Mikä on projektipäällikkö & mitä hän tekee koko päivän?
Miksi projektipäällikkö ei voi pakata kevyesti matkalle lähtiessään? Koska olemme äärimmäisiä optimisteja ja uskomme, että pystymme voittamaan kaikki tiellemme tulevat esteet, joten pakkaamme sen mukaisesti. Olemme ennakoineet projektiriskit – siis matkariskit – ja valmistautuneet niihin parhaamme mukaan.
Olen projektipäällikkö, jolla on vuosikymmenten käytännönläheinen kokemus. Olen perehtynyt projektinhallinnan laajoihin syvyyksiin johtamalla projekteja eri toimialoilla.
Matkustaessani matkalaukussani on yleensä kaikki tarvittava, jotta matkasta tulee mahdollisimman sujuva: taskulamppuja, minigrip-pusseja, kertakäyttöisiä kylmäpakkauksia, antihistamiineja, lämpömittareita, kellon paristoja, yleissovittimia, fidget-spinner-leluja ja paljon muuta.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Minulla on ystäviä, jotka matkustavat valtavien matkalaukkujen kanssa, ja kun alamme purkaa tavaroita määränpäässämme, he kysyvät minulta, onko minulla ylimääräistä hammasharjaa. Tietenkin on.
Ja saan kaiken tämän mahtumaan pieneen matkalaukkuun! Miksi? Koska olen projektipäällikkö ja olen valmistautunut kaikkeen.
Mikä on projektipäällikkö?
Projektipäällikkö on ammattilainen, joka vastaa projektitiimin johtamisesta. Tiimi koostuu henkilöistä, jotka ovat sitoutuneet saavuttamaan projektin tavoitteet ja päämäärät sekä toimittamaan projektin laajuuden mukaiset tulokset.
Projektipäälliköllä on useita tehtäviä, kuten kaikkien projektinhallintaprosessien valvominen, tiimin jäsenten avustaminen ja ohjaaminen projektin tulosten saavuttamisessa sekä viime kädessä projektin onnistuneen loppuunsaattamisen varmistaminen. Projektipäällikkö on projektin onnistumisen kannalta olennainen tekijä.
Toisin sanoen projektipäällikkö on paras matkakumppanisi. Hän ajattelee kymmenen askelta edellesi: mikä on määränpäämme, mitä tarvitsemme sinne päästyämme, missä voimme tutkia ympäristöä ja millaisia epätodennäköisiä kiertoteitä matkan varrella tulemme kulkemaan?
Mitä projektinhallinta on?
Projektinhallinta on tapa yhdistää projektin eri elementit ja kietoa ne yhteen harmonisen lopputuloksen luomiseksi. Käytämme useita prosesseja, joiden tarkoituksena on ohjata projekti onnistuneesti, huolellisesti ja harkitusti projektin elinkaaren läpi.
Kun esimerkiksi hallinnoimme sairaalan uutta ajanvarausjärjestelmää, emme vain osta järjestelmää ja ala varata potilasaikoja!
Esitämme olennaisia kysymyksiä vaatimusten keräämiseksi esimerkiksi siitä, kuka järjestelmää käyttää, kuinka monelle potilaalle pitää varata aika ja kuinka usein.
Sen jälkeen sovitamme järjestelmän tarpeet strategisesti aikataulun sisältävään projektisuunnitelmaan ja seuraamme edistymistä projektin edetessä aikataulun mukaisesti. Jokaisen projektin lopussa hyödynnämme kaiken oppimamme seuraavassa projektissa.
Projektin hallintaan on monia tapoja, mukaan lukien sekä ketterät että vesiputousmalliset projektinhallintamenetelmät.
Ketterä menetelmä on suosittu, erityisesti Scrum-lähestymistapa. Siinä vaatimukset toimitetaan vaiheittain jatkuvien pienten parannusten avulla, mikä antaa enemmän vapautta ja joustavuutta toimitettavalle ratkaisulle ja tarkoittaa usein sitoutuneempia projektitiimin jäseniä.
Vesiputousmalli puolestaan voi tarjota enemmän näkyvyyttä ja rakennetta kokonaiskuvan tarkasteluun. Monet projektipäälliköt käyttävät näiden lähestymistapojen yhdistelmää.
Lue lisää siitä, mikä projekti tarkalleen ottaen on.
Mitä projektipäällikkö tarkalleen ottaen tekee?
Projektipäällikön työnkuvaukset voivat olla laajoja. Tässä on käytännönläheinen katsaus siihen, mitä tarkalleen ottaen teet projekteissa.
Kun projektipäällikkö aloittaa uuden projektin, ensimmäiseksi selvitämme, mitä meitä ”todella” pyydetään tekemään – eikä se välttämättä vastaa sitä, mitä oikeasti tarvitsee tehdä.
Tätä kutsutaan projektin aloitusvaiheeksi. Ajattele sitä arvausleikkinä ”Kuka hän on?” tai ehkä ”Mikä se on?”. Kun olemme selvittäneet, mitä on tehtävä, on aika aloittaa projektin suunnittelu – koota kaikki palaset oikeaan järjestykseen ja varmistaa, että projekti onnistuu!
Jos sinua esimerkiksi pyydetään johtamaan yhdessä uuden lääkäriaseman rakennusprojektia, sinun on käytettävä aikaa kaikkien kyseistä lääkäriasemaa koskevien vaatimusten keräämiseen.
Tähän voivat kuulua esimerkiksi seuraavat kysymykset: ”Mihin lääkäriasema sijoitetaan?”, ”Kuinka monta potilasta odotamme?”, ”Millainen on lupaprosessi?”, ”Kuka hyväksyy vaatimukset?” ja tärkeimpänä kysymyksenä: ”Kuka toimii rakennusprojektin projektipäällikkönä, jotta voimme aloittaa suunnittelun yhdessä?”
Sitten projekti alkaa. Tällöin projektipäällikkö varmistaa, että kaikki vaiheet tapahtuvat silloin, kun niiden on tarkoituskin tapahtua, ja jos näin ei ole, miten aikataulua voidaan tarvittaessa säätää ja muuttaa. Projektin toteutuksen aikana projektipäällikkö tarkkailee kaikkea, mikä voisi mennä pieleen. Tätä kutsutaan riskienhallinnaksi.
Jos esimerkiksi uusi potilaiden ajanvarausjärjestelmämme alkaa hidastella, projektipäällikkö selvittää ongelmaa välittömästi, kokoaa tiimin ja tutkii asian. Projektipäällikkö toimii aina ennakoivasti ja katsoo eteenpäin.
Kun projekti on valmis, viimeistelemme keskeneräiset asiat, dokumentoimme prosessimme kaikkine onnistumisineen ja epäonnistumisineen ja siirrymme sitten seuraavaan projektiin. Useimmilla projektipäälliköillä on käynnissä joko pari suurta projektia samanaikaisesti tai useita pienempiä projekteja.
Tehtävämme on pitää kaikki langat käsissämme emmekä saa pudottaa niistä yhtäkään matkan varrella. Tämä on taito, jota kehitämme ajan myötä oppiessamme ajanhallintataitoja ja oman aikamme sekä projektiryhmän ajan ja tehtävien hallintaa.
Lue lisää projektipäällikön vastuista erityyppisissä projekteissa.
Projektinhallintataidot ja pätevyydet
Tässä on joitakin keskeisiä projektinhallintataitoja ja pätevyyksiä, joita tarvitset.
1. Pidät järjestelmällisyydestä
Projektipäälliköt käsittelevät suuria määriä tietoa ja järjestävät sitä jatkuvasti selkeiksi kokonaisuuksiksi. Pyrimme varmistamaan, että jokainen projekti saatetaan päätökseen järjestelmällisesti. Kun meille osoitetaan epäjärjestyksessä olevia ja sekavia projekteja, arvioimme ensin tilanteen.
Kun minua pyydetään mukaan keskeneräiseen ja sekavaan verkkoportaaliprojektiin, ensimmäiseksi kartoitan tilanteen ja selvitän, mitä on tehty ja mitä pitää vielä tehdä.
Joskus pyydän tiimiä pitämään lyhyen tauon, jotta kaikki ovat samalla sivulla tehtävistä asioista. Kun kaikki ovat yhtä mieltä seuraavista vaiheista, etenemme ja hoidamme työn loppuun!
2. Pidät valmistautumisesta
Tunnetko partiolaisten moton ”Ole valmis”? Se sopii hyvin projektipäällikölle. Haluamme suunnitella vähintään viidestä kymmeneen vaihetta eteenpäin varmistaaksemme, että olemme valmiita kaikkeen, mitä tiellemme tulee.
Kun kerään verkkosivuston uudistamisprojektin alustavia vaatimuksia, kerään samalla kaikkien mahdollisten projektiryhmän jäsenten sidosryhmien yhteystiedot ja viestintätoiveet.
Näin minulla on projektin alkaessa hyvä lähtötilanne projektin sidosryhmärekisterin ja viestintäsuunnitelman laatimiseen. Lisäksi tiedän, miten tavoittaa heidät tarvittaessa!
3. Sinulla on monipuolinen tausta
Projektipäälliköksi ryhtymiselle ei ole määrättyjä pätevyysvaatimuksia – mitä monipuolisempi taustasi ja kokemuksesi ovat, sitä paremmin olet varustautunut menestymään tehtävässä!
Yleensä suositellaan kandidaatin tutkinnon suorittamista, mutta älä pelkää olla luova ja ajatella laatikon ulkopuolelta alaa valitessasi. Harkitse liiketaloutta, markkinointia, operatiivista toimintaa, ohjelmistokehitystä, tietotekniikkaa, tietojenkäsittelytiedettä tai muita digitaalisia aloja.
Esimerkiksi vuosien kokemuksesi graafisen suunnittelun projektien hallinnasta voi osoittaa, että sinulla on tarvittavat taidot asiakkuudenhallintajärjestelmän (CRM) käyttöönottoprojektin hallintaan.
Vaikka vaaditut tekniset projektinhallintataidot saattavat vaihdella, tarvitset silti samat resurssienhallintataidot, viestintätaidot ja dokumentointitaidot.
Siirrettäviä taitokokonaisuuksia, kuten järjestelmällisyyttä, ongelmanratkaisutaitoja, budjetointitaitoja (erityisesti pääomaprojektien projektipäälliköille) ja viestintätaitoja, voidaan soveltaa projektinhallintaan.
4. Pidät monien kysymysten esittämisestä
Kun aloitat uuden projektin tai jatkat olemassa olevaa projektia, on tärkeää esittää kysymyksiä, kuten: ”miltä tämän projektin pitäisi näyttää valmistuessaan”, ”mitkä sidosryhmät osallistuvat”, ”mitkä ovat projektin tai resurssien riippuvuudet”, ”mikä on projektin budjetti”, ”mihin mennessä tämä on saatava valmiiksi”, ”mitä mittareita käytetään edistymisen ja onnistumisen mittaamiseen” ja mikä tärkeintä, ”mitä meidän todella täytyy tehdä heti?”
Ja tietenkin näiden kysymysten esittämisen oppiminen tehokkaita viestintätaitoja hyödyntäen on ehdottomasti välttämätön pehmeä taito!
5. Hankit ajan myötä sertifiointeja
Jos joku haluaa hankkia sertifioinnin projektinhallinnan jäsenjärjestöltä Project Management Institute (PMI), hänen on suoritettava tietyt projektinhallintakurssit ja täytettävä kokemusvaatimukset ennen jonkin PMI:n sertifioinnin saavuttamista.
CAPM-sertifiointi eli projektinhallinnan sertifioitu avustaja on paras sertifiointi projektinhallinnan alalla aloittaville. Sertifioinnissa testataan projektinhallinnan perusteiden tuntemusta.
PMP-sertifiointi eli projektinhallinnan ammattilaisen sertifiointi on sertifiointi, jossa testataan pidemmän aikaa projekteja hallinnoimalla hankittuja edistyneempiä taitoja.
Muilta organisaatioilta löytyy myös runsaasti muita projektinhallinnan sertifiointikursseja. Löydä oikea vaihtoehto projektinhallinnan uratavoitteitasi varten!
Projektipäällikkönä toimimisen hyvät ja huonot puolet
Projektipäällikkönä toimiminen voi olla palkitsevaa työtä. Hyvänä puolena on, että pääset hallitsemaan valtavaa määrää yksityiskohtia ja kaikki luottavat sinuun – mikä voi olla sekä innostavaa että intensiivistä. Vaikka paine voi olla kovaa, saat lopulta olla se henkilö, joka saa aikaan todellisen muutoksen.
Hyvät puolet:
- Projektipäälliköille on valtavasti työmahdollisuuksia, koska et ole riippuvainen tietystä markkinasta
- Voit ansaita keskimääräistä parempaa palkkaa
- Voit uppoutua yksityiskohtiin
- Voit nähdä projektin alusta loppuun
Huonot puolet
- Monet ihmiset ovat riippuvaisia sinusta
- Kun projektit eivät etene suunnitelmien mukaan, paine on valtava (vastuu pysähtyy sinuun)
- Saatat turhautua, kun projektitiimisi ei saa toimituksiaan valmiiksi ajoissa
- Saatat hallinnoida useita projekteja samanaikaisesti, ja niillä voi olla päällekkäisiä määräaikoja
Projektipäälliköiden keskimääräiset palkat
Yhdysvaltoja koskevien tietojemme mukaan projektipäälliköiden keskimääräiset vuosipalkat olivat vuonna 2023 noin $100,459. Jos olet vasta aloittamassa projektinhallinnan parissa, palkkasi alkaa todennäköisesti alempana, vaikka yritystason projektipäälliköiden palkat ovat yleensä huomattavasti korkeampia.
Monilla yrityksillä on projektinhallinnan aloitustason tehtäviä, joita kutsutaan projektikoordinaattoreiksi. Niiden keskimääräinen vuosipalkka on noin $55,355 USD.
Nämä tiedot ovat peräisin äskettäisestä projektipäälliköiden palkkakyselystämme. Voit lukea lisää projektipäälliköiden keskimääräisistä palkoista eri toimialoilla Kanadassa, Yhdysvalloissa ja Yhdistyneessä kuningaskunnassa.
Kun etenet hallinnoimaan suurempia ja monimutkaisempia projekteja, palkkasi nousee vastaavasti sen mukaan, millä toimialalla työskentelet.
Lisäksi Projektinhallintainstituutti totesi Ansaitsemisvoima: projektinhallinnan palkkakysely -kyselyssään, että PMP-sertifioitujen projektipäälliköiden mediaanipalkka on 16–32 % korkeampi kuin niiden, joilla ei ole sertifiointia.
Aiemmin olen hyväksynyt pienemmän palkan saadakseni kokemusta uudelta toimialalta tai päästäkseni sisään kiehtovaan yritykseen, jolla on kiinnostavia projekteja. Ole avoin kaikille projektimahdollisuuksille!
Kuinka tulla projektipäälliköksi
Projektipäällikön urapolun käynnistämiseksi on tärkeää hankkia kokemusta projektien hallinnoinnista. Paras tapa tehdä tämä on pyytää esihenkilöäsi antamaan sinun hallinnoida pientä projektia.
Jos se ei onnistu, tarjoudu vapaaehtoistyöhön voittoa tavoittelemattomissa järjestöissä tai kouluissa, joissa voit auttaa viemään projektit maaliin – ja saatat jopa saada vastineeksi hienon juomapullon.
Projektinhallintainstituutin paikalliset osastot ovat vapaaehtoisten ylläpitämiä yhteisöjä, jotka etsivät aina lisää vapaaehtoisia. Voisit myös tarjoutua johtamaan seuraavaa sukujuhlaasi!
Lue täältä kuinka voit tulla projektipäälliköksi, vaikka sinulla ei olisi lainkaan kokemusta.
Harkitsetko siis edelleen projektipäälliköksi ryhtymistä?
Hyvät projektipäälliköt etsivät jatkuvasti tehokkainta tapaa tehdä asioita. Matkustamisen tavoin projektin tai matkan suunta voi muuttua yllättäen, vaikka matkasuunnitelmasi olisi täysin aukoton.
Kerron mentoroimilleni projektipäälliköille, että monien kysymysten esittäminen on hyvä lähtökohta, mutta tärkeintä on esittää oikeat kysymykset oikeaan aikaan ja oikeassa asiayhteydessä.
Kun aloitin projektien hallinnoinnin, mentorini sanoi minulle kerran: ”jos olet epävarma, kysy vielä yksi kysymys!” Lue lisää oikeiden kysymysten esittämisestä projektin käynnistysvaiheessa täältä. Suosittelen myös aloittamaan joistakin näistä projektinhallintamalleista, kun opettelet projektidokumentaatiota.
