Tarvitsevatko projektipäälliköt todella teknisiä taitoja?
Tarvitsevatko projektipäälliköt todella teknisiä taitoja?
Lopullinen vastaus on kyllä.
Selvä, joten pakataanpa tämä julkaisu kasaan ja jatketaan matkaa, sopiiko?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Selvä, mutta odottakaas hetki. Tässä kohtaa asia muuttuu hieman hankalaksi:
- Miten määrittelet ”tekniset” taidot?
- Mistä yrityksistä ja toimialoista puhumme?
- Onko projektipäällikön tiimin ja yrityksen koolla merkitystä?
Keskusteltuani yhdeksän kokeneen projektipäällikön kanssa, pohdittuani omaa kokemustani ja pitäessäni edellä mainitut näkökohdat mielessäni, olen tuonut sinulle objektiivisen ja tulevaisuuteen suuntautuvan näkökulman siihen, mitä projektipäälliköt tarvitsevat menestyäkseen vuonna 2025 ja sen jälkeen.
Mitä tarkoitamme teknisillä taidoilla?
Aloitetaan siis alusta. Kun puhumme teknisistä taidoista, emme tarkoita Excelin peruskäyttöä tai Googlen ekosysteemin hallintaa. Jos työskentelet 2000-luvulla kannettavan tietokoneen ja Wi-Fi-yhteyden avulla, nämä kuuluvat digitaalisiin perustaitoihin.
Otin yhteyttä Karen Chongiin, Stellar Elementsin vanhempaan ohjelmapäällikköön, ja hänen mukaansa ”tekniset taidot ovat teknisten alojen, kuten ohjelmoinnin ja tietokantojen, taitoja.”
Tekninen taito tarkoittaisi siis sitä, että osaa kirjoittaa koodia esimerkiksi Pythonin, Javan tai C++:n kaltaisilla ohjelmointikielillä ohjelmistojen, sovellusten tai verkkosivustojen luomiseksi. Tai sitä, että ymmärtää, miten tietokantoja suunnitellaan, hallitaan ja käytetään esimerkiksi SQL:n kaltaisilla työkaluilla.
Vaikka koodaamisen osaaminen on arvokas tekninen taito, se ei ole ainoa sellainen. Mieti taitoja, joita tarvitaan datan analysointiin, AWS:n tai Azuren kaltaisilla pilvialustoilla navigointiin tai kyberturvallisuusuhkien ymmärtämiseen.
Näitä jotkut saattavat kutsua ”koviksi” taidoiksi – toisin kuin ”pehmeitä” taitoja, kuten viestintää, johtamista, tiimityötä ja ajanhallintaa.
On myös tärkeää muistaa, että tekniset taidot näyttävät erilaisilta sen mukaan, millä toimialalla projektipäällikkö työskentelee. Esimerkiksi ohjelmistokehitysyrityksen projektipäällikkö tarvitsee erilaisia teknisiä taitoja kuin rakennusalan yrityksen projektipäällikkö.
Perustelu, jonka mukaan vastaus on ”ei”
Project Management Instituten mukaan jopa 90 % projektipäällikön ajasta kuluu viestintään.
Voin vahvistaa tämän – suuri osa ajastani projektipäällikkönä (erityisesti tehtävässäni mielenterveysalan startup-yrityksen kirjoitusvastaavana) kului tiimin jäseniltä päivitysten pyytämiseen, palautteen välittämiseen toimitusjohtajalle, sen varmistamiseen, että saavutimme kaikki määräajat tiiminä, ja ennen kaikkea siihen, että kaikki sidosryhmät suhtautuivat realistisesti saavutettavissa oleviin lopputuloksiin.
On huomionarvoista, että PMI pitää myös ”voimattaitoja” – viestintää, ongelmanratkaisua, yhteistyöhön perustuvaa johtamista ja strategista ajattelua – erittäin tärkeinä. Näiden taitojen tarvetta tukevat kylmät, kovat faktat – PMI:n ansiosta, ja voinee sanoa, että organisaatio pitää varsin paljon voimataitoja koskevasta ajatuksestaan.
Heidän tutkimuksensa osoittaa, että voimataitoihin keskittyvät organisaatiot onnistuvat paremmin toteuttamaan liiketoiminnan tavoitteet saavuttavia projekteja. Ne myös tuhlaavat vähemmän rahaa heikon projektisuoriutumisen vuoksi verrattuna maailmanlaajuiseen keskiarvoon (4,8 % vs. 5,2 %) ja huomattavasti vähemmän kuin yritykset, jotka jättävät voimataidot huomiotta (8,8 %).
Fred Baker, Integrated Humanin pääkonsultti ja perustaja, pitää projektipäällikön kykyä oppia ja sopeutua tärkeämpänä kuin mitään yksittäistä teknistä taitoa.
Ja hänellä on kyllä pointtinsa:
Voit tulla PowerBI:n kuninkaaksi, ja asiakas vaihtaa Tableaun käyttöön. Näiden kahden välillä on siirrettäviä taitoja, mutta tärkeämpää on kykysi oppia ja mukautua tarpeiden mukaan.
Lyhyesti sanottuna on vahvoja perusteita sille, että siirrettävillä, ei-teknisillä taidoilla on projektipäällikön menestyksessä suurempi rooli kuin teknisellä asiantuntemuksella. Mutta ennen kuin päätämme tältä päivältä, tarkastellaanpa myös argumentin toista puolta.
Argumentti, joka sanoo ”kyllä”
Haluan avata tätä argumentin puolta kertomalla hieman lisää omasta kokemuksestani projektipäällikkönä.
Mainitsin aiemmin, että toimin mielenterveysalan startup-yrityksessä kirjoittamisen vetäjänä. Pienen startup-tiimin luonteeseen tietysti kuuluu, ettei roolini pysynyt erillään sisällöstä. Mentoroin kirjoittajia, vastasin asiakastukipyyntöihin, autoin suunnittelijoita sovelluksen käyttöliittymän kanssa ja toimin viestinnällisenä siltana kirjoittamisen, tutkimuksen ja operaatioiden välillä. Ymmärrätte varmaan—projektipäälliköille on tavallista, että heillä on monia erilaisia rooleja.
Rooli oli haastava. Digitaalisesta ulospäinsuuntautuneisuudestani oli ehdottomasti hyötyä, samoin kirjallisista ja suullisista viestintätaidoistani. Todellisen menestykseni mahdollisti kuitenkin teknologian perusteellinen ymmärtäminen. En ole koodari. Enkä ole SQL-asiantuntija.
Siitä huolimatta käytin aikaa tutustuakseni käyttöliittymien suunnitteluun tarkoitettuun Figmaan, asiakastukeen käytettävään Intercomiin ja analytiikkaan tarkoitettuun Mixpaneliin—jotta pystyin puhumaan tuotteestamme asiantuntevasti ja korjaamaan nopeasti pieniä virheitä, kuten väärin muotoillun Figma-tiedoston, ilman suunnittelijoiden apua.
Tämän ansiosta pystyin vaikuttamaan sisällön suuntaan itsevarmemmin. Tiesin esimerkiksi Intercomin kautta, että asiakkaamme valittivat usein äkillisestä siirtymisestä maksulliseen versioon. Miten voisimme valmistella heitä sovelluksen sisäisillä viesteillä, jotta muutos ei tulisi heille järkytyksenä? Tai Mixpanel osoitti, että monet käyttäjät lopettavat yhden kurssimme kolmannen näkymän jälkeen. Mitä on meneillään? Onko kyse käyttöliittymästä, sisällöstä vai koodauksesta?
Menestyin roolissani, koska jos asiat menivät pieleen, tiesin mistä etsiä, miten tulkita tietoja ja kenelle välittää ne.
On kuitenkin tärkeää tarkastella esimerkkiäni asiayhteydessään: työskentelin tusinan hengen tiimissä ohjelmistokehitysyrityksessä ja täysin etänä. Minulla ei tarvinnut olla vahvaa teknistä osaamista—vain sellaiset taidot, jotka sujuvoittivat hyväksyntä- ja toimitusprosesseja.
Megha Sharda, entisen yritykseni silloista käyttäytymistieteiden vetäjää, joka työskenteli tiiviisti kirjoittajien, tutkijoiden ja insinöörien kanssa, on samaa mieltä: ”En laske MS Officen käyttöä ja Google-hakujen tekemistä taidoiksi. Mutta projektin edellyttämien ohjelmistojen ja työkalujen perusteiden hallinta on tärkeää.”
Tarinan opetus siis on, että projektipäälliköt tarvitsevat tehtävä- ja yrityskohtaisia teknisiä taitoja etenkin työskennellessään pienissä tiimeissä. Jo vähäinenkin ymmärrys tärkeistä teknisistä taidoista voi nopeuttaa prosesseja, jotka ovat ratkaisevia projektin kokonaismenestyksen kannalta.
Melody MacKeand, sertifioitu projektipäällikkö ja oman konsultointiyrityksensä perustaja, lisää, että ”teknistä asiantuntemusta tarvitaan useammin pienissä organisaatioissa, koska niiden työntekijöillä on yleensä useita rooleja. Mitä suurempi organisaatio on, sitä selvemmin henkilö sijoittuu tiettyyn tehtävään.”
Hän suosittelee tuleville projektipäälliköille, että nämä ”hankkivat tietämyksensä laajemmin eivätkä syvemmin” ja keskittyvät esimerkiksi UX/UI-suunnitteluun, laadunvarmistuksen perusteisiin ja sisällönhallintajärjestelmiin.
Kysyin tätä varten myös Katy Flattin—freelancerien kollektiivin, Optimistin, kulttuuri- ja operatiivisen toiminnan johtajan—sekä yhdeltä nykyisistä projektipäälliköistäni.
Hän kykenee näkemään metsän puilta ja antamaan vastauksen, jossa 2000-luvun työympäristöjen etätyöpainotteinen luonne otetaan vahvasti huomioon:
”Tarkoitan, että roolin todellinen tavoite on pitää projektit aikataulussa ja budjetissa sekä varmistaa prosessien sujuvuus. Vähäinen tekninen osaaminen vain lisää kitkaa ja virheiden mahdollisuutta.”
Hän myöntää, että joitakin projekteja voidaan hallita vähäisellä teknisellä osaamisella, mutta ”se ei ole kovin tehokasta, ellei hallittavana ole vain muutamaa projektia. Nykymaailmassa se on varmasti epätodennäköisempää, sillä meillä on niin paljon etä- ja hybridityöntekijöitä. Projektipäällikön on hyödynnettävä jonkin verran teknistä osaamista luodakseen ja ylläpitääkseen järjestelmiä, jotka mahdollistavat projektien sujuvan siirtämisen, sidosryhmien seurannan ja palautteen antamisen sekä esitykset asiakkaille ja muille osallisille.”
Hän lisää:
”Tiedän ainakin yhden henkilön, joka olisi erinomainen projektipäällikkö, mutta hänen tekniset taitonsa ovat heikot, ja se on todella ainoa este sille, etteikö hän menestyisi loistavasti.”
Ja tämä pitää paikkansa: 46 % projekteista yrityksissä, joissa projektinhallintateknologia on heikkoa, ylittää budjetin.
Kuka siis on oikeassa?
Kaikki! (No, melkein kaikki.)
Vaikka digitaalisessa maailmassamme projektipäällikkö tarvitsee jonkin verran teknisiä taitoja, totuus on, ettei projektipäälliköiltä vaadittavien teknisten taitojen tasosta ole olemassa yhtä ainoaa oikeaa vastausta.
Se riippuu useista tekijöistä:
- Toimiala: Rakennusalan projektipäällikön on ehkä hallittava CAD-ohjelmistot, rakennusalan projektinhallinnan tekoälytyökalut, rakennusmääräykset ja piirustusten tulkinta. Terveydenhuollossa työskentelevän projektipäällikön taas on ehkä tunnettava sähköiset potilastietojärjestelmät (EHR), lääketieteellinen kuvantamisteknologia ja tietosuojasäädökset.
- Yrityksen koko ja rakenne: Pienessä startup-yrityksessä projektipäällikkö saattaa vastata kaikesta projektinhallintaohjelmiston käyttöönotosta verkkosivusto-ongelmien vianmääritykseen. Suuressa yrityksessä projektipäälliköllä voi kuitenkin olla käytössään oma IT-osasto, jolloin hän voi keskittyä yhteistyöhön erikoistuneiden teknisten tiimien kanssa.
- Projektin tyyppi: Verkkosivuston uudistamista johtavan projektipäällikön on tunnettava hyvin käyttöliittymäkehitys sekä UX/UI-periaatteet. Uuden CRM-järjestelmän käyttöönottoa valvovan projektipäällikön on puolestaan ymmärrettävä tietojen siirtoa, järjestelmäintegraatiota ja käyttäjäkoulutusta.
- Henkilökohtaiset vahvuudet ja heikkoudet: Data-analyysitaustainen projektipäällikkö saattaa olla erinomainen projektimittareiden seurannassa ja mahdollisten riskien tunnistamisessa. Vahvat viestintätaidot omaava projektipäällikkö taas saattaa soveltua paremmin sidosryhmien odotusten hallintaan ja eri toimintojen välisen yhteistyön fasilitointiin.
Kuinka lähestyä projektien teknisiä osa-alueita, jos et ole tekninen ihminen
Mitä jos et ole tekninen ihminen?
Sinun on pystyttävä ”puhumaan taidon kieltä”, jotta voit välittää sen, mitä pitää viestiä, kertoo Laura Sliva, monialainen graafinen suunnittelija.
Melody kutsuu tätä teknisen osaamisen läheisyydessä toimimiseksi: ”Projektipäälliköillä pitäisi olla perustason ymmärrys teknisestä kielestä, jotta he voivat keskustella harkitusti teknisissä ympäristöissä.”
Näin voit lähestyä teknistä puolta, vaikka et olisikaan ”teknologiaihminen”:
Kokeile koodittomia työkaluja
Koodittomissa työkaluissa käytetään visuaalisia käyttöliittymiä ja vedä ja pudota -elementtejä, joten niiden avulla voi rakentaa asioita ilman koodin kirjoittamista. Ne ovat loistava tapa saada tuntumaa siihen, miten ohjelmistoja rakennetaan ja miten eri osat toimivat yhdessä.
Projektipäällikkönä tästä voi olla paljon hyötyä, vaikka et olisikaan ohjelmoija. Ymmärrät kehitysprosessia paremmin, mikä voi tehdä viestinnästä ja yhteistyöstä sujuvampaa.
Lisäksi koodittomat työkalut sopivat erinomaisesti ideoiden kokeilemiseen ja testaamiseen.
Haluatko nähdä, miten uusi ominaisuus toimii? Tee nopeasti prototyyppi koodittomalla työkalulla ja kerää palautetta ennen kuin investoit valtavasti aikaa ja resursseja kehitykseen.
Lue kirjallinen viestintä uudelleen
Paljon tärkeää tietoa vaihdetaan kirjallisesti, olipa kyse sitten Slack-keskustelusta, GitHub-päivityksistä tai Notionissa olevasta dokumentaatiosta (tai Notion-vaihtoehdosta). Tämä pätee erityisesti etätiimeihin, joilla ei ole mahdollisuutta tavata usein kasvokkain.
Teknisiä keskusteluja voi olla erityisen vaikea seurata. Ne ovat täynnä ammattitermejä ja monimutkaisia yksityiskohtia. Tämä kuulostaa yksinkertaiselta, mutta muista hidastaa tahtia ja lukea teksti uudelleen. Se auttaa sinua:
- Omaksumaan asiat omaan tahtiisi: Ei enää hätäistä silmäilyä. Käytä aikaa, selvitä oudot lyhenteet ja ymmärrä todella, mitä sanotaan.
- Havaitsemaan mahdolliset ongelmat: Uudelleen lukeminen auttaa huomaamaan ”hetkinen, mitä?” -tilanteet ennen kuin ne muuttuvat suuriksi esteiksi.
- Pitämään kaikki samalla kartalla: Varmista, että koko tiimi ymmärtää asiat samalla tavalla, vaikka ette olisikaan samassa huoneessa.
Työskentely pareittain
Yhteistyö jonkun kanssa – ihan kenen tahansa – voi olla todella hyödyllistä, kun sinun täytyy ratkaista ongelma tai saada jokin asia tehdyksi. Pyydä tekninen vetäjäsi nopeaan tapaamiseen. Pyydä kehittäjää hetkeksi sivummalle 10 minuutiksi. Tällainen suora yhteistyö on korvaamatonta.
Näin kehitin silmää käyttöliittymille – ”työskentelemällä yhdessä” UX-suunnittelijan kanssa ymmärtääkseni, miten mobiilikäytettävyys voi vaikuttaa sisältömme luettavuuteen.
Käytä vertauksia ja kielikuvia
Teknisten käsitteiden kieli voi kuulostaa vieraalta. Tee niistä ymmärrettävämpiä vertausten ja kielikuvien avulla.
Esimerkiksi pilvipalvelut ovat kuin pankkiholvi tiedoillesi. Ne ovat turvallisia, suojattuja ja käytettävissä mistä tahansa internet-yhteyden kautta. Sinun ei tarvitse huolehtia holvin ylläpidosta itse – pankki (pilvipalveluntarjoaja) huolehtii kaikesta.
Etsi tekninen vetäjä
Jokaisella projektilla on tekninen asiantuntija – joku, joka todella tuntee asiansa. Sinun tehtäväsi on löytää hänet! Hän on yhteyshenkilösi kaikissa teknisissä asioissa. Hän voi vastata kysymyksiisi, auttaa sinua ymmärtämään ammattijargonia ja olla käytännössä pelastusrengas, kun asiat muuttuvat monimutkaisiksi.
Näin kehität tulevaisuudenkestäviä projektinhallintataitoja
Kysyin asiantuntijajoukoltani: Jos sinun pitäisi valita YKSI tekninen taito projektinhallinnan tulevaisuutta varten, minkä valitsisit?
Kaksi taitoa nousi kärkeen:
Tekninen ongelmanratkaisu
Chong korostaa, että projektipäälliköiden on oltava teknologisesti sopeutumiskykyisiä. Tämä tarkoittaa muutakin kuin eri teknologioiden tuntemista: heidän on kehitettävä kyky oppia nopeasti uusia työkaluja ja järjestelmiä sekä soveltaa niitä projektin edetessä.
”Jos kyseessä on suunnittelutoimisto, sanoisin, että opettele Keynote ja PowerPoint tai Figma. Jos kyseessä on AWS, saattaisin sanoa pilvipalvelut. Jos minun siis TÄYTYISI valita vain yksi, se olisi kyky ratkaista teknisten alojen ongelmia, mikä tarkoittaa, että sinun on opittava kyseisestä teknologiasta tiettyyn tasoon asti.”
Myyntimenestyskirjailija ja World Economic Forumin sekä Forbesin säännöllinen avustaja Bernard Marr julkaisi LinkedIn-profiilissaan tämän kyselyn, jossa ongelmanratkaisu nousee selväksi voittajaksi teknologiaohjautuvassa tulevaisuudessa:
Tekoälyn soveltaminen
Maailmanlaajuisesti projekteihin investoidaan vuosittain noin 48 biljoonaa dollaria. Silti Standish Groupin mukaan hämmästyttävän vähän, vain 35 prosenttia näistä projekteista, katsotaan onnistuneiksi. On selvää, että jonkin on muututtava. Ja tekoäly näyttää olevan avainasemassa.
Gartner ennustaa, että vuoteen 2030 mennessä hämmästyttävät 80 prosenttia projektinhallinnan tehtävistä hoidetaan tekoälyn avulla. Taustalla ovat massadata, koneoppiminen (ML) ja luonnollisen kielen käsittely.
Matthew Fox, DPM-yhteisön asiantuntija, sanoo, että projektipäälliköiden on ymmärrettävä ”tekoälyn soveltaminen” ja että heidän on elintärkeää hallita ”käytännön ymmärrys siitä, mitä se tekee sekä projektien että yksilöiden kannalta.”
Tämä ei ole mikään futuristinen fantasia – se tapahtuu nyt.
Harvard Business Review -lehden artikkelissa ”Miten tekoäly muuttaa projektinhallintaa” kirjoittajat korostavat, kuinka tekoälyä hyödyntävät työkalut automatisoivat rutiinitehtäviä, tarjoavat reaaliaikaisia tilapäivityksiä ja helpottavat saumatonta viestintää tiimin jäsenten välillä.
Digitaaliset avustajat analysoivat historiallisia tietoja, projektisuunnitelmia ja käyttäjien vuorovaikutusta, tallentavat projektin kannalta olennaisia tietoja ja tarjoavat räätälöityä tukea. Äskettäin julkistettu Oraclen digitaalinen projektinhallinta-avustaja on esimerkki tästä suuntauksesta.
Kaikkien näiden muutosten ollessa näköpiirissä—tekoälystä siihen, mitä ikinä seuraavaksi tuleekaan—on aika vastata alkuperäiseen kysymykseemme. (Jälleen kerran.)
Viimeinen sana
Todellinen kysymys ei ole se, tarvitsetko teknisiä taitoja—vaan se, mitä taitoja tarvitset ja kuinka syvälle sinun pitäisi mennä.
Tekninen läheisyys on se, missä kannattaa olla—sinun ei tarvitse olla täysiverinen tekninen projektipäällikkö, mutta sinun pitäisi tietää tarpeeksi ymmärtääksesi, mitä tapahtuu, havaitaksesi mahdolliset ongelmat ja tietääksesi, milloin pyytää asiantuntijoita mukaan. Tämä pitää kaksin verroin paikkansa nyt, kun monet meistä työskentelevät etänä ja elävät digitaalisten työkalujen keskellä.
Kuten Fred Baker asian ilmaisi (ja pidän tästä todella): Todellinen voima piilee kyvyssä oppia ja sopeutua.
Maailmassa, jossa tämän päivän kuuma uusi työkalu on huomisen vanha uutinen, se saattaa hyvinkin olla kaikista teknisin taito.
