Anskaffelsesstyring: Komplett veiledning for prosjektledere
Hvor passer prosjektledere inn i prosessen for innkjøpsstyring? Det påvirker prosjektene våre, og likevel er det ofte ikke vi som finner leverandørene som skal arbeide med prosjektene våre. Det er også en betydelig risikokilde – hva skjer med prosjektet ditt når utvikleren du har anskaffet, plutselig forsvinner fra jordens overflate?
Jeg heter Shash Roy, og jeg har arbeidet med prosjektstyring i 20 år. Jeg har undervist i innkjøpsstyring de siste 10 årene, og jeg har sett hvordan dette temaet ikke er særlig populært i de fleste diskusjoner om prosjektstyring, selv om det er svært viktig i prosjekter.
Jeg skal snakke om innkjøpsstyring i prosjekter fra prosjektlederens perspektiv og forklare hvordan mangelfull styring kan føre til risiko og problemer.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Hva er innkjøpsstyring?
Innkjøp innebærer å anskaffe varer eller tjenester fra en ekstern leverandør. I ethvert prosjekt kan det være nødvendig å anskaffe maskinvare, programvare eller ekstra ressurser eller teammedlemmer med bestemte ferdigheter.
Innkjøpsstyring er prosessen med å finne, engasjere og samarbeide med leverandører i den kapasiteten som kreves for det aktuelle prosjektet.
Prosjektledere overser ofte dette området og får senere problemer på grunn av forsinkelser i innkjøpene. Tenk på et korthus: Hvis ett kort faller, faller resten automatisk. Hvis innkjøpene derfor ikke får tilstrekkelig oppmerksomhet, vil det forsinke prosjektet.
Hvorfor er det viktig at prosjektledere forstår innkjøp?
Innkjøpsprosessen starter med å identifisere at det er behov for et innkjøp, og deretter koordinere med innkjøpsansvarlig eller innkjøpsavdelingen. Når du har fått klarsignal til å gjennomføre et innkjøp for prosjektet, lager du en innkjøpsplan med en varighet som er spesifikk for innkjøpet. Hvis du for eksempel trenger en ekstra utvikler, bør du vurdere hvor mange timer, dager eller uker du trenger vedkommende, og når arbeidet på prosjektet skal starte og avsluttes.
Når innkjøpsplanen er innarbeidet i prosjektplanen og delt med interessentene, gir dette et helhetlig bilde av prosjektets tidslinje. Innkjøp bør ikke behandles isolert eller som en separat aktivitet. Innkjøp regnes ofte ikke som en av prosjektaktivitetene, noe som potensielt kan føre til forsinkelser i prosjektet.
Når prosjektplanen (med den innarbeidede innkjøpsvarigheten) er delt med ulike interessenter (både interne og eksterne), bør forventningene avstemmes mellom prosjektteamet og innkjøpsteamet. Åpenhet skaper tillit til prosjektet og bidrar til et positivt arbeidsmiljø. Regelmessige interessentmøter (både interne teammøter og statusmøter med kunden) bidrar til å følge med på fremdriften i innkjøpene.
Hvilke risikoer er direkte knyttet til innkjøp?
La oss se på noen risikoer som ligger i selve innkjøpsprosessen, og som kan påvirke prosjektplanen. Risiko som oppstår på grunn av forsinkelser i innkjøpene, er trolig den vanligste risikoen i prosjekter.
Noen situasjoner fra virkeligheten kan være forsinkelser i anskaffelsen av maskinvare, at ny eller oppgradert programvare ikke er kompatibel eller er vanskelig å konfigurere, eller at nøkkelressurser slutter i en kritisk fase.
Som prosjektleder må du derfor se for deg alle disse potensielle situasjonene og registrere dem som risikoer helt i begynnelsen av prosjektet. Disse risikoene føres opp i prosjektmandatet og deles med alle interessentene.
Innkjøp gjennom hele prosjektets livssyklus
De følgende avsnittene går gjennom de fem fasene i prosjektet, hvordan prosjektledere og innkjøpsteam kan samarbeide gjennom hele prosessen, og hvem som har ansvar for hva.
Oppstart
Identifiser hvilken type innkjøp prosjektet trenger: maskinvare, programvare eller ressurser. Fordelen ved å identifisere dette på forhånd er at du kan være åpen overfor alle prosjektinteressentene, slik at de forstår hvor viktig innkjøpene er, og hvilke risikoer de medfører.
I løpet av denne oppstartsfasen blir prosjektlederen tildelt prosjektet og begynner med å studere arbeidsbeskrivelsen. Arbeidsbeskrivelsen inneholder en omfangsbeskrivelse som angir hva som må gjøres. Husk at dette ikke er en jobb for én person!
Prosjektlederen identifiserer anskaffelsen og validerer dette med kunden. Dette skjer sannsynligvis i oppstartsmøtet med kunden, noe som sikrer god kommunikasjon med prosjektteamet og alle prosjektets interessenter (husk at prosjektteamet også er en del av prosjektets interessenter). Anskaffelsen identifiseres også i prosjektmandatet.
Etter at anskaffelsen er identifisert, er dette et godt tidspunkt for å:
- Forstå anskaffelsesprosessen i organisasjonen
- Bli kjent med innkjøpslederen og andre innkjøpsspesialister i innkjøpsavdelingen
- Starte anskaffelsesprosessen. Mange organisasjoner trenger et innledende skjema som må fylles ut. Dette kan innebære å laste ned skjemaene fra en felles portal eller noe som SharePoint.
- Avklare kommunikasjonskanaler, hyppighet og forventninger med innkjøpsavdelingen eller innkjøpslederen.
- Forstå tidslinjene for anskaffelsen på et overordnet nivå. Hvor lang tid tar denne typen anskaffelse? Kommuniser dette til prosjektets interessenter.
Planlegging
Når prosjektet går videre til planleggingsfasen, vil kunden være ivrig etter å få vite prosjektstrategien i detalj. Hvordan skal du styre prosjektet? Når får jeg se leveransene? Hva er forventningene?
Typiske planleggingsaktiviteter innen prosjektledelse vil finne sted på dette stadiet. Når prosjektlederen utarbeider tidslinjen, vil vedkommende også legge inn tidslinjene for anskaffelsene i prosjektplanen. Dette er en vinn-vinn-strategi, fordi det å legge inn tidslinjene for anskaffelsene i prosjektplanen ikke bare gir åpenhet i anskaffelsesstyringsprosessen, men også hjelper deg med å huske milepælene og de viktigste aktivitetene knyttet til anskaffelsen.
For mange prosjekter som krever anskaffelser, bør prosjektledere inkludere en plan for anskaffelsesstyring som en del av prosjektstyringsaktivitetene. Noen ganger er denne planen for anskaffelsesstyring et selvstendig planleggingsdokument (som planen for kommunikasjonsstyring eller planen for kvalitetsstyring), eller den finnes som en underseksjon i hovedplanen for prosjektstyring.
Som prosjektleder oppfordrer jeg deg derfor til å planlegge anskaffelsene parallelt med alle de andre områdene i prosjektet. En prosjektleder bør derfor:
- Utarbeide planen for anskaffelsesstyring
- Legge inn tidslinjene for anskaffelsene i prosjektplanen
- Dele dette med kunden og forklare det (etter behov)
- Invitere innkjøpslederen eller innkjøpsavdelingen til viktige statusmøter
På dette stadiet vil innkjøpsteamet ta seg av anskaffelsesdokumentene, som innkjøpsordrer, innkjøpsrekvisisjoner, anskaffelseskontrakter og annet.
Gjennomføring
Etter at anskaffelsene er planlagt, gjennomføres de. Husk alltid at gjennomføringen av anskaffelsen kan bli ferdigstilt før prosjektets gjennomføringsfase. Det kan for eksempel hende at du trenger Java-utviklere, og at du ikke kan starte prosjektets gjennomføringsfase før anskaffelsen av Java-utviklerne er fullført.
Når planleggingen er ferdig, bør du utarbeide et veikart for prosjektets forløp, slik at alle involverte blir gjort kjent med milepælene og leveransene. Anskaffelsesprosessen vil også starte, og innkjøpslederen vil ha begynt å innhente tilbud fra leverandører. Som prosjektleder vil du ha løpende kommunikasjon med innkjøpslederen.
Som prosjektleder trenger du ikke å detaljstyre anskaffelsene (dette er innkjøpslederens jobb), men prosjektplanen hjelper deg med å holde oversikt over anskaffelsesaktivitetene. Innkjøpsledere tar seg også av ting som kontraktsstyring, leverandørstyring eller leverandørhåndtering, samt å opprettholde leverandørforholdet.
Innkjøpslederen vil involvere prosjektlederen i beslutningen om utvelgelseskriteriene for valg av leverandør. Husk at denne samtalen skal ha funnet sted under planleggingsfasen, og at den sannsynligvis vil fortsette under statusmøtene.
Prosjektlederens anskaffelsesrelaterte aktiviteter under gjennomføringsfasen vil omfatte:
- Administrer prosjektplanen og følg opp milepælene for anskaffelsen
- Møt innkjøpsansvarlig (i henhold til forventningene til kommunikasjon)
- Besvar anskaffelsesrelaterte spørsmål fra innkjøpsansvarlig
- Gi kunder og alle andre interessenter statusoppdateringer om anskaffelsen (sammen med alle andre aktiviteter)
Relatert lytting: Slik bygger du langsiktig lojalitet med virtuelle kontraktører
Overvåking
Som prosjektleder må du være oppmerksom på anskaffelsesoppgavene. Husk alltid at prosjektoppfølging er det viktigste for deg, men innkjøpsavdelingen håndterer flere anskaffelser og vil planlegge anskaffelsen din deretter. Dette kan føre til frustrasjon og uro. Husk å ikke tråkke innkjøpsansvarlig på tærne.
Målet er å bevare roen, håndtere forventningene og følge prosjektplanen og andre identifiserte tidsfrister grundig opp. Du vil sikre godt samarbeid, levering etter planen (forhåpentligvis) og et prosjekt som holder seg på sporet. Dette bidrar også til kundens oppslutning, og du kan holde kunden oppdatert på både prosjektets tidsplan og anskaffelsens tidsplan gjennom denne overvåkingen.
Når det gjelder risiko, bør en mulig forsinkelse i anskaffelsen allerede være registrert som en risiko, så du bør også følge denne kontinuerlig.
More Articles
- 24 prosjektledelsesbøker du må lese i 2026
- Produktleder vs. prosjektleder: Viktige forskjeller
- 8 beste opplæringsprogrammer i digital prosjektledelse 2026
- Prosjektleder og underviser med kunstig intelligens deler en enkel arbeidsflyt for kunstig intelligens som fundamentalt endrer hvordan prosjekter drives
Avslutning
Etter at anskaffelsen er mottatt og implementert i prosjektet ditt, regnes anskaffelsen som fullført. PMBOK 6.0 omtaler ikke avslutning av anskaffelser spesifikt, fordi alt teknisk sett avsluttes når vi gjennomfører prosjektavslutningen. Men dette er et godt tidspunkt å tenke gjennom hvilke erfaringer vi har gjort oss, og hva vi kunne ha gjort bedre.
Hva skjer videre?
Jeg håper denne artikkelen var nyttig, og at den ga deg en forståelse av hvordan du håndterer anskaffelser i prosjektet ditt!
Hvis du vil lese mer om anskaffelser og den større verdenen innen prosjektledelse, kan du abonnere på nyhetsbrevet fra The Digital Project Manager.
