Du bruker Notion feil: Slik setter du opp prosjektstyringsprogramvare for seriøst prosjektarbeid

Les transkripsjonen:

Vi prøver ut transkribering av podkastene våre ved hjelp av et program. Beklager eventuelle skrivefeil, siden roboten ikke er korrekt 100 % av tiden.

Galen Low: Hei alle sammen, og takk for at dere lytter. Jeg heter Galen Low og jobber med The Digital Project Manager. Vi er et fellesskap av digitale fagfolk med et mål om å hjelpe hverandre med å bli dyktigere, tryggere og bedre knyttet sammen, slik at vi kan øke verdien av prosjektledelse i en digital verden. Hvis du vil høre mer om dette, kan du gå til thedigitalprojectmanager.com/membership.

I dag skal vi snakke om den populære produktivitetsplattformen Notion, og om den egner seg til å håndtere komplekse digitale prosjekter som involverer større organisasjoner. Men selv om du ikke bruker Notion, skal vi gå gjennom noen av de største feilene folk gjør når de konfigurerer prosjektstyringsverktøy og får dem tatt i bruk, enten det er Notion eller noe annet.

Med meg i dag har jeg Frances Odera Matthews, sertifisert Notion-konsulent og grunnlegger av The Notion Bar. De siste tre årene har hun hjulpet over 150 globale kunder med å bygge kulturer basert på bevissthet og formidle historien om arbeidet sitt gjennom Notion.

Frances, takk for at du ble med i programmet i dag!

Frances Odera Matthews: Hei, og takk for at jeg fikk komme. Jeg gleder meg veldig til praten.

Galen Low: Jeg gleder meg også, og takk for at du ble med. Du er i London. Det er sen ettermiddag hos deg nå, men jeg er glad for at du ville fordype deg litt i dette. Jeg sa i venterommet at vi ikke snakker så mye om verktøy her i podkasten.

Dette er derfor litt nytt for oss, men jeg vet at mange i fellesskapet vårt bruker Notion, er nysgjerrige på Notion eller har unngått Notion. Det finnes også mange som er på en reise med prosjektstyringsverktøy og aldri helt finner det perfekte verktøyet.

Jeg leter etter det og prøver å finne denne hellige gralen, og tenkte at vi kanskje kunne kaste litt lys over dette i dagens samtale. Du er åpenbart en som kan mye om Notion. En liten advarsel til lytterne: Jeg kan ikke så mye om Notion. Jeg skal derfor spille rollen som den nysgjerrige personen som ikke kjenner verktøyet, mens Frances deler av sin enorme kunnskap. Du er virkelig dypt inne i Notion, og jeg gleder meg til å utforske dette.

Frances Odera Matthews: Absolutt.

Galen Low: Jeg tenkte at vi kunne begynne med det grunnleggende. For de som ikke kjenner Notion, eller som kjenner det enda dårligere enn meg: Kan du fortelle oss hva Notion er, og hvorfor du har valgt å bygge hele tjenestetilbudet ditt rundt det?

Frances Odera Matthews: Ja, selvfølgelig.

Jeg kan begynne fra starten og ta utgangspunkt i det du nettopp sa: Prosjektledere prøver alltid å finne det perfekte verktøyet. En gang var jeg selv prosjektleder, og jeg lette alltid etter det perfekte verktøyet. Jeg har vært prosjektleder i mange ulike kreative bransjer og byråer, blant annet innen netthandel og brukeropplevelse, og man bytter hele tiden fra ett verktøy til et annet.

Det var alltid en enorm oppgave å kvalifisere verktøyene, sammenligne funksjoner og tenke: Dette verktøyet har dette, men den delen vi trenger, mens det andre verktøyet ikke har det. Til slutt prøver man å sette sammen alt som et lappeteppe.

Vi brukte Notion internt i det siste Shopify-byrået jeg jobbet i, hovedsakelig for å organisere interne ting. En dag innså jeg: Vent litt – hvorfor har jeg alle disse kundeportalene liggende i Google Sheets? Jeg har oppgavelister som delvis kjører i Notion. Hvorfor bygger jeg ikke alt på ett sted?

Dermed halverte jeg bokstavelig talt jobben min som prosjektleder ved å bygge kundeportalene våre for å håndtere Shopify-utviklingen fra start til slutt. Jeg vet ikke om noen har jobbet med Shopify-utvikling, men det er utrolig omfattende, og det er så mange bevegelige deler. Så innså jeg at jeg kjedet meg, fordi det spennende ved jobben for meg var å lage systemet.

Det eneste som gjensto, var å mase på teamet og kundene. Jeg tenkte at jeg ikke ville gjøre dette lenger. Det var også akkurat på den tiden Notion begynte å få mye oppmerksomhet. I begynnelsen av 2020 tenkte jeg at jeg kanskje kunne legge meg ut på Fiverr eller noe lignende. Kanskje noen ville betale meg for denne tilfeldige, nerdete ferdigheten jeg var så god på.

Det viste seg at mange ville det. Jeg begynte på heltid sommeren 2021, og jeg har ikke sett meg tilbake. Jeg har et uttrykk eller slagord jeg alltid bruker: Notion er ikke et produktivitetsverktøy, men et mulighetsverktøy. Det jeg savnet i alle de andre prosjektstyringsverktøyene – Asana, Monday.com, ClickUp, Avaaz og så videre – var at de ganske enkelt var prosjektstyringssystemer. Det var alt de gjorde.

Med Notion kan du derimot virkelig fortelle historien om arbeidet ditt. Du kan koble prosjektstyringssystemet til den tilfeldige, uferdige Excel-databasen du har liggende, og du kan vise dataene på en måte som snakker med resten av systemet og engasjerer. Det ser faktisk bra ut også. Du kan bygge oversikter, slik at du ser informasjonen du trenger, der du trenger den, og når du trenger den. Denne fleksibiliteten finnes ganske enkelt ikke i verktøy som kommer ferdig konfigurert. Tenk på det som å lage ditt eget eventyr.

Galen Low: Jeg liker opprinnelseshistorien, for jeg tror det finnes mange som gruer seg til å sette opp programvare generelt – prosjektstyring, programvare og alt annet. Alt der du må bygge en grunnleggende arkitektur for noe ganske viktig. De liker det ikke.

Derfor er jeg egentlig ikke overrasket over at det finnes etterspørsel etter noen som deg, som elsker dette. Jeg liker også at vi lever i en verden der man kan si: Dette er det jeg vil gjøre. Ikke nødvendigvis all prosjektstyringen, som å drive prosjektet, men å legge til rette for at det skal lykkes.

Verktøyene i dag kan gjøre mye. På en måte har vi en rigid oppfatning av hva ulike typer programvare skal gjøre, hvordan de skal se ut og hvordan de skal være. Mange tenker at det må være klart til bruk.

Jeg må kunne logge inn og sette i gang, for vi har prosjekter som skal gjennomføres. Ingen har tid til å sette opp ting, konfigurere dem og tenke nøye gjennom hva vi vil at verktøyet skal gjøre. På en måte er dette et perfekt bilde av hvor vi står med programvare i dag, siden mange jobber forskjellig. Folk bruker ulike verktøy i et byråmiljø eller en annen kundetjenestesammenheng.

Du har kundens verktøy. De sier kanskje at de bruker dette, eller at de har et regneark der borte, og at vi må rapportere inn i regnearket. Det må kobles sammen, men det trenger ikke å være den ultimate løsningen eller den hellige gralen vi snakket om. Kanskje prosjektstyringsverktøyets nirvana ikke finnes.

Kanskje det handler om nøye konfigurasjon. Jeg liker dette fordi det knytter seg til mange av utfordringene og problemene folk opplever når de driver prosjekter med programvare, prøver å skape samarbeid og få ting til å fungere med ulike arbeidsstiler.

Noen er ikke motstandere av Notion, men tenker kanskje at Notion ikke er noe for dem. Hvem bør bruke Notion, og hvem bør ikke bruke det? Hvordan hjelper du kundene dine med å forstå når Notion er svaret, og når det ikke er det?

Frances Odera Matthews: Først vil jeg si at det definitivt finnes en mental komponent. Jeg bruker sammenligningen med at du kan få klær skreddersydd, eller kjøpe dem ferdig fra stativet. Det kan være helt greit å kjøpe noe ferdig, men hvis du legger inn litt ekstra innsats, går til skredderen og får tatt mål, blir du sannsynligvis tjue ganger mer fornøyd med resultatet enn med noe du bare har kjøpt ferdig.

Særlig hvis dette er noe du skal bruke hver eneste dag, og det er selve kjernen i det du gjør og hvordan du organiserer dagene og arbeidet ditt. Du må derfor være mentalt innstilt på å sette deg ned og faktisk tenke: Hva gjør jeg egentlig hver dag?

Du vil bli overrasket over hvor mange som aldri har tenkt gjennom dette spørsmålet. Vi lever i en usunn produktivitetskultur der vi bare vil fortsette, fortsette og fortsette, uten å stoppe opp og finne ut hva som egentlig foregår. Først må du være i en situasjon der du er komfortabel med å stoppe opp og finne ut at denne delen av arbeidsflyten min hjelper meg ikke, mens denne delen gjør det.

Jeg bryr meg om å spore dette, men ikke det andre. Den mentale innstillingen er derfor alt. Praktisk sett: Hvis du har en rekke regneark liggende rundt omkring og skulle ønske at de kunne kommunisere med hverandre, er Notion sannsynligvis et godt sted for deg. Du vil bli overrasket over hvor mye tid du sparer ved å slippe manuell dataregistrering på tvers av systemet eller regnearkene.

Jeg har jobbet med mennesker i alle slags bransjer. Jeg har jobbet med venturekapitalfond for å lage en svært spesialisert og faktisk ganske kul løsning. Det var en mekanisme for blind vurdering av avtaler, der alt lå i én stor database, men ulike fond hadde forskjellige visninger av databasen. De vurderte det samme porteføljeselskapet i den samme databasen, men kunne ikke se hva den andre personen hadde gitt av poeng. Til slutt kom det en samlet vurdering.

Jeg har gjort alle slags ting. Jeg har jobbet med nettbutikker med 60–70 ansatte for å gjennomgå og bygge systemene deres helt på nytt i Notion. Det handlet hovedsakelig om å samle alle de løse Excel-regnearkene på ett sted, slik at alle også kunne ha oversikt over hva som foregikk.

Et stort problem jeg ser i mange virksomheter, er manglende åpenhet. Folk forstår ikke hvordan data beveger seg gjennom selskapet. Med Notion, fordi alt ligger i skyen, oppdateres noe for alle i sanntid, uansett hvor i systemet det er nevnt.

De vanligste verktøyene folk kommer til meg fra, er ClickUp og Monday, fordi dette først og fremst er prosjektstyringsverktøy. Det folk egentlig ser etter, er helhetlige økosystemer der alt i arbeidsflyten snakker sammen. De vil kunne komme inn på en fin startside og se hva alle jobber med og hva som forfaller, kanskje noen gode kunngjøringer, og et gjennomført visuelt uttrykk.

Hvis du ser etter noe av dette, er Notion sannsynligvis verdt å undersøke. Det finnes selvsagt ulemper. Det krever en investering av tid. Du må være klar til å ta arbeidsflyten din på alvor. Det finnes en læringskurve og en del oppsett, men det gjør det egentlig med alle verktøy.

Galen Low: Det er rimelig.

Frances Odera Matthews: Dette gir en gevinst på lengre sikt, fordi du kan tilpasse verktøyet og la det vokse med deg. Når prosessene dine endrer seg, kan du bare justere Notion i stedet for å bytte til et annet verktøy.

Galen Low: Jeg liker ideen om å sette sammen arbeidet. Det handler ikke nødvendigvis om prosjektstyring, særlig fordi de som bruker plattformen kanskje ikke oppfatter det som prosjektstyring. Hvis man putter det inn i en prosjektstyringsboks, blir det for snevert.

Folk vil bare ha alt på ett sted, fordi vi kaster bort så mye tid på dataregistrering eller på å lure på når informasjonen kommer, eller når noen oppdaterer noe slik at vi forstår hva som skjer. Arbeidet er egentlig mer flytende enn dette.

Det er ikke bare faste dager for statusrapporter. Hva om jeg vil vite hvordan produktet gjør det på tirsdag? Det burde jeg kunne finne ut. Jeg liker også analogien med den skreddersydde dressen. Det er noe du går inn i med en bestemt innstilling. Du vet hvordan du vil ha det, hva du trenger det til, og hva dagens tema er. Du investerer tiden fordi du vil at det skal være tilpasset deg.

Noen ting kan du derimot kjøpe ferdig. Jeg kan kjøpe en T-skjorte eller en poloskjorte rett fra stativet. Jeg trenger ikke få den skreddersydd, fordi det er hverdagstøy og ikke noe jeg satser hele livet på.

Programvare kan være slik også. Noen verktøy er T-skjorter, og det er helt greit. Du trenger ikke leie inn en konsulent for å finne ut hvordan du skal bruke et direktemeldingsverktøy som Slack eller Teams. Noen ganger utvikler dette seg av seg selv.

Prosjektstyringsprogramvare er derimot noe du bruker som selve sentrum for samarbeidet. Det bør være et mulighetsverktøy. Det handler ikke bare om å flytte en oppgave fra A til B, men om at folk samarbeider, deler informasjon, vet hva som foregår og er på samme side. Innsatsen er ofte høy i prosjektstyring, fordi det gjerne handler om et viktig initiativ eller en større endring.

Det er ingenting galt med å kjøpe en ferdig dress og bruke den i bryllupet sitt. Jeg er sikker på at det skjer. Men det er verdt å spørre seg om dette er noe som bør skreddersys, og om det er verdt å få den tilpasset slik at den sitter godt og varer lenge.

Frances Odera Matthews: Ja, og det du sa om at innsatsen er høy, er viktig. Hvis innsatsen er høy for deg, og prosessen er så omfattende og viktig, bør du sannsynligvis få den skreddersydd på et tidspunkt. Du kan begynne med noe ferdig og senere tenke at dette er en viktig del av arbeidsflyten min, så la oss tilpasse det til meg.

Galen Low: Kan Notion være en T-skjorte fra stativet i begynnelsen? Hva er begrensningene eller ulempene sammenlignet med det du har sett fungere godt når noen starter med Notion og planlegger å tilpasse det senere?

Frances Odera Matthews: Notion kan være en ferdig T-skjorte på et par måter. Den første er at du kan finne mange maler på nettet. Hvis du søker etter en bestemt mal i Google, dukker det opp noe. Men ikke alle maler er like gode.

Jeg bruker mye tid på å analysere og forbedre maler. Ikke la deg lure av hvor pent noe ser ut. Jeg legger mye arbeid i utformingen fordi jeg vil bruke det selv, men jeg fokuserer først på funksjonaliteten. Mange maler er dessverre veldig pene, men fryktelige å bruke, fordi databasene ikke kommuniserer riktig og brukeropplevelsen ikke er optimalisert.

Vær derfor litt forsiktig med hva du velger. Ikke hav i en usunn malekultur der du kjøper tjue maler og tenker at alt kommer til å bli flott. Bruk maler som inspirasjon, ta det du trenger, og se hvordan du kan integrere det i arbeidsflyten din.

En annen måte Notion kan være en ferdig T-skjorte på, er at Notion har et grunnleggende prosjektstyringssett med oppgaver og prosjekter. Det er greit. Det er grunnleggende av en grunn: De vil at du skal bygge videre på det. Det hjelper deg å bli kjent med funksjonaliteten, og så kan du tenke at du egentlig ønsker å legge til oppgaver direkte fra malen for møtenotater.

Dette er en favorittfunksjon hos meg. Folk sier at de ikke lenger trenger å skrive ned oppgaven og bruke en halvtime på å legge den inn i Monday.com. Du kan altså begynne med en ferdig T-skjorte, men viktigst av alt følger jeg en bevisst nedenfra-og-opp-tilnærming.

Første trinn er kartlegging: Hva er det egentlig vi gjør? Hvilken programvare bruker vi? Hva kan vi erstatte med Notion? Hva kan vi koble til Notion? Hva trenger vi å spore, lagre og dele? Det er dette Notion er god på.

Deretter spør du hvordan du kan bygge dette om til databaser, og hvordan du kan koble databasene sammen slik at det blir effektivt. Du unngår dobbel dataregistrering og sparer tid. Så kan du lage maler for sidene dine. Hvordan vil en perfekt prosjektoversikt se ut for oss? Vil vi se oppgaver, møter, kundeinformasjon eller filer?

Skal filene være frittstående, eller skal de alltid vises sammen med filene fra alle de andre prosjektene? Det finnes en egen kunst i å bygge databaser, men det viktigste er å få databasen og databasemalen riktig.

Deretter kan du bygge visninger. Når dette er gjort, kan du koble til oversiktene du ønsker. Hvis du har en stor oppgavedatabase, kan du ha en visning av forfalte oppgaver på oppgavesiden, og en annen visning på hovedsiden. Du kan også ha den samme visningen i markedsføringsdelen, filtrert for markedsføring.

Da har du tre visninger av den samme databasen på tre forskjellige steder i arbeidsområdet, men de kommuniserer med hverandre. I motsetning til regneark, som du må oppdatere manuelt, oppdateres alt i sanntid. Det er uvurderlig.

Galen Low: For meg er ordet «mal» ikke helt dekkende lenger. Når du sier at det finnes en mal med en grunnleggende database og tilkobling til andre verktøy, tenker jeg at det er mye mer enn en tabell med etiketter på kolonnene.

Det er viktig å forstå at mye skjer i bakgrunnen. Notion er enkelt på overflaten, men kan hente frem informasjon og koble ting sammen på en avansert måte i bakgrunnen.

Når du som konsulent skal finne ut hvordan dette skal fungere, hvem snakker du med? Er det en koordinering av enkeltpersoner, eller hvem tar vanligvis beslutninger om hvordan oversikter og verktøyet skal fungere?

Frances Odera Matthews: Jeg jobber hovedsakelig med prosjektledere og personalansvarlige eller tilsvarende roller, fordi det er disse som tar ansvar for arbeidskulturen i organisasjonen.

De kommer til meg og sier at de har problemer med å se eller gjøre noe, og at de ønsker at arbeidsstyrken skal fungere mer på en bestemt måte. Da kan jeg omvendt konstruere Notion slik at det passer disse behovene.

Utenfor prosjektstyring kan det være enkle ting, som at de ønsker en kultur der ansatte roser hverandre mer. Da kan vi lage en ros-knapp på startsiden. Vi bruker også atferdspsykologi, siden dette er stedet de logger inn hver dag. Vi kan legge inn en knapp som oppmuntrer dem til å fremheve kolleger i en ros-database, der de også kan se hva andre har skrevet.

Det er så mye som kan inngå. Det handler ikke bare om prosjektstyring, men om alle de helhetlige tingene rundt arbeidet som må spores, lagres eller deles.

Galen Low: Jeg liker oppsummeringen: spore, lagre eller dele. Jeg liker også hvem du jobber med. Jeg tenkte først på ledere og andre viktige interessenter, men selvfølgelig handler det også om mennesker som har en interesse i arbeidskulturen.

Det er mer enn oppgavehåndtering. Mange tenker straks på statusrapporter, tidslinjer, budsjetter, fremdriftsvisninger og oppgaver. Men det handler også om at mennesker arbeider sammen, trives med arbeidet og forstår verdien av det de gjør, og hvordan arbeidet bidrar til målene.

Hvis kulturen og verdiene handler om ros, støtte og tjenende lederskap, kan du bygge dette inn i verktøyet. Det er ikke bare et spørsmål om når en oppgave forfaller. Alle prosjektstyringsverktøy kan gjøre det. Spørsmålet er hva som lar deg bygge den bevisste kulturen og arbeidsflyten du ønsker.

Du sa at Notion lar deg fortelle historien om arbeidet. Vi bruker så mye tid på å jobbe og legger så mye betydning i prosjekter. Derfor er det viktig å fortelle denne historien og være en del av den hver dag, ikke bare forstå nøyaktig ressursutnyttelse.

Jeg liker ideen om å stoppe opp og tenke på hva vi faktisk gjør, og hva organisasjonen, virksomheten eller teamet står for. Hvorfor har vi samlet oss? Hva handler vi om? Hvordan ønsker vi at dette skal fungere? Det er den inspirerende siden av saken, i motsetning til bare å spørre om verktøyet har de riktige funksjonene og hva det koster.

Frances Odera Matthews: På den andre siden tvinger ferdig konfigurerte verktøy deg til å arbeide slik programvaren har bestemt, i stedet for å fortelle programvaren hvordan du faktisk arbeider.

Det første alternativet gir mer motstand, friksjon og en unaturlig følelse. Når ting er satt opp slik hjernen din og teamet ditt trenger, blir det mye enklere.

Det er også en av grunnene til at Notion tiltrekker seg mange i det nevrodivergente fellesskapet. Plutselig kan man bygge ting slik hjernen faktisk trenger å se dem.

Galen Low: Vi må begynne å erkjenne at vi arbeider og tenker forskjellig. Vi trenger ikke tvinge oss inn i en form som ikke passer når vi faktisk kan lage en som passer bedre.

Frances Odera Matthews: Den vanligste måten dette viser seg på, er at noen hater kanbanvisningen, mens andre elsker tabellvisningen. Noen hater tabellen og arbeider bare i kanban. I Notion kan du lage begge deler. Det er de samme dataene, bare vist på en annen måte.

Galen Low: Det er en annen visning. Det er en god overgang til noen av de krevende sidene ved Notion. Hovedtemaet jeg ser i samtaler og forum, er at Notion er noe vi kommer til å vokse fra. Det er for bohemsk, vanskelig å administrere eller underdimensjonert på en eller annen måte.

Særlig på bedriftsnivå blir det avvist. Folk sier at det kanskje passer for små team, selvstendige og små byråer, men at en organisasjon med 250 personer ikke kan bruke Notion. Stemmer det? Er Notion seriøs programvare som også kan fungere på bedriftsnivå? Hvilke utfordringer kan utløse slike oppfatninger?

Frances Odera Matthews: Jo større du blir, desto mer må du tenke på tilgangstillatelser. Du må ha noen på teamet, eller leie inn noen som meg, til å ta ansvar for dette. Dere må finne ut hvordan tilgangsstrukturen skal se ut, og sørge for at folk tilordnes riktig teamområde.

Det kan bli en egen stilling. Noen må kanskje ansettes for å ha Notion som arbeidsområde, der jobben bokstavelig talt er vedlikehold av Notion. Det er ikke uvanlig. Vi ser det med andre verktøy også, for eksempel Salesforce-administratorer i virksomheter.

Dette er altså noe med mange berøringspunkter. Du må rydde opp, avklare tilgangsnivåene, sørge for at det er bygget riktig og at det ser bra ut. Men Notion kan definitivt fungere på dette nivået.

Galen Low: Hvis den skreddersydde dressen blir skadet, får en flekk eller et hull, kaster du den ikke nødvendigvis. Du får den reparert. Du finner kanskje en person du stoler på, som kjenner deg godt nok til å reparere den eller få den til å gjøre noe den ikke gjorde før.

Det er viktig arbeid som pågår hele tiden. Det er virksomheten, selve livsnerven. Jeg vet at mange lyttere kanskje ikke har råd til en ansatt som har ansvar for Notion, heller ikke på deltid. Men når du tenker på hvor viktig dette er og hvor raskt teknologien utvikler seg, er det verdt investeringen.

Folk jobber forskjellig fra dag til dag, nye verktøy kommer til, og ting må integreres. Det finnes en avkastning på investeringen når du ser at du faktisk halverte administrasjonstiden. Det gjelder prosjektlederen, men også alle som registrerer data.

Frances Odera Matthews: Hundre prosent. Det er morsomt å se selskaper bruke sekssifrede beløp på oppussing av kontoret og si at den nye kaffemaskinen skal øke produktiviteten, eller at de nå har et bordfotballspill.

Teamet bruker kanskje én prosent av tiden ved kaffemaskinen og bordfotballspillet. Over 97 prosent av tiden bruker de i disse punktene for dataregistrering. Hvorfor investerer man ikke tid og ressurser i å sørge for at de faktisk fungerer riktig og er effektive?

Jeg er selv glad i design og skulle ønske vi hadde en mer hybrid tilnærming til fysisk og virtuell kontordesign. Notion-interiøret kunne matchet kontorinteriøret, og QR-koder rundt omkring kunne lenke til ulike Notion-oppsett. Vi går inn i en hybrid tid, så hvorfor ikke gjøre det virkelig hybrid?

Galen Low: Det er en hel episode i seg selv. Vi ser mange hybride arbeidsplasser, og noen prøver fortsatt å få folk tilbake på kontoret ved å bygge kjøkken og andre fasiliteter.

Frances Odera Matthews: Har dere et regneark med dette?

Galen Low: Det hadde faktisk vært flott. Vi kan gjøre det motsatt og ha et kjøkken med regnearktema.

Når vi snakker om Notion som et mulighetsverktøy, hvordan det kan skaleres og kobles inn i en større virksomhetssammenheng, må vi også snakke om kunstig intelligens. Notion var et av de første verktøyene jeg la merke til som lanserte AI-baserte funksjoner.

Bruker folk faktisk Notions AI-funksjoner i arbeidet sitt? Er det fortsatt mest en nysgjerrighet, eller finnes det skepsis? Bruker noen det i hverdagen og i stor skala for å spare tid og redusere dataregistrering?

Frances Odera Matthews: Den største nye funksjonen folk liker, er spørsmål og svar-funksjonen i Notion AI. Så lenge prosessene er dokumentert riktig og data generelt registreres riktig i systemet, kan du spørre Notion Q&A om hva som helst, for eksempel hva vi arbeider med denne måneden.

Den finner et svar basert på det som ligger i systemet. Du kan også spørre hvordan virksomheten bør gjøre noe basert på hvilke kunder dere har jobbet med tidligere. Det blir virkelig en ekstra hjerne, som er et uttrykk du hører mye når du går inn i Notion-verdenen.

En annen bruk er praktiske oppgaver, særlig i databaser. I min egen arbeidsflyt bruker jeg Notion AI som en databaseegenskap for å formatere lenker til nyhetsbrevet mitt, The Notion Zeitgeist, som alle bør følge.

Galen Low: Der har du en lenke jeg kan legge i notatene.

Frances Odera Matthews: Jeg klipper inn innhold fra nettet i denne databasen. Deretter har jeg en Notion AI-instruksjon som henter tittelen på databasesiden, gjør den klikkbar med URL-en til siden og legger til en emoji først, basert på tittelen.

Det sparer meg rundt tretti sekunder per element, og det er svært verdifullt. Ellers måtte jeg ha formatert lenken manuelt.

Galen Low: Absolutt. Jeg sender e-poster med lenker hele tiden. Hent URL-en, kontroller at den er riktig, marker teksten, trykk på lenkeknappen og så videre. Dette er en veldig god bruk av AI.

Frances Odera Matthews: Uansett hva slags manuelt arbeid det er – gjør dette om til en tabell, rydd opp i teksten jeg nettopp skrev – kan Notion AI hjelpe med det. Min favoritt er å erstatte manuell formatering, fordi ingen har tid til det.

Galen Low: Det samme gjelder handlingspunkter, møtereferater og notater. Prosjektledere blir ofte oppfattet som organiserte, som om ingenting er rotete i verdenen vår. Men prosjektledelse i samarbeid er ofte rotete. Folk kaster ideer på veggen.

Hvis du bruker mye tid på å rydde opp i dette for å få det til å se organisert ut, er ikke det selve ferdigheten. Ferdigheten er at du samlet folk, lot dem komme med ideer, og deretter fikk innholdet over i en form som gir mening for dem som ikke var i rommet.

Jeg liker at dette fungerer som et ekstra effektiviseringsverktøy. Du nevnte også den ekstra hjernen. Vi har snakket om AI-verktøy og hvordan AI-verktøy kan brukes i prosjektstyring, men mye av dette har handlet om store språkmodeller som ChatGPT.

Det du beskriver, er en spørsmål-og-svar-funksjon som henter innsikt fra Notion-databasene. Den kan se på data på tvers av prosjekter eller virksomheten og gi raske svar som et verktøy uten tilgang til disse dataene aldri kunne gitt.

Frances Odera Matthews: Det fungerer bare ordentlig når prosessene er dokumentert riktig. Dette er også et område der jeg ser virksomheter miste effektivitet. De har ikke skrevet ned hvordan de gjør ting, hva en prosess innebærer eller hvordan den skal se ut i en bestemt situasjon.

Da mister de også tid. Folk må famle seg frem til hvordan ting skal gjøres.

Galen Low: Maskinen kan ikke lære noe du ikke har skrevet ned.

Frances Odera Matthews: Nettopp.

Galen Low: Det knytter alt sammen. Det krever bevissthet. Mye arbeid i dag er kaotisk og skjer på sparket. I mange virksomheter verdsettes dette. Man sier at man feiler raskt, og at kaos er greit fordi man finner svaret raskere.

Jeg forstår det, men på et tidspunkt må man stoppe opp og tenke gjennom hva man faktisk gjør. Vi må være bevisste, dokumentere ting og ha orden på dataene. Det er verdt investeringen. Det trenger ikke alltid være kaos. Det er verdt å sette seg ned og tenke nøye gjennom hva vi egentlig gjør.

Frances Odera Matthews: Til syvende og sist har kaos en kostnad. Den kan være høy utskifting av ansatte, fordi folk ikke ønsker å arbeide i kaos i mer enn noen måneder.

Jeg jobbet tidligere i netthandelsverdenen, som kanskje er en av de mest kaotiske bransjene som finnes. Jeg kunne starte med én interessent, og etter noen måneder var det en annen, og deretter en tredje, fordi folk sluttet. De orket ikke mer av det interne kaoset.

Da får du både rekrutteringskostnader og ineffektiviteten ved å lære opp en ny person i rollen hvert halvår. Hvis du hadde stoppet opp og satt ting riktig fra starten, kunne du ha unngått alt dette.

Galen Low: Jeg liker det. Kaos har en kostnad. Frances, tusen takk for at du var med. Dette var en veldig innholdsrik samtale. Det finnes sikkert tre episoder til i alt vi bare rakk å berøre, og dem skal vi absolutt lage.

Hvis folk vil lære mer om deg og melde seg på nyhetsbrevet, hvor finner de deg?

Frances Odera Matthews: Du finner meg hos The Notion Bar på alle plattformer. Jeg er mye på LinkedIn for tiden, under navnet Frances Odera Matthews. Følg også nyhetsbrevet mitt, The Notion Zeitgeist. Der deler jeg oppdateringer om kursfellesskapet mitt, inspirerende utdrag og nyheter fra IT-miljøet, samlet fra Notion-arbeidsområder hver uke.

Galen Low: Jeg legger alle lenkene i notatene. Takk igjen for at du tok deg tid i dag.

Frances Odera Matthews: Takk for at jeg fikk komme, Galen. Dette var flott.

Galen Low: Da har dere hørt det. Som alltid: Hvis du vil bli med i samtalen med over tusen likesinnede prosjektstyringsentusiaster, kan du bli med i fellesskapet vårt. Gå til thedigitalprojectmanager.com/membership for å lese mer. Hvis du likte det du hørte, kan du abonnere og holde kontakten på thedigitalprojectmanager.com.

Takk for at du lyttet, og vi høres neste gang.