Orientarsi in un Nuovo Progetto (con Joanna Leigh Simon)

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Ben Aston:

Grazie per essere all'ascolto. Sono Ben Aston, e questo è il Podcast del Digital Project Manager. Oggi sono in compagnia della meravigliosa Joanna Leigh Simon, famosa… anzi, famosa in tutto il mondo, per la grande distribuzione di penne del 2017. Restate sintonizzati. Probabilmente spero che oggi Joanna avrà qualcosa da regalare. E ha sempre qualcosa di interessante da condividere con noi. Quindi, benvenuta Joanna.

Joanna:

Ciao Ben. Grazie mille per avermi di nuovo qui.

Ben Aston:

Bene. Oggi parleremo di cosa succede quando veniamo catapultati su un nuovo progetto. A volte succede di essere buttati su un nuovo progetto. Altre volte atterrare su un nuovo progetto è positivo, ma spesso può essere piuttosto complicato. Parleremo quindi di alcune delle cose che possiamo fare per orientarci e mettere i progetti in ordine così da poterli effettivamente cominciare a gestire.

Penso che prendere in carico progetti da altre persone, a volte anche solo iniziare progetti, possa essere piuttosto stressante. Parleremo di come possiamo organizzarci e rendere tutta la cosa meno stressante. Ma prima di addentrarci, Joanna, raccontaci qualcosa di te, per chi non ti conoscesse ancora. Cosa fai e qual è la tua storia?

Joanna:

Certo. Sono una producer, project manager attualmente a Philadelphia e lavoro da circa otto anni in piccole agenzie. Inizialmente in agenzie di relazioni pubbliche e pubblicità, poi nella produzione video e più recentemente in uno studio di graphic design e branding. Ogni incarico ovviamenta ha avuto una forte componente digitale, siamo pur sempre nel XXI secolo. Attualmente sto cercando di capire quale sarà la mia prossima posizione, sto considerando anche di trasferirmi fuori da Philadelphia.

Ben Aston:

Tempi entusiasmanti. Se hai un lavoro per Joanna e stai ascoltando, e pensi: “Oh, voglio assumere quella ragazza”, contattala. Joanna è disponibile per collaborazioni. Raccontaci: nel tuo tempo libero, come ti tieni occupata? So che nella tua bio racconti alcune cose che ti piace fare e sono curioso di sapere, come gestisci il restare attiva, il restare coinvolta anche quando sarebbe facile semplicemente rilassarsi?

Joanna:

Certamente, dato che erano le vacanze e tutti erano in ferie, mi sono concessa parecchio tempo per rilassarmi, ed è stato veramente bello, lo consiglio a chiunque sia abbastanza fortunato da poterselo permettere. Ma sono anche riuscita a restare davvero impegnata.

Sto facendo molti lavori freelance, il che è molto stimolante. Soprattutto nel brand strategy, che adoro. Quindi è stato bello lavorare con persone a livello locale e anche con clienti in California e altrove, il che è fantastico. E sto cercando di fare tutte quelle cose che è difficile fare quando hai un lavoro a tempo pieno. Davvero un po’ di tutto: andare dal medico, fare esercizio, svolgere commissioni, sistemare cose nell'appartamento. È stato bello poter gestire tutta questa amministrazione.

Ben Aston:

È buffo, vero? Semplicemente vivere può essere un lavoro a tempo pieno.

Joanna:

Davvero.

Ben Aston:

Fare cose come andare dal dentista, dal dottore, prepararsi per la prossima grande occasione… Sono curioso però, come… Una delle cose che spesso emerge nel nostro gruppo Slack, vedo nel canale Remote PM. Vorrei sentire la tua opinione. Le persone chiedono: sto pensando di diventare freelance o project manager a contratto, ma come si trova il lavoro? Sembra che chi ha il giusto network trovi facilmente gli incarichi, e tu sei riuscita a trovare delle opportunità. Come ci riesci?

Joanna:

Ad essere completamente onesta, non sono stata io a cercare questi incarichi, quanto loro a trovare me. Adoro lavorare. Questa è una cosa che ho accettato di me negli ultimi anni.

Preferisco chiamarla carriera più che “workaholic”, ma chiamala come vuoi. Adoro lavorare. Credo che nelle conversazioni con amici e conoscenti, spiegando loro che avrei avuto del tempo libero per cercare un nuovo lavoro a tempo pieno, spesso mi si proponeva: “Ho un’amica che ha appena aperto un'attività, avrebbe bisogno di qualcuno che l’aiuti a organizzarsi o a pianificare una strategia. Vuoi conoscerla?” E rispondo sempre: “Sì”. Perché trovo il lavoro affascinante.

Ho anche proposto i miei servizi a chi pensavo potesse trarne beneficio, dicendo: ho un po’ di tempo e mi piacerebbe lavorare con te. Non lo faccio solo per i soldi, ma perché sinceramente mi piace questo tipo di lavoro, e ne sento la mancanza quando non lo faccio a tempo pieno.

Ben Aston:

Interessante. Il segreto è conoscere le persone giuste e sperare che abbiano incarichi da affidarti. Credo sia così un po’ per tutti. Il proprio network personale è fondamentale per trovare lavoro, non esiste una “riserva segreta di lavori PM a contratto” pronti per essere assegnati. Conta il networking individuale.

Joanna:

Assolutamente. Sembra un cliché, ma è proprio vero. Queste cose accadono organicamente, spesso quando non le stai nemmeno cercando. Devo essere onesta: l’idea di essere freelance a tempo pieno mi terrorizza perché non amo il “hustle”, il correre dietro ai lavori. Non sono brava a vendermi così, ma ho trovato che spesso se sei sincera su ciò che cerchi e che puoi offrire, le opportunità arrivano in modo naturale.

Ben Aston:

Molto interessante. Oggi parleremo di un paio di cose. Prima di tutto dell’articolo che hai scritto recentemente, tutto basato sulle domande da fare quando inizi un nuovo progetto. Se non l’hai ancora letto, specialmente se stai avviando un progetto nuovo e ti senti spaesato, questo fa per te.

Penso che avviare progetti possa essere estremamente scoraggiante, soprattutto con nuovi clienti o se sei nuovo in agenzia, o se ti dicono: ok, questo è tuo, sei tu il responsabile. Può essere davvero spaventoso, anche perché, nella mia esperienza, nove volte su dieci, chi ti passa il progetto non ci tiene più. Ti dicono solo che il progetto è così semplice che non serve passaggio di consegne. Tutti sanno cosa fare, non servono appunti.

Questa è la mia esperienza nei progetti passati ad altri. Nessuno sa mai cosa sta succedendo. Non ci sono note, non c’è passaggio, quindi cosa fai? È proprio ciò di cui parleremo oggi: le domande da porre all’inizio di un nuovo progetto. Joanna, qual è stata la tua esperienza nel prendere in carico progetti così? Ti senti come se fossi stata buttata in acqua senza salvagente oppure hai avuto esperienze migliori?

Joanna:

Non credo di aver avuto storie da incubo, ma è una situazione in cui mi sono trovata spesso. La memoria più vivida è legata al mio ultimo lavoro: sono arrivata e non c’era un project manager da un po’, quindi i direttori creativi gestivano tutti i progetti, circa 20 in quel periodo. Ho preteso di sedermi con loro e analizzare ogni progetto uno alla volta con tutte le domande che pongo nell’articolo. È stato estenuante, ma anche prezioso, ricevere tutte quelle informazioni subito.

Forse sembrerò molto nerd, ma se ami davvero la gestione progetti, come presumo chi ascolta, buttarsi e affrontare la sfida di prendere in carico un progetto a metà strada può essere appassionante e uno stimolo che molti sapranno cogliere. Personalmente lo trovo eccitante, anche in modo un po’ narcisista.

Ben Aston:

Può davvero essere entusiasmante. Ma l’importante, come hai spiegato nell’articolo, è avere un piano su come affrontare la presa in carico di un progetto. Nell’entusiasmo di un incarico nuovo, puoi tuffarti nel lavoro senza riflettere ma, come dici tu, è meglio… Riassumo in quattro aree: occorre capire il piano di gestione di progetto, familiarizzare con il team, comprendere il cliente, e infine il lavoro.

Hai parlato dell’importanza della dichiarazione di lavoro (statement of work), di cosa stiamo effettivamente realizzando e, punto essenziale, di cosa non dobbiamo realizzare. Joanna, puoi spiegare come orientarsi nella dichiarazione di lavoro?

Joanna:

Assolutamente. Nell’articolo spiego in dettaglio le domande da porre all’inizio e a chi rivolgerle, ma spesso i project manager hanno la reputazione, specialmente nelle realtà creative, di essere la voce della ragione che frena i più entusiasti. Non amo quel ruolo, ma è essenziale. E quindi comprendere cosa NON stiamo consegnando è fondamentale. Di solito quando pongo questa domanda mi guardano male, magari storcono il naso, ma è importante. Spesso occorre essere il “cattivo” della situazione, ma questa domanda salva tutti da confusione, sprechi di tempo e di denaro. Ho vissuto situazioni in cui clienti, creativi o account volevano “mirare alla luna” senza limiti. Da project manager è importante ottenere risposte oneste su ciò che non dobbiamo consegnare, così da proteggere tutti. Anche se la cosa non piace subito, ti ringrazieranno dopo.

Ben Aston:

Soprattutto quando subentri a progetto già avviato, se non poni questa domanda rischi di farti trascinare dall’entusiasmo e di investire risorse interne perché si pensa di ottenere premi o altro. Ma bisogna chiedersi subito: “Cosa NON dobbiamo consegnare?” e anche quali sono le principali tappe e le scadenze, poiché anche questo conta.

Spesso, se lasci fare al team, creerà qualcosa di stupendo, ma ci vorrà un’eternità e sarà molto costoso – ma magari vincerete anche premi!

Joanna:

Assolutamente. Non voglio essere quella che limita il lavoro del team, ma si tratta di gestire le aspettative per essere la voce della ragione. Spingere le persone a dare il massimo è giusto, ma solo se serve al progetto. Altrimenti, preferisco dire: “Guardate, non dobbiamo occuparci di questo, concedetevi una pausa.”

Ben Aston:

Un altro punto importante che citavi nell’ambito delle domande legate al piano: abbiamo già fatto qualcosa del genere prima? O lo ha già fatto qualcun altro? È fondamentale chiederlo al team o ad altri produttori/manager. Perché, di solito, le persone vogliono reinventare la ruota pensando di poter fare meglio, ma prima chiediamoci: cosa potremmo riutilizzare?

Porsi questa domanda è importante.

Joanna:

Assolutamente. Questa domanda si lega anche al fatto che il project manager deve gestire le aspettative e, ogni tanto, fare la parte del “cattivo” che dice: dobbiamo solo concludere, non è tempo di sperimentare. Ma guardare a cosa è stato già fatto può essere anche la via veloce per innovare. Non reinventiamo la ruota se non serve: individuiamo invece dove possiamo essere originali e innovativi, studiando ciò che è già stato fatto.

Ben Aston:

Spesso può risparmiarti problemi in futuro. Parlando di problemi: una delle domande che citi è cosa potrà ostacolare il piano? È importante chiedersi: se il progetto dovesse fallire, come mai? Quali sono i principali ostacoli o rischi? Come tieni traccia delle risposte a questa domanda e come stimoli il team a ragionarci?

Joanna:

Il mio approccio alla gestione progetti è tutto basato sull’onestà. Queste domande che suggerisco di porre quando ti ritrovi su un nuovo progetto a metà strada, si basano sull’onestà della tua squadra e di te stesso. Chiedersi quali ostacoli potrebbero esserci ha valore solo se si ottengono risposte sincere. In caso affermativo, puoi anticipare i problemi e preparare soluzioni prima ancora che si presentino.

Spesso si dimentica che è proprio responsabilità di noi project manager andare a fondo nei problemi potenziali, anche se non sono ancora reali, per essere poi pronti all’occorrenza, tu o i tuoi colleghi. Lo trovo prezioso.

Ben Aston:

Perfetto. Abbiamo parlato delle domande sul piano, sulla dichiarazione di lavoro, sulle consegne. Parliamo ora del team. Questa può essere delicata, soprattutto se sei nuovo in agenzia. Anche se sei solo “buttato” su un nuovo progetto, chiedersi chi dovrà occuparsi del lavoro, se il piano delle risorse è adeguato, è fondamentale. Ma come capisci se il piano è veramente giusto, se le persone assegnate al progetto sono adeguate, specie quando ti vengono “assegnate” le risorse magari non scelte da te?

Joanna:

Hai colto un punto importante: fare questa domanda serve anche a prepararsi a notizie negative. Una delle cose chiave della mia filosofia di project management è l’onestà, un’altra è l’istinto. Avere buon istinto è fondamentale, specie nella gestione delle persone. Anche se ascolti gli altri, devi usare il tuo istinto per capire punti di forza e debolezza del team e colmare eventuali lacune appena possibile.

Ben Aston:

Un modo per farlo rapidamente è… Io ottimista tendo a pensare che tutti sappiano il fatto loro quando arrivo in un nuovo team/progetto. Ma spesso non è così – e se non lo verifichi subito con domande che sembrano banali (che stai facendo, quando finirai, lo hai già fatto?), rischi che tutto vada fuori controllo. Iniziare rivolgendosi subito a queste domande può salvare budget e progetto.

Joanna:

Esattamente. Essere un buon project manager è soprattutto questione di soft skill, capacità relazionali e saper porre le giuste domande. Non solo per la documentazione ma anche per cogliere le sfumature, esigenze e motivazioni personali. È questa la vera sfida, e anche il bello del prendere in carico progetti già avviati: mettersi alla prova e crescere nelle soft skill.

Ben Aston:

Abbiamo affrontato il piano e il team. Ora il cliente. È importante chiedersi chi è davvero il cliente: chi prende le decisioni? Chi è il referente finale? Puoi approfondire?

Joanna:

Sì. Questa domanda nasce da esperienze personali: spesso ti dicono che il referente è una persona, ma poi scopri che in realtà ce n’è un’altra o che il vero decisore è altrove. Non c’è malafede, a volte la situazione è semplicemente più complessa. Bisogna incoraggiare i clienti ad essere trasparenti su questo e far capire che è normale dover chiarire chi sono tutti gli stakeholder coinvolti.

È meglio saperlo subito piuttosto che scoprirlo a progetto inoltrato. Anche solo per programmare gli incontri di approvazione e non sprecare budget cercando di rimediare poi a errori di direzione.

Ben Aston:

Assolutamente vero. Sembra ovvio, ma non lo è mai, specialmente con un nuovo cliente.

Parliamo del quarto aspetto: il lavoro. Bisogna chiarire quali sono gli obiettivi di successo: aumentare la notorietà del brand, acquisire utenti, aumentare i ricavi… Capire cosa si intende per successo, qual è l’audience e se ciò che si sta producendo risponde davvero agli obiettivi strategici. Come ti assicuri che il lavoro prodotto sia idoneo e centrato sugli obiettivi?

Joanna:

Questa domanda è importantissima. Se sei nuovo nel progetto, è un modo semplice per capire, dagli occhi di team e cliente, gli obiettivi veri. Ma è anche una grande occasione per “ricentrare” il cliente: fargli ricordare perché sta investendo su questo lavoro e tenere tutti motivati allineati sullo stesso traguardo.

Poter restituire al cliente le sue motivazioni con le sue stesse parole è anche un modo per rafforzare la collaborazione tra team di progetto e cliente, così da orientare tutti verso il risultato globale.

Ben Aston:

È davvero un’opportunità per porre domande che, se fossi già in progetto da tempo, non potresti più permetterti. Ma ponendole ora, puoi riallineare collettivo e cliente su come il lavoro contribuisce agli obiettivi strategici. Un consiglio davvero utile.

Per chiudere, qualche pensiero su come gestire meglio i passaggi di consegne nei progetti. Essere consapevoli che è normale sentirsi spaesati all’inizio: occorre porre domande e farsi un’idea il più velocemente possibile. Ed evitare di sovra-esporsi o dire troppi sì, almeno nelle prime fasi, perché non si sa ancora abbastanza. Annaffare troppo può essere controproducente.

Capita spesso che nella transizione manchino totalmente le informazioni e che chi passa il progetto… semplicemente “non ce le abbia perché non esistono”. In tal caso, sentitevi autorizzati a creare un vostro piano che vi dia la sicurezza di riuscire a condurre il lavoro ai risultati desiderati.

Joanna:

Domanda interessante. Non esistono risposte univoche, ma credo che il filo conduttore di questa conversazione sia l’onestà. Sia nel passare informazioni sia nel riceverle bisogna essere sinceri, non ostentare sicurezza se non si ha, non aver paura di fare domande anche più volte e da più persone. Se lavoriamo con gente seria, ci verranno incontro.

Non serve fingere, meglio essere onesti e chiedere finché serve. Può sembrare debolezza, ma in realtà fa bene a tutti.

Ben Aston:

Ottimo consiglio. Aggiungo solo: se a forza di domande nessuno sa rispondere, è perché le risposte (o il piano) non esistono. Se quindi subentri e scopri che manca tutto, sentiti in diritto di fare tu un piano nuovo, insieme al team, capace di portare ai risultati e agli obiettivi strategici richiesti.

Abbiate fiducia nel vostro istinto: fate un piano che poi potrete davvero portare a termine.

Joanna:

Assolutamente, sono d’accordissimo.

Ben Aston:

Joanna, grazie mille per essere stata con noi. È stato un piacere averti qui.

Joanna:

Grazie mille, è stato molto divertente. Scusatemi se sono un po’ raffreddata!

Ben Aston:

Prima di lasciarci, hai qualcosa da regalare oggi? L’altra volta erano penne, questa volta?

Joanna:

Tristemente devo dire che nessuno mi ha chiesto la penna! Quindi se non volete le mie penne speciali, allora niente regalo oggi. Però, dato che sono raffreddata, sto guardando una confezione nuova di Sudafed. Quindi, se vi serve qualcosa per la stagione del raffreddore e dell’influenza… sapete dove trovarmi, scrivetemi pure.

Ben Aston:

Ottima offerta! Se volete il Sudafed, o contribuire alla discussione, commentate il post e visitate la sezione community del sito per unirvi al nostro gruppo Slack, dove troverete tante conversazioni interessanti. Alla prossima e grazie per l’ascolto.