9 viktige strategier for prosjektkommunikasjon og hvordan du bruker dem
Kommunikasjon er en viktig ferdighet innen prosjektledelse, og noe mange prosjektledere kanskje tar for gitt.
Hvis du opplever at teamene og prosjektinteressentene dine er usikre på ting som neste steg, tidsplaner, omfang eller mål, er det verdt å se nærmere på disse kommunikasjonsstrategiene innen prosjektledelse og forbedre arbeidsmetodene dine.
Hva er prosjektkommunikasjonsstyring?
Prosjektkommunikasjonsstyring består av alle de små tingene prosjektledere gjør for å sikre at prosjektrelatert kommunikasjon er effektiv og tydelig forstått av dem som mottar den.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Fra utforming av meldinger til å avgjøre hvem som skal kopieres på prosjektkommunikasjon, bør prosjektledere gjennomgå kommunikasjonsstrategiene sine for prosjektledelse regelmessig for å sikre at teammedlemmene får riktig informasjon til riktig tid og i riktig format.
Hvis du ikke allerede har gjort det, er det på tide å ta i bruk kommunikasjonsverktøy og samarbeidsverktøy i prosjektene dine, slik at du og teamet ditt lettere kan dele informasjon, ha diskusjoner og samarbeide med hverandre.
9 kommunikasjonsstrategier innen prosjektledelse
Gjennom de siste 12 årene som kreativ prosjektleder har jeg lært hva som kan få prosjektkommunikasjon til å lykkes eller mislykkes, og jeg har satt sammen ni effektive kommunikasjonsstrategier for deg.
- Si det med færre ord, og vær handlingsorientert
- Bruk lenker for å oppmuntre til selvstendig læring
- Formatering er din venn
- Tenk på hva som fungerer best for teamet ditt (ikke deg selv)
- Definer hva «haster» betyr
- Velg riktig tidspunkt og inkluder de riktige personene
- Hvis det finnes neste steg, må du dokumentere dem
- Standardiser kommunikasjonen og bruk maler der det er hensiktsmessig
- Vær konsekvent
1. Si det med færre ord, og vær handlingsorientert
Hvis det er én ting jeg har lært gjennom karrieren, er det at ingen ønsker å lese eller lytte til prosjektnotater i det uendelige. Det er avgjørende å si det du må si med så få ord som mulig og fokusere på oppgaver som krever handling.
Effektiv kommunikasjon informerer teamet eller interessentene dine om fremdriften og bygger bro mellom prosjektets nåværende status og prosjektets neste fase ved å be det interne teamet eller eksterne interessenter om oppgaver som krever handling.
Før du sender ut kommunikasjon til teammedlemmene dine, bør du spørre deg selv:
- Er det noen ord i denne kommunikasjonen som kan fjernes, slik at jeg kan formidle det jeg ønsker å si, kort og tydelig?
- Er språket mitt direkte og handlingsorientert, samtidig som tonen i kommunikasjonen er høflig og profesjonell?
- Oppnår ordene mine det som er hensikten med denne kommunikasjonen?
Nedenfor ser du et eksempel på dårlig kommunikasjon og hvordan den kan forbedres:
| DÅRLIG | BEDRE | HVORFOR |
|---|---|---|
| Mandag kl. 13 EST hadde teamet vårt et internt møte, og vi er enige om at vi trenger mer informasjon fra deg før vi kan starte prosjektet. Vi mangler dimensjoner på noen av bildene du ønsker å ha med på nettstedet, og hovedutvikleren vår hadde noen spørsmål til deg. Vi ønsker gjerne å avtale et møte med deg for å samkjøre prosjektkravene før vi går videre til neste fase. Er dette greit for deg? | Vi må avtale et nytt fysisk møte for å samkjøre prosjektkravene før vi går videre med utviklingen. Er teamet ditt tilgjengelig førstkommende torsdag kl. 10 EST? | Intern informasjon som var irrelevant for den konkrete forespørselen, ble fjernet. Selvsikkert, handlingsorientert språk erstattet en svakere måte å be om et møte på – og med nesten halvparten så mange ord! |
2. Bruk lenker for å oppmuntre til selvstendig læring
Opplever du ofte at du sender lenker til kollegene dine når de ber deg om ting de enkelt kunne ha funnet selv hvis de visste hvor de skulle lete? Å bruke lenker for å oppmuntre teamet ditt til å lære på egen hånd er en utmerket tilnærming som vil spare deg (og teamet ditt) for tid på lang sikt.
La oss si at du ledet det kreative teamet ditt gjennom en orientering før dere gikk videre til produksjon, og at du tok opp og transkriberte møtet. Møtenotatene dine for teamet trenger ikke å være en gjengivelse av alt som ble sagt.
De kan se gjennom opptaket eller transkripsjonen ved behov, men møtenotatene dine kan være så enkle som: «Teamet vårt møttes for å gjennomgå X. Handlingspunktene våre er Y og Z. Fullstendig transkripsjon og opptak av videokonferansen er lenket til her.»
En annen måte å gjøre dette på er å bruke prosjektoversiktsseksjonene i prosjektstyringsprogramvaren din. Inkluder informasjon om prosjektets tidslinje, kontaktinformasjon for interessenter, interne teammedlemmer, hvor prosjektfilene er lagret i filhåndteringssystemet ditt, og vanlige dokumentlenker som du og teamet ditt ofte viser til for hvert prosjekt.
Det er viktig å finne en balanse her: Du trenger ikke å lenke til hver eneste fil som allerede ligger i prosjektets overordnede mappe i Google Drive eller Dropbox på nytt. Tenk på hvilke filer teamet ditt ofte klikker på og viser til på prosjektnivå. Jeg pleier å inkludere presentasjoner med prosjektstyringsplanen, kreative orienteringer og mapper med endelige ressurser.
3. Formatering er din venn
Formatering kan avgjøre hvor effektiv en skriftlig kommunikasjon er. Den skriftlige kommunikasjonen din bør være lett å skanne og organisert på en måte som gjør det enklere for leserne å finne det de trenger.
Som prosjektleder er en av de viktigste funksjonene i jobben din å kommunisere prosjektdetaljer til interne og eksterne interessenter i prosjektet, men du trenger ikke å finne opp hjulet på nytt hver gang du sender ut prosjektkommunikasjon.
Å lage en effektiv kommunikasjonsplan for prosjektstyringen er et nyttig første skritt for å etablere hvordan kommunikasjonen skal flyte i prosjektet og hvor ofte den skal skje, men la oss legge til et ekstra lag og se på hvordan kommunikasjonen din er formatert når du sender den ut i sanntid.
Her er en liste over formateringstips som vil forbedre prosjektkommunikasjonen din:
- Bruk fet skrift, understreking og kursiv med omtanke (men ikke for mye!).
- Bruk emojier eller fargekoding for på en gjennomtenkt måte å tilføre visuell interesse og fremheve bestemte deler av kommunikasjonen.
- Hold avsnittene korte, med linjeskift mellom avsnittene.
- Vær konsekvent i formateringen.
- Organiser samtalene dine i tråder i Slack og andre relevante applikasjoner.
4. Tenk på hva som fungerer best for teamet ditt (ikke for deg selv)
De beste prosjektlederne er lagspillere og vet hvordan de kan utnytte ressursene som er tilgjengelige, for å oppnå det mest ønskelige og vellykkede prosjektresultatet, samtidig som de holder teamene og interessentene sine fornøyde og informerte. Noen ganger betyr dette at du må inngå kompromisser når det gjelder hvordan du ønsker at arbeidet skal utføres, av hensyn til prosjektteamet.
Et aktuelt tema jeg har møtt hos alle kreative byråer jeg har jobbet i, er forventningene til resten av teamets bruk av prosjektstyringsverktøy og -apper, og hvordan man avgjør hvilken informasjon som skal publiseres, og hvor. Jeg har ofte blitt spurt: «Hvordan skal teamet bruke Asana? Hvordan vil de vite hva de skal dele i Asana kontra Slack kontra e-post?»
Kort sagt finnes det ikke noe «én løsning som passer alle»-svar på dette, og du må vurdere dagens bruk og spørre teamet ditt hva som fungerer best for dem.
Du må sannsynligvis lage et opplæringsprogram for å løse problemet, og noen ganger finnes det rett og slett ikke nok tid eller ressurser til å forsvare å bruke tid på dette. Du må kanskje svelge stoltheten og velge det som skaper minst mulig friksjon og utskiftning i teamet, og du får kanskje ikke det du ønsker (og det er helt greit).
Hvis teamet ditt sliter med en prosess, er det et tegn på at dere bør revurdere og forenkle den der det er mulig, slik at teammedlemmene kan få gjort arbeidet sitt. Når du forhandler om kreative arbeidsflyter og bruk av verktøy for teamsamarbeid, er det nyttig å huske at ikke alle er like prosess- og detaljorienterte som de fleste prosjektledere, så du må ta hensyn til dette når du tar prosessbeslutninger for teamet ditt.
5. Definer hva «haster» betyr
Jeg har jobbet i selskaper der alt føltes som en akutt søppelbrann. «Haster» betydde «slipp det du holder på med, fordi jeg trengte dette i går». Kaos oppsto, og alle var konstant utbrente og jobbet febrilsk for å få prosjektet over målstreken. I andre selskaper kan «haster» bety «jeg trenger dette innen slutten av uken».
Etter min erfaring er det bedriftskulturen som setter definisjonen på hva som haster. Når alt føles viktig, kan det være vanskelig å vite hvordan man skal prioritere hva som må gjøres først. Prioritering er en av de viktigste prosjektlederferdighetene, og det finnes flere tilnærminger du kan bruke for å avgjøre hva som faktisk haster.
Når du står overfor noe som haster og har flere prosjektoppgaver som må fullføres, kan du bruke disse metodene som veiledning og retning:
- Bruk Eisenhower-matrisen for å avgjøre hva som haster og er viktig. Alle oppgaver plasseres i et rutenett for å fastslå prioritet i følgende kategorier:
- Haster + viktig (høyeste prioritet)
- Haster + ikke viktig
- Haster ikke + viktig
- Haster ikke + ikke viktig (laveste prioritet)
- Hvis følelsen av at noe haster kommer innenfra, kan du be selskapets ledere om å definere (eller redefinere) hva «haster» betyr. Må oppgaven fullføres i løpet av minutter, timer, dager eller måneder?
- Be den viktigste interessenten om å tydeliggjøre prioriteringslisten sin, og ha en avklarende samtale om hva som er gjennomførbart og realistisk basert på det tidligere avtalte omfanget og de tilgjengelige ressursene.
6. Velg riktig tidspunkt og inkluder de riktige personene
Forhåpentligvis har du allerede utarbeidet en mal for en kommunikasjonsplan for prosjektet, som vil være din ledestjerne for tydelig kommunikasjon. Prosjektene dine vil gå smidigere hvis du bare kommuniserer med personene som trenger å være involvert.
I situasjoner der det finnes en lang liste med eksterne interessenter, bør du utpeke én kontaktperson hos kunden som har ansvar for å videreformidle prosjektkommunikasjon og forespørsler til de riktige personene.
Se disse tipsene for hvordan du kan sende prosjektkommunikasjon på riktig tidspunkt og til de riktige personene:
- I stedet for å publisere oppdateringer til teamet hver gang noe skjer i løpet av dagen, kan det noen ganger være mer nyttig å publisere en kort oppsummering på slutten av dagen og unngå å bombardere alles innbokser med varsler hele dagen.
- I stedet for å få teamet til å høre på et helt møte om tilbakemeldinger fra kunden som de ikke deltok på, bør du peke ut tidspunktene i møteopptaket eller utskriften som er relevante, og merke de aktuelle kollegene dine. Utviklingsteamet ditt trenger kanskje ikke å høre på de samme delene som det kreative designteamet. Ved å bruke et par ekstra minutter på å markere områdene som bestemte teammedlemmer må gjennomgå, gjør du arbeidsdagen enklere for alle andre og reduserer tiden som brukes på å gjennomgå møter i sin helhet.
- Ikke send e-poster (eller meldinger gjennom andre chatteapper eller andre kommunikasjonskanaler) på slutten av dagen på en fredag og forvent å få svar samme dag. Tenk på teamet og interessentene dine, og planlegg kommunikasjonen nøye slik at den har større sjanse for å bli sett og godt mottatt av mottakerne.
7. Hvis det finnes neste steg, må du dokumentere dem
Det er avgjørende for prosjektets helse og den overordnede tidsplanen å dokumentere neste steg og tiltakspunkter og gjøre denne informasjonen tilgjengelig på et sentralisert sted. Ikke la denne informasjonen bare finnes i hodet ditt eller i dine private notater. Som prosjektleder er en del av jobben din å fange opp tiltakspunkter gjennom notatskriving og informere teamet ditt i tide når de oppstår.
Sørg for at tiltakspunktene ikke overlates til fri tolkning. Tiltakspunkter bør være direkte og tydelig tildelt riktig person i teamet ditt, uten rom for å gjette hva oppgaven er eller når den skal være ferdig. Disse tiltakspunktene bør legges inn som oppgaver i prosjektstyringsprogramvaren din og tildeles riktig teammedlem, som har ansvar for å fullføre oppgaven.
| DÅRLIG | BEDRE | HVORFOR |
|---|---|---|
| Revider hjemmesiden. | Revider hjemmesiden med følgende endringer innen kl. 12 EST denne torsdagen: -Oppdater toppbildet med det nye bildet fra kunden (vedlagt)-Oppdater teksten i «Om»-delen på siden med den nye teksten fra kunden (vedlagt) | Den som er tildelt oppgaven, har kanskje ikke full oversikt over hva «revider hjemmesiden» innebærer, så det er bedre å inkludere detaljer. Det opprinnelige eksempelet inneholdt heller ikke en forfallsdato eller et klokkeslett. Selv om kunden ikke gir deg en forfallsdato, bør du sette en tydelig forfallsdato for teamet ditt, slik at ingenting blir forsinket. |
Når handlingspunkter ikke dokumenteres tydelig og deles med de riktige teammedlemmene, kan tidsplanen for prosjektet komme ut av kurs, noe som også kan påvirke budsjettet negativt.
Hold teamet på rett spor ved å tildele handlingspunkter fra regelmessige møter, oppfølgingssamtaler, telefonsamtaler og annen kommunikasjon så snart du kan. Inkluder alltid en forfallsdato, og reduser all gjetting som kan oppstå for teamet ditt.
8. Standardiser og lag maler for kommunikasjonen din der det er aktuelt
Hvis du oppdager at du regelmessig sender ut de samme typene kommunikasjon, bør du lage maler for de ulike typene meldinger og kommunikasjon du sender, og sørge for at de følger profesjonell e-postskikk. På denne måten er de klare til bruk og utfylling når du sender meldinger og e-poster til teammedlemmene dine.
Her er noen eksempler på prosjektbegivenheter som kan utløse behovet for å lage maler for kommunikasjon som ofte sendes ut i et prosjekt:
- Detaljer i møteinvitasjoner: Lagre en tekstfil som du enkelt kan kopiere og lime inn, og som inneholder de vanlige delene du vanligvis inkluderer i møteinvitasjoner. Jeg anbefaler på det sterkeste å inkludere deler om møtets formål, møtets resultat og ressurser.
- Interne og eksterne prosjektstatusoppdateringer: Formater teamkommunikasjonen og statusoppdateringene dine med informasjonen som er viktigst for teamet ditt.
- Møtesammendrag: Dette kan inneholde deler for møtedato, klokkeslett, deltakere, en lenke til møteopptaket og utskriften, en oppsummering og neste trinn.
- Forespørsler om handlingspunkter: Lag maler for forespørsler om handlingspunkter som du sender til kunder via e-post. Dette kan inkludere den ansvarlige, oppgaven og forfallsdatoen, med formatering som enkelt kan kopieres og limes inn, slik at du slipper å justere formateringen når du kopierer den inn i selve e-posten.
- Introduksjon av kunder eller teammedlemmer: Det er svært sannsynlig at du introduserer og ønsker kunder og teammedlemmer velkommen på lignende måter hver gang du starter et nytt prosjekt eller får et nytt teammedlem.
- Prosjektmaler: Ikke finn opp hjulet på nytt hver gang du må sette opp et nytt prosjekt i prosjektstyringssystemet ditt. Gjør deg selv og teamet ditt en tjeneste ved å lage en prosjektmal.
- Oppgaveinformasjon: Deler du bør vurdere, er spesifikasjoner for leveranser, prosess, bakgrunnsinformasjon og lenkede ressurser.
9. Vær konsekvent
Det høres kanskje ut som en klisjé, men konsekvens er virkelig avgjørende. Hvis du er uforutsigbar og inkonsekvent i kommunikasjonsmetodene dine, vil teamet og kundene dine legge merke til det, og det vil ikke bli tatt godt imot.
Det er viktig at du sender prosjektkommunikasjon med en lignende hyppighet og med konsekvent formatering og konsekvente metoder. Teammedlemmene og kundene dine vil legge merke til det, og de vil begynne å lære hvor de kan finne informasjon fra deg, og hva de kan forvente når de samarbeider med deg.
Du kommer sannsynligvis til å møte kundene og teammedlemmene dine mange ganger i løpet av et prosjekts livssyklus. Tenk på kontaktpunktene du har med alle, og om det finnes måter du kan forbedre kommunikasjonen på og gjøre den mer konsekvent over hele linjen.
Er handlingspunkter alltid inkludert nederst i e-posten til en kunde med fet skrift og fargekoding? Legger du alltid ut møtenotater for det interne teamet på samme sted og med samme formatering hver gang?
Svarene på disse spørsmålene vil variere ut fra preferansene til teamet og kundene dine, og det kan hende at du noen ganger må endre kommunikasjonsmetodene dine. Hvis du gjør store endringer i hvordan du sender og deler prosjektkommunikasjon med teamene dine, må du sørge for å informere dem om det, slik at de vet hva de kan forvente.
Hva skjer nå?
Har du andre gode kommunikasjonsstrategier eller tips for å forbedre kommunikasjonsevnen som du vil dele? Bli medlem og bli med i samtalen på Slack sammen med hundrevis av andre digitale prosjektledere. Du får også tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler på viktige prosjektdokumenter.
