6 ting du aldri bør skrive i en profesjonell e-post
Hvis du vil bli en skikkelig god prosjektleder, må du vite hvordan du skal snakke slik du går frem, så vel som å gå slik du snakker. Glem standardfraser og overdrevent formelle e-poster til kundene dine – du må snakke med dem som om du er partneren deres, og som om du hjelper dem med å bygge virksomheten sin.
Denne måten å skrive på er ikke det vi lærte på skolen, og det er ikke slik vi så for oss at vi skulle snakke med kundene våre da vi begynte å jobbe, men det er den beste måten å utvikle langvarige positive kunderelasjoner på. God e-postskikk er nøkkelen.
Her er mine viktigste ting du bør unngå når du skriver e-poster til kunder. Fjern disse fra de profesjonelle e-postene dine, og se kunderelasjonene blomstre.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
1. Du må gjøre mer enn å tro
Jeg tror det stemmer. Jeg tror vi snakket om det i møtet. Utviklingsteamet tror det er mulig å gjøre.
Du bruker kanskje ordet tror i en setning fordi du tenker at det får deg til å høres profesjonell og positiv ut, men egentlig får det deg til å høres litt distansert ut og mer ut som budbringeren enn personen som har oversikten.
Hvorfor ikke bare si «Ja, det stemmer.» Eller «Utviklingsteamet kan gjøre det.» Du vil høres langt mer selvsikker og pålitelig ut.
Noen ganger må du gjøre kundene oppmerksomme på at du ikke er 100% sikker, slik at du kan avstemme forventningene deres. I stedet for å stole på ett lite ord for å formidle dette, kan du bare si det: «Utviklingsteamet har undersøkt saken, og førsteinntrykket er positivt. Jeg anbefaler at vi setter av en halv dag til å undersøke løsningen og sikre at den er mulig før vi forplikter oss overfor interessentene.»
2. Slutt å gjette, begynn å vite
Jeg tror vi vil gå 20 % over budsjett i dette prosjektet hvis vi ikke iverksetter korrigerende tiltak. Jeg antar at vi har nok ressurser til å gjøre det. Jeg regner med at vi får plass til det i tidsplanen hvis vi tenker gjennom tilnærmingen vår på nytt.
Denne trioen av ord – tenke, gjette og anta – står på svartelisten min. Jeg har sett prosjektlederes omdømme falle fordi de sier at de «gjetter» ting. Det høres hardt ut, men når en kunde har investert flere tusen dollar i et prosjekt og du er ansvarlig for å levere det, kan selv de minste tingene gjøre kunden urolig.
Hvis du sier at du tenker, gjetter eller antar, kan det oppfattes på én av to måter. Den første er at du virker ubesluttsom, eller som om du legger all risiko og alle beslutninger over på kunden.
Den andre er at det virker som om du egentlig ikke vet hva du holder på med eller snakker om, og derfor gjør ditt beste gjett på situasjonen. Ingen av delene får deg til å fremstå i et godt lys.
Neste gang du oppdager at fingrene dine skriver disse ordene i profesjonelle e-poster, kan du prøve ord som estimere eller prognostisere, eller formuleringen «Vi kan fullføre X innen tidsrammen hvis vi er villige til å redusere omfanget av Y.» Dette viser at du har brukt tid på å vurdere situasjonen, og at du har en profesjonell anbefaling basert på fakta – ikke gjetninger.
3. Førsteinntrykk
Akkurat som med førsteinntrykk, er de første ordene i en profesjonell e-post viktige. De første ordene er like viktige som emnelinjen i e-posten — det er det mottakeren ser før noe annet. Hvis du gjør dette feil, vil hele tonen i e-posten bli feil. Det er vanskelig nok å få noen til å lese en e-post og oppfatte den akkurat slik du mente den – så hvorfor gjøre det vanskeligere for deg selv med en åpningslinje som setter mottakeren i forsvarsposisjon?
Hvis du ikke er sikker på hvordan en åpning kan være dårlig, kan du tenke på e-poster du har mottatt som umiddelbart satte deg i dårlig humør. En av mine favoritter er «Hei Janet et al.» når jeg er inkludert i «et al.». Der følte jeg meg absolutt ikke verdsatt.
En annen favoritt er e-posten som bare begynner med «Peta,» og går rett over til innholdet. Ingen hei, ingen hilsen, bare rett på sak. Jeg antar at personen bare er veldig opptatt, og at jeg er heldig som får et øyeblikk av tiden deres … det har selvfølgelig ingen kunde noen gang tenkt.
Og til slutt har vi «Hei Peta». Denne ville vært grei, men husk de flere tusen dollarene som er investert – «Hei» gir ikke kunden tillit til at du kan få dette prosjektet i mål.
Hold det trygt når du starter profesjonelle e-poster, og hold deg til «Hei [navn]», eller «Hallo [navn],» eller «Hei begge,» Hei alle», hvis det er mer enn én person i e-posten.
4. Ikke fortell meg hvor åpenbart det er
Dette ordet er åpenbart enda et fy-fy-ord i e-postverdenen.
Ser du hva jeg gjorde der? Ordet åpenbart brukes vanligvis for å forsøke å berolige kunder eller tone ned noe.
Men tenk over det: Føler du deg mer rolig når du leser setningen Vi snakket åpenbart om dette i forrige møte? Selvfølgelig ikke. Det virker aggressivt og defensivt. Gjør e-postene dine en tjeneste, og bannlys dette ordet fullstendig!
5. Sett riktig tone
God fredag!
Uff. De fleste kunder er ikke klare for dette nivået av munterhet en fredagsmorgen. Men enda verre er det når denne lystige frasen etterfølges av en forklaring om at et prosjekt er forsinket, over budsjett og ikke går bra i det hele tatt.
Ingenting forteller en kunde raskere at du ikke bryr deg om prosjektet deres, og at du bare er interessert i å starte helgen, enn pinlige standardfraser som krasjer med budskapet du må formidle. Vær derfor nøye når du setter tonen i e-posten din.
6. Vær sjefen
Den siste frasen du bør kvitte deg med i profesjonelle e-poster, er: «La meg bekrefte med …»
Hvor irriterende er det å stille et spørsmål og få et svar som egentlig ikke er et svar i det hele tatt? Tenk deg at du prøver å reservere et bord på en restaurant, og får høre fra hovmesteren at han må sjekke med kokken for å bekrefte bestillingen. Ja, det krever en hel landsby å oppdra et prosjekt (i hvert fall tror jeg det er slik ordtaket lyder), men landsbyen trenger fortsatt en leder, og som PM er det deg. Så sjekk med hvem du trenger, men ikke gi kunden din en løpende kommentar.
Slik skriver du en bedre profesjonell e-post
Å snakke ansikt til ansikt og ringe for å snakke med kunder er den beste måten å bli kjent med dem og virksomheten deres på, men ikke la alt det harde arbeidet gå til spille ved å sende e-poster som ikke fremstiller deg som den fantastiske PM-en du er. Sett en stopper for disse uprofesjonelle e-posttabbene, og se kunderelasjonene dine vokse.
Å lage en kommunikasjonsplan for prosjektet vil også hjelpe deg med å sørge for at e-postene dine når de rette interessentene til riktig tid.
Hva skjer videre?
Vil du komme i kontakt med andre digitale prosjektledere for å dele ressurser og beste praksis? Bli med i medlemsfellesskapet vårt og få tilgang til over 100 maler, prøver og eksempler, og kom i kontakt med hundrevis av andre digitale prosjektledere på Slack.
