Il presidente di PMBOK afferma che i leader di progetto dovrebbero smettere di inseguire gli strumenti di IA e iniziare a ridurre la complessità
Jesse Fewell, formatore in Project Management, afferma che i leader di progetto dovrebbero utilizzare l'IA per semplificare il lavoro sui progetti e ridurre la complessità, mantenendo però le relazioni con gli stakeholder e la leadership saldamente umane.
Usabilità degli strumenti: Gli strumenti di IA variano in termini di facilità d'uso; le piattaforme integrate spesso offrono un'esperienza più lineare.
Priorità alla semplicità: Semplificare i sistemi tecnologici per gestire in modo efficiente la complessità, aumentando la produttività e riducendo il sovraccarico mentale.
Impatto dell'IA: L'IA migliora la gestione dei progetti occupandosi di attività ripetitive, consentendo ai professionisti di concentrarsi sulla strategia.
Competenze umane: Il coinvolgimento degli stakeholder rimane un ambito umano, poiché l'interazione personale costruisce fiducia e comunicazione essenziali.
Ripensare il ruolo: I project manager devono adattarsi ai progressi dell'IA, poiché le organizzazioni integrano l'intelligenza artificiale nelle dinamiche lavorative.
Jesse Fewell è un formatore di project management che aiuta le organizzazioni a gestire iniziative di trasformazione complesse. È anche l'autore di Untapped Agility e ha presieduto l'ottava edizione della PMBOK Guide®.
Abbiamo incontrato Jesse per discutere di come l'IA stia cambiando la delivery dei progetti, la leadership e il futuro ruolo dei project manager. Ecco cosa ci ha raccontato.
Plasmare il futuro del project management
Ciao, sono Jesse. Aiuto i leader a tutti i livelli a promuovere cambiamenti che durano. Il mio lavoro di consulenza spazia dal rafforzare le competenze di leadership nelle scuole pubbliche di Washington DC al guidare la trasformazione digitale di Frontier Communications, un'azienda da 4 miliardi di dollari recentemente venduta a Verizon.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Condivido anche le mie riflessioni con la comunità più ampia attraverso libri e articoli di settore, e ho presieduto l'ottava edizione della PMBOK Guide®, lo standard globale per il project management.
Sono l'autore di Untapped Agility e da oltre dieci anni scrivo una rubrica, "The Agile Project Manager", su PM Network Magazine.
Il cambiamento più rilevante che l'IA ha apportato al mio lavoro è la capacità di generare maggiore slancio e fiducia nel mio stesso pensiero.
In passato passavo ore a ricercare idee e generare scalette per una presentazione, un workshop o una riunione di team. Ora inizio semplicemente scrivendo in un prompt di chat — uso principalmente Copilot e Gemini — e l'idea che ho in testa viene messa alla prova con una buona domanda o validata da un suggerimento che avevo già scartato.
Come tutti, sono rimasto impressionato dalla quantità prodotta dalla GenAI quando è arrivata per la prima volta. Tuttavia, negli ultimi anni sono tornato al vecchio consiglio che "meno è meglio". Che si tratti dei miei punti da trattare, della formattazione o delle intuizioni, l'IA mi aiuta a essere più me stesso, ed è questa la cosa che per me ha più valore.
Nell'attività quotidiana di progetto, delego all'IA attività amministrative noiose come i verbali delle riunioni, i riassunti esecutivi e le bozze di agenda. Sfortunatamente, tutto il tempo risparmiato lo investo provando nuovi strumenti PPM che promettono troppo e mantengono poco.
Per esempio, ho provato un nuovo strumento di IA per migliorare i risultati dell'analisi Monte Carlo delle schedule, ma non ha funzionato. L'IA affidabile mi fa risparmiare tempo, ma poi lo spreco con IA inaffidabili.
Cosa dovrebbe gestire l'IA e cosa deve restare esplicitamente umano
Pensieri di Jesse
Il coinvolgimento degli stakeholder rimane completamente umano. Nonostante tutte le innovazioni odierne, credo che ascoltare facendo contatto visivo sia ancora il modo più credibile per raccogliere feedback su progetti e prodotti.
Le attività che secondo me sono meglio gestite dall'IA sono i compiti tattici basati su dati facilmente accessibili: generare una roadmap da una schedule principale, compilare il registro dei rischi sulla base del brief di progetto e comprimere il business case in un paragrafo per un template di stato.
Al contrario, il coinvolgimento degli stakeholder rimane completamente umano. Nonostante tutte le innovazioni odierne, credo che ascoltare facendo contatto visivo sia ancora il modo più credibile per raccogliere feedback su progetti e prodotti.
Vedo molti nuovi strumenti di discovery basati su IA che promettono di farmi risparmiare tempo eliminando riunioni "inutili". Ma in quanto project leader, i miei colleghi hanno bisogno di sapere che li ascolto e li comprendo.
Una sponsor si è recentemente lamentata con me dicendo di aver dovuto ripetere se stessa "tre volte di troppo". Non le chiederei mai di ripetere ancora una volta le stesse cose solo per la mia IA che registra le riunioni. Invece, ascolto le sue preoccupazioni, con le sue parole. Dopo la riunione, uso una sessione di chat per scrivere un project brief per l'ingegneria contestuale futura; ottengo così una maggiore fiducia dalla sponsor e ho comunque i dati necessari per le attività successive. Alla fine, i progetti sono ancora lavoro sulle persone, perché sono guidati dalle persone.
Gestire calendari complessi con l'IA
Un flusso di lavoro semplice che mi aiuta è la gestione del calendario. Poiché seguo contemporaneamente diversi progetti per clienti e come volontario, ho più eventi e calendari che richiedono validazione e coordinamento.
In passato avrei assunto un assistente virtuale, ma oggi posso sfruttare alcune automazioni per assicurarmi di non avere conflitti o impegni mancati. Certo, ci sono voluti diversi tentativi ed errori per destreggiarmi tra le molte policy e firewall delle varie organizzazioni con cui collaboro. Ma con dei semplici prompt ho accelerato il mio ciclo di apprendimento e affinato una soluzione per il calendario che si adatta alla mia situazione unica.
La realtà dell'usabilità degli strumenti di intelligenza artificiale
La variazione nell’usabilità degli strumenti di IA mi ha sorpreso…Non dovrebbe sorprendermi, ma ogni strumento ha la sua esperienza utente.
La variazione nell'usabilità degli strumenti di IA mi ha sorpreso. Recentemente ho provato a utilizzare un LLM proprietario interno di un'azienda per l'analisi di progetti; semplicemente non era in grado di eseguire calcoli sulle date, ad esempio "Quanti giorni di calendario mancano alla fine del mio programma?"
L'ingegnere mi ha detto che la mia richiesta era debole, ma, come utente, mi aspettavo che deducesse la mia intenzione come PM. Inoltre, Copilot e Gemini offrono casi d'uso molto ristretti nella mia suite di produttività. Non dovrebbe sorprendermi, ma ogni strumento ha la sua esperienza utente.
Come si evolve uno stack tecnologico con strumenti guidati dall'IA
Le piattaforme integrate sono più utili al giorno d'oggi. Con molteplici app e strumenti diversi sia in ufficio che sul mio telefono, semplifico dove posso. Ad esempio, recentemente ho abbandonato i miei amati board di Trello a favore dei task manager integrati in Microsoft Outlook, che usa il mio cliente, e in Google Workspace, che usa la mia società di consulenza. Nel corso degli anni ho provato Zapier a intermittenza per integrare i migliori strumenti PM tramite flussi di lavoro automatizzati, ma avere tutto in un unico posto è più convincente in un mondo tecnologico sempre più complesso.
ChatGPT Plus è il mio primo riferimento per la maggior parte delle cose. Mi piace come Gemini possa accedere a tutti i miei documenti Google. Ho provato letteralmente dozzine di strumenti PPM alimentati dall'IA, ma continuo a tornare su questi due.
Perché la semplicità è fondamentale nella scelta dello stack tecnologico
Le ricerche dimostrano che l'umanità si trova di fronte a una crescita esponenziale di cambiamenti e complessità. Prima una dozzina di servizi in streaming ha sostituito il mio unico abbonamento alla TV via cavo, e ora anche per scrivere un'email ci sono tre plugin IA.
La scienza mostra che il cervello umano può gestire solo una certa quantità di complessità alla volta, quindi dobbiamo imparare a padroneggiare l'arte di zoomare dentro e fuori piuttosto che far rimbalzare l'attenzione su una dozzina di cose diverse contemporaneamente.
Il vecchio argomento a favore delle piattaforme tecnologiche era legato all'efficienza dei costi, sia nelle licenze che nei costi di adozione. Tuttavia, la semplicità diventerà una vera e propria ricompensa man mano che entreremo in un mondo tecnologico sempre più frammentato negli anni 2030.
Come l'IA aiuta a semplificare la gestione dei progetti
I pensieri di Jesse
I PM professionisti aggiungono maggior valore quando non solo svolgono compiti di PM, ma insegnano anche e distribuiscono le responsabilità di PM ai loro colleghi.
Nel mio lavoro con le scuole pubbliche di DC, ho osservato due tendenze importanti.
Ogni responsabile aveva bisogno di competenze PM perché carenze di budget e personale impedivano l'assunzione di project manager professionisti. Questo significa che i PM professionisti aggiungono più valore non solo svolgendo i compiti di PM, ma anche insegnando e distribuendo le responsabilità di PM ai loro colleghi.
Un dipartimento operativo o un’agenzia trae vantaggio da politiche di project management semplici. Il novanta percento del lavoro del team riguarda manutenzione delle strutture, registrazione delle famiglie e distribuzione dei pasti. Di conseguenza, il team non ha la capacità di adottare un framework PM formale come Scrum. Invece, abbiamo fornito una pagina unica di politiche PM (es. ogni progetto utilizza il modello di project charter su una pagina) e di competenze PM (es. come seguire diplomaticamente le attività in ritardo).
Per creare quei one-pager, ho prima esaminato i principi alla base del processo di gestione dei progetti. Ho chiesto a GenAI quali fossero gli obiettivi e le dinamiche di un project charter, quindi ho confrontato la sua risposta con la mia esperienza e formazione. In secondo luogo, l’ho invitata a generare una bozza per una policy su una sola pagina. Per il charter, questo includeva anche un worksheet che i team potevano utilizzare per esplorare le 5W di un progetto (ad esempio: perché i genitori dovrebbero interessarsi a questo progetto di scuola pubblica? Chi sono le parti interessate principali?). In terzo luogo, ho condiviso la bozza del worksheet con i membri del team e i manager, raccogliendo il loro feedback. In quarto luogo, ho inserito quel feedback e la mia analisi in GenAI per raffinare il worksheet. Trovo che sia i plugin AI che i chatbot GenAI funzionino meglio con compiti semplici. Spesso, il primo passo consiste nel far sì che lo strumento scomponga concetti complessi di gestione dei progetti in attività concrete.
Quando gli strumenti AI non appartengono al luogo di lavoro
Spesso, i leader tecnologici sentono la pressione di adottare strumenti di fornitori che semplicemente ancora non offrono i controlli di sicurezza necessari a prevenire danni concreti. Lavoro con molte organizzazioni avverse al rischio, come infrastrutture, istruzione e difesa. Incoraggio questi leader a vantarsi senza alcuna vergogna delle capacità già presenti in azienda che spesso possono superare di gran lunga le luccicanti novità AI che tutti desiderano.
Ad esempio, un’organizzazione con cui collaboro attualmente vieta tutte le piattaforme agentiche e, dal mio punto di vista, lo fa per tutti i motivi giusti. Invece, la stessa organizzazione ha avviato una revisione della governance che ridurrà la burocrazia dei progetti, consentendo l’uso delle automazioni di workflow già esistenti.
I primi segnali indicano che le approvazioni di progetto si accelereranno da mesi a giorni, senza adottare la logica imitativa di acquisto di nuove tecnologie spesso raccontata nelle notizie.
Ripensare la gestione dei progetti in una forza lavoro potenziata dall’AI
Stiamo già assistendo alla più preoccupante previsione che si avvera: i responsabili delle assunzioni utilizzano sempre più spesso personale potenziato dall’AI invece di assumere nuovi dipendenti…Ogni PM dovrebbe immediatamente ripensare il proprio ruolo in una forza lavoro potenziata dall’intelligenza artificiale.
Stiamo già vedendo che la previsione più preoccupante si sta realizzando: i responsabili delle assunzioni utilizzano sempre più spesso personale potenziato dall’AI invece di assumere nuovi dipendenti. Questo è particolarmente vero nel settore tecnologico.
Tre anni fa ci trovavamo nell’era degli sviluppatori mid-level milionari. Oggi, ciò è vero solo per gli ingegneri AI, mentre il resto della forza lavoro tech affronta una concorrenza crescente. Certo, siamo ancora nel ciclo di hype dell’AI e una correzione del mercato arriverà prima o poi. Tuttavia, ogni PM dovrebbe subito ripensare il proprio ruolo in una forza lavoro potenziata dall’intelligenza artificiale.
