21 ideer til sprintretrospektiver som får stille prosjektteam til å snakke

Gjennom Parabols aktiviteter for å hjelpe team med å gjennomføre bedre, mer demokratiske og mer inkluderende retrospektiver, er en vanlig utfordring jeg hører fra Scrum Masters og Product Owners: «Teamet mitt er veldig stille i retrospektiver—hvordan får jeg dem til å snakke?»

Retrospektiver er ikke bare smertefulle når ingen sier fra, de oppfyller heller ikke lenger formålet sitt om å skape kontinuerlig forbedring av teamet.

Hvorfor er teamet ditt stille i retrospektiver?

Sprinteretrospektiver er merkelige møter, fordi retrospektiver, i motsetning til de fleste andre møter, ber deltakerne om å dele sårbarheter, svakheter, problemer eller utfordringer.

Sårbarhet og åpenhet er det som gjør innsikten fra retrospektiver så verdifull. Men det gjør også møtene vanskeligere å delta i.

Det er noen ting som kan hindre et stillere team i å si fra i retrospektiver:

Det finnes flere ulike grunner til at teammedlemmer kan være stille i retrospektiver.

• Frykt for represalier: Noen ganger føler ikke folk seg trygge på å være sårbare, enten det handler om å ta eierskap til en feil eller ganske enkelt erkjenne at noe gikk galt. Særlig nye team kan oppleve at medlemmene strever fordi de er bekymret for at feilene deres skal bli brukt mot dem.
• Frykt for å bli dømt: Alle ønsker å bli respektert av kollegene sine. Derfor kan noen teammedlemmer—særlig nye medlemmer—føle at det de har å bidra med, ikke er verdt å diskutere, eller at det vil få dem til å fremstå som dumme.
• Vet ikke hva de skal si: Smidige retrospektiver skal først og fremst være til for teamet, ikke lederne. Teammedlemmer kan føle at de ikke har noe nytt å bidra med i møtet, og derfor forbli stille. Jeg ser dette ofte når teammedlemmer føler at de har bidratt ved å skrive refleksjoner til retrospektivet, men ikke føler seg trygge på å utdype dem muntlig eller snakke mer om saken under retrospektivet.

Noen av teammedlemmene dine kan også være mer introverte. Hvis det er tilfelle, finner du her noen tips til hvordan du kan utforme mer introvertvennlige smidige møter.

Hvorfor stille retrospektiver er et dårlig tegn

Retrospektiver i smidig utvikling er som gruppeterapi for teamet. Hver andre uke setter dere dere ned sammen og snakker om de to foregående ukene. Og i likhet med terapi er ikke målet å ha alle svarene etter én økt, men å gjøre jevne fremskritt. Hvis dere ikke klarer å åpne dere gradvis, er det umulig å komme videre og ha produktive møter.

Akkurat som når man undertrykker negative følelser, er stille retrospektiver farlige for teamets helse. Når problemer eller utfordringer ikke avdekkes, diskuteres og løses, kan de hope seg opp på en giftig måte.

Sterke og erfarne team kan være tryggere på å diskutere problemer, men nye eller mindre erfarne team har større sannsynlighet for å holde problemene for seg selv på grunn av ulike frykter eller usikkerheter. Team som holder følelsene sine inne, kan oppleve at disse følelsene utvikler seg til bitterhet eller en følelse av ikke å bli hørt, noe som kan skade psykologisk trygghet.

Å ha åpen kommunikasjon i retrospektiver er viktig fordi:

• Ærlig diskusjon er nødvendig for at team skal bli bedre. Uten den vil dere stadig støte på de samme problemene. Dette skaper en ond sirkel, der teammedlemmene begynner å tro at retrospektiver er kjedelige fordi de samme problemene stadig dukker opp.
• Kommunikasjon styrker åpenheten og transparensen i teamet. Når team kan være åpne med hverandre om arbeidet sitt, er det større sannsynlighet for at de også er mer åpne mens de jobber sammen. Dette hindrer siloer og skjult informasjon.
• Læring blir noe man feirer, i stedet for noe man frykter. Et godt retrospektiv kan være en transformerende opplevelse for team, avdekke skjult innsikt og hjelpe dem med å stake ut en modig vei videre. Jo raskere teamet lærer sammen, desto raskere vokser dere, og desto bedre blir dere.

Slik får du team til å snakke i retrospektivene

Når du leder et retrospektivt møte, er det lett å føle seg ansvarlig for å få teamet til å snakke. Tross alt er du der for å styre samtalen – eller er du det? Tilretteleggere finnes for å hjelpe samtalen med å flyte, ikke for å skape den.

Her er noen praktiske ting du kan gjøre i ditt neste retrospektiv for å oppmuntre til åpen kommunikasjon.

Før møtet

Det er mange ting team kan gjøre før eller utenfor møtet for å oppmuntre til åpenhet. Og mye av dette handler om den bredere kulturen i teamet ditt og kanskje til og med i organisasjonen din. Her er mine beste tips for tiden før møtet begynner.

1.  Skap en kultur preget av eierskap

Du kan ikke skape en kultur over natten, men du kan etablere forventninger som bidrar til å håndheve den. Retrospektiver bør først og fremst være til for teamet og hjelpe dem med å bli bedre. Vurder derfor å gjenta at retrospektiver er til for teamet, og prøv å fjerne eventuell frykt for represalier ved å være tydelig på at det som skjer i retroen, blir i retroen.

2. Avklar forventningene til teamet

Nye team kjenner kanskje ikke «spillereglene» og kan være bekymret for hva som forventes av dem. Noen ganger vet ikke nye teammedlemmer nøyaktig hva de skal reflektere over, eller hvordan en retrorefleksjon bør høres ut. Avklar derfor forventningene og del noen nyttige tips for retrodeltakere på forhånd, slik at alle vet hvordan de kan bidra.

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

3. Feilsøk problemer i 1:1-samtalene dine

Folk liker å kommunisere og samhandle på forskjellige måter. Hvis du er bekymret for teamdynamikken i retrospektiver, kan du vurdere å spørre teammedlemmene individuelt hvordan de opplever den, og hva du kan gjøre for å forbedre dynamikken. Du kan bli overrasket over å oppdage at lignende temaer dukker opp, noe som gir deg en tydelig vei til å bidra til å løse problemet.

4. Oppmuntre til asynkron refleksjon

Ikke alle fungerer godt når de blir satt på stedet og bedt om å reflektere over de siste to ukene. Introverte kan ha nytte av å få mer tid til å tenke.

Prøv å åpne den nettbaserte retrospektivtavlen ved starten av sprinten, slik at folk kan bidra når de føler seg klare. Dette er en flott måte å gjøre møter mer inkluderende for introverte på, og kan bidra til å spare mer av tiden dere er samlet, til diskusjon.

5. Arbeid med psykologisk trygghet

Psykologisk trygghet hjelper teammedlemmer med å føle seg komfortable nok til å sette seg ned sammen og åpne seg. Det er en langsiktig prosess som bygges ved å skape en kultur uten dømming og skyldfordeling.

Du kan bidra til å fremme psykologisk trygghet ved å sette av tid til sosialt samvær, spille et spill før et møte eller stille et spørsmål som bryter isen. Noe så enkelt som en spørrekonkurranse kan ha stor betydning for hvordan teamet føler seg før dere går i gang med arbeidet og møtene.

Det er viktig å bygge psykologisk trygghet i alle team, men det er spesielt nødvendig for fjernteam, der deltakerne ikke alltid har like mange muligheter til å bygge tillit og sterke mellommenneskelige relasjoner.

6. Gjør retrospektiver til arrangementer kun for inviterte

Nysgjerrige blikk kan skade åpenheten i retrospektiver, så sørg for at det bare er teamet ditt og møtets tilrettelegger som inviteres. Hvis noen fra ledelsen eller andre deler av organisasjonen ønsker å delta, kan du forklare dem at deltakelse kan skade teamets psykologiske trygghet. Hvis du er bekymret for hvordan du skal håndtere den samtalen, finner du noen råd her.

7. Les hoveddirektivet før dere setter i gang

Norm Kerths retrospektivets hoveddirektiv er en nyttig leveregel som avklarer forventningene til retrospektiver. Vanligvis vil retrospektivfasilitatoren lese dette opp i begynnelsen av retrospektivet for å sette tonen. Hoveddirektivet kan hjelpe mer tilbakeholdne team med å føle seg tryggere på å si fra ved å understreke at retrospektiver er et trygt rom uten fordømmelse.

Under møtet

Dagen har endelig kommet. Teamet ditt har jobbet hardt i en sprint på 2 uker eller mer. Det er på tide å gjennomføre sprintretrospektivet for å undersøke hva som gikk bra, og hvor litt forbedring kunne vært nyttig. Her er mine beste tips for å få team til å snakke under retrospektivet.

8. Start med en isbryter

Isbryterspørsmål gir alle muligheten til å si noe i begynnelsen av møtet. Noen ganger er det vanskeligste å få frem de første ordene. Gjør det derfor risikofritt ved å stille et morsomt spørsmål som hjelper teamet med å åpne seg og knytte bånd.

For team som jobber eksternt, kan dette være en spesielt verdifull måte å skape en forbindelse på når dere ikke har like mange muligheter til å knytte bånd.

9. Hold det anonymt for å oppmuntre til åpenhet

Det kan ta tid før et nytt team føler seg trygt nok til å åpne seg for hverandre. Prøv derfor å gjøre alle refleksjonene i retrospektivet anonyme for å overvinne frykten for represalier eller fordømmelse i teamet. Anonymitet er en flott måte å ha en ærlig og åpen samtale på uten at noen føler seg altfor eksponert. Mange nettbaserte verktøy gjør refleksjoner anonyme som standard for å hjelpe deg med dette.

10. Gjør det enklere å delta med en avstemning

Det er enkelt å stemme i en avstemning, og det er en flott måte å sette i gang en samtale på. Som møteleder gjør det det mulig å se hvem som mener hva, og stille målrettede oppfølgingsspørsmål i stedet for den typen åpne spørsmål du vanligvis kanskje ville stilt for å få i gang en samtale.

Hvis det for eksempel finnes to alternativer for hvordan et prosessproblem kan forbedres, kan du presentere dem i en rask avstemning. Se hvem som velger hvilket alternativ, og start samtalen derfra. Som i planleggingspoker eller smidig estimering kan dere bruke tiden på å forsøke å finne en tredje løsning eller samles om ett av de eksisterende alternativene.

11. Roter på fasilitatorrollen for å skape eierskap i teamet

Prøv å rotere fasilitatorrollen i teamet. Dette bidrar til å skape empati i hele teamet for hvor vanskelig det kan være å fasilitere et stille retrospektiv.

Hvis du er bekymret for at det skal gå galt, kan du prøve å bruke et nettbasert verktøy som gjør noe av forarbeidet for førstegangs­fasilitatorer. Du kan skape eierskap til teamets retrospektiv ved å oppmuntre fasilitatoren til å velge malen for retrospektivet.

12. Sett mål for refleksjonene eller bruk en tidtaker

Hvis du sliter med å få særlig engasjement i prosessen med å skrive ned refleksjoner fra retrospektivet, kan du prøve å sette mål for teamet. For eksempel: «Jeg vil gjerne se minst 5 refleksjoner fra hvert teammedlem i dette retrospektivet». Du kan også eksperimentere med å bruke en tidtaker når refleksjonene skal legges til, slik at deltakerne vet omtrent hvor mye tid de bør bruke på å skrive.

13. Legg til rette for å utløse refleksjoner av bedre kvalitet

Det er vanskelig å reflektere over den forrige sprinten hvis du ikke engang husker hva som skjedde. Derfor bør du ikke undervurdere verdien av å legge til rette for retrospektivet.

Prøv å åpne Jira, Confluence, GitHub eller stedet der dere organiserer arbeidet, og gi en rask oversikt over hva som ble ferdigstilt, og hva som fortsatt gjenstår fra sprinten. Dette bidrar til å holde innholdet i sprinten friskt i minnet, og bidrar også til å forhindre at nærhetsbias skaper et skjevt bilde av retrospektivene.

Finn flere tips og triks for Jira her, og se nærmere på prosjektstyringsprogramvare integrert med Jira.

14. Del inn i mindre grupper for å oppmuntre til samtale

Hvis du sliter med å ha meningsfulle diskusjoner om ulike temaer, kan du vurdere å dele retrospektivet inn i mindre grupper som kan diskutere bestemte problemer, finne løsninger og rapportere tilbake.

Ulempen er at du mister noe av åpenheten i samtalen. Fordelen er imidlertid sannsynligvis større engasjement når to personer som jobber sammen, vet at de må rapportere tilbake med noe. Det kan være en god måte å sette i gang en dypere diskusjon på.

15. Spør «Hvorfor» for å invitere til dypere refleksjon

Hvorfor er et undervurdert og underbrukt spørsmål i retrospektiver. Å spørre hvorfor noen føler det på en bestemt måte, eller hvorfor noe gikk galt, kan bidra til å utløse dypere refleksjon. Hvis du ønsker å finne den grunnleggende årsaken til et problem, kan du til og med prøve metoden Fem hvorfor.

16. Gjør det morsomt ved å leke en lek

Aktiviteter basert på lek gjør samtaler mindre risikable, hjelper folk med å åpne seg og får retrospektiver til å føles mindre alvorlige. De hjelper også folk med å bidra på en ikke-verbal måte. Så hvis det er vanskelig å få folk til å snakke, er det en svært nyttig måte å få innspill på å skape et rom der de kan engasjere seg på en annen måte.

Jeg anbefaler planeter i bane-leken, som kan brukes til teambuilding eller som en retrospektivform. Mange retrospektivleker foregår på nettet, så de er ideelle for fjernteam eller møter med virtuelle deltakere.

17. Nyt stillheten

Når du leder møtet, er det lett å føle at du har ansvaret for å fylle stillheten. Men stillhet er ikke en dårlig ting. Noen ganger er de få ekstra sekundene med ro akkurat det teammedlemmene trenger for å bli oppmuntret til å bidra.

Husk at retrospektiver innebærer mye tolkningsarbeid når teammedlemmene tenker på hvordan de kan bli bedre eller løse prosessproblemer, så stillhet betyr ikke alltid manglende engasjement. Folk tenker kanskje bare eller forbereder seg på å si noe. Å gi dem disse få ekstra sekundene med stillhet kan være akkurat det teamet trenger.

Etter retrospektivet

Du kan tilgis for å tro at retroen er over når den er over. Men det gjenstår mer arbeid for å samle lærdommene, få tilbakemeldinger og sørge for at neste retro blir enda bedre. Her er noen ting du kan prøve på slutten av retrospektivet.

18. Gjennomfør et retrospektiv på retrospektivet ditt

Å gjennomføre et retrospektiv på retrospektivet ditt kan hjelpe deg med å finne ut på hvilke måter møtet kan forbedres. Spør teamene hva de synes om retrospektivene sine, hva de ville forbedret, og be dem foreslå noen eksperimenter som kan bidra til å gjøre retrospektivene bedre.

19. Forsterk positiv atferd

Når retrospektivet er over, gi positive tilbakemeldinger ved å anerkjenne teammedlemmene som sa fra, og når retrospektivene gikk bra. Vurder å rette oppmerksomheten mot nyttige innsikter som kom frem, og gi litt ros til teammedlemmer som deltok mye. Hvis teammedlemmene dine ikke føler seg komfortable med å motta ros offentlig, kan du ganske enkelt takke alle for bidragene deres.

20. Følg samvittighetsfullt opp handlingspunktene

Teamet engasjerer seg mer i retrospektiver når de kan se verdien de gir. Hvis du går på et møte annenhver uke og snakker om arbeidet, men ingenting skjer, er det ikke verdifullt for deg. Men hvis teammedlemmene følger opp handlingspunktene, og de kan merke at friksjonen i arbeidet forsvinner og prosessene blir bedre, er det lettere å se verdien.

Tenk på det som å trene eller gå ned i vekt. Hvis du trener hardt uten å se resultater, er det mer sannsynlig at du gir opp. Men hvis du kan se tidlig og meningsfull fremgang, er det mer sannsynlig at du ser verdien i det og fortsetter.

21. Planlegg neste retro i teamkalenderen

Kontinuerlig forbedring mislykkes når den ikke lenger er kontinuerlig. Derfor er det viktig å være disiplinert og gjennomføre dem regelmessig. Når team får flere muligheter til å åpne seg for hverandre, blir det stadig enklere. Hvis dere ikke har gjort det på en stund, kan det være vanskeligere å eksponere seg og være sårbar.

Hvis du har problemer med å komme i gang med en vane med regelmessige retrospektiver, finnes det noen tips og triks du kan prøve, blant annet å sende gjentakende påminnelser, gjøre retrospektiver hellige og knytte en retrospektivvane til en annen eksisterende vane, for eksempel sprintgjennomgangen. Husk at du bør sette av omtrent én time til retrospektiv for hver 2. uke med sprintarbeid.

Retrospektiver som får teamet ditt til å snakke

Det er ikke alltid enkelt å lede retrospektiver – spesielt med nye team. Selv når møtedeltakerne ønsker å si fra, kan det være vanskelig å samle informasjon og komme frem til tydelige neste steg som teamet støtter. Men hvis teamet ditt ikke føler seg trygt nok til å si fra, er dette den minste av bekymringene dine.

Deltakere i retrospektiver kan være sjenerte når de skal si fra, eller de kan frykte represalier eller fordømmelse. De kan sitte fast og ikke vite hva de skal si, eller føle at de ikke har noe å bidra med. Og det kan være forskjellig for hver person på teamet ditt.

Men når alt kommer til alt, handler det å få teamet ditt til å snakke mer i retrospektiver om å gjøre tre viktige ting:

• Sørge for at møtene gir verdi, slik at alle forstår hvorfor retrospektiver er viktige, og hva de får ut av dem.

• Å knytte retrospektiver til positive følelser, fordi teammedlemmer ønsker å delta når retrospektivene er morsomme og fører til forbedringer i teamet.
• Å hjelpe folk med å føle seg trygge på å uttrykke seg, fordi ikke alle åpner seg like raskt som andre eller foretrekker å kommunisere på samme måte. Noen foretrekker mer tid til å reflektere asynkront, eller å bruke skriftlig kommunikasjon eller emojier fremfor tale.

Ideene og strategiene i denne bloggen er utformet for å hjelpe deg med nettopp dette, enten du gjennomfører retrospektiver på avstand eller fysiske retrospektiver.

Så før ditt neste retrospektiv kan du låne noen av disse strategiene. Prøv bare én eller to, og se hvor du kommer. Hvis ting ikke fungerer, kan du innhente tilbakemeldinger, iterere og få teamets innspill på hvordan dere kan gjøre ting enda bedre.

Og hvis du fortsatt sliter, kan du alltids prøve et stille retrospektiv!

For flere blogger som denne kan du abonnere på nyhetsbrevet til The Digital Project Manager.