Comment organiser un lancement de projet interne + Modèle d’agenda
Nous, chefs de projet, sommes tous des fonceurs. C’est dans notre nature. Nous aimons lancer les choses et les voir avancer. Mais lorsqu’il s’agit de démarrer un projet avec un client, il est important de ne pas se précipiter et de bien se préparer en organisant d’abord une réunion de lancement interne du projet.
Les lancements de projet internes sont une étape essentielle du processus global de lancement d’un projet. En ce qui concerne l’ordre des opérations, le lancement interne doit être réalisé avant tout lancement ou pré-lancement client.
Arriver à une réunion de lancement client avec une équipe informée et un plan réfléchi vous aide à tirer le meilleur parti de votre discussion—en apprenant le plus possible et en prenant des décisions importantes sur le projet sans gaspiller de précieuses heures, de l’argent ou du temps en face à face avec le client.
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Dans cet article, nous vous proposerons un modèle de programme de réunion de lancement interne du projet et nous verrons comment garantir le meilleur départ possible pour vos projets et activités de gestion de projet.
Pas envie de lire ? Regardez plutôt ceci :
L’importance du lancement interne
Les chefs de projet doivent accorder autant d’importance au lancement interne qu’au lancement client. Le lancement interne n’est pas qu’une simple étape préalable à la première rencontre avec le client—c’est une pierre angulaire qui donne le ton, le style et la vision de tout le cycle de vie du projet. C’est l’occasion de former l’équipe projet, de renforcer la cohésion et les relations, de fixer les attentes et de s’assurer que chacun comprend clairement le projet, afin d’éviter de se retrouver désemparé devant le client.
Si on n’y prend pas garde, les réunions de lancement internes se résument souvent à une discussion volée de cinq minutes dans un couloir, juste avant la réunion de lancement client. Les réunions de lancement internes sont difficiles, et ce sont souvent celles auxquelles les gens choisissent de ne pas participer. Mais si nous faisons les choses correctement et lançons bien un projet, l’ensemble du projet a beaucoup plus de chances de réussir.
Si nous ne faisons pas cela correctement, ou si nous nous précipitons sans préparation adéquate, qu’il s’agisse de l’empressement de nos clients ou du nôtre, nous pouvons nous retrouver à une réunion caractérisée par un tour d’introduction peu informé, des brise-glaces ennuyeux et des échanges sans but qui, au mieux, ne font qu’éclaircir légèrement la direction et les objectifs du projet—et au pire, peuvent entraîner l’annulation d’un nouveau projet avant même son commencement.
Comment planifier votre lancement de projet interne
Se présenter à une réunion de lancement avec une équipe informée et un véritable plan de projet permet d’optimiser votre discussion avec le client et les parties prenantes du projet. Il est important que l’équipe sache le maximum de choses sur le client et le projet avant de commencer à poser des questions maladroites devant le client !
Il est également important que l’équipe collabore pour établir un plan solide, qui suscite la confiance du client, et prenne collectivement en amont les décisions importantes pour le projet, afin d’éviter de gaspiller du temps, de l’argent et du face-à-face client lors de débats internes (sous le regard du client qui, de plus en plus, commence à douter des compétences de l’équipe agence).
Donner la possibilité aux membres de l’équipe de contribuer au plan officiel du projet permet également d’assurer leur engagement et leur responsabilité vis-à-vis des tâches du projet. En tant que chef de projet, il est important de guider les membres de l’équipe lorsqu’ils participent à l’élaboration du plan de projet, afin qu’il reste conforme au cahier des charges, aux attentes du client et à la démarche projet.
Comment préparer la réunion de lancement interne du projet
Avant de vous lancer dans une réunion avec les membres de votre équipe, vous devrez préparer certaines choses. Prenez le temps de recueillir toutes les informations pertinentes et d’en savoir le plus possible sur le client et le projet, ainsi que de rassembler tous les autres éléments utiles dont vous aurez besoin.
Distillez ces informations dans un format facile à assimiler pour votre équipe et notez tout ce que vous ne savez pas ou toutes les questions restantes à poser plus tard.
Voici une liste (non exhaustive) des éléments à préparer :
- Membres de l’équipe interne — noms, rôles et toute autre information
- Commanditaires du projet et membres de l’équipe client — noms, rôles et tout autre détail pertinent
- Type de projet et méthodologie
- Méthode privilégiée du client
- Objectif du projet et buts
- Périmètre du projet — ce qui est inclus et ce qui ne l’est pas
- Communication et collaboration internes — attentes du client et attentes internes
- Détails de la réunion de lancement client — ordre du jour, objectifs, ce qui sera abordé
- Prochaines étapes
La réunion de lancement interne du projet (aussi appelée réunion de lancement d’équipe)
Une fois toute la préparation effectuée, il faut préparer un ordre du jour pour la réunion de lancement interne, puis inviter votre équipe à y participer. Nous avons préparé un modèle d’ordre du jour pour la réunion interne, ainsi qu’un exemple pour vous montrer comment procéder.
N’oubliez pas de lire les conseils de Sarah Sime sur comment animer un lancement interne ici !
Modèle d’ordre du jour de réunion de lancement interne et exemple
Téléchargez notre modèle d’ordre du jour et exemple pour les réunions de lancement interne et suivez nos conseils et explications ci-dessous pour obtenir les meilleurs résultats. Adaptez l’ordre du jour à votre projet spécifique.
Présentation détaillée de l’ordre du jour du lancement interne
Vous retrouverez les informations de base dans l’exemple et le modèle d’ordre du jour du lancement interne (voir ci-dessus !), mais voici une explication détaillée des différents points ainsi que leur signification. Chaque projet est unique, mais il est important de couvrir certains fondamentaux pour que l’équipe soit bien alignée :
1. Présentations — faites connaissance avec vos nouveaux collègues (15 min)
Commencez la réunion en donnant à votre équipe l’opportunité d’apprendre à se connaître. Que ce soit une équipe composée de sous-traitants, de freelances ou de membres d’agence ayant déjà collaboré, démarrer par un brise-glace ou quelques échanges informels aidera le groupe à tisser des liens (s’ils ne connaissent pas déjà) et à instaurer une dynamique positive, bénéfique tout au long du projet.
Demandez aux membres de l’équipe de se présenter, de donner leur rôle, leur parcours, et de partager une anecdote ou un fait amusant sur eux-mêmes.
2. Client — quel est le contexte ? (5 min)
Mettez en contexte pour que tout le monde comprenne l’environnement dans lequel vous allez évoluer. Le partage d’information est essentiel : ne gardez pas pour vous les accès ou la documentation. Partagez tout ce que vous savez avec l’équipe pour qu’elle soit autonome, compétente et dotée de toutes les informations nécessaires à assimiler.
Pour ne pas perdre le fil, il vaut mieux réserver les questions/réponses pour la fin, sinon cette section pourrait s’éterniser.
Expliquez comment vous êtes arrivé sur ce projet : a-t-il été attribué directement par un client existant, est-ce un nouveau client ou une connaissance du PDG ? Précisez ce qui a déjà été réalisé avec ce client, ou dans d’autres contextes similaires, pour aider l’équipe à mieux cerner ses interlocuteurs.
Nous savons tous que les clients existent sous toutes les formes. Mais pour nos équipes, ce sont souvent « ceux qui prennent toujours les mauvaises décisions ». Essayez de présenter les clients de manière positive. Afin d’éviter toute maladresse, expliquez les spécificités du client : dites à l’équipe s’il s’agit d’un client interne/externe, ce que nous savons sur lui, d’autres projets auxquels il a participé, ainsi que ses méthodes de travail préférées.
3. Projet — pourquoi faisons-nous cela ? (5 min)
Pour aider davantage à situer le projet, il faut expliquer à votre équipe pourquoi ce projet existe. Cela implique de présenter les motivations du client pour lancer ce projet et de s’assurer que tout le monde partage une vision claire de ce que sera une réussite (ou un échec).
Et du point de vue de l’expérience utilisateur, initiez la discussion avec l’équipe sur la façon dont ce projet améliore la vie des clients ou des citoyens et répond à leurs attentes.
Dès le début, maximiser l'expérience client positive doit être au cœur de votre engagement sur le projet. Faites naître une vision qui explique pourquoi l’équipe devrait se soucier du projet et aidez chacun à comprendre que ce qu’ils font contribue à quelque chose qui a du sens.
Enfin, du point de vue de l'agence, vous devez définir clairement à quoi ressemble un projet réussi, au-delà du simple respect des délais, du budget et du périmètre validé. Comment allez-vous, en tant qu’agence, évoluer à l’issue de ce projet – allez-vous développer une nouvelle compétence ou expertise sur une technologie inédite ?
4. Périmètre — que faisons-nous ? (20 min)
Une fois le contexte du projet posé, il est temps d’entrer dans le détail du périmètre avec l’équipe. En général, cela signifie passer en revue le planning du projet, l’estimation, la charte de projet et le SoW (statement of work) pour que chacun comprenne le déroulement, les activités et les livrables attendus. Sans ennuyer tout le monde à mourir, aidez-les à comprendre les particularités du projet, pour que toute l’équipe soit informée des contraintes dès le premier jour.
C’est le moment idéal pour débuter le journal RAID (Risques, Hypothèses, Problèmes et Dépendances). Rien de tel qu’un examen du SoW pour faire émerger les risques potentiels. Plus vous les connaissez tôt, mieux c’est.
Si certains ont déjà essayé sans succès, pourquoi cela n’a-t-il pas fonctionné ? Et comment pouvez-vous limiter les risques cette fois-ci ? Partager les retours d’expérience, et la compréhension unique de votre équipe sur des projets similaires, favorise une culture d’ouverture et limite au maximum les mauvaises surprises.
5. Approche — comment allons-nous concrétiser cela ? (20 min)
Revoir le SoW ainsi que les activités et livrables proposés offre une excellente occasion d’aborder d’éventuels changements de processus ou de nouvelles méthodes que l’équipe souhaite tester. Gardez en tête que la nouveauté n’est pas toujours gage de qualité, et que le classique éprouvé fonctionne souvent très bien. Partagez donc une vision claire, sans vous lancer dans une course effrénée vers des pratiques hasardeuses ou inutilement avancées.
En supposant que le SoW ait déjà été approuvé, rappelez-vous qu’en modifiant l’approche vous devez vérifier que vous restez en mesure d’atteindre les objectifs du client (et de l’agence) et que vous délivrez bien ce qui a été promis. Ce n’est pas seulement l’occasion de vous simplifier la tâche.
Cela dit, favorisez l’appropriation du projet au sein de l’équipe. Pour que le projet soit une réussite, l’équipe doit l’envisager comme le sien. En laissant à votre équipe le temps et l’espace d’exprimer des idées, de challenger votre plan et de proposer de meilleures façons de faire, vous gagnerez en robustesse méthodologique et en engagement de vos collaborateurs.
6. Rôles — qui fait quoi ? (5 min)
Quand l’équipe a pris connaissance du projet et de la façon dont elle peut contribuer, il peut être utile de clarifier les rôles et responsabilités de chacun. Il est pertinent de relier leurs missions au SoW et de détailler les livrables associés à chaque périmètre, leur raison d’être, et ce qu’il faut entreprendre pour les concrétiser.
Il peut être utile de définir une matrice RACI (Responsable, Autorisé, Consulté, Informé) à partir du SoW pour les livrables et l’équipe. La matrice RACI permettra de lever toute incertitude quant à la responsabilité et clarifiera le niveau de confort de l’équipe sur la livraison.
7. Travail d’équipe — comment allons-nous collaborer ? (5 min)
Lorsque vous rassemblez une équipe qui n’a jamais travaillé ensemble auparavant, il y aura forcément des niveaux de compréhension variables sur :
- Comment l’équipe doit fonctionner ensemble
- Comment la collaboration sera gérée
- Comment la communication doit s’organiser
- Quand l’équipe doit se réunir
- Les outils à utiliser
- Quels systèmes seront utilisés pour partager les livrables ou détailler les tâches ou tickets spécifiques
En tant que PM, notre rôle est de simplifier la démarche, mettre chacun à l’aise et donner envie à tous de collaborer sur le projet.
Il n’existe souvent pas de bonne ou mauvaise méthode sur ces sujets, mais accorder à votre équipe le maximum d’autonomie favorise l’adhésion. Vous souhaitez qu’ils se sentent acteurs du projet, et les aider à établir des objectifs communs pour la collaboration afin que chacun soit responsable tout au long du projet.
Définissez vos attentes et mettez-vous d'accord avec l'équipe sur la manière exacte dont elle va livrer. En clarifiant le travail d'équipe et en s'accordant sur les éléments concrets de la réalisation, nous aidons à gérer les attentes de notre équipe concernant ce qui est acceptable ou non.
8. Lancement — quel est l'ordre du jour pour le lancement client ? (5 min)
En tant que chef de projet, vous devriez déjà avoir un plan en place pour la réunion de lancement avec le client — l'objectif d’en discuter avec votre équipe est d’obtenir leur adhésion et d’apporter un contexte ainsi qu'un sentiment d'urgence pour les prochaines étapes.
Dans la mesure du possible, allez au-delà des points habituels prévus à l’ordre du jour du lancement et discutez des exercices utiles qui pourraient être menés lors de la réunion de lancement client afin d’obtenir rapidement des premiers retours ou de donner un véritable coup d’envoi au projet.
S’accorder sur un ordre du jour avec votre équipe peut aider à cristalliser leur attention et à fournir un contexte utile pour toute préparation requise. Préparer la réunion est aussi l’occasion de revoir les actions et décisions prises plus tôt concernant la portée du projet, l’approche, les rôles et le travail d’équipe, afin de décider comment les présenter au client.
Au-delà de la validation de l’ordre du jour, envisagez de planifier une autre réunion de préparation pour répéter ce que vous allez dire, qui va l’annoncer et quelles diapositives seront présentées, ainsi que pour pratiquer les activités prévues. Vous seriez surpris à quel point vous pouvez affiner rapidement l’ordre du jour et le contenu à présenter lorsque vous faites une répétition complète.
Cette étape supplémentaire permettra à votre équipe de se sentir plus à l’aise, vous donnera l’occasion de leur expliquer clairement ce que vous attendez d’eux devant le client, tout en leur donnant les moyens de réussir.
9. Et ensuite — comment garder l'élan ? (5 min)
Tenter de rester détendu au début d’un projet est tentant — personne ne sait vraiment ce qui se passe et, parfois, il se peut même que vous, le chef de projet, soyez la dernière personne à rejoindre l’aventure. La façon dont vous gérez les premières réunions et interactions pose le décor pour le reste du projet.
Pour maintenir l’élan, soyez très clair sur les prochaines étapes. Assurez-vous que tous savent ce qu’ils doivent faire, quand ils doivent le faire, ainsi que les jalons de validation à respecter en chemin.
C'est le moment d’imposer votre autorité et de prendre de la hauteur ! Il faut être très précis sur ce qui doit se passer pour garantir le succès de la réunion de lancement client. Ensuite, guidez votre équipe pour planifier à rebours à partir de cet objectif.
10. Questions-réponses — qu’avons-nous oublié de vous dire ? (5 min)
Organisez une session de questions-réponses avec les membres de votre équipe après avoir abordé tous les autres sujets. Cela leur donne l’opportunité de poser des questions pour clarifier certains points, et les membres de l’équipe signalent souvent des éléments auxquels vous n’aviez pas pensé ou que vous n’avez pas encore abordés avec le client.
Et ensuite ?
Nous voulons tous de superbes réunions de lancement projet, mais préparons-nous correctement le terrain avec nos clients pour organiser une meilleure réunion de lancement ? Les projets peuvent se déliter dès la réunion de lancement alors que nous devrions encore être en pleine phase de lune de miel !
Il existe un moyen simple de maximiser les chances que votre lancement de projet se déroule bien, d’avoir de meilleures réunions avec votre client et de démarrer votre projet sur une trajectoire positive. Il suffit simplement de partager un déjeuner pour organiser un pré-lancement avant la réunion de lancement officielle.
Rencontrez le client avant la réunion de lancement, partagez un repas, échangez de manière détendue, puis réglez à l’avance les détails épineux et délicats qui ont tendance à tout faire dérailler.
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