket tilstand fra dagens situasjon?
Du må også definere hvilken innvirkning endringen vil ha.
- Hvem eller hva vil bli påvirket, og hvordan?
- Kan det oppstå utilsiktede konsekvenser av å gjennomføre denne endringen?
- Hvordan kan du redusere disse konsekvensene?
- Finnes det hindringer som du eller teamet ditt må overvinne?
Til slutt bør du definere hvordan du vil gå frem med endringen. Hvordan skal du gjennomføre endringen, og hvem må involveres? På samme måte som når du styrer prosjektets tidslinje, kan det også være lurt å lage en tidslinje for endringen med noen definerte milepæler.
I denne fasen må du sørge for at du har støtte fra alle interessentene dine. Selv om mesteparten av denne artikkelen fokuserer på byråer, vil dette, hvis du jobber internt, også omfatte prosjektteamet ditt samt eventuelle sponsorer eller andre ledere som er interessert i at prosjektet ditt skal lykkes.
2. Gjennomfør og håndter endringen
Når du har definert endringen og lagt en plan, er det tid for å sette i gang! I denne fasen gjennomfører du planen. Følg med på fremdriften, slik at du kan løse spørsmål eller problemer når de oppstår, før de blir for omfattende eller hindrer en vellykket endring.
Tenk på deg selv som en trener her. Du har en spillebok (planene dine), men du vil tilpasse deg etter hvert som kampen utvikler seg. Husk at det er viktig å ikke feire seieren for tidlig! Du må kanskje planlegge noen nye «trekk» etter hvert som situasjonen utvikler seg.
Husker du disse KPI-ene (nøkkelindikatorene for ytelse) som du fastsatte i trinn 1? Det er svært viktig å følge med på fremdriften opp mot dem i denne fasen. Det vil gi deg dataene du trenger for å vite hvordan gjennomføringen av endringen utvikler seg.
3. Oppretthold endringen (innarbeiding)
Når endringen er gjennomført på en vellykket måte, må du sørge for at den varer. Husk at det tar tid å etablere en rutine. Derfor må du regne med at gamle arbeidsmåter og vaner av og til sniker seg inn igjen, og ha en prosess for å gjøre oppmerksom på dem på en skånsom måte og lede teammedlemmene tilbake til den nye arbeidsmåten.
Det kan også være svært nyttig å anerkjenne dem som virkelig er opptatt av å ta til seg endringen du har gjennomført. Enten det skjer uformelt i et kort statusmøte eller teammøte, eller formelt med en pris, bonus eller til og med en forfremmelse, er det å belønne teammedlemmer for å omfavne endringen en god måte å bidra til at endringene varer.
Hvis det tar tid før en endring får feste, må du være tålmodig. Husk å feire suksessene underveis. Det kan hjelpe teamet med å fortsette å bygge videre på fremgangen de allerede har oppnådd.
To eksempler på endringsprosesser i praksis
Som prosjektleder er det en del av rollen å vite hvordan og når endringsprosessen skal brukes. Her skal vi se på to eksempler på prosjektledere som bruker endringsprosesser (eller som i dette tilfellet trenger bedre endringsprosesser) i virkeligheten. Finn flere eksempler på endringsledelse her.
Eksempel 1
Josephine, en digital prosjektleder i et webbyrå, hadde en utfordring. Den fantastiske kunden hennes hadde tatt ut fødselspermisjon, og da hun kom tilbake, så kommunikasjonen litt annerledes ut.
Frister ble ikke overholdt, og tilbakemeldingene var ikke like omfattende eller handlingsrettede som før kundens permisjon. Det var tydelig at prosessen for den kreative arbeidsflyten hadde brutt sammen. Selv om hun kunne ha skjelt ut kunden og holdt et møte for å diskutere hvor utfordrende det var å jobbe med henne, gjorde hun det motsatte.
Hun ba kunden forklare utfordringen med gjennomgangsrunder og tilbakemeldinger fra sitt perspektiv. Kunden fortalte at det var utfordrende å overholde frister og gi omfattende tilbakemeldinger samtidig som hun tok seg av en nyfødt. Dette ga Josephine viktig kontekst og innsikt i den underliggende årsaken til utfordringen kunden hadde med å gi tilbakemeldinger på designene.
Derfor bestemte Josephine og teamet hennes seg for å være de som skulle gjennomføre en endring. De utviklet et nytt system for å effektivisere prosessen og gjøre ting enklere for alle. I stedet for å ha et stort møte for designgjennomganger og be kunden og teamet hennes om å legge inn kommentarer i Figma (slik det er vanlig i byråprosesser), prøvde teamet noe annet.
De sendte en video med en gjennomgang av designet som kunden kunne se på et passende tidspunkt. Hun kunne sette gjennomgangen på pause og gjenta deler etter behov (det var ikke nødvendig å ta notater eller huske logikken bak et designvalg), og hun kunne gi tilbakemeldinger som en talemelding til teamet. Dette er et fantastisk eksempel på å håndtere endringer og støtte et verdsatt medlem av prosjektteamet!
Eksempel 2
For omtrent ett år siden ble jeg ansatt for å lede lanseringen av et nettsted for et byrå. Da jeg møtte ressurslederen for byrået, ble behovet beskrevet som å lede prosjektteamet mens de fikk et nesten ferdig prosjekt over målstreken.
Men det var ikke det som skjedde. På grunn av en rekke personalendringer viste det seg at kunden aldri hadde godkjent designene. Derfor kunne utviklingen ikke fortsette som planlagt. Det hadde oppstått en betydelig endring i tidsplanen og prosjektomfanget som jeg nå måtte håndtere.
Designteamet trengte noen runder med iterasjoner, og teksten og trådmodellene måtte justeres. Og for å gjøre saken enda verre skulle designelementene brukes i en oppfriskning av kundens e-handelsbutikk.
Tidsplanen som skulle ha vært på omtrent 12–14 uker, vokste derfor til omtrent 7 måneder for å fullføre alt arbeidet. Hvorfor skjedde dette? Fordi det ikke ble implementert en god prosess for endringsledelse. De ekstra designene ble egentlig ikke ansett som en endring, siden de opprinnelige kundeansvarlige ikke hadde fått formell godkjenning.
Hvilke lærdommer tok kunden min med seg fra denne utfordringen?
- Sørg for å få kundens godkjenning skriftlig
- Vurder å begrense antallet design- og tilbakemeldingsrunder i arbeidsomfangsbeskrivelsen (SOW)
- Opprett en formell prosess for å gjennomføre endringsordrer som tydelig beskriver den økte kostnaden ved et større arbeidsomfang
Selv om alle disse lærdommene er viktige, la oss fokusere på den tredje. En formell prosess for å sette i gang en endring ville ha gjort det mulig for teamet å fakturere kunden for det ekstra arbeidet som krevdes for å få designene slik kunden ønsket, samt for justeringene av teksten og trådmodellene.
Programvare som hjelper prosjektledere med å håndtere endringer
Akkurat som du bruker programvare til å håndtere prosjektene dine, kan det også være lurt å ta i bruk programvare for endringsledelse. Det finnes mange verktøy for endringsledelse, avhengig av behovene dine og organisasjonsstrukturen.
Hvis du ser etter noe som legger til rette for samarbeid, er Wrike et godt alternativ (det er også bra for prosjektledelse og kanskje et verktøy du allerede kjenner). Hvis du skal ta i bruk ny programvare, kan du prøve Whatfix. Hvis du håndterer endringer for både interne ansatte og eksterne kunder, bør du vurdere WalkMe.
Bli ekspert på endringsledelse
Hvis du synes den menneskelige siden av endringer er fascinerende, har du kanskje lyst til å fordype deg. Vurder å lese en av John Kotters bøker, for eksempel Ledelse av endring, delta på et direktesendt eller opptakbart webinar, eller bli sertifisert som endringsleder gjennom Kotter Training eller PROSCI.
Hvis du har en sertifisering innen prosjektledelse, som PMP, kan disse aktivitetene (inkludert å lese dette blogginnlegget) telle som timer for etterutdanning.
Liker du det du ser her? Fortsett å lære ved å abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager!
