Governance del Progetto: Cos’è e Come Implementarla

Perché è importante la governance di progetto?

La governance di progetto è importante perché assicura che i progetti siano allineati agli obiettivi aziendali. Fornisce la struttura e i principi necessari che guidano una gestione efficace del progetto, aiutano a ottenere il valore previsto e riducono i rischi. 

La governance svolge queste funzioni fondamentali. 

• Guida i tuoi processi, politiche e strutture
• Definisce come i progetti sono gestiti e controllati
• Fornisce meccanismi di supervisione e controllo  
• Stabilisce criteri per il processo decisionale
• Ti aiuta a prendere decisioni nell’interesse migliore del progetto e dell’azienda
• Stabilisce linee chiare di responsabilità e rendicontazione
• Definisce chi ha l’autorità di prendere decisioni

I 3 pilastri della governance di progetto

La governance di progetto si basa su tre pilastri fondamentali: struttura, persone e informazioni. 

• Struttura: Questo pilastro offre un quadro di governance ben definito insieme a processi e politiche che stabiliscono una gerarchia di ruoli e responsabilità, definiscono l’autorità decisionale e impostano un sistema di pesi e contrappesi. Inoltre, crea una roadmap chiara per l’esecuzione del progetto e aiuta tutti a comprendere i loro ruoli, riducendo la confusione e incrementando la produttività del team.
• Persone: Questo pilastro definisce chi è coinvolto nei progetti e quale sia il loro ruolo (ad es. il project owner, stakeholder consultati, decisori, ecc.) così da identificare le persone giuste e inserirle in ruoli compatibili con le loro competenze ed esperienze. La governance può anche stabilire politiche per la formazione e lo sviluppo continuo, per mantenere tutti aggiornati sulle best practice e le nuove tendenze nel project management.
• Informazioni: Questo pilastro garantisce che tu abbia i dati e le informazioni corrette sui tuoi progetti, e che siano accurati e tempestivi. Include anche la creazione di sistemi per la raccolta dati, il reporting e l’analisi. Utilizzerai queste informazioni per prendere decisioni informate, monitorare l’avanzamento, valutare le performance e identificare potenziali problemi prima che diventino criticità. Inoltre, le informazioni accrescono trasparenza e fiducia tra gli stakeholder.

Componenti della governance di progetto

Questi componenti ed elementi del framework di governance guidano l’esecuzione dei progetti, la delega dei compiti, la condotta del team e la responsabilità, nonché l’allineamento dei risultati con gli obiettivi aziendali.

Modelli di governance

I modelli di governance definiscono la struttura e la gerarchia del progetto. Di seguito alcuni esempi di modelli che puoi adottare in base a dimensione, complessità ed esigenze specifiche dell’azienda.  

• Centralizzato: Questo modello utilizza una singola autorità o un gruppo per prendere le decisioni principali e far rispettare le politiche.
• Decentralizzato: In questo modello, il team di progetto o l’unità funzionale può gestire il progetto con una supervisione limitata aggiuntiva.
• Ibrido: Il modello ibrido combina un approccio centralizzato e decentralizzato, solitamente con politiche centralizzate e esecuzione decentralizzata.

Responsabilità e compiti

Questo elemento riguarda la chiarezza su ruoli e responsabilità e la definizione di chi è responsabile di quale attività. Aiuta a prendere decisioni efficaci e puntuali con un maggiore livello di responsabilità. 

Ad esempio, i membri del team sono responsabili del completamento delle attività e degli output di progetto, mentre gli stakeholder hanno il compito di fornire input e feedback per assicurarsi che il progetto soddisfi le loro aspettative ed esigenze. 

Lead Smarter in the Age of AI

Join the DPM community for access to exclusive content, practical templates, member-only events, and weekly leadership insights - it’s free to join.

Sign up with:

LinkedInGoogleMicrosoft

Or sign up with email:

Email

This field is for validation purposes and should be left unchanged.

Name*

First name Last name

Business email*

This field is hidden when viewing the form

Free Account Module

Bottom BarLanding PageFooterInlinePop UpSidebarSSO

LinkedIn profile

Seniority*

Select an optionExecutive / C-suiteVPDirectorManagerIndividual ContributorOther

Company's AI adoption maturity*

Select an optionExploring opportunitiesRunning pilotsScaling adoptionEmbedded in the business model

Coinvolgimento e comunicazione degli stakeholder

Questa componente consiste nel mantenere gli stakeholder informati e coinvolti durante tutto il ciclo di vita del tuo progetto. Ciò include l'impostazione di canali di comunicazione per aggiornamenti sull'avanzamento e feedback. 

Ad esempio, potresti stabilire una frequenza regolare, rapporti di stato e altre comunicazioni per tenere gli stakeholder informati e partecipi. Questo ti aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder, affrontare tempestivamente eventuali preoccupazioni e aumentare la fiducia.

Riunioni e Reporting

Questa componente ti aiuta a monitorare l'avanzamento del progetto e a mantenere i progetti sulla buona strada. Comprende la definizione di tempistiche per riunioni regolari, la definizione delle agende, la redazione dei verbali, il monitoraggio delle attività, l'identificazione precoce di eventuali problemi e l'adozione tempestiva di azioni correttive.

Gestione dei Rischi e delle Issue

Questa componente implica l'identificazione, la valutazione e la mitigazione di rischi e problematiche. Svilupperai un processo standard per la pianificazione della gestione del rischio, identificazione dei rischi, valutazione, mitigazione e monitoraggio. Questo aiuta ad affrontare potenziali problemi prima che possano compromettere il successo del progetto. 

Definirai strategie chiare e pratiche di gestione del rischio che coprono come le questioni verranno identificate, valutate e risolte. Questo include anche l'istituzione di un processo per la documentazione e il monitoraggio delle issue, e la loro pronta risoluzione.  

Assicurazione Qualità

Questa componente prevede la definizione di meccanismi di supervisione e controllo come audit di progetto interni, revisioni tra pari e valutazioni esterne. L'assicurazione qualità è importante perché ti aiuta a determinare se i deliverable di progetto rispettano gli standard e le aspettative specificate. 

Imposta processi per condurre valutazioni regolari di qualità, pianificazione della qualità, assurance della qualità (QA), controllo qualità (QC) e miglioramento continuo.

Processo di Controllo della Gestione del Progetto

Questa componente comprende la creazione di processi per il monitoraggio e il controllo dell’esecuzione del progetto. Imposterai una frequenza per tracciare lo stato di avanzamento rispetto al piano di progetto; misurerai le prestazioni rispetto alle principali milestone, deliverable e budget; e fornirai aggiornamenti agli stakeholder. 

Dovrai anche stabilire quali metriche e indicatori chiave di performance (KPI) utilizzare, impostare sistemi di monitoraggio e istituire meccanismi per azioni correttive al fine di mantenere i progetti in linea e raggiungere i risultati attesi.

Chi è Coinvolto nella Governance di Progetto?

Ecco i ruoli chiave coinvolti nella governance di progetto.

Sponsor

Uno sponsor di progetto (tipicamente un dirigente senior) fornisce la visione complessiva e l'indirizzo per il progetto. Allinea il progetto agli obiettivi strategici aziendali affinché venga consegnato il valore previsto.

Gli sponsor inoltre approvano le risorse necessarie, supportano il team di progetto, sono responsabili del successo del progetto e si relazionano con gli stakeholder principali per gestire le loro aspettative.

Project Manager

Come project manager, sei responsabile del lavoro e fornisci guida durante l’intero ciclo di vita del progetto, inclusi pianificazione, esecuzione e chiusura del progetto. Ti assicuri che il progetto rimanga sulla giusta strada, gestisci rischi e criticità e garantisci il raggiungimento dei risultati attesi. 

Comunichi inoltre con gli stakeholder, fornisci aggiornamenti regolari, affronti tempestivamente eventuali criticità e garantisci che il progetto venga gestito seguendo il framework di governance.

Comitato Guida

Il comitato guida è costituito da un gruppo di dirigenti senior e stakeholder che forniscono supervisione e orientamento sul progetto. Il comitato prende decisioni di alto livello, risolve problemi e mantiene l’allineamento del progetto con gli obiettivi aziendali.

Si riunisce inoltre regolarmente per verificare i progressi del progetto, affrontare eventuali preoccupazioni e fornire al team di progetto le risorse necessarie.

Project Management Office (PMO)

Il project management office (PMO) stabilisce e mantiene il framework di governance e ti offre supporto e orientamento per garantire che i progetti vengano eseguiti secondo la governance stabilita.

Il PMO monitora inoltre l’avanzamento dei progetti, fornisce aggiornamenti periodici al management e segue le migliori pratiche di project management e governance.  

Vantaggi della Governance di Progetto

Ecco i principali vantaggi dell'implementazione della governance di progetto.

• Allineamento con gli obiettivi dell'organizzazione: La governance di progetto ti aiuta a garantire che i tuoi progetti siano in linea con gli obiettivi aziendali, eseguire i progetti in modo conforme agli standard dell'organizzazione e a dare priorità ai progetti che offrono maggior valore e allocare le risorse in modo efficiente ed efficace.
• Gestione efficace dei rischi: I rischi di progetto possono portare al fallimento del progetto. La governance ti consente di identificare, valutare e mitigare i rischi in modo proattivo e sistematico, così puoi affrontare i problemi prima che minaccino il tuo progetto.
• Migliore coinvolgimento degli stakeholder: La governance di progetto ti aiuta a mantenere informati e coinvolti tutti gli stakeholder per tutto il ciclo di vita del progetto. Con il giusto contributo da parte loro, puoi raggiungere gli obiettivi del progetto e fornire il valore atteso. Aiuta inoltre a gestire le aspettative e risolvere rapidamente eventuali preoccupazioni.
• Maggiore trasparenza e responsabilizzazione: La governance di progetto stabilisce linee chiare di responsabilità e compiti, così le decisioni vengono prese in modo tempestivo ed efficace. Questo minimizza la confusione, aumenta la fiducia tra gli stakeholder e incrementa la probabilità di successo del progetto.

Sfide comuni e come superarle

Ecco alcune sfide comuni nella governance di progetto e come superarle:

• Resistenza al cambiamento: Se incontri resistenza al cambiamento, coinvolgi i membri del team e gli stakeholder nel processo di governance e fornisci loro la formazione e il supporto necessari. Comunica i vantaggi e affronta eventuali perplessità tempestivamente per ottenere l'adesione.
• Aspettative irrealistiche degli stakeholder: Se noti che le aspettative degli stakeholder non sono realistiche, attiva canali di comunicazione, incontri regolari e meccanismi di feedback. Tienili informati e coinvolti per tutto il ciclo di vita del progetto per contrastare eventuali attese irrealistiche e affrontare tempestivamente le preoccupazioni.
• Vincoli di risorse: Se le risorse del tuo progetto sono limitate, assicurati di pianificare e gestire sufficientemente le risorse e di dare priorità ai progetti che offrono il maggior valore in relazione alle risorse richieste. Identifica, monitora e segnala regolarmente eventuali vincoli potenziali e intervieni prontamente con azioni correttive.

Come implementare la governance di progetto

Ecco come implementare la governance di progetto nella tua organizzazione.

1. Crea un team di governance

Costruisci un team di governance che sia in grado di fornire una direzione strategica generale, supervisione e approvazione di ambito progetto, budget e tempistiche. Questo team dovrebbe includere un comitato direttivo, uno sponsor di progetto, tu come project manager, il PMO (se presente) e gli stakeholder chiave.

2. Stabilisci un quadro di governance chiaro

Definisci i ruoli, le responsabilità e l’autorità decisionale all'interno del tuo team di progetto. Specifica chi è responsabile di cosa, assicurati che ci sia chiarezza ed evita ambiguità. 

Potresti aver bisogno di predisporre quadri diversi a seconda della tipologia di progetto. Assicurati che ogni quadro sia allineato agli obiettivi strategici più ampi della tua azienda e agli obiettivi di progetto, per garantire coerenza e chiarezza della direzione. 

Author's Tip

Crea (o trova) un framework di governance di progetto che puoi usare come modello di riferimento per ogni tipologia di progetto che devi gestire.

3. Definisci processi e procedure per il team

Standardizza le procedure di governance per mantenere la coerenza e assicurarti che tutti gli stakeholder, in particolare i membri del team, abbiano una comprensione condivisa. Utilizza metodologie di project management consolidate come PRINCE2 o PMBOK come riferimento per creare i tuoi processi. 

Rivedi e aggiorna regolarmente questi processi per adattarli a eventuali cambiamenti nei flussi di lavoro, negli obiettivi organizzativi o nelle priorità. Il grado di adesione del team a questi processi influirà su aree chiave come la gestione dei rischi, la risoluzione delle criticità, il processo decisionale e la performance progettuale. 

4. Stabilisci canali di comunicazione

La comunicazione è fondamentale per ottenere il consenso sulla governance. Stabilisci un piano di comunicazione che identifichi i canali chiave per la diffusione di politiche, procedure e framework di governance, affinché le informazioni fluiscano senza ostacoli tra tutti gli stakeholder. 

Questo include l'organizzazione di riunioni regolari, report sui progressi e meccanismi di feedback. La trasparenza è fondamentale; assicurati che tutti siano aggiornati su qualsiasi cambiamento nella governance.

Strumenti per la Governance dei Progetti

Una governance di progetto efficace richiede gli strumenti giusti. Ecco alcuni tipi di strumenti che puoi utilizzare per aumentare la visibilità e raggiungere gli obiettivi previsti del progetto.

• Software di project management: Questo software ti aiuta a pianificare, eseguire e monitorare i tuoi progetti con funzionalità per la gestione delle attività, l'allocazione delle risorse, il monitoraggio dello stato di avanzamento e la creazione di report.  
• Strumenti di governance, rischio e conformità: Gli strumenti GRC ti aiutano a identificare, valutare e mitigare i rischi tramite funzionalità come la valutazione dei rischi, la pianificazione della mitigazione e il monitoraggio del rischio. Possono anche aiutarti a rispettare le normative specifiche del tuo settore.  

Best Practice per la Governance dei Progetti

Ecco alcune best practice da tenere a mente durante l’implementazione della governance di progetto. 

• Assicurati che il tuo framework di governance sia chiaro: Sii chiaro quando sviluppi il framework di governance definendo ruoli e responsabilità, e crea un piano di comunicazione che individui i canali principali. Coinvolgi frequentemente e in modo chiaro gli stakeholder per tenerli informati e affrontare tempestivamente le loro preoccupazioni. Monitora e segnala regolarmente i potenziali problemi e adotta azioni correttive.
• Eroga formazione e sviluppo continuo: Fornisci formazione e aggiornamento ai membri del team affinché acquisiscano le competenze e le conoscenze necessarie per rispettare le politiche e i processi di governance. Questo aiuta tutti a rimanere aggiornati sulle novità e sulle best practice.
• Sfrutta gli strumenti giusti: Utilizzare software per la gestione dei progetti, la governance dei progetti o software di risk management riduce il lavoro manuale, migliora l’efficienza generale e aumenta la capacità di tutti di rispettare le regole di governance. 

Iscriviti Per Maggiori Approfondimenti Sulla Gestione di Progetto

Vuoi entrare in contatto con altri digital project manager per condividere risorse e best practice? Iscriviti alla nostra community di membri e accedi a oltre 100 modelli, esempi e template, e connettiti con centinaia di altri digital project manager su Slack.