La regola 80/20 per i project manager: guida al principio di Pareto

Per esempio:

• L'80 percento del tuo stress deriva probabilmente dal 20 percento dei tuoi progetti
• L'80 percento dei successi del tuo team deriva dal 20 percento delle tue azioni
• L'80 percento dei problemi della tua casella di posta deriva da... beh, lo sai già

Ti è già capitato. Una funzionalità che entusiasma gli utenti. Un'integrazione che rallenta tutto. Una richiesta di un vicepresidente che si prende metà della tua settimana. Questa è la regola dell'80/20 in azione.

Storia del principio di Pareto

Il merito della regola dell'80/20 va a Vilfredo Pareto, un economista italiano che, alla fine dell'Ottocento, notò che il 20 percento dei suoi baccelli di pisello produceva l'80 percento dei piselli del suo orto e che l'80 percento dei terreni italiani era posseduto dal 20 percento della popolazione. Che questa storia sia del tutto vera o solo un'osservazione estremamente specifica da agricoltore, il principio resta valido. Chiunque abbia mai gestito una pianificazione sa cosa significa raccogliere una quantità enorme di nulla da una lunga lista di attività a basso impatto.

In seguito, Joseph Juran, uno dei padri del controllo qualità, sviluppò l'intuizione di Pareto. Coniò l'espressione “i pochi vitali e i molti insignificanti”, che da allora è stata incollata su presentazioni PowerPoint e lavagne di aziende in tutto il mondo.

Il lavoro di Juran rese pratica la regola dell'80/20, soprattutto nella produzione e nel miglioramento dei processi, dove l'identificazione e la riduzione dei difetti divennero una scienza misurabile. Le sue idee contribuirono a porre le basi del Six Sigma, dei sistemi di controllo qualità e dei moderni metodi di risoluzione dei problemi.

Prendiamo questo esempio di problemi legati al caffè nell'arco di una settimana di attività. La maggior parte dei problemi registrati riguardava alcune poche categorie. Dovremmo quindi investire molto tempo ed energia per risolvere i problemi relativi ai dolcificanti errati o alla tostatura errata? No, dovremmo occuparci prima dei problemi relativi alla “tostatura diversa da quella richiesta” e ai “prodotti lattiero-caseari errati”. 

Cosa possiamo imparare da tutto questo? Alcune cose:

• Uno sforzo disomogeneo è normale. La maggior parte dei tuoi risultati non deriva da un lavoro frammentato, ma dalla concentrazione.
• Le piccole osservazioni possono essere applicate su larga scala. Dai baccelli di pisello e dalla proprietà dei terreni alla definizione delle priorità delle funzionalità, il principio funziona in quasi ogni sistema.
• Non tutte le attività hanno la stessa importanza. E fingere che sia così è il motivo per cui ci ritroviamo con 47 segnalazioni Jira di cui nessuno ha bisogno.

Perché la regola dell'80/20 è importante nella gestione dei progetti?

La regola dell'80/20 è importante perché la maggior parte dei progetti è soggetta a vincoli di risorse in un modo o nell'altro: tempo, persone, denaro o tutti e tre. Non puoi permetterti di trattare ogni attività come se avesse lo stesso valore. È qui che il principio di Pareto si dimostra utile. Ti offre un modo per fare ordine nel caos e concentrarti sulle poche cose che contano di più.

La regola dell'80/20 è più di uno schema dal suono intelligente. Ecco come ti aiuta a concentrare il tuo tempo e le tue energie là dove contano davvero.

• Ti aiuta a dare priorità a tempo e risorse limitati: Ti offre una prospettiva per fare ordine nel rumore e concentrarti su ciò che fa davvero avanzare il progetto, invece di reagire allo stesso modo a ogni richiesta o escalation. Per ulteriori tecniche, consulta la nostra guida sull’efficienza del flusso di lavoro.
• Riduce il senso di sopraffazione concentrandosi sull’impatto anziché sull’attività: Se la tua lista di cose da fare sembra infinita, questo principio ti aiuta a identificare il piccolo numero di attività che produrrà i risultati maggiori, così puoi smettere di girare a vuoto. È particolarmente utile per gestire la pressione della paranoia della produttività, quella sensazione di non fare abbastanza anche quando stai già facendo troppo. 
• Dà struttura alle decisioni basate sul giudizio: I project manager spesso devono prendere decisioni rapide senza disporre di tutte le informazioni. La regola 80/20 offre un modello mentale a cui ricorrere quando non sono disponibili dati perfetti.

Esempi della regola 80/20 nella gestione dei progetti

Non c’è bisogno di eseguire report per vedere questa regola in azione. Probabilmente è già presente nel tuo progetto, nascosta nella timeline, nel backlog, nella posta in arrivo e nelle riunioni. Ecco alcuni luoghi in cui cercarla:

• L’80% dei ritardi deriva dal 20% dei colli di bottiglia: Pensa a quell’approvazione che richiede sempre una settimana. Oppure al fornitore che continua a “tornare sull’argomento”. Non devi risolvere tutto: devi solo intervenire su ciò che ti rallenta di più. Invece di inseguire ogni problema, individua e risolvi gli ostacoli ricorrenti.
• L’80% del valore viene prodotto dal 20% delle funzionalità: Ci sono sempre una o due funzionalità che fanno davvero brillare il prodotto. Il resto? Elementi della lista dei desideri interna, casi limite o cose che qualcuno ha insistito nel definire “critiche” e che non sono mai state utilizzate. Concentra il tuo team su ciò che fa davvero la differenza per l’utente.
• L’80% delle preoccupazioni degli stakeholder deriva dal 20% dei requisiti: Probabilmente sai già quali parti del progetto causeranno il maggior numero di domande, cicli di feedback o improvvisi momenti del tipo “Avevamo approvato questo?”. Segnalale in anticipo. Comunica più del necessario. Ti farà risparmiare tempo in seguito.
• L’80% dell’abbandono dei clienti deriva dal 20% dei problemi dei clienti: Non tutti i ticket di assistenza sono uguali. Alcuni problemi ricorrenti—come un onboarding non funzionante, sorprese nella fatturazione o un pulsante denominato male—possono compromettere silenziosamente la fidelizzazione. Non serve una revisione completa. Devi risolvere ciò che è più evidente e frequente (Analisi di Pareto!).
• L’80% dei problemi di performance del team deriva dal 20% delle lacune nei processi: Il tuo team potrebbe non aver bisogno di coaching: potrebbe semplicemente aver bisogno di chiarezza. Un processo di raccolta delle richieste confuso o cinque modi diversi per inviare una richiesta possono logorare le persone. Semplifica i punti critici prima di presumere che il problema riguardi le persone.
• L’80% dei rischi di progetto deriva dal 20% delle categorie di rischio: Sì, il registro dei rischi è lungo. Ma se lo osservi attentamente, probabilmente ricorrono sempre gli stessi pochi elementi: ampliamento incontrollato dell’ambito, ritardi dei fornitori, SME non disponibili. Non trattare tutti i rischi allo stesso modo. Prendi sul serio quelli ricorrenti.
• L’80% degli sforamenti di budget deriva dal 20% dei fornitori o delle attività: Raramente è l’intero budget a sforare: di solito si tratta di un fornitore esterno o di una voce di costo sottostimata. Tieni sotto stretto controllo le variabili di maggiore entità economica, non solo il totale progressivo.
• L’80% del tempo viene impiegato nel 20% delle attività: È facile cadere nella trappola di dedicare la maggior parte del tempo agli aggiornamenti sullo stato, alle catene di email e al coordinamento dei calendari. Ma spesso queste attività aggiungono il minor valore. Riconoscere questo schema può aiutarti a recuperare tempo per la vera pianificazione, il coaching o il processo decisionale.
• L’80% delle resistenze durante la gestione del cambiamento proviene dal 20% del tuo pubblico:  Stai introducendo un cambiamento di processo? Ci sarà sempre quel team o quel direttore particolarmente esplicito che farà resistenza (qui è appropriato alzare gli occhi al cielo). Non cercare di convincere tutti allo stesso modo. Concentra i tuoi sforzi dove la resistenza è più concentrata e influente.

Ognuno di questi schemi è un invito a concentrarsi, non a generalizzare. Non otterrai sempre una suddivisione 80/20 perfetta, ma cercare questi raggruppamenti ad alto impatto può aiutarti a fare ordine e a guidare in modo più efficace.

Come applicare la regola 80/20 in qualità di PM

Conoscere la regola è fantastico. Il vero vantaggio sta nell’applicarla. Ecco come integrarla nel modo in cui pianifichi, guidi e stabilisci le priorità.

• Durante il perfezionamento del backlog: Non tutti gli elementi del backlog meritano la stessa attenzione. Inizia identificando quali attività o funzionalità supportano i principali casi d'uso o obiettivi aziendali. Di solito si tratta delle poche attività che generano la maggior parte del valore per il cliente o l'utente. Se un'attività esiste principalmente per impressionare qualcuno durante una demo o per affrontare uno scenario marginale, valuta di rimandarla. Il tempo risparmiato in questa fase si accumula rapidamente da uno sprint all'altro.
• Durante la pianificazione dello sprint: Invece di distribuire il lavoro equamente, considera quali risultati hanno il maggiore impatto potenziale. Assegnali ai membri della squadra più preparati a completarli bene e nei tempi previsti. Non si tratta di gerarchia. Si tratta di assicurarsi che i collaboratori più efficaci si concentrino sul lavoro che fa avanzare il progetto, sostenendo al contempo una migliore produttività della squadra.
• Nella gestione dei portatori di interesse: Probabilmente hai a che fare con più persone di quante tu possa gestire da vicino. Concentrati sui pochi portatori di interesse che influenzano le decisioni chiave relative all'ambito, ai finanziamenti, alle risorse o all'adozione. Costruisci con loro un rapporto di fiducia fin dall'inizio. Quando sorgono conflitti, sono queste le persone che possono aiutarti a mantenere il progetto in movimento o che possono bloccare completamente i progressi. Tutti gli altri possono essere informati, ma non necessariamente coinvolti in ogni fase. Gestisci attivamente le tue energie, il tuo tempo e le tue risorse in quest'area. 
• Per la suddivisione del tempo e la produttività personale: Il tuo tempo è limitato quanto il tuo budget. Proteggi il tuo calendario identificando quali attività richiedono effettivamente il tuo contributo. Dedica del tempo alla pianificazione, alla rimozione degli impedimenti della squadra, alla revisione dei rischi e al processo decisionale. Per le attività più piccole che emergono durante il processo di prioritizzazione, valuta l'implementazione della regola dei 2 minuti per gestirle in modo efficiente. Per tutto il resto, valuta la delega o l'automazione, soprattutto nei casi in cui l'automazione dei flussi di lavoro può occuparsi delle attività ripetitive. La disponibilità costante non equivale all'efficacia. 
• Durante le retrospettive di progetto: Invece di cercare di risolvere tutto, individua i pochi schemi che hanno causato le difficoltà maggiori o prodotto i risultati migliori. Chiedi alla squadra di riflettere su ciò che ha contribuito maggiormente al successo e su ciò che ha creato costantemente ostacoli. Concentra i miglioramenti su quel piccolo insieme di cause. Otterrai risultati migliori con meno cambiamenti al processo.

Contrariamente a quanto potrebbe dirti un responsabile tecnico cinico, la regola 80/20 non consiste nell'ignorare l'80% meno importante del lavoro. Si tratta di concentrarsi in modo intenzionale, affinché i propri sforzi portino a risultati significativi.

In qualità di responsabile di progetto, il tuo compito è orientare energie e attenzione e mantenere le persone concentrate sugli obiettivi più importanti, con maggiore chiarezza e meno supposizioni.

Svantaggi dell'utilizzo del principio di Pareto 

Come qualsiasi modello, la regola 80/20 è una guida utile, ma non è una soluzione miracolosa. Sebbene offra chiarezza in un mondo caotico, comporta anche alcune limitazioni importanti. I responsabili di progetto devono sapere quando applicarla, quando modificarla e quando cercare un approccio più strutturato.

Ricorda: la regola 80/20 è un'euristica, non un sistema. La regola 80/20 è uno strumento di riflessione. Ti aiuta a porti domande migliori su ciò che conta, ma non ti fornisce una roadmap. Non ti dirà quale portatore di interesse incontrare per primo o quale risultato mettere in cima alle priorità durante uno sprint. Ti indica la direzione giusta, ma devi ancora capire come procedere. Se la tua squadra cerca chiarezza nei processi, la regola 80/20 non sostituisce un vero piano di progetto o un flusso di lavoro definito.

La regola 80/20 non si applica allo stesso modo a ogni situazione. Alcuni progetti sono fortemente strutturati o regolati da standard di conformità, contratti o requisiti normativi. In questi casi, non puoi semplicemente saltare le attività a basso impatto, anche se sono noiose. Se gestisci attività governative, revisioni contabili o progetti infrastrutturali, potresti non avere la flessibilità necessaria per ignorare l'altro 80 percento. Analogamente, nelle nuove imprese o nelle squadre in fase iniziale, i tuoi contributi e risultati potrebbero non seguire una distribuzione uniforme. Potrebbe sembrare che tutto sia importante e, a volte, lo è davvero.

La regola 80/20 può dare una falsa sensazione di semplicità. La regola 80/20 sembra elegante, ma il lavoro reale raramente è così ordinato. Potresti credere che un piccolo numero di attività produca la maggior parte dei risultati, ma senza prove potresti dare priorità alle cose sbagliate. Le supposizioni possono essere rischiose, soprattutto se non sono supportate dai dati o dalle indicazioni della squadra. Ciò che sembra importante potrebbe essere semplicemente ciò che è visibile. Ciò che sembra urgente potrebbe essere semplicemente ciò che fa più rumore. Il pericolo consiste nel dare per acquisita la chiarezza senza averla verificata.

La regola 80/20 può rafforzare i pregiudizi o portare a trascurare il lavoro nascosto. A volte, quella che sembra un'attività di basso valore è in realtà fondamentale. Pensa alla documentazione, ai test, all'inserimento dei nuovi membri o alla condivisione interna delle conoscenze: attività che raramente compaiono nei cruscotti, ma che mantengono tutto in funzione. Se applichi la regola 80/20 in modo troppo rigoroso, rischi di trascurare attività che non producono risultati immediati o evidenti, ma che restano essenziali per la salute del progetto.

Detto questo, il principio resta utile. È meglio fermarsi e chiedersi: “Qual è il mio 20 percento?” piuttosto che agire come se tutto il lavoro avesse lo stesso peso. Ricorda soltanto che la regola è una guida, non una sentenza. Usala per affinare la tua concentrazione, non per semplificare eccessivamente decisioni complesse.

Strumenti per la regola 80/20

Finora siamo rimasti sul piano teorico. Utile, ma un po' astratto. Parliamo degli strumenti, perché prima o poi ti serve qualcosa da mostrare in una diapositiva o da usare concretamente durante una revisione dello sprint.

Cominciamo dall’ovvio.

Innanzitutto, il grafico di Pareto (mostrato sopra nel nostro esempio del caffè) è uno strumento visivo che aiuta a capire quali problemi, attività o categorie hanno l’impatto maggiore. Di solito è un grafico a barre che mostra i singoli valori in ordine decrescente, con una linea che rappresenta il totale cumulativo.

Questi grafici sono perfetti per analizzare elementi come bug, ostacoli o reclami, soprattutto quando è necessario convincere qualcuno che un piccolo numero di problemi sta causando la maggior parte delle difficoltà. Sono ottimi per le retrospettive, l’analisi delle cause principali e, sì, anche per le presentazioni. Ricordi l’esempio dei problemi nella caffetteria nella sezione dedicata alla storia? Quello è un grafico di Pareto. 

Successivamente, partendo da quel grafico, possiamo completare un’analisi di Pareto, ovvero un metodo sistematico per dare priorità alle attività in base al loro valore nel raggiungimento dei risultati desiderati. Questo approccio parte dall’idea che il 20% degli elementi generi l’80% del valore e ti sfida a individuare proprio quegli elementi.

Si inizia elencando problemi o attività, quantificandone l’impatto e classificandoli poi in ordine di rilevanza. L’obiettivo è trovare il 20 percento degli elementi che contribuirà all’80 percento dei risultati. È particolarmente utile nel controllo qualità, nell’ottimizzazione dei processi o quando tutto sembra importante e hai bisogno di una motivazione per dire di no. 

Ecco un altro esempio di grafico di Pareto e della relativa analisi di Pareto, che in questo caso mostra la frequenza relativa dei problemi su un sito web e indica chiaramente quali problemi dovresti risolvere per eliminare l’80% dei problemi riscontrati dagli utenti (i pochi elementi vitali).

Oltre agli strumenti specifici per Pareto, la matrice di Eisenhower è un altro metodo classico per stabilire le priorità. È conosciuta anche come matrice urgente / importante. Suddivide le attività in quattro categorie: importanti e urgenti, importanti ma non urgenti, urgenti ma non importanti e né importanti né urgenti. Se utilizzata insieme alla regola dell’80/20, può aiutarti a eliminare le attività che sembrano urgenti ma che in realtà non generano valore. È ottima per fare ordine nel calendario, decidere cosa delegare o prepararsi al lunedì con un po’ meno apprensione.

Successivamente, uno dei miei metodi preferiti è il metodo MoSCoW per stabilire le priorità senza compromessi. Il metodo MoSCoW aiuta a classificare i requisiti in: indispensabili, importanti, desiderabili e non previsti per il momento. È come avere una discussione educata con i portatori di interesse, solo più veloce e con risultati migliori.

Il metodo MoSCoW fornisce ai team un linguaggio comune per ordinare le priorità e negoziare i compromessi, soprattutto durante la pianificazione degli sprint o la definizione dettagliata dell’ambito. Si abbina bene anche al pensiero basato sull’80/20, perché ti costringe a identificare ciò che genera davvero valore e ciò che può aspettare. 

Se vuoi saperne di più sulla definizione delle priorità delle attività, inclusi la matrice di Eisenhower e il metodo MoSCoW, dai un’occhiata a questo articolo sulla definizione delle priorità delle attività.

A volte, il modo migliore per applicare la regola dell’80/20 è smettere di fare supposizioni e iniziare a misurare. Gli strumenti di rilevazione del tempo possono mostrarti dove il team trascorre la maggior parte delle ore, mentre i diagrammi del flusso cumulativo aiutano a visualizzare il lavoro in corso, i colli di bottiglia e i tempi di ciclo. Quando sovrapponi questi dati ai risultati del progetto, diventa molto più facile individuare quali attività meritano l’investimento e quali invece ti stanno rallentando.

Se sei un appassionato di strumenti come me o stai semplicemente cercando un modo migliore per gestire il caos, dai un’occhiata al nostro elenco curato dei migliori strumenti per la produttività. Potresti trovare proprio la tua prossima app di riferimento per stabilire le priorità, pianificare o monitorare ciò che conta davvero.

Le migliori pratiche per applicare il principio di Pareto nella gestione dei progetti 

La regola dell’80/20 funziona solo se la metti in pratica. Ecco come trasformarla in un’abitudine, non solo in un argomento di discussione.

1. Individua le attività più importanti: Inizia identificando quali sono il 20% delle attività responsabili dell’80% del valore del tuo progetto. Utilizza i dati disponibili, ascolta il tuo team e considera i risultati a cui i tuoi stakeholder tengono maggiormente. L’obiettivo è separare i progressi significativi dal lavoro frenetico. Se qualcosa non contribuisce al quadro generale, probabilmente dovrebbe trovarsi in fondo all’elenco, o esserne escluso del tutto.
2. Stabilisci le priorità con intenzionalità: Una volta individuato ciò che ha più valore, proteggilo. Elimina o rimanda tutto ciò che non sostiene direttamente i tuoi obiettivi. Questo potrebbe significare opporsi all’ampliamento incontrollato dell’ambito, saltare le riunioni a basso impatto o rifiutare feedback che non modificano il risultato. Dare priorità non significa fare meno tanto per farlo: significa concentrare tempo ed energie dove contano davvero.
3. Assegna le persone giuste alle attività giuste: Sfrutta i punti di forza del tuo team a tuo vantaggio. Assegna i membri più capaci del team alle poche attività che hanno il peso maggiore. Non si tratta di fare favoritismi, ma di assicurarti che il lavoro più importante venga gestito dalle persone più preparate per portarlo a termine bene e nei tempi previsti.
4. Definisci e difendi il tuo ambito: L’ampliamento incontrollato dell’ambito prospera quando gli obiettivi fondamentali di un progetto non sono definiti chiaramente. Il principio 80/20 ti aiuta a rimanere concentrato su ciò che conta davvero. Inizia definendo chiaramente come si presenta il successo. Riesamina regolarmente questi obiettivi con il tuo team e i tuoi stakeholder. Quando arrivano nuove richieste, chiediti se sono in linea con l’ambito definito. 

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