Comment donner à votre nouvel outil ou processus IA les meilleures chances d’être adopté

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Galen Low : Vous ouvrez votre nouvel outil. Vous avez affiché votre nouveau processus sur votre second écran. Vous avez huit pages de notes manuscrites de cette session de formation que vous avez suivie la semaine dernière. Vous êtes prêt. Vous prenez une grande inspiration et vous vous connectez. Mais au lieu du tableau de bord auquel vous vous attendiez, vous avez devant vous un examen que vous n’avez pas révisé.

En plus, tout le monde dans la pièce vous montre du doigt et se moque de vous. Et vous êtes nu. Pour beaucoup de gens, les grands changements d’outils et de flux de travail sont leur pire cauchemar. C’est l’un des plus grands obstacles à l’adoption. Et par conséquent, c’est l’un des plus grands freins à un impact productif positif. Alors, que faire ? À l’ère de la surcharge d’outils, de la fatigue du changement et de l’anxiété liée à l’IA, comment donner à votre nouvel outil ou processus les meilleures chances d’être accueilli par celles et ceux dont il devait justement améliorer la vie ? C'est exactement de cela dont nous allons parler aujourd’hui.

Bonjour à toutes et à tous, merci de nous écouter. Je m'appelle Galen Low et je fais partie de The Digital Project Manager. Nous sommes une communauté de professionnels du digital, en mission pour s'entraider à devenir compétents, confiants et connectés afin d'amplifier la valeur de la gestion de projet à l’ère du numérique. Si vous souhaitez en savoir plus, rendez-vous sur thedpm.com/membership. Et si vous aimez les discussions tournées vers l'avenir et les conseils pratiques sur le leadership de projets digitaux, pensez à vous abonner à cette émission pour recevoir les épisodes chaque semaine.

Aujourd'hui, nous parlons donc des défis liés au déploiement de nouveaux outils et processus à l’ère de la fatigue des outils, des changements, de l’IA et — soyons honnêtes — parfois d’une fatigue physique générale. Comment faire adhérer vos équipes à des outils et méthodes qui finiront par les aider alors qu'elles se méfient déjà de la technologie, doutent déjà de la sécurité de leur emploi, se sentent déjà sous pression pour faire plus et en ont assez du rythme effréné de perturbations dans leur vie professionnelle. Ça fait beaucoup.

Avec moi aujourd’hui : Frances Odera Matthews — consultante certifiée Notion, conceptrice de processus, créatrice de culture, conférencière, conteuse, fondatrice de The Notion Bar et animatrice du podcast Coffee & Oysters, le podcast par et pour les Business Babes de Londres. Ouf, quel palmarès !

Frances, merci d’être avec moi aujourd’hui. Merci d’être revenue sur l’émission.

Frances Odera Matthews : Oui, super, super enthousiaste d’être ici. J’ai beaucoup de réflexions sur le sujet du jour. J’ai beaucoup d’objectifs.

Galen Low : Je le sens ! Notre conversation en coulisses était déjà très riche. Tu étais déjà venue sur l’émission, donc… oh là là, ça fait sans doute déjà deux ans maintenant.

Frances Odera Matthews : Oui.

Galen Low : Le temps file ! Mais tu es restée occupée et dans ce que tu fais, l’implémentation d’outils et de processus, c’est un vrai sujet brûlant en ce moment parce que tout le monde est en pleine transformation, ou optimisation. Ils étudient les outils.

Ils examinent des processus pour trouver comment se développer, grandir, rationaliser tout cela. Mais laissez-moi prendre du recul. Pour les personnes qui nous écoutent, selon le moment où vous écoutez, il faut savoir qu’au moment de cet enregistrement, nous sommes en 2025. Et il n’y a pas seulement des centaines d’outils sur le marché pour vous aider à gérer vos projets et faire tourner votre business, mais aussi des dizaines de nouveaux outils IA pour vous aider à travailler plus vite, plus intelligemment, et franchement au-delà de vos capacités naturelles.

Cela veut aussi dire que nos processus changent plus fréquemment et plus radicalement que jamais. Pourtant, tant d’initiatives d’implémentation de nouveaux outils ou de nouveaux processus échouent encore au stade de l’adoption, ce qui freine la transformation organisationnelle. À la clé, la perte d’avantage concurrentiel pour l’entreprise ; autrement dit, c’est tout l’inverse de l’objectif initial de ces outils et processus.

Alors, commençons par LA grande question : est-ce que les outils et processus échouent parce que les humains sont mauvais en conduite du changement ? Ou est-ce parce qu’on attend trop de nos outils et processus ? Ou alors, est-ce tout simplement parce qu’on est tous fatigués ?

Frances Odera Matthews : En fait, c’est un peu tout ça.

Au fond, l’humain n’évolue pas facilement. On aime ce qu’on connaît, ce qui nous rassure, c’est ça qui pose problème. Donc si tu veux entamer un quelconque changement, il faut le rendre le plus simple et bénéfique possible — et souvent, ce n’est pas le cas.

Et puis d’un autre côté, un outil, ce n’est pas une baguette magique. Un outil ne va pas changer la culture. Il ne va pas transformer le chaos de l’organisation, ça, c’est le fruit d’un vrai travail sur la culture, sur les valeurs, sur la compréhension de vos propres processus — est-ce que cette nouveauté fait vraiment avancer les choses pour vous de façon légitime ?

Ou est-ce que ça crée juste plus de travail… et vous le faites uniquement pour pouvoir frimer entre propriétaires d’agences et dire « nous utilisons ce nouvel outil », et je dis, ok, super. On suit ce KPI, et alors ? Qui ça intéresse ?

Galen Low : Ce sont des discussions bien réelles dans les agences, d’ailleurs…

Frances Odera Matthews : Littéralement ! Il y a aussi ce désir de sauter dans le dernier wagon tendance juste pour sembler cool, et des gens qui veulent tout, tout de suite — mais notre cerveau ne fonctionne pas ainsi, on est trop fatigués. Moi, le slogan de ma consultance Notion, c’est « créer une culture de l’intention ».

J’ai bien conscience que Notion est un outil vraiment puissant et hyper flexible. Mais ce n’est pas parce qu’on peut tout faire avec Notion qu’on doit tout faire. Donc je ne crée que ce qui fait vraiment la différence pour VOUS. Beaucoup de clients viennent me voir parce qu’ils ont téléchargé des templates incroyablement compliqués et en sont submergés.

Je dois alors faire office de psychologue : « De quoi avez-vous VRAIMENT besoin ? Qu’est-ce qui compte pour vous ? » Et c’est par là qu’on commence. Et ça vaut pour tous les outils.

Galen Low : J’aime bien le fait que ça commence par LA solution miracle qu’ils ont trouvée quelque part en chemin.

Et ils me disent : « Je suis perdu, Frances, aide-moi… » Et tu leur réponds qu’il n’y a pas de baguette magique ! Mais j’aime aussi ce que tu décris sur la précipitation, la volonté d’aller vite. Un collègue à moi vient de poster quelque chose à propos de manger tout un paquet de chips.

Tu ouvres le paquet, tu te dis « autant tout finir », mais en fait ce n’est probablement pas une bonne idée. Parfois, quand on pense outil ou processus, on se dit « on va juste acheter le nouvel outil, le mettre en place, créer de nouveaux process et tout sera parfait dans sept jours ».

Mais ce que tu viens d’expliquer, c’est, peut-être qu’il ne faut pas présumer qu’on va engloutir tout le paquet d’un coup, mais plutôt y aller tranquillement, morceau par morceau. Comment gères-tu cette impatience, le buzz et la pression de la magie instantanée alors que tu leur annonces que ça va prendre du temps ?

Et j’imagine que beaucoup de gens te disent « oulala j’ai pas autant de temps devant moi ».

Frances Odera Matthews : Oui, du coup j’ai imposé ça à mes clients en adaptant mes offres. Plutôt que de proposer d’énormes chantiers d’un coup, j’ai maintenant un programme « espace de travail en 5 jours » — 25 heures en 5 jours, donc cinq heures par jour où on définit les priorités.

Vous avez 100 idées ? Je prends tout, mais on priorise ce qui rentre raisonnablement en 5 jours de réalisation. Et, souvent, les choses que l’on peut faire tenir en 5 jours sont justement celles qui comptent vraiment pour eux.

Ensuite je leur dis : digérez déjà ça, puis quand vous serez à l’aise, on refait cinq jours. Pour éviter que les gens ne mangent tout le paquet de chips, je leur sers dans des petits bols.

Galen Low : Oui. Une seule chips, laquelle choisir pour ces cinq jours ?

Exactement ! Globalement, les humains s’en sortent mieux avec le changement par petites touches qu’avec de grandes ruptures déstabilisantes. J’aime que ce soit itératif, incrémental, comme des « sprints » Notion.

Frances Odera Matthews : Oui, exactement, et ce principe s’applique à n’importe quel outil, il faut y aller progressivement et commencer par l’essentiel.

Galen Low : C’est d’ailleurs un point central : Notion est ultra polyvaent, beaucoup d’outils le sont, et on peut vite se sentir submergé à l’idée de les utiliser partout, sur tout, et de décider par où commencer. D’où l’importance de prioriser là où il y a un vrai besoin, de cibler un pan précis des fonctionnalités pour résoudre un problème — sans essayer de tout chambouler d’un coup. La plupart de ces outils font presque tout, sauf tondre la pelouse ! Mais il ne faut pas tout utiliser.

Frances Odera Matthews : Exactement.

Galen Low : Si je prends encore plus de recul : au Notion Bar, tu aides les entreprises à choisir les bons outils, à designer les bons processus. J’imagine que beaucoup cherchent à bénéficier d’un avantage IA ou essaient juste de ne pas se faire distancer.

Donc tu parles probablement à beaucoup de monde en ce moment. Je me demande quels sont les plus gros obstacles, ou le principal, que tu constates dans l’adoption des outils et process, et quelles en sont les conséquences ?

Frances Odera Matthews : Encore une fois, l’outil n’est pas magique et beaucoup ne connaissent même pas leurs propres processus. Ils se disent juste « on va prendre ce truc », sans réfléchir au pourquoi ni au comment du déploiement. Ils veulent tout faire en même temps et surtout, il n’y a jamais de formation.

Pas de vrai temps accordé à la formation, et je ne parle pas d’une unique session. Il faut une formation continue. Il faut des sessions régulières où les gens peuvent venir poser des questions, soit par un « champion » désigné dans chaque équipe ou par des réunions mensuelles élargies.

C’est ce que je propose aussi. Mais beaucoup ne valorisent pas la formation : ils pensent que tout le monde saura utiliser l’outil direct. Ce n’est pas réaliste.

Galen Low : Oui, je pense que beaucoup ici peuvent se reconnaître là-dedans. On a cette formation unique, dans le cadre d’une prestation… tu bois à la lance à incendie pendant huit heures, et le lendemain tu oublies tout. Tu n’as plus que le centre d’aide en ligne. Moi, je ne retiens rien de ces formations d’un jour, et passer des heures à chercher la réponse moi-même, non merci. C’est là que je décroche vis-à-vis d’un outil ou d’un processus.

Le côté « lis le manuel »… ok, ça marche pour certains, mais pas moi. J’ai besoin qu’un humain me montre la solution à ma question du moment, parce que c’est le changement en tant que tel qui me met mal à l’aise, pas le manque d’information. Mes petits déclics surviennent souvent lorsqu’une personne me montre concrètement quoi faire. C’est rarement le manuel qui m’aide. Ma gêne vient du changement, de devoir tout réapprendre, alors qu’avec l’ancien outil, j’aurais déjà terminé !

Frances Odera Matthews : Exactement, ou peut-être pas, car l’ancien n’était pas suffisant, d’où ce besoin de changement ! Mais ton inconfort prend le dessus.

Galen Low : J’aimerais avoir ton avis sur la « période de gestation » lors de la conception d’un process ou d’un outil. Souvent, un petit groupe mûrit le projet, planifie, décide, puis livre le changement clé en main en pensant faire gagner du temps au reste de l’équipe. Mais ce qu’ils oublient, c’est que ce temps d’habituation, ils se le sont réservé pour eux ! Les équipes n’ont pas ce temps. Résultat : on impose tout d’un coup et on ne comprend pas pourquoi ça coince… Tu observes ça aussi ?

Frances Odera Matthews : Oui, tout à fait. Ils n’ont pas pris le temps de séduire le reste de l’équipe avec l’arrivée de la nouveauté, ni même de recueillir les envies et besoins pour cette nouveauté. Il faut imprégner, impliquer, prendre le feedback au fil de l’eau, pas tout imposer d’un coup.

Galen Low : J’adore le mot « séduire » ! On parle parfois de transparence, mais à trop bien faire, on peut créer peur et anxiété. Mais j’aime beaucoup cette idée de séduction progressive. On en revient à la culture d’entreprise : quand tu travailles sur l’implémentation d’un outil, tu dois évaluer la culture, identifier les éventuels freins — comment tu repères les « accidents de terrain » culturels, et comment les adoucir ?

Frances Odera Matthews : Je dirais qu’il faut regarder s’il y a des silos : les gens se sentent-ils isolés dans leur équipe ? À quelle fréquence l’équipe échange-t-elle vraiment ? Le travail en asynchrone, c’est bien, mais c’est crucial d’avoir aussi des points de contact humains pour partager, échanger. Sans culture de l’ouverture, impossible que tout le monde utilise un outil collaboratif avec enthousiasme. Il faut commencer par créer cette ouverture, hors-ligne d’abord si besoin.

Galen Low : C’est très intéressant : si la culture est cloisonnée, l’adoption s’en retrouve aussi fragmentée !

Frances Odera Matthews : Exactement. Et puis il y a le syndrome du changement permanent, des objectifs mouvants. Si c’est votre mode de fonctionnement, impossible d’adopter un outil : tout le monde reste en mode survie, il n’y a aucune stabilité.

Galen Low : C’est fascinant.

Frances Odera Matthews : Cela ne sert à rien : vous ne resterez pas sur la nouveauté, vous en changerez aussitôt.

Galen Low : Ça me renverse, car beaucoup d’organisations vantent la culture du « changement continu »… mais, comme tu l’as dit plus tôt, l’humain aspire à progresser VERS la stabilité, pas à rester éternellement mobile. Vouloir toujours changer sans jamais « atterrir », cela fait que rien ne s’enracine jamais — donc personne n’adopte rien durablement !

Frances Odera Matthews : Oui, car si tu n’as jamais atterri, tu ne sais pas ce que c’est que d’avoir les pieds sur terre…

Galen Low : Exactement. Concrètement, as-tu vu des structures qui ont su transformer leur culture et ont enfin réussi à « atterrir » ?

Frances Odera Matthews : Oui. J’ai un client actuellement, une marque de compléments alimentaires en pleine croissance au Moyen-Orient, ils travaillent en petit effectif, donc pas de foule aux commandes. Ils ont désigné un champion qui travaille main dans la main avec moi, inscrit à mon programme de formation continue Notion. Ils procèdent par phase : d’abord une équipe, puis déploiement généralisé. Ils savent exactement ce qu’ils veulent, ne cherchent pas à surcharger Notion. Pas de KPIs inutiles, pas de gadgets IA juste « pour frimer ». C’est limpide, efficace.

Galen Low : Comment leur équipe vit-elle ce changement ?

Frances Odera Matthews : Je ne sais pas encore, on en est au déploiement partiel, mais j’ai hâte d’avoir leur retour !

Galen Low : J’aime cette approche raisonnée, sans céder au « syndrome de l’objet brillant ». Démarrer en local pour monter en puissance, c’est sain… et le changement à 7 personnes reste bien plus gérable qu’à 700 !

Frances Odera Matthews : Oui.

Galen Low : Plus la structure est grande, plus il y a d’outils « pirates » et de process « maison » apparus faute de gouvernance, alors que l’impact viendrait d’une cohérence globale.

Frances Odera Matthews : Et ironiquement, si on avait pris le temps de cartographier les besoins, on se serait souvent dispensé de recruter plus : tout serait plus simple. Je le vois sans arrêt !

Galen Low : Côté IA, Notion a intégré l’IA très tôt, et selon l’outil les méthodes de gestion de projet changent, les effectifs aussi. Ça suppose de repenser le modèle opérationnel en amont, pas en urgence. Un point que tu évoquais : sans gouvernance ni lignes directrices, chacun adopte ses propres outils. Quels risques et quelles opportunités y a-t-il à laisser chaque employé importer ses outils « maison » ?

Frances Odera Matthews : Encore une fois, ça dépend de votre culture. Avez-vous une culture de partage ? Les « objets brillants » sont bons s’ils servent… il faut que les idées individuelles puissent remonter, mais en équipe. Dès que chacun fait sa sauce, souvent il y a une multiplication de taches inutiles, donc double travail, perte de temps et donc d’argent — ce qui coûte encore plus cher à l’entreprise en recrutement, alors que les employés se sentent débordés et s’épuisent.

Galen Low : C’est souvent le signe d’un sentiment de surcharge, de stress. La culture de partage est essentielle — et elle peut facilement basculer vers la surcharge d'informations si tout est dans des canaux publics ! Créer une culture où on encourage à expérimenter et à partager ses trouvailles, c’est pragmatique, ce n’est ni de la censure ni du flicage, mais du pragmatisme business.

Frances Odera Matthews : J’ai bossé pour de nombreuses agences, et les meilleures que j’ai vues accordaient autant d’importance à l’amélioration interne (expérimentation outils, optimisation des process) qu’au delivery facturable pour le client.

Galen Low : Comment fais-tu valoir ce retour sur investissement auprès des réticents ?

Frances Odera Matthews : Si vous voulez un chiffre : mettez la valeur temps vs coûts de recrutement. Les gens n’aiment pas le changement mais ils détestent encore plus le chaos. Si c'est chaotique, ils partent !

Galen Low : J’aime cette idée du coût de l’inaction !

Pour celles et ceux en position intermédiaire, comme les chefs de projet : quel conseil pour faire adopter un nouvel outil dans son équipe et gérer la fatigue du changement ?

Frances Odera Matthews : Il faut écouter tout le monde, le degré de résistance va déterminer la cadence du déploiement. Si tout le monde traîne des pieds, faites vraiment du micro-pilotage, étape par étape — sinon, trouvez des ambassadeurs dans les équipes volontaires pour entraîner les moins motivés. Ne jamais laisser personne de côté. Mais si tout le monde est partant, allez-y !

Galen Low : Les ambassadeurs au sein de chaque équipe — un vrai levier, souvent sous-estimé. Et la valeur du feedback… tu montres qu’il ne s’agit pas que de « faire passer le message » venu d’en haut, mais de faire remonter aussi la réalité du terrain. On peut ajuster le tempo du changement (pas assez fait à mon goût !) : si tout le monde râle, pourquoi ne pas étaler l’adoption, donner du temps d’assimilation ? On pense souvent tout ou rien, mais ralentir un peu, c’est parfois salutaire.

Frances Odera Matthews : Oui, ce serait l’idéal. Mais parfois, contexte oblige, il faut aller vite — là, il faut supprimer l’ancien outil sans laisser le choix. Les gens râleront, mais si les champions accompagnent vraiment chaque étape, ça passera mieux… mais il faut couper net l’accès à l’ancien !

Galen Low : Je n’y aurais pas pensé, mais tu as raison : parfois, on doit forcer l’adoption en urgence pour des raisons externes à la culture d’équipe. Mais on peut le faire de façon empathique — et se serrer les coudes.

Frances Odera Matthews : Exactement. Comme dans un film « High School Musical » !

Galen Low : Voilà ! Quand le doute s’installe, retourne voir « High School Musical »…

Frances Odera Matthews : C’est ça !

Galen Low : J’en profite : d’après toi, quel est le cas d’usage projet le plus populaire de l’IA dans Notion actuellement ?

Frances Odera Matthews : Je peux te dire ce que c’est maintenant et ce que cela va devenir avec la prochaine MAJ.

Actuellement, c’est de pouvoir demander à l’IA de Notion : « Donne-moi nos politiques de congés », par exemple. L’IA scanne les documents et résume l’information, que ce soit dans Notion, Google Drive, etc. C’est l’usage phare : obtenir directement de l’information haut niveau sur des sujets éclatés.

Mais la vraie révolution, c’est la prise de notes IA en réunion — fonctionnalité à laquelle j’ai accès en tant qu’ambassadrice Notion ! On pourra insérer des blocs notes IA dans n’importe quelle page, les synthèses sont bluffantes. Je pense que ça va faire gagner énormément de temps aux équipes.

Galen Low : C’est aussi mon cas d’usage IA préféré aujourd’hui, parce qu’il est mature, l’IA générationnelle est faite pour le traitement de langage naturel, et donc ça marche ! Et le fait que ce soit intégré à Notion, c’est incroyable. Tous les outils de prise de notes IA sont assez limités dès qu’il faut tout recopier ailleurs. Là, tout reste dans Notion, au bon endroit, avec le contexte.

Le fait aussi que l’IA de recherche ne se limite pas à Notion, mais peut aller chercher en dehors, c’est génial. Nous passons tellement de temps à naviguer d’un onglet à l’autre, puis à perdre le fil… L’impact de ces outils, c’est aussi de supprimer ce « switching » coûteux. Le ROI, c’est de retrouver plus de confort et de rapidité, et non l’inverse comme on le craint trop souvent avec un nouvel outil. Ces fonctions rendent vraiment plus efficace très vite.

Pour celles et ceux que cela intéresse, où te trouver ?

Frances Odera Matthews : Sur mon site : theNotionbar.com, vous trouverez des liens vers tous mes contenus, notamment sur LinkedIn où je suis très présente. J’ai aussi une newsletter hebdomadaire « The Notion Zeitgeist » où je partage chaque semaine des astuces Notion, des actualités, et c’est aussi la maison de mon coaching de groupe mensuel.

Galen Low : Une très bonne façon de rester à jour. Tout va si vite ! Heureusement qu’il existe des gens comme toi pour nous aider à traverser tout cela.

Frances Odera Matthews : Merci, j’essaie de faire ma part ! Et si vous êtes une Business Babe londonienne, écoutez Coffee & Oysters.

Galen Low : Oui, Coffee & Oysters. J’adore ce que tu y fais, c’est important et tu fais ça parfaitement !

Frances Odera Matthews : Merci, tu fais partie du club !

Galen Low : Merci Frances d’avoir pris le temps d’échanger avec moi aujourd’hui. C’était passionnant et très agréable comme toujours.

Frances Odera Matthews : Merci de m’avoir invitée !

Galen Low : Voilà tout le monde ! Comme toujours, si vous souhaitez rejoindre la conversation avec plus d’un millier de chefs de projets passionnés, rejoignez notre collectif sur thedpm.com/membership pour en savoir plus. Et si vous avez aimé cet épisode, abonnez-vous et restez connectés sur thedigitalprojectmanager.com.

À la prochaine, merci d’avoir écouté.