De 4 beste produktivitetstipsene vi lærte av toppledere
Hos Hive har vi en serie som heter «7 timer med», der vi snakker med ledere innenfor sine fagområder om rollene deres, arbeidsstil og deres beste tips om prosjektledelse og produktivitet. Siden Hive handler om produktivitet og prosjektstyring, er det verdifullt å få disse innsiktene for å hjelpe oss med å forbedre produktet vårt og utvide rekkevidden vår.
Som en oppsummering av våre ni første intervjuer har vi samlet en mengde tips fra samtaler med personer som jobber i selskaper som LinkedIn, Fabletics og Harry’s – her er en gjennomgang av de fire viktigste produktivitets- og prosjektstyringsgrepene vi lærte gjennom intervjuene våre.
1. Ta fri når du trenger det
Juliana Jaoudi, LinkedIns markedsdirektør for løsninger, hadde et godt perspektiv på balansen mellom jobb og fritid. Et av våre favorittsitat om prosjektledelse fra henne var: «Det handler egentlig ikke om balanse mellom jobb og fritid, det handler bare om jobb og liv.» Dette kan virke åpenbart, men mange følger en streng tidsplan fra ni til fem uten unntak.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
«Jeg liker å holde hjernen åpen for å få gode ideer utenom arbeidstiden. Hvis du elsker det du gjør, kan du leve i dette flytende rommet der det er greit om noe dukker opp i løpet av helgen eller på kvelden. Og det fungerer også motsatt – kanskje du en onsdag ettermiddag bare må koble av fra jobben fordi du trenger å ta vare på deg selv. Det er også greit.»
En slik tidsplan og et fleksibelt arbeidsmiljø gjør det mulig for folk å fordype seg i arbeidet og opprettholde høy produktivitet når de trenger det, samtidig som de husker at det er greit å slå av den bærbare datamaskinen.
2. Del opp tiden i blokker
Rachel Bowie fra PureWow er en stor tilhenger av tidsblokkering (en teknikk for tidsstyring som også kalles tidsboksing) for personlige og profesjonelle gjøremål. Hun opplever at det å dele kalenderen opp i disse små delene virkelig hjelper henne med å holde seg ansvarlig og produktiv gjennom dagen – særlig siden hun har en bedårende toåring hjemme!
«Jeg er en stor tilhenger av tidsblokkering når det gjelder punktene på gjøremålslisten min. Jeg har faktisk et løpende Google-dokument med alt jeg ønsker å få gjort i løpet av en dag, som jeg oppdaterer hver kveld før jeg legger meg. Jeg deler hver dag inn i seksjoner: «før jobb», «jobb» og «etter jobb», og kategoriserer deretter innenfor disse områdene ved å skille mellom gjøremål som tar mye tid, og dem jeg kan gjøre raskt. Av og til bruker jeg også lister på papir – og skriver ned gjøremål i forskjellige notatbøker og på klistrelapper gjennom dagen – men Google-dokumentet er stedet jeg samler alt, siden det er så enkelt å oppdatere i sanntid (dagen min endrer seg mye).»
Vi snakket også med Robert Ross, administrerende direktør og grunnlegger av FireHydrant, som bruker Pomodoro-teknikken for tidsstyring i det mer tekniske arbeidet sitt:
«Denne teknikken går i utgangspunktet ut på å jobbe i intervaller på 25 minutter, etterfulgt av pauser på 5 minutter. Etter fire intervaller tar jeg en pause på 15 minutter, og jeg jobber i to bolker på 25 minutter med en pause på 10 minutter hver time. Det er faktisk svært mentalt krevende å skrive kode, så du må gi hjernen en liten pause for å holde den på rett spor. Du kan ikke kjøre en bil på full hastighet i en time – du må gi den en pause, ellers ryker en sikring.»
3. Planlegg månedlige samlinger utenfor kontoret
Sebastian Hayto fra Harry’s ga oss flere gode produktivitetstips, blant annet å merke alle e-postene etter hvert som de kommer inn i innboksen. Men favoritten vår var fokuset hans på månedlige samlinger utenfor kontoret for teamet hans.
«Jeg arrangerer minst én halv eller hel dag utenfor kontoret hver måned for å finne nye forretningsmuligheter og generelt ha det gøy. Jeg opplever at det virkelig styrker produktiviteten. Denne hyppigheten kan virke overdreven, men jeg har erfart at samlingene ikke bare fører til noen av de beste ideene, de er også gode for å knytte teamet sammen – de utgjør virkelig en forskjell.»
Det er statistisk bevist at et sammensveiset team har bedre ferdigheter innen prosjektledelse og høyere generell produktivitet, så vi syntes dette var en glimrende idé. Hvorfor ikke legge inn tid til å knytte teamet sammen i den månedlige timeplanen?
4. Fjern varsler
I en verden full av ustanselige meldinger, e-poster og andre irriterende avbrytelser kan varsler bli en stor produktivitetsdreper. Dette omfatter alt fra sosiale medier, som gjennomsnittspersonen bruker 3,2 timer på hver dag, til tilfeldige Slack-varsler fra kontorets fantasyfotballag.
Da vi snakket med Katy Donahue, leder for drift og strategi hos Fabletics, forklarte hun hvor nyttig hun har opplevd det å fjerne varsler:
«Jeg har slått av alle e-postvarsler på datamaskinen og mobilen – det startet som et eksperiment, og jeg fortsatte med det da det virkelig økte produktiviteten min.»
Det samme synet ble uttrykt av Robert Ross fra FireHydrant, som også nevnte hvor viktig det var for ham å slå av varslene:
«På Mac kan du endre varslingsinnstillingene svært detaljert. I Slack-verdenen er hver melding en distraksjon som kan trekke deg ut av flyt. Når du bytter mellom vinduer, kan du se antallet meldinger på Slack, og du blir trukket mot varslene du har gått glipp av. Du får nesten Slack-frykt for å gå glipp av noe. Men du kan faktisk slå av varselboblen, slik at du ikke vet om det finnes meldinger i Slack som du ennå ikke har sett. Du må åpne Slack helt bevisst for å se dem. Jeg har gjort det samme med e-post. Sannheten er at folk ikke trenger at du svarer innen fem minutter.»
Dessuten støtter statistikk om prosjektledelse det å fjerne varsler – det viser seg at disse distraksjonene faktisk kan redusere produktiviteten med 40 %. Hvem ønsker det?
Hva skjer videre?
Hvis du vil ha flere tips, kan du sjekke ut våre beste produktivitetstriks for prosjektledelse eller prøve produktivitetsverktøy i jakten på å få gjort mer – de kan hjelpe deg med å organisere, prioritere og delegere oppgaver.
Digital Project Manager støttes av leserne. Når du klikker på lenker på nettstedet vårt, kan vi tjene en provisjon. Les mer.
