Projektin ylläpitäjä vs. projektipäällikkö: keskeiset erot
Jos olet uusi projektinhallinnan alalla tai harkitset uranvaihtoa, saatat ihmetellä, miksi projektipäälliköt vaikuttavat tekevän niin paljon hallinnollista työtä.
Monissa organisaatioissa projektipäällikön tehtäväksi jää muistiinpanojen tekeminen, kokouskutsujen luominen ja jopa tarjoilujen tilaaminen tai kokoushuoneiden siivoaminen kokouksen tai strategiaistunnon jälkeen.
Olisi täysin ymmärrettävää, jos miettisit, missä hallinnollinen rooli päättyy ja projektipäällikön rooli alkaa – ja liittyvätkö ne edes toisiinsa. On selvää, että jonkun on hoidettava nämä tehtävät, mutta miksi se on usein projektipäällikkö, ja mitä voimme tehdä, kun sen ei oikeastaan pitäisi olla hänen vastuullaan?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Mikä on projektisihteeri?
Projektisihteeri vastaa projektin hallinnollisesta puolesta. Hänen tehtäviinsä voivat kuulua seuraavat:
- Projektisuunnitelman päivittäminen
- Projektinhallintatyökalun pitäminen ajan tasalla
- Kokousten aikatauluttaminen
- Projektin dokumentointi (mukaan lukien kokousmuistiot, esityslistat, seuranta ja muu viestintä)
- Projektin aineistojen arkistointi
- Laskujen lähettäminen tai maksaminen sekä budjetin hallinta
- Projektipäällikön tukeminen
Projektisihteeri ei välttämättä ole sama asia kuin nuorempi projektipäällikkö tai projektikoordinaattori. Vaikka näitä nimikkeitä, kuten monia muitakin tehtävänimikkeitä, käytetään usein toistensa synonyymeina, projektisihteerinä toimiminen voi olla oma urapolkunsa.
Se, että joku työskentelee projektiorganisaation hallinnollisessa roolissa, ei myöskään välttämättä tarkoita, että hän haluaisi ryhtyä projektipäälliköksi.
Mikä on projektipäällikkö?
Projektipäälliköt käynnistävät, toteuttavat ja saattavat päätökseen projekteja eri toimialoilla.
Koska keskitymme tässä digitaaliseen projektinhallintaan, projektipäällikkö voi johtaa suunnittelijoista, kehittäjistä, tekstisuunnittelijoista ja käyttäjäkokemuksen ammattilaisista koostuvaa tiimiä verkkosivuston, laskeutumissivun, blogikirjoitussarjan, ohjelmiston tai mainonnan luomisessa.
Koska digitaalisia projekteja on monenlaisia, alallamme projektipäälliköstä voidaan käyttää monenlaisia tehtävänkuvauksia ja jopa nimikkeitä. Heitä voidaan kutsua esimerkiksi digitaalisiksi tuottajiksi, tiiminvetäjiksi tai ylemmillä tasoilla toimitusjohtajiksi.
Nämä termit tarkoittavat yleensä samaa asiaa. Tämä henkilö vastaa projektin kokonaisvaltaisesta toimituksesta. Projektipäällikkö vastaa seuraavista:
- Projektin laajuuden määrittäminen
- Budjetin asettaminen tai hallinta
- Projektitiimin valvominen
- Viestintärytmin suunnittelu
- Tilannepäivitysten lähettäminen projektin sponsoreille, asiakkaille tai muille sidosryhmille
- Projektin etenemisen seuranta projektisuunnitelmaan verrattuna
- Projektin laajuuden hallitsemattoman kasvun estäminen ja muutostilausten laatiminen
- Riskienhallinnasta vastaaminen
- Projektin päättäminen sen valmistuttua
- Jälkiarviointien tai retrospektiivien järjestäminen
- Projektin materiaalien arkistoinnin varmistaminen
2 keskeistä eroa projektisihteerien & projektipäälliköiden välillä
Tuntuuko sinusta, että hoidat kaikki projektiesi hallinnolliset tehtävät etkä ole varma, mihin sijoitut projektipäällikön ja projektisihteerin välisellä jatkumolla? Nämä kaksi keskeistä eroa auttavat sinua ymmärtämään paremmin, missä olet nyt tai minne haluat edetä.
Projektipäälliköt keskittyvät kokonaisstrategiaan, projektisihteerit ovat käytännönläheisempiä
Projektipäälliköt tekevät tai ohjaavat kaikkea, mitä onnistuneen projektin toteuttaminen edellyttää.
He voivat vastata projektitiimin valitsemisesta tai perehdyttämisestä, laajuuden määrittämisestä yhdessä asiakkaan ja liiketoiminnan kehityksen kanssa, budjetin hallinnasta koko projektin elinkaaren ajan sekä kaikesta projektiin liittyvästä viestinnästä ja dokumentoinnista.
He johtavat projektin aloituskokouksen ja tilannepäivitykset, varmistavat projektin asianmukaisen päättämisen ja huolehtivat siitä, että kaikki aineistot arkistoidaan oikein projektin lopussa.
Tämä on suuri vastuu, ja kokonaisstrategian ohjaaminen, ongelmien ratkaiseminen sekä hallinnollisten tehtävien hoitaminen voivat johtaa työkuorman kasvuun tai loppuunpalamiseen. Siksi useimmissa monimutkaisissa projekteissa, kuten suuren verkkosivuston tai uuden digitaalisen tuotteen rakentamisessa, voi olla useampi kuin yksi projektipäällikkö tai projektihallinnon tehtävistä vastaava henkilö hoitamassa kaikkia töitä.
Suuressa yrityksen sisäisessä digitaalisessa tiimissä tai toimistossa voi olla 2–10 projektipäällikköä, joitakin projektihallinnon tehtävistä vastaavia henkilöitä tai koordinaattoreita sekä projektinhallinnan johtaja tai päällikkö, jolle kaikki nämä ammattilaiset raportoivat.
Projektihallinnon tehtävistä vastaavat henkilöt tarjoavat projektille hallinnollista tukea. Heillä on erinomaiset organisointitaidot, ja heidän pitäisi pystyä ottamaan vastuulleen esimerkiksi kokousten aikatauluttaminen, neuvotteluhuoneiden varaaminen, projektinhallintaohjelmiston käyttöönotto ja tehtävien jakaminen tiimin jäsenille.
He voivat myös seurata myöhässä olevia tehtäviä, laatia tilanneraportteja ja auttaa tiimin jäseniä koordinoimaan yhteistyötä keskenään tai asiakkaiden kanssa.
Mutta tässä piilee ongelma: Kuka tahansa projektipäällikön tehtävässä toimiva voi joutua hoitamaan tiettyjä projektin hallinnollisia tehtäviä vain siksi, että häntä pidetään tiimin vähiten tärkeänä jäsenenä.
Joissakin digitaalisissa tiimeissä uskotaan, että projektipäällikön tehtäviin kuuluu toimia tiimin hallinnollisena tukena. Vaikka näin ei olisikaan eikä sitä mainittaisi työnkuvassasi, saatat päätyä hoitamaan näitä tehtäviä, koska tuntuu siltä, ettei kukaan muu tee niitä.
Kokemus ja pätevyydet
Kokemus ja pätevyydet ovat asioita, joissa projektipäälliköt voivat erota projektihallinnon tehtävistä vastaavista henkilöistä. Nykypäivän työmarkkinoilla on mahdollista löytää tehtävä, joka ei edellytä kandidaatin tutkintoa, mutta sellainen vaaditaan todennäköisemmin projektipäällikön tehtävään.
Hyvin kokenut projektipäällikkö tai projektinhallintatoimiston (PMO) johtaja saattaa tarvita myös maisterin tutkinnon. Tämä ei kuitenkaan tarkoita, ettet voisi löytää tehtävää ja hankkia erinomaista alan kokemusta ilman nelivuotista tutkintoa.
Projektipäälliköt voivat hankkia sertifikaatteja osoittaakseen, että heillä on tehtävässään tarvittava kokemus. Digitaalisella alalla tämä voi tarkoittaa esimerkiksi sertifioitumista Scrum-mestariksi (mikä on eri tehtävä kuin projektipäällikkö) tai ketterän kehityksen pätevyyden hankkimista Project Management Institutelta (PMI). Muilla toimialoilla PMP:tä pidetään kultaisena standardina.
Projektihallinnon tehtävistä vastaaville henkilöille projektinhallinnan sertifikaatit voivat olla hyödyllisiä, kun he yrittävät päästä alalle tai täydentää siirrettäviä taitojaan.
Projektinhallinnan perusteisiin kuuluvia sertifikaatteja ovat CAPM, Googlen projektinhallintatodistus tai jopa Scrum Alliancen Certified Scrum Master (CSM) -sertifikaatti. Näillä ohjelmilla ei ole muita esitietovaatimuksia kuin vaadittavien koulutustuntien suorittaminen ennen kokeeseen osallistumista.
Projektihallinnon tehtävistä vastaavien henkilöiden ja projektipäälliköiden kaksi yhtäläisyyttä
Asioiden pitäminen järjestyksessä
Sekä projektipäälliköllä että projektihallinnon tehtävistä vastaavalla henkilöllä on oma roolinsa asioiden pitämisessä järjestyksessä päivittäisessä työssä.
He työskentelevät yhdessä resurssienhallinnan suunnittelemiseksi, valvovat projektibudjetin menoja ja dokumentoivat ne sekä huolehtivat yleisesti tiedostojen ja projektiaikataulujen pitämisestä ajan tasalla. He voivat jakaa vastuun projektisuunnitelmien ja tehtävien päivittämisestä esimerkiksi Asanan, Trellon tai Workfrontin kaltaisissa työkaluissa.
Työsuhteen vakaus ja urakehitys
Olitpa projektipäällikkö tai projektihallinnon tehtävistä vastaava henkilö, molemmat projektinhallinnan alan urapolut tarjoavat työsuhteen vakautta ja mahdollisuuksia urakehitykseen.
Vaikka teknologia-alalla nähdään nykyään paljon irtisanomisia, taitavat projektipäälliköt ja projektihallinnon tehtävistä vastaavat henkilöt löytävät aina töitä.
PMI:n osaajavajeeseen liittyvän tutkimuksen (2017–2027) mukaan työnantajat tarvitsevat vuoteen 2027 mennessä maailmanlaajuisesti lähes 88 miljoonaa henkilöä projektinhallintaan suuntautuneisiin tehtäviin.
Mitä tämä tarkoittaa sinulle kokeneena tai alalle pyrkivänä projektinhallinnan ammattilaisena? Se tarkoittaa, että nyt on hyvä aika aloittaa tai kasvattaa uraa. Tämä taito on kysytty, ja se voi olla myös tuottoisa.
Jos työskentelet läheisellä alalla ja etsit uutta suuntaa urallesi, voit hyödyntää jo olemassa olevia taitojasi menestyäksesi projektipäällikkönä tai projektihallinnon tehtävistä vastaavana henkilönä.
Ja kun kyse on urakehityksestä, sertifikaattien hankkiminen sekä projektinhallintataitojen ja viestintätaitojen, ajanhallintataitojen tai johtamistaitojen kaltaisten pehmeiden taitojen kehittäminen voivat auttaa sinua jatkamaan kehittymistä ja ottamaan vastuullesi suurempia ja monimutkaisempia projekteja – mikä voi myös johtaa korkeampaan palkkaan ja parempiin uramahdollisuuksiin.
Hallinnollinen ansa: huomio näkymättömästä työstä
Kun pohdit, mitä hyvä projektipäällikkö (tai ylläpitäjä) on, saatat kuvitella henkilön, joka ottaa vastuulleen kaiken, mitä täytyy tehdä. Hän työskentelee pitkiä päiviä, tekee useita asioita samanaikaisesti ja varmistaa projektin onnistumisen.
Jotkin asiat, kuten muistiinpanojen tekeminen, tarjoilujen tilaaminen ja syntymäpäivien muistaminen, ovat tiimille erittäin tärkeitä, mutta ne eivät vaikuta suoraan projektin onnistumiseen. Jos nämä tärkeät asiat hoidetaan hyvin, niitä harvoin huomioidaan.
Jos jokin kuitenkin jää hoitamatta, kaikki huomaavat sen. Nälkäinen tiimi saattaa olla kärttyinen, ja henkilö, jonka syntymäpäivää ei huomioitu, voi loukkaantua ja niin edelleen. Tätä työtä kutsutaan joskus näkymättömäksi työksi – ja vaikka jonkun on tehtävä se, projektipäällikön ei aina tarvitse olla tämä henkilö.
Monissa organisaatioissa, erityisesti siellä, missä projektipäälliköt ovat enimmäkseen naisia, projektipäällikön saatetaan odottaa ottavan vastuulleen projektin hallinnollisten tehtävien lisäksi myös kaikki tiimin näkymätön työ. Syntymäpäiväkakun tilaamisen muistaminen pääkehittäjälle tai sen muistaminen, että suunnittelija on allerginen pähkinöille, vaatii aikaa, vaivaa ja energiaa.
Näin varmistat, ettet joudu tekemään näkymätöntä työtä
Et ole yksin, jos luit viimeiset kappaleet ja nyökkäilit mukana. Harvard Business Reviewn tutkimuksessa havaittiin, että naisia pyydetään työpaikoilla 44 % useammin kuin miehiä vapaaehtoisiksi tehtäviin, jotka eivät edistä uralla etenemistä.
Tehtävät, jotka eivät edistä uralla etenemistä, kuuluvat näkymättömän työn piiriin. Ne hyödyttävät organisaatiota, mutta eivät todennäköisesti vaikuta henkilön suoriutumisen arviointiin tai uralla etenemiseen.
Leanin.orgin ja McKinseyn vuoden 2022 Naiset työpaikalla -raportissa todetaan: ”Samalla tasolla oleviin miehiin verrattuna naisjohtajat tekevät enemmän työntekijöiden hyvinvoinnin tukemiseksi ja DEI:n edistämiseksi – työ, joka parantaa henkilöstön pysyvyyttä ja työntekijöiden tyytyväisyyttä, mutta jota ei useimmissa yrityksissä virallisesti palkita. Sellaisen työn tekemiseen käytetty aika ja energia, jota ei huomioida, vaikeuttavat naisjohtajien etenemistä ja saattavat osittain selittää, miksi he ovat muita useammin loppuun palaneita.”
Mitä siis voit tehdä projektipäällikkönä tai projektin ylläpitäjänä, kun sinun odotetaan – tai mikä vielä pahempaa, sinut määrätään – tekemään tätä näkymätöntä työtä ja huomaat, ettei sitä jaeta tasaisesti tiimin kesken? Tässä on muutama asia, joita voit kokeilla.
Toimintatapa 1: Jaa tehtävät suoraan
Voit ottaa aloitteen ja alkaa jakaa tehtäviä muille. Selityksiä ei tarvita.
Esimerkiksi: ”Greg, voitko tehdä muistiinpanot tästä kokouksesta?” Jos Greg näyttää hämmentyneeltä tai järkyttyneeltä, voit sanoa: ”Minä teen ne yleensä, mutta haluaisin tänään keskittyä vetämiseen ja omien prioriteettieni kannalta tärkeiden asioiden kuuntelemiseen. Mielestäni olisi hienoa, jos nimeäisimme eri henkilön jokaiseen kokoukseen. Sinä saat aloittaa!”
Toinen esimerkki: Jos sinua pyydetään hakemaan herkkuja syntymäpäiväjuhlia varten ja sinulla on puheluiden välissä vain 25 minuuttia aikaa syödä lounas, vilkaise kalentereita ja anna tehtävä sen henkilön hoidettavaksi, jolla on kyseisenä päivänä vähiten kokouksia.
Toimintatapa 2: Ole avoin
Jos haluat olla hyvin avoin ja tiedät tiimisi suhtautuvan asiaan myönteisesti, voit muuttaa kaikki odotukset kerralla ilmoittamalla kokouksen alussa – tai kokouksen lopussa, jos jotain muuta täytyy aikatauluttaa, tai milloin tahansa asian noustessa esiin: ”Tiedän, että olen aina hoitanut ______, mutta en voi jatkaa sen tekemistä omien työtehtävieni ohella. Mielestäni, jos jaamme kaiken tämän työn tasaisesti, se ei kuormita ketään yksittäistä henkilöä.”
Ja jos joku kysyy sinulta: ”Miksi?”, voit aina saada hänet vaivaantumaan kysymällä hyväntuulisesti: ”Onko jonkin yhteisen hallinnollisen työn ottamisessa vastuulleen jokin ongelma?”
Toimintatapa 3: Hanki muutama liittolainen
Toinen tapa varmistaa, ettei PM:ää kohdella toimiston ylläpitäjänä, on hankkia muutama liittolainen huomauttamaan asiasta, kun he huomaavat sitä tapahtuvan. Se voi olla niinkin yksinkertaista kuin: ”Pam tekee aina muistiinpanot. Minä teen ne tällä kertaa, ja ehkä Gus voi tehdä ne ensi kerralla. Muuten tämä ei ole oikein reilua.” Tai: ”Miksi kaikki olettavat, että Gail järjestää tämän kokouksen?”
Usein kysyttyä projektin ylläpitäjistä
Mitä eroa on projektin ylläpitäjällä ja projektipäällikön avustajalla?
Monissa organisaatioissa nimikkeitä projektin ylläpitäjä ja projektipäällikön avustaja käytetään toistensa synonyymeina, mutta kyseessä on kaksi selvästi erilaista roolia.
Projektin ylläpitäjä hoitaa hallinnollisia tehtäviä, kun taas projektipäällikön avustajalla voi olla käytännönläheisempi rooli projektin toteutuksessa. Ryan pohtii asiaa näin:
Jälkikäteen ajatellen en pitänyt avustajana aloittamisesta… mutta se oli arvokas kokemus. Se opetti minulle, kuinka tukea ihmisiä ja viedä projekti tehokkaasti alusta loppuun.
Vaikka apulaisprojektipäällikkö jakaisikin vastuuta projektipäällikön kanssa tai hallinnoisi organisaation pienempiä projekteja (ja joissakin tapauksissa tekisi molempia), kyseinen rooli voi olla ratkaisevan tärkeä siirryttäessä toiseen projektinhallinnan tehtävään.
Mitä eroa on projektikoordinaattorilla ja projektin hallinnoijalla?
Projektikoordinaattorit voivat olla uransa alkuvaiheessa olevia projektipäälliköitä, jotka tarjoavat organisaatiolle projektitukea pienemmissä projekteissa. Projektin hallinnoija on ammattilainen, joka keskittyy organisaation projektien hallinnollisiin tarpeisiin. Joissakin tapauksissa kyseessä voi olla hyvinkin kokenut ammattilainen, joka on päättänyt kehittää uraansa tällä alalla.
Seuraavat vaiheet
Kerrataan siis: projektipäällikkö ei tarkoita hallinnollista avustajaa, oletusarvoista muistiinpanijaa tai henkilöä, joka tekee kaiken, mitä kukaan muu ei viitsi tehdä. Projektipäällikkönä sinun ei tarvitse ottaa vastuullesi kaikkia projektin hallinnollisia tehtäviä – vain ne, joissa on eniten järkeä.
Pidä puolesi, määritä rajasi ja pidä muut vastuullisina. Tee se omilla ehdoillasi. Kun rajasi on määritelty, hyödynnä edellä kuvattuja taktiikoita (anna tehtävä suoraan jollekin, ole avoin ja hanki liittolaisia puhumaan puolestasi) ja ohjaa itsesi takaisin oikealle tielle. Ja vielä yksi muistutus: jos näet jonkun juuttuneen tähän rooliin, puhu myös hänen puolestaan!
Muista tilata The Digital Project Manager -uutiskirje, niin saat lisää tietoa projektinhallinnan rooleista ja vastuista.
