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Les responsabilités de chef de projet : voici ce que vous devriez réellement faire

Vous êtes donc chef de projet. Vous avez décroché un excellent emploi dans une agence de publicité digitale (ou peut-être êtes-vous dans la branche digitale de l’équipe marketing de votre entreprise, ou vous travaillez sur des projets pour un organisme à but non lucratif, ou vous travaillez sur des projets de site web pour un organisme éducatif) et vous êtes prêt pour votre premier projet! Maintenant, il est temps de montrer à tout le monde de quoi vous êtes capable. C’est aussi le moment où de nombreux chefs de projet commencent à se demander ce qu’ils doivent faire… exactement… en premier.

Les chefs de projet maintiennent généralement les projets sur la bonne voie, en interagissant à la fois avec l’équipe interne et le client. Nous sommes le tampon qui absorbe l’impact de chaque côté et nous nous assurons que le projet continue d’avancer régulièrement. Et maintenant, qu’est-ce qu’on fait? Ne vous inquiétez pas, nous avons tout ce qu’il vous faut. Vous découvrirez ce que vous devez VRAIMENT faire pour être au firmament!

Que fait un chef de projet?

Les responsabilités d’un chef de projet ont beaucoup changé au cours des 5 à 10 dernières années. Dans le passé, les gestionnaires de projet étaient simplement chargés d’exécuter les directives. Nous avons dû nous battre pour montrer notre valeur et souvent nous n’avions pas notre place à la table des stratégies.

Aujourd’hui, les gestionnaires de projet ont un champ d’action beaucoup plus large, qui comprend beaucoup plus de stratégie et de leadership, ce qui est formidable non seulement pour les compétences croissantes du CP, mais aussi pour son salaire. Les salaires des CP ont augmenté à mesure qu’ils assument de plus en plus la direction de projets.

Mais ce champ d’application plus large s’accompagne de beaucoup plus d’attentes sur la façon de faire votre travail, souvent sans l’avantage d’instructions étape par étape. Voici comment faire en sorte que vous soyez opérationnel et que vous alliez au-delà du rôle typique d’un gestionnaire de projet.

Responsabilités du chef de projet : Voici ce que vous devriez vraiment faire

project manager responsibilities - what does a project manager do?

Si vous examinez le descriptif de poste d’un chef de projet, vous trouverez des choses semblables : respectez le délai, l’organisation et le budget du projet. Et vous faites ces choses en enregistrant les besoins, en créant des échéanciers, en segmentant et en faisant le suivi du budget. Vous savez aussi qu’il faut motiver l’équipe et s’assurer que tout se déroule bien.

Mais ce qui va vous séparer de la meute, c’est la façon dont vous faites chacune de ces choses – ce que vous devriez VRAIMENT faire. Passons donc en revue ces éléments par tactique :

1. Liste des besoins

Créez des besoins pour le projet soit dans un document de besoins du projet, soit dans des témoignages d’utilisateurs.

Pour ce faire, nous prenons les éléments de base de l’énoncé des travaux (EdT) ou des notes du client et nous les rassemblons pour montrer tous les éléments essentiels, les détails et les renseignements pertinents que tout intervenant ou membre de l’équipe de projet devrait comprendre s’il devait travailler à ce projet. C’est le “plan” du projet.

Ce que vous devriez vraiment faire :

Vous devez absolument garder une trace de ce qu’il vous faudra pour mener à bien le projet auquel vous avez été affecté. Mais vous devez également comprendre l’ensemble des besoins opérationnels du projet. Vous voulez être en mesure d’écrire vos besoins/témoignages d’utilisateurs afin qu’ils ne répondent pas seulement à la portée du projet, mais qu’ils répondent au besoin réel du projet. La meilleure façon de s’assurer que vous comprenez la stratégie du projet est d’être inclus dans la découverte et la planification initiale du projet, mais tous les chefs de projet ne sont pas en mesure de le faire. La meilleure chose à faire est de s’immerger dans les résultats de la découverte et de se poser des questions stratégiques sur le produit final.

Une fois que vous avez une bonne compréhension de la stratégie du projet, vous pouvez répondre à la plupart des questions qui se poseront au cours du projet. Vous devez être en mesure d’exécuter cette interférence – fournir une orientation stratégique qui aide un projet à se poursuivre sans attendre des commentaires supplémentaires sur les éléments qui ne nécessitent pas une décision du client. Quand j’ai commencé à faire cela pour mes projets, je suis passé de chef de projet à être LE chef de projet – et les projets que j’ai gérés par la suite sont devenus de plus en plus stratégiques.

2. Garder le projet organisé

Création d’une structure de dossiers pour les documents et les ressources.

Nous, les chefs de projet, savons que nous devons conserver toutes les informations relatives au projet dans un seul endroit accessible à tous, afin que les intervenants et les équipes de projet puissent trouver facilement les informations dont ils ont besoin. Habituellement, cela se fait soit sur un réseau partagé, sur Google drive, Dropbox, ou de toute autre façon que l’équipe en général peut trouver des actifs et des informations.

Ce que vous devriez vraiment faire :

Bien que la catégorisation et la création de structures de dossiers significatives soient une nécessité absolue, vous devez également vous assurer que tout ce qui a été créé ou fourni pour un projet est dans le meilleur ordre possible, de sorte que lorsqu’il est nécessaire, il est prêt à démarrer. Il peut s’agir de s’assurer que les ressources graphiques sont du bon type et de la bonne structure de fichier, que toute copie fournie est exempte de formatage supplémentaire pouvant interférer avec les règles CSS, ou de s’assurer qu’un autre code d’entité est correctement packagé. Faire cela au début du projet est la meilleure façon de vous assurer de ne pas perdre de temps ou d’argent plus tard en essayant de réparer quelque chose que vous pouvez prévenir.

J’ai déjà géré un projet qui nécessitait le transfert de plus de 400 fichiers PDF vers un nouvel arbre de documents sur un site web. Je pensais qu’il suffisait de les cataloguer et de m’assurer qu’ils étaient prêts à être ajoutés par nos développeurs, mais j’ai pris un peu plus de temps et j’en ai ouvert certains pour les regarder de plus près. Ce faisant, j’ai réalisé qu’il y avait 3 itérations de marquage différentes pour les documents. Comme je l’ai détecté tôt, le client a eu le temps de s’en occuper et de fournir des fichiers PDF bien avant que nous ayons besoin de les ajouter sur le site. Cela aurait été découvert dans l’AQ à la fin du projet, ce qui aurait laissé très peu de temps au client pour résoudre le problème avant la date de lancement.

3. Création d’une timeline

Énumérer toutes les tâches et les tracer sur une timeline, un calendrier ou un cycle de sprint.

En tant que chef de projet, l’une des premières choses que nous nous demandons, c’est “ce qui doit se passer maintenant, et ce qui doit se passer ensuite, pour que ce projet puisse démarrer à temps.” La façon dont vous gérer ceci dépend réellement de la date limite du projet. Si elle est fixe, vous devez créer un calendrier à partir de la date limite fixe en remontant en arrière. Si elle est flexible, vous pouvez créer un calendrier à partir du moment présent et l’élaborer jusqu’à une date de lancement appropriée.

Ce que vous devriez vraiment faire :

C’est le moment de commencer à penser aux imprévus. Oui, vous devez créer votre échéancier habituel – que ce soit sur un calendrier, un Gantt, ou un plan de sprint. Mais c’est aussi le moment idéal pour commencer à réfléchir à ce qui pourrait mal tourner et à ce que vous ferez si cela se produit. Si vous travaillez sur un projet Waterfall et que vous construisez votre timeline avec des éléments qui se produisent essentiellement dans un format de série, commencez à chercher des endroits où, si vous le deviez, vous pourriez faire du travail parallèle. Commencez à examiner ce que serait un MVP, produit viable minimum, si vous avez un projet avec une date de fin fixée. Cela signifie qu’il faut déterminer ce qui, au minimum, permettrait d’achever un projet à temps. Vous voulez quelques options bien réfléchies à l’avance, lorsque vous êtes à niveau et que vous n’êtes pas soumis à l’immense pression qui entoure habituellement les crises liées au calendrier.

Une de mes options préférées à garder à disposition est la “phase 2”. C’est un bon moyen d’arriver à un MVP sans utiliser le mot “minimum”, car cela provoque parfois la panique chez certains acteurs. Je réfléchis à ce que nous pouvons lancer initialement et à ce qui peut être lancé peu de temps après pour répondre à la portée du projet. Quelle que soit la tactique que vous choisissez, assurez-vous simplement d’avoir identifié le moment où vous pourrez l’exécuter dans votre calendrier. Il n’est pas nécessaire de le partager avec votre client, ni même avec votre équipe, c’est principalement destiné à vous permettre de l’avoir “dans votre poche” en cas de problème.

4. Suivi du budget

S’assurer que le projet ne risque pas de coûter plus cher que prévu.

C’est habituellement la question la plus fondamentale pour le leadership d’équipe : avons-nous assez d’argent pour réaliser ce projet? La plupart du temps, les budgets sont fixés au moment où le chef de projet prend le relais, de sorte que le processus consiste à prendre ce budget et à l’étaler sur la durée que vous avez créée et à suivre les exigences que vous avez définies. Les chiffres doivent fonctionner, sinon le projet risque de coûter plus cher qu’il ne rapporte.

Ce que vous devriez vraiment faire :

C’est votre première et meilleure chance de vous assurer d’avoir un budget suffisant pour faire le travail. Plus un projet progresse, plus il sera difficile de soulever raisonnablement les questions budgétaires (à moins qu’il n’y ait des demandes évidentes hors de la portée du projet).

Une fois que vous vous sentez à l’aise que vous avez le bon montant de budget, vous devriez découper le budget global en tranches d’heures à la fois par rôle et par tâche. Votre budget ne se contente pas de suivre les dépenses d’un projet, il fixe des limites pour chaque membre de votre équipe de projet. Avec vos besoins ou vos témoignages d’utilisateurs, il donne à votre équipe les lignes directrices dont elle a besoin pour réussir. Il ne suffit pas de dire à quelqu’un ce dont vous avez besoin et quand vous en avez besoin, vous devez lui dire combien d’heures il doit le faire. Après tout, si vous devez faire quelque chose en 3 jours, prendre 16 heures pour le faire est très différent de prendre 4 heures. Je m’assure de donner des directives à mon équipe pour les tâches qui ont un “temps de calendrier” ainsi qu’un “budget d’heures”. Non seulement cela leur donne des paramètres pour réussir, mais cela les aide aussi à choisir la meilleure façon d’accomplir une tâche. Si un développeur sait qu’il dispose de 3 heures pour accomplir une tâche au lieu de 6, il peut décider d’utiliser un plugin existant. C’est une information inestimable à avoir en main, avant même que le travail ne commence.

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5. Motiver l’équipe

S’assurer que l’équipe a ce dont elle a besoin pour réussir.

La création de toute la documentation, des échéanciers et des budgets est excellente, mais votre équipe de projet (et vos clients) auront besoin de conseils pour continuer à faire avancer le projet. Il ne suffit pas de mettre en place le projet pour qu’il réussisse. Une fois que ces éléments sont en place, vous devez vous assurer que les choses se déroulent comme prévu et que chacun a ce dont il a besoin pour la tâche en cours.

Ce que vous devriez vraiment faire :

Vous assurer que l’équipe dispose de la bonne bibliothèque d’images filaires ou d’actifs est certainement important. Ce qui va faire de vous une fantastique personne motivante, et un CP prospère, c’est de connaître votre équipe. Chacun d’entre nous a quelque chose qui nous fait vraiment vibrer. Il y a des personnes qui sont motivées par les délais à respecter. Certaines détestent parler au téléphone. D’autres ont besoin de beaucoup d’éloges pour continuer à aller de l’avant. En tant que chef de projet, votre travail n’est pas de faire table rase de ces particularités, mais de travailler avec elles pour tirer le meilleur parti de votre équipe. La première étape est d’apprendre à connaître ce que sont ces petites particularités. Lorsque le temps et la charge de travail le permettent, faites l’effort d’apprendre à connaître tout le monde plus personnellement. Au fur et à mesure qu’ils se sentent plus à l’aise avec vous, commencez à leur demander ce qui fait qu’ils travaillent bien et ce qui les empêche habituellement de produire des résultats de qualité. Notez ces choses pour vous-même, puis au fur et à mesure que votre projet progresse, utilisez ces connaissances pour adapter votre style de communication ou de motivation en fonction de votre équipe.

J’ai travaillé pour plusieurs agences de publicité pharmaceutique, qui sont probablement les plus brutales en termes de projets exigeants et imprévisibles. Il est extrêmement difficile de rester motivé avec les délais improbables et la paperasserie incompréhensible nécessaires pour lancer une bonne campagne de publicité pharmaceutique, sans parler de garder votre équipe motivée. C’était difficile trouver le temps, mais j’ai réussi à connaître mon développeur principal et j’ai découvert qu’il détestait être interrompu par une personne à son bureau quand il travaille, et qu’il adorait les bonbons. Les interruptions n’étaient pas toujours quelque chose que j’avais le luxe d’éviter, alors ce que j’ai fait à la place était de frapper doucement, et de demander immédiatement si c’était le bon moment pour parler. Si ce n’était pas le cas, je disais : “je reviens vers toi pour savoir quand nous pouvons parler, tant que c’est aujourd’hui.” Je lui glissais aussi une barre de Kit-Kat et je déposais des Ferrero rochers de temps à autres, pas seulement quand j’avais besoin de lui parler. Notre relation de travail s’est rapidement consolidée et j’ai l’impression d’avoir fait ressortir ce qu’il y a de mieux en lui. Le tout était de savoir ce qui le faisait vibrer.

Conclusion

Si vous cherchez toujours à aller plus loin que les tâches de base de la gestion de projet et à vous assurer que vous savez ce que vous devriez VRAIMENT faire, préparez-vous à entreprendre les projets les plus complexes et les plus enrichissants. Vous maîtriserez l’essentiel mais aussi les compétences qui, souvent, ne sont pas exprimées dans les descriptions d’emploi, mais qui font les salaires des meilleurs chefs de projet. Vous constaterez aussi que vous êtes moins stressé, parce que vous avez atténué beaucoup des écueils typiques qu’un projet peut vous faire rencontrer.

Voici quelques compétences supplémentaires que les chefs de projet peuvent utiliser pour gérer des projets avec encore plus de valeur et de leadership (y compris des compétences de présentation, dont les CP ont maintenant besoin pour montrer leur valeur stratégique). Et trouvez d’autres compétences en gestion de projet que vous devriez cultiver chez The Digital Project Manager. Une fois vos compétences affinées, sortez et regardez si une nouvelle opportunité vous attend!

Qu’en pensez-vous?

Je suis toujours à la recherche de conseils et d’astuces sur ce que je devrais faire lorsque je gère des projets, alors si vous avez quelque chose à me proposer, n’hésitez pas à laisser un commentaire ci-dessous!

Patrice Embry

Patrice Embry

Je suis Patrice Embry, chef de projet digital freelance et certifié ExpertScrum. Après 18 ans dans le domaine, j'ai eu la chance de travailler pour des agences, des entreprises et tout ce qui se trouve entre les deux. Mes clients se sont étendus sur de nombreux secteurs verticaux - pharmaceutique, finance, construction, commerce électronique, voitures de course, etc. Ma clientèle comprend Exxon Mobile, Merck, Granite Construction, Edwards Lifesciences, GS1 Global, et plusieurs autres. J'ai travaillé sur des sites Web à grande échelle, des applications mobiles, des systèmes CRM et CMS et même du print! Je suis passionné par la philosophie de la gestion de projet - elle façonne ce que je fais tous les jours. Mon site web est https://patrice-embry.com et vous pouvez me trouver sur Twitter @patrice108.

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