3 grunner til at endringsledelse er avgjørende for prosjektledere
Endring kan vekke mye følelser hos mennesker. Det kan være spennende, som å kjøpe et nytt hus eller en ny bil, eller å få en stor forfremmelse og en betydelig lønnsøkning. Det kan være ødeleggende, som å miste et kjæledyr eller et familiemedlem, eller å få jobben påvirket av en omfattende nedbemanning.
Enten det er en positiv eller negativ endring, kan den bli overveldende, og derfor må endringer håndteres effektivt.
Som prosjektleder har du sannsynligvis måttet håndtere mange endringer på jobben. Disse endringsarbeidene kan ha omfattet:
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
- Implementering av ny teknologi, nye metoder eller nye prosesser
- Innfasing eller utfasing av et teammedlem
- Skriving av en endringsordre for et prosjekt
Å håndtere endringer på en god måte er noe som kan skille en tilstrekkelig prosjektleder fra en eksepsjonell prosjektleder. Men hvis du er ny innen prosjektledelse, går det helt fint; jeg skal forklare hvorfor endringsledelse er så viktig, og gi deg noen ideer til hvordan du kan skape en strukturert tilnærming til endring mens du leder teamet ditt gjennom den!
Hva er endringsledelse?
Jeg skal ikke bruke for mye tid på definisjonen av endringsledelse i denne artikkelen, siden vi skal fokusere på hvorfor det er viktig, men først må vi sørge for at vi alle har samme forståelse av hva det er.
Endringsledelse er en samlebetegnelse for alle tilnærminger som brukes til å forberede, støtte og hjelpe enkeltpersoner, team og organisasjoner med å gjennomføre organisatoriske endringer.
En endringsledelsesstrategi kan være trinnene du tar når du tror (eller vet) at en endring er på vei i prosjektet eller organisasjonen din. Som prosjektleder kan for eksempel kunden be deg om å endre designet eller noe av funksjonaliteten på nettstedet eller i appen som teamet ditt lager for dem.
Det første du gjør, er å se på kontrakten deres for å finne ut hva den sier om endringer – er bestemte endringer eller revisjoner inkludert, og krever andre endringer ekstra tid og midler?
La oss si at du og teamet ditt finner ut at endringene kunden har bedt om, vil kreve ytterligere to uker, 25 timer for en designer og 30 timer for en utvikler for å fullføre. Du legger også til 12 timer med prosjektledelse i estimatet ditt.
Du samarbeider med ledelsen din om å lage et tillegg til kundens arbeidsbeskrivelse (SOW), og går gjennom endringene med dem. Denne samtalen gjør det også mulig for deg, kunden og teamet ditt å sikre at alle har samme forståelse av det nye omfanget og tidsplanen.
Deretter signerer kunden tillegget, og teamet fortsetter å arbeide med nettstedet eller appen, med endringene integrert i prosjektplanen og tidsplanen. Gratulerer! Du har nettopp demonstrert en vellykket endringsledelsesprosess.
Hvorfor er endringsledelse viktig?
Selv om eksempelet på en endringsledelsesprosess ovenfor er et godt eksempel, er det ikke det eneste tidspunktet du vil håndtere endringer i et prosjekt.
Du kan også trenge en ny prosess hvis det skjer en endring i prosjektteamet (på ditt eller kundens team) eller hvis noe i prosjektet ikke går som planlagt. Endringsledelse kan brukes til å støtte kortsiktige endringer, som at noen tar foreldrepermisjon eller medisinsk permisjon, eller mer langsiktige tiltak.
I store deler av denne artikkelen kan det se ut som om vi diskuterer endringsledelse gjennom perspektivet til fossefallsbasert prosjektledelse, men det stemmer ikke. Hvis du leder et smidig team, vil du kanskje hevde at endringsledelse er en naturlig del av den smidige prosessen. Smidige team fastsetter vanligvis «omfanget» for hver sprint like før sprinten starter.
Men hvis du er en smidig prosjektleder eller Scrum-master, er det også en viktig kompetanse for deg å være god på endringsledelse! Hvorfor? La oss se på noen av grunnene til at endringsledelse er så avgjørende for at prosjekter skal lykkes.
1. Lavere stressnivå
Uklare ansvarsområder i prosjektet, tidsplaner, omfang og budsjett kan være svært stressende for prosjektledere og teamene deres. Gode prosjektledelsesprosesser, inkludert endringsledelse, kan redusere stresset ved å levere kvalitetsprosjekter.
Alle bør ha en klar forståelse av tidsplanen, omfanget og budsjettet, samt hva de skal gjøre hvis noe ikke går som planlagt eller må endres. Dette gjelder både det interne prosjektteamet og kunden din eller andre interessenter som er opptatt av resultatet av prosjektet ditt.
Tydelige roller og ansvarsområder i forretningsprosessen kan også redusere uklarhet og stress. Hvis alle tror at noen andre har ansvaret for noe, kan det hende at det ikke blir gjort, eller at det fører til prosjektforsinkelser (noe som kan være stressende!).
2. Bedre forretningsresultater
Forskning fra PROSCI, en ledende organisasjon innen opplæring og sertifisering i endringsledelse, viser at god endringsledelse fører til bedre forretningsresultater.
Prosci sin forskning på beste praksis innen endringsledelse viser konsekvent at «initiativer med fremragende endringsledelse har seks ganger større sannsynlighet for å nå målene enn initiativer med dårlig endringsledelse».
Selv middels god endringsledelse tredobler sannsynligheten for å nå forretningsmålene sammenlignet med dårlig endringsledelse. Måltallene som avgjør hva som utgjør fremragende endringsledelse, kan variere fra organisasjon til organisasjon, men betydningen av å være god på endring gjør ikke det.
Selv om mange variabler kan påvirke prosjektets suksess, blant annet å ha riktig team, en oppnåelig tidsplan, et tilstrekkelig budsjett og effektiv kommunikasjon, har en god endringsledelsesprosess en direkte sammenheng med å støtte en vellykket gjennomføring av et prosjekt.
3. Beholde ansatte
Lavere stress og større prosjektsuksess kan føre til mer engasjerte medarbeidere. Dette kan føre til mindre utskifting og bedre evne til å beholde ansatte.
Ifølge Gallup, en bransjeleder innen medarbeiderengasjement og tilhørende forskning, tilhører bare 15 % av arbeidstakerne over hele verden kategorien engasjerte. Dette tallet er høyere i USA, med 35 %, men er langt fra der det bør (og kan) være.
Tankegangen om at det er avgjørende for ledere i organisasjonen å skape et team som fokuserer på betydningen av endringsledelse, er viktig. Dette bør være en del av å skape en bedriftskultur som teammedlemmene ønsker å delta i, og der de kan yte sitt beste hver dag.
Som prosjektleder vet du at det er mange ting som kan endre seg i en organisasjon, og at endringsledelse ikke er en engangshendelse. Derfor er det viktig å tilby ressurser som veikart, verktøy, maler og opplæring for å hjelpe menneskene i teamet med å omfavne og støtte organisasjonen.
Hvis du er PMP, har du sannsynligvis også vært innom HR-siden av prosjektledelse mens du forberedte deg til eksamen, og dette er et godt eksempel på når du som prosjektleder bør samarbeide med HR-lederne i virksomheten når det gjelder endring.
Hvis ikke, er dette et annet område innen prosjektledelse som du kanskje bør lære mer om som en del av utviklingsplanen din.
Hvorfor bør prosjektledere bry seg om endringsledelse?
Selv om mye av denne artikkelen har fokusert på prosjektet, organisasjonen og forretningsresultatene, handler endringsledelse først og fremst om mennesker. Det finnes en svært menneskelig side ved å gjennomføre endringsinitiativer og støtte prosjektteam og kunder gjennom endring.
Som prosjektleder er det din oppgave å sørge for at prosjektet gjennomføres smidig, men en stor del av dette handler om å skape et tilpasningsdyktig miljø der teamet kan gjøre sitt beste arbeid.
En god prosjektleder sørger alltid for at prosjektteamet og kundene støtter en endringsledelsesplan for å sikre best mulig resultat.
4 fordeler med endringsledelse for prosjektledere
Hovedpoenget er at fordelene med endringsledelse for prosjektledere er mer vellykkede prosjekter og lykkeligere team som presterer bedre. Men vit at når du behersker organisatorisk endringsledelse, vil du se:
- Mindre omfangsglidning: Du bør begynne å se mindre omfangsglidning i prosjektene dine. Dette skyldes at omfanget er tydelig, og at endringsledelsesprosessen er godt dokumentert. Alle avvik fra det opprinnelige omfanget må defineres og dokumenteres.
- Lykkeligere prosjektteam: Arbeidsomfanget er tydelig, og teamet får god støtte gjennom alle endringer. Endringsledelsesmodellene er godt tilpasset endringene som gjøres i prosjektet eller prosessene.
- Mer lønnsomme prosjekter: Prosjekter som overvåkes og styres godt, med effektive endringsledelsesprosesser, er mer lønnsomme. Dette gjelder vanligvis bare når budsjettet og tidsplanen ble beregnet nøyaktig og konservativt ved oppstarten, men generelt fører god endringsledelse til mer lønnsomme prosjekter.
- Bedre evne til å tilpasse seg endringer: En kultur som feirer og støtter endring, gjør prosjektteamene bedre i stand til å tilpasse seg endringer når det er nødvendig. Uansett om disse endringene er proaktive eller reaktive som følge av for eksempel endringer i økonomien eller konkurransesituasjonen, gjør evnen til å tilpasse seg nye arbeidsmåter teamene mer effektive.
Finn eksempler på endringsledelse i praksis her.
Slik tar du endringsledelse i bruk i organisasjonen din
Hvis du ønsker å bygge kompetansen din innen endringsledelse i år, finnes det mange muligheter til å utvide kunnskapen og praktisere!
Ta en titt på denne artikkelen som beskriver en tretrinnsprosess for endringsledelse, eller lær mer om programvare for endringsledelse som du kan bruke til å opprette og vedlikeholde arbeidsflytene som hjelper deg med å håndtere endringer.
