Governance del progetto: cos’è e come implementarla

Perché la governance dei progetti è importante?

La governance dei progetti è importante perché aiuta ad assicurare che i tuoi progetti siano in linea con gli obiettivi della tua azienda. Fornisce la struttura e i principi necessari per guidare un’esecuzione efficace dei progetti, aiuta a fornire il valore previsto e riduce i rischi. 

La governance svolge queste funzioni fondamentali. 

• Guida i tuoi processi, le tue politiche e le tue strutture
• Definisce come vengono gestiti e controllati i progetti
• Fornisce meccanismi di supervisione e controllo  
• Stabilisce i criteri per il processo decisionale
• Ti aiuta a prendere decisioni nel miglior interesse del tuo progetto e della tua azienda
• Stabilisce chiare linee di responsabilità e rendicontazione
• Definisce chi ha l’autorità di prendere decisioni

I 3 pilastri della governance dei progetti

La governance dei progetti ha tre pilastri fondamentali: struttura, persone e informazioni. 

• Struttura: questo pilastro fornisce un quadro di governance ben definito, insieme a processi e politiche che stabiliscono una gerarchia di ruoli e responsabilità, definiscono l’autorità decisionale e istituiscono un sistema di controlli e contrappesi. Crea inoltre una tabella di marcia chiara per l’esecuzione del progetto e aiuta tutti a comprendere i propri ruoli, riducendo al minimo la confusione e migliorando la produttività del gruppo di lavoro.
• Persone: questo pilastro definisce chi è coinvolto nei progetti e quale sia il suo ruolo, ad esempio il responsabile del progetto, le parti interessate consultate, i responsabili delle decisioni e così via, così puoi identificare le persone giuste e assegnarle a ruoli in linea con le loro competenze e conoscenze. La governance può inoltre stabilire politiche per la formazione e lo sviluppo continui, così da mantenere le persone aggiornate sulle migliori pratiche e sulle nuove tendenze nella gestione dei progetti.
• Informazioni: questo pilastro aiuta ad assicurare che tu disponga dei dati e delle informazioni giusti sul tuo progetto e che siano accurati e tempestivi. Il pilastro delle informazioni prevede inoltre la configurazione di sistemi per la raccolta, la reportistica e l’analisi dei dati. Utilizzerai queste informazioni per prendere decisioni consapevoli, monitorare i progressi, valutare le prestazioni e individuare potenziali problemi prima che diventino criticità. Le informazioni migliorano anche la trasparenza e la fiducia tra le parti interessate.

Componenti della governance dei progetti

Questi componenti ed elementi del quadro di governance aiutano a guidare l’esecuzione del progetto, la delega del lavoro, la condotta del gruppo di lavoro e la responsabilità, oltre ad allineare i risultati agli obiettivi della tua azienda.

Modelli di governance

I modelli di governance definiscono la struttura e la gerarchia del tuo progetto. Questi sono alcuni esempi di modelli che potresti scegliere in base alle dimensioni, alla complessità e alle esigenze specifiche della tua azienda.  

• Centralizzato: questo modello utilizza un’autorità individuale o un gruppo di lavoro per prendere decisioni fondamentali e applicare le politiche.
• Decentralizzato: in questo modello, il tuo gruppo di lavoro di progetto o la tua unità funzionale può gestire il progetto con una supervisione aggiuntiva limitata.
• Ibrido: il modello ibrido combina un approccio centralizzato e decentralizzato, utilizzando generalmente politiche centralizzate ed esecuzione decentralizzata.

Responsabilità e compiti

Questo componente consiste nel fornire chiarezza sui ruoli e sulle responsabilità e nel definire chi è responsabile di ciascuna attività. Ti aiuta a prendere decisioni efficaci e tempestive con un livello più elevato di responsabilità. 

Ad esempio, i membri del tuo gruppo di lavoro sono responsabili del completamento delle attività e dei risultati finali del progetto, mentre le parti interessate sono responsabili di fornire contributi e riscontri per assicurare che il progetto soddisfi le loro esigenze e aspettative. 

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Coinvolgimento e comunicazione con gli stakeholder

Questo componente prevede di mantenere gli stakeholder informati e coinvolti durante l'intero ciclo di vita del progetto. Include la configurazione di canali di comunicazione per aspetti come i report sullo stato di avanzamento e i feedback. 

Ad esempio, potresti stabilire una cadenza standard, report sullo stato e altre forme di comunicazione per mantenere gli stakeholder informati e coinvolti. Questo ti aiuta a gestire le aspettative degli stakeholder, affrontare tempestivamente le problematiche e aumentare la fiducia.

Riunioni e reportistica

Questo componente ti aiuta a monitorare l'avanzamento del progetto e a mantenere i progetti sulla buona strada. Prevede la definizione delle tempistiche per le riunioni periodiche, la definizione degli ordini del giorno, la registrazione dei verbali, il monitoraggio delle azioni da intraprendere, l'individuazione tempestiva dei potenziali problemi e l'adozione rapida di azioni correttive.

Gestione dei rischi e dei problemi

Questo componente prevede l'identificazione, la valutazione e la mitigazione dei rischi e dei problemi. Svilupperai un processo standard per la pianificazione della gestione dei rischi, l'identificazione, la valutazione, la mitigazione e il monitoraggio dei rischi. Questo aiuta ad affrontare i potenziali problemi prima che influiscano sul successo del progetto. 

Definirai strategie di gestione dei rischi chiare e pratiche, che specifichino come verranno identificati, valutati e risolti i problemi. Ciò implica anche la definizione di un processo per documentare e monitorare i problemi, affrontandoli poi tempestivamente.  

Garanzia

Questo componente prevede la definizione di meccanismi di supervisione e controllo, come gli audit interni del progetto, le revisioni tra pari e le valutazioni esterne. La garanzia della qualità è importante perché ti aiuta a determinare se i risultati del progetto soddisfano gli standard e le aspettative specificati e richiesti. 

Definisci processi per condurre valutazioni periodiche della qualità, pianificazione della qualità, garanzia della qualità (QA), controllo della qualità (QC) e miglioramento continuo.

Processo di controllo della gestione del progetto

Questo componente prevede la definizione di processi per il monitoraggio e il controllo dell'esecuzione del progetto. Stabilirai una cadenza per monitorare l'avanzamento del progetto rispetto al piano di progetto, misurare le prestazioni rispetto alle principali milestone, ai risultati e al budget, e fornire aggiornamenti agli stakeholder. 

Dovrai inoltre stabilire quali metriche e indicatori chiave di prestazione (KPI) utilizzare, configurare sistemi di monitoraggio e definire meccanismi per le azioni correttive, così da mantenere i progetti sulla buona strada e ottenere i risultati previsti.

Chi è coinvolto nella governance del progetto?

Ecco i ruoli principali coinvolti nella governance del progetto.

Sponsor

Lo sponsor del progetto (in genere un dirigente senior) fornisce la visione e la direzione complessive del progetto. Allinea il progetto agli obiettivi strategici dell'azienda, affinché fornisca il valore previsto.

Gli sponsor approvano inoltre le risorse necessarie, supportano il team di progetto, sono responsabili del successo del progetto e collaborano con gli stakeholder chiave per gestirne le aspettative.

Responsabile di progetto

In qualità di responsabile di progetto, sei responsabile del lavoro e fornisci indicazioni durante l'intero ciclo di vita del progetto, inclusi la pianificazione, l'esecuzione e la chiusura del progetto. Ti assicuri che il progetto proceda secondo i piani, gestisci rischi e problemi e fornisci i risultati previsti. 

Comunichi inoltre con gli stakeholder, fornisci aggiornamenti periodici, affronti tempestivamente le problematiche e ti assicuri che il progetto venga eseguito in conformità al quadro di governance.

Comitato direttivo

Il comitato direttivo è un gruppo di dirigenti senior e stakeholder che fornisce supervisione e orientamento al progetto. Il comitato prende decisioni di alto livello, risolve i problemi e mantiene il progetto allineato agli obiettivi aziendali.

Si riunisce inoltre regolarmente per esaminare l'avanzamento del progetto, affrontare eventuali problematiche e fornire al team di progetto le risorse necessarie.

Ufficio di gestione dei progetti (PMO)

L'ufficio di gestione dei progetti (PMO) istituisce e mantiene il quadro di governance e fornisce supporto e indicazioni per garantire che i progetti vengano eseguiti in conformità con il quadro di governance.

Il PMO monitora inoltre l'avanzamento dei progetti, fornisce aggiornamenti regolari all'alta dirigenza e segue le migliori pratiche di gestione e governance dei progetti.  

Vantaggi della governance dei progetti

Ecco i principali vantaggi dell'implementazione della governance dei progetti.

• Allineamento con gli obiettivi organizzativi: la governance dei progetti ti aiuta a garantire che i tuoi progetti siano allineati agli obiettivi aziendali, che l'esecuzione dei progetti avvenga in modo conforme agli standard della tua organizzazione e a dare priorità ai progetti che offrono il maggior valore e ad allocare le risorse in modo efficiente ed efficace.
• Gestione efficace dei rischi: i rischi di progetto possono portare al fallimento del progetto. La governance ti aiuta a identificare, valutare e mitigare i rischi in modo proattivo e sistematico, così da poter affrontare i problemi prima che minaccino il tuo progetto.
• Maggiore coinvolgimento degli stakeholder: la governance dei progetti ti aiuta a mantenere tutti gli stakeholder informati e coinvolti durante l'intero ciclo di vita del progetto. Grazie ai loro contributi, puoi raggiungere gli obiettivi del progetto e fornire il valore previsto. Ti aiuta inoltre a gestire le aspettative e ad affrontare tempestivamente le preoccupazioni.
• Maggiore trasparenza e responsabilità: la governance dei progetti stabilisce chiare linee di responsabilità e rendicontazione, affinché le decisioni vengano prese in modo tempestivo ed efficace. Ciò riduce al minimo la confusione, aumenta la fiducia tra gli stakeholder e accresce la probabilità di successo del progetto.

Sfide comuni e come superarle

Ecco alcune sfide comuni della governance dei progetti e come superarle:

• Resistenza al cambiamento: se incontri resistenza al cambiamento, coinvolgi i membri del team e gli stakeholder nel processo di governance e fornisci loro la formazione e il supporto necessari. Comunica i vantaggi e affronta tempestivamente qualsiasi preoccupazione per ottenere il loro consenso.
• Aspettative irrealistiche degli stakeholder: se ti accorgi che le aspettative dei tuoi stakeholder non sono realistiche, istituisci canali di comunicazione, riunioni regolari e meccanismi di feedback. Mantienili informati e coinvolti durante l'intero ciclo di vita del progetto per contrastare eventuali aspettative irrealistiche e affrontare tempestivamente le preoccupazioni.
• Vincoli di risorse: se le risorse del tuo progetto sono limitate, assicurati di effettuare una pianificazione e una gestione delle risorse adeguate e di dare priorità ai progetti che offrono il maggior valore in relazione alle risorse necessarie. Identifica, monitora e segnala regolarmente i potenziali vincoli con sufficiente anticipo e adotta tempestivamente azioni correttive.

Come implementare la governance dei progetti

Ecco come implementare la governance dei progetti nella tua organizzazione.

1. Crea un team di governance

Crea un team di governance in grado di fornire una direzione strategica complessiva e supervisione, nonché di approvare l'ambito del progetto, il budget e le tempistiche. Questo team dovrebbe includere un comitato direttivo, lo sponsor del progetto, te in qualità di project manager, il PMO (se tale dipartimento esiste) e gli stakeholder principali.

2. Stabilisci un quadro di governance chiaro

Definisci i ruoli, le responsabilità e l'autorità decisionale all'interno del team di progetto. Specifica chi è responsabile di cosa e assicurati che ci sia chiarezza, evitando ambiguità. 

Potresti dover configurare quadri diversi per diversi tipi di progetto. Assicurati che ogni quadro sia allineato agli obiettivi strategici più ampi della tua azienda e agli obiettivi del progetto, così da garantire coerenza e una direzione chiara. 

Author's Tip

Crea (o trova) un quadro di governance dei progetti che puoi usare come modello di riferimento per ogni tipo di progetto di cui devi tenere conto.

3. Sviluppa i processi e le procedure del team

Standardizza le tue procedure di governance per mantenere la coerenza e assicurarti che tutte le parti interessate, in particolare i membri del tuo team, siano sulla stessa lunghezza d’onda. Utilizza metodologie di gestione dei progetti consolidate come PRINCE2 o PMBOK come riferimento per creare i tuoi processi. 

Rivedi e aggiorna regolarmente questi processi per adattarli a eventuali cambiamenti nei tuoi flussi di lavoro, negli obiettivi organizzativi o nelle priorità. Il grado di adesione del tuo team a questi processi influirà su aree chiave come la gestione dei rischi, la risoluzione dei problemi, il processo decisionale e le prestazioni del progetto. 

4. Stabilisci i canali di comunicazione

La comunicazione è fondamentale per ottenere il consenso sulla governance. Definisci un piano di comunicazione che identifichi i canali chiave per diffondere politiche, procedure e strutture di governance, in modo che le informazioni fluiscano senza intoppi tra tutte le parti interessate. 

Ciò include l’organizzazione di riunioni periodiche, rapporti sui progressi e meccanismi di riscontro. La trasparenza è fondamentale: assicurati che tutti siano informati su eventuali cambiamenti nella governance.

Strumenti per la governance dei progetti

Una governance efficace dei progetti richiede gli strumenti giusti. Ecco alcuni tipi di strumenti che puoi utilizzare per aumentare la visibilità e raggiungere gli obiettivi previsti del progetto.

• Software di gestione dei progetti: questo software ti aiuta a pianificare, eseguire e monitorare i tuoi progetti grazie a funzionalità per la gestione delle attività, l’allocazione delle risorse, il monitoraggio dei progressi e la reportistica.  
• Strumenti per governance, rischio e conformità: gli strumenti GRC ti aiutano a identificare, valutare e mitigare i rischi grazie a funzionalità come la valutazione dei rischi, la pianificazione della mitigazione dei rischi e il monitoraggio dei rischi. Possono inoltre aiutarti a rispettare le normative specifiche del tuo settore.  

Buone pratiche per la governance dei progetti

Ecco alcune buone pratiche da tenere a mente durante l’implementazione della governance dei progetti. 

• Assicurati che il tuo quadro di governance sia chiaro: sii chiaro quando sviluppi il tuo quadro di governance, definendo ruoli e responsabilità, e configura un piano di comunicazione che identifichi i canali chiave. Coinvolgi le parti interessate frequentemente e in modo chiaro per mantenerle informate e affrontare tempestivamente le loro preoccupazioni. Monitora e segnala regolarmente i potenziali problemi e adotta azioni correttive.
• Organizza formazione e sviluppo continui: fornisci formazione e opportunità di sviluppo ai membri del team per assicurarti che abbiano le competenze e le conoscenze necessarie per conformarsi alle politiche e ai processi di governance. Questo contribuisce a mantenere tutti aggiornati sui cambiamenti e sulle buone pratiche.
• Sfrutta gli strumenti giusti: l’utilizzo di software per la gestione dei progetti, la governance dei progetti o la gestione dei rischi riduce il lavoro manuale, migliora l’efficienza complessiva e aumenta la capacità di tutti di attenersi alle regole di governance. 

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