Kuinka asetat vuosittaiset suoritustavoitteet vaiheittain (+ esimerkkejä)
Olen laskenut asian: olen käyttänyt urani aikana digitaalisena projektipäällikkönä enemmän tunteja tuijottaen tyhjää näyttöä ja yrittäen keksiä vuotuisia suoritustavoitteita kuin keskustellen niistä tavoitteista varsinaisessa suoritusarvioinnissa.
Samoin olen käyttänyt urani aikana esihenkilönä suunnilleen saman verran aikaa auttaessani projektipäälliköitä muotoilemaan jokseenkin epämääräisiä tavoitteita toimiviksi, merkityksellisiksi ja mitattaviksi lausumiksi.
Miksi meidän on niin vaikeaa pukea sanoiksi asioita, jotka todennäköisesti tekisimme joka tapauksessa, jos saisimme toimia täysin oman harkintamme mukaan?
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Minulla ei todellakaan ole kaikkia vastauksia – olenhan vain kuolevainen digitaalinen projektipäällikkö ja ihmisten esihenkilö, joka yhä inhoaa vuotuisten suoritustavoitteiden asettamista.
Ja tietysti tavoitteiden asettamisesta on olemassa valtava määrä muita artikkeleita, joita voisit lukea. Kollegani ovat jopa kirjoittaneet erinomaisen artikkelin tavoitteiden asettamisesta ja niiden saavuttamisesta.
Mutta yksi asia, josta luulen niiden kaikkien olevan syyllisiä, on tavoitteiden asettamisen taustalla olevan luovan prosessin hämärtäminen. Kirjoittaminen ja uudelleenkirjoittaminen. Jännitys ja piina. Motivaation tunteen ja musertavan riittämättömyyden tunteen välinen vetovoima.
Mitä varten vuotuiset suoritustavoitteet oikein ovat?
Useimmat ihmiset ymmärtävät vuotuiset suoritustavoitteet väärin. He ajattelevat, että ne ovat yksilöllisiä tavoitteita, jotka ovat olemassa tyhjiössä. Todellisuudessa vuotuisten suoritustavoitteiden asettamisen tarkoitus on kohdistaa tiimin tai organisaation sisällä käyttämäsi energia kyseisen tiimin tai organisaation tavoitteisiin ja päämääriin (toisin kuin projektitavoitteesi).
Lue tuo uudelleen. Nämä tavoitteet eivät oikeastaan edes koske sinua. Eivät ainakaan kokonaan.
Kuka tekee yhä vuotuisia suoritusarviointeja, ja pitäisikö heidän tehdä niin?
Selvä, ehkä pääsit näin pitkälle ja kysyt: kuka vielä tekee vuotuisia suoritusarviointeja? Ja olisit oikeassa sanoessasi, että suuntaus on kohti säännöllisempiä suorituksen seurantakeskusteluja sekä malleja, joissa suoritusarviointia ei tehdä lainkaan.
Mutta mielestäni se tekee siitä, mistä aion puhua, entistä tärkeämpää: tavoitteet kannattaa edelleen luoda iteratiivisesti, käydä ne uudelleen läpi esihenkilösi kanssa ja varmistaa jatkuvasti, että kaikkien kompassi osoittaa siihen suuntaan, johon odotamme sen osoittavan.
Miksi niin monet projektipäälliköt vihaavat vuotuisten suoritustavoitteiden asettamista?
Epäilen, että kollektiivinen vihamme vuotuisten suoritustavoitteiden asettamista kohtaan liittyy jollain tavalla siihen, miksi ihmisten on niin paljon helpompi tehdä uudenvuodenlupauksia.
Uudenvuodenlupausten kohdalla on lähes itsestään selvää, että rikot ainakin osan niistä. Vuotuiset suoritustavoitteet taas jaetaan pomosi ja ehkä jopa pomosi pomon kanssa. Ja sinut pidetään niistä vastuullisena. Ja niiden muuttaminen tuntuu vaikealta. Eikä sinulla ole koskaan kristallipalloa. Se on kuin yrittäisi osua luotiin pienemmällä luodilla silmät sidottuina ja hevosen selässä ratsastaen (kiitos Simon Peggille Scottyna Star Trekistä tästä vertauksesta).
3 yksinkertaista vinkkiä vuotuisten suoritustavoitteiden luomisprosessin iterointiin
Asia on nimittäin niin, että ihmiset voivat käskeä sinua luomaan SMART-tavoitteita vaikka maailman tappiin asti, mutta se ei välttämättä helpota niiden luomisprosessia. Se voi kuitenkin tehdä niiden luomisprosessista iteratiivisemman.
Tässä kolme parasta vinkkiäni vuotuisten suoritustavoitteiden iteratiiviseen lähestymiseen:
1. Älä odota vuoden loppuun
Vaikuttaa itsestään selvältä, eikö? Älä jätä asiaa viime tinkaan. Käytännössä tämä on kuitenkin todella vaikeaa ilman tietoista päätöstä ja järjestelmää.
Yksi suosikkimenetelmistäni on pitää muistikirjaa (analogista tai digitaalista) onnistumisista ja tavoitteista ja lisätä asioita siihen niiden tullessa vastaan. Näin rakennan iteratiivisesti suoritusarviointistrategiani luonnosta.
Ja se säästää minulta valtavasti aikaa, jonka muuten käyttäisin 11 kuukautta sitten tapahtuneiden asioiden muistamiseen!
2. Keskity arvoon
Kuten aiemmin mainitsin, nämä tavoitteet eivät oikeastaan tavallaan mitenkään ole varsinaisesti sinusta. Kyse on arvosta, jota tuotat auttaaksesi tiimiäsi tai organisaatiotasi saavuttamaan tavoitteensa. Se on ammatillisen elämämme arvojen vaihdanta, pidit siitä tai et!
Joten kyllä, kirjoita ne ensin itsestäsi ikään kuin olisit tyhjiössä. Varmista kuitenkin myös, että tiedät, mihin yritys on menossa. Mieti, miten johtoryhmäsi suoriutumista mitataan. Pohdi, miten tiimisi täytyy kehittyä saavuttaakseen suuret strategiset tavoitteet.
Iteroi sitten henkilökohtaisia tavoitteitasi tämän näkökulman avulla ja yhdistä kunnianhimosi yrityksesi suuntaan ja kulttuuriin. Toki voit asettaa tavoitteeksi lohkoketjuprojektin toteuttamisen, mutta jos työnantajasi kiinnostus ei kohdistu siihen, tavoitteesi ovat ristiriidassa laajemman organisaation kanssa.
3. Luo ne keskusteluna
Arvaa mitä: vaikka olisit iteroinut tavoitteitasi ja valmis esittelemään ne, esihenkilösi ehdottaa todennäköisesti edelleen muutoksia ja hienosäätöjä.
Tämä johtuu siitä, että he tarkastelevat asiaa sen kannalta, vastaavatko tavoitteidesi saavuttaminen myös sitä, miten he pystyvät saavuttamaan omat tavoitteensa (ja niin edelleen ketjussa ylöspäin – palaamme tähän tämän sarjan seuraavassa osassa!).
Käytä niitä siis viestintävälineenä, joka helpottaa tämän ajatusten yhteensovittamisen toteutumista, mikä tulee väistämättä olemaan tarpeen. Se itsessään on iteraatio!
Muutamia esimerkkejä tavoitteiden iteraatioista (digitaalisten) projektien projektipäälliköille
Selvä, mutta miltä tämä näyttää käytännössä? Enkö voisi antaa sinulle jo aikaa säästävän oikotien? Kyllä voin! Muista kuitenkin, että jokainen organisaatio on erilainen, tavoitteet ovat hyvin henkilökohtaisia asioita eivätkä kaikki digitaalisten projektien projektipäälliköt tavoittele samoja asioita.
Vuosien ajan kamppailtuani vuotuisten suorituskykytavoitteiden kanssa olen huomannut, että palaan aina neljään keskeiseen kategoriaan:
- Ydinkompetenssien hallitseminen
- Valmistautuminen seuraavaan rooliin
- Jonkin uuden oppiminen
- Parempien toimintatapojen löytäminen
Tutustutaan muutamaan esimerkkiin:
Nykyisen roolisi ydinkompetenssien hallitseminen
Tässä on kyse siitä, että täytät kaikki kohdat siinä, missä roolissasi toimivan henkilön tulisi pyrkiä loistamaan. En kuitenkaan tarkoita perusvaatimuksia! Älä kirjoita esimerkiksi asioita, kuten ”toimita verkkokauppaprojekti ajallaan ja budjetissa”. Perehdy siihen, ”miten” ja ”miksi”, ja muokkaa ne sitten SMART-tavoitteiksi.
Tavoitteiden asettaminen on iteratiivinen prosessi.
Esimerkki 1
Esimerkkimme ydinkompetenssien hallitsemisesta.
Ensimmäinen luonnos: kirjoita vain jotain ylös
”Toimita verkkokauppaprojekti ajallaan ja budjetissa. Tee asiakas tyytyväiseksi.”
Toinen luonnos: erittele ”miten” ja ”miksi”
”Säilytä strateginen verkkokauppa-asiakkuus käymällä ennakoivia keskusteluja aikatauluun ja budjettiin liittyvistä riskeistä.”
Kolmas luonnos: MUUTA SMART-TAVOITTEEKSI
”Luo verkkokauppaprojektille riskienhallintaprosessi ja ota se käyttöön toisella vuosineljänneksellä maksimoidaksemme mahdollisuutemme säilyttää strateginen verkkokauppa-asiakkuus.”
Seuraavan roolin ydinkompetenssien kehittäminen
Tässä on enemmän kyse urakehityksestäsi ja siitä, mihin haluat organisaatiossa edetä. Kyse on reitin suunnittelemisesta seuraavaan ylennykseesi. Nämä ovat projektinhallintataitoja, joita haluat kehittää, sekä kokemusta, jota haluat hankkia ja joka tuo samalla lisäarvoa tiimillesi ja organisaatiollesi.
Esimerkki 2
Esimerkki iteratiivisesta tavoitteiden asettamisesta ydinkompetenssien kehittämiseksi.
Ensimmäinen luonnos: kirjoita vain jotain ylös
”Kehity johtoryhmän sidosryhmille esittämisessä.”
Toinen luonnos: erittele ”miten” ja ”miksi”
”Kehitä kykyäni esitellä asioita johtoryhmän sidosryhmille heidän ymmärtämällään kielellä, jotta projektieni liiketoimintavaikutus ymmärretään ja luottamus kykyihini kasvaa.”
Kolmas luonnos: MUUTA SMART-TAVOITTEEKSI
”Paranna viestintäni vaikuttavuutta ylemmän tason sidosryhmien kanssa varmistamalla kolme tilaisuutta pitää esitys sisäisesti ensimmäisellä/toisella vuosineljänneksellä sekä kolme tilaisuutta esitellä asioita ylemmän tason sidosryhmille tavalla, joka rakentaa luottamusta ja osoittaa liiketoiminta-arvon kolmannella/neljännellä vuosineljänneksellä.”
Jonkin uuden oppiminen
Tässä on kyse uusien taitojen kehittämisestä ja monipuolisemmaksi osaajaksi tulemisesta. Sen ei välttämättä tarvitse liittyä nykyiseen rooliisi ja vastuualueisiisi, eikä se välttämättä kuulu seuraavan roolisi työnkuvaan, mutta se antaa sinulle sivuavia ja täydentäviä taitoja, jotka tuovat arvoa tiimillesi tai organisaatiollesi.
Esimerkki 3
Esimerkkimme jonkin uuden oppimisesta.
Ensimmäinen luonnos: kirjoita vain ajatus ulos mielestäsi
“Opi lisää pilvipalveluista.”
Toinen luonnos: pilko auki ”miten” ja ”miksi”
“Suorita Amazon AWS -kurssi, jotta voin viestiä tehokkaammin asiakkaidemme ja tiimimme jäsenten kanssa heidän siirtymisestään pilvipalveluihin.”
Kolmas luonnos: MUUTA SE SMART-TAVOITTEEKSI
“Rakenna luottamusta pilvipalveluasiakkaidemme kanssa suorittamalla AWS-sertifiointi syyskuuhun mennessä ja tuomalla se osaksi omaa brändiäni organisaatiossa.”
Parempien toimintatapojen löytäminen
Näissä on enemmän kyse prosessien parantamisesta ja tuottavuudesta. Ne voivat alkaa henkilökohtaisina tavoitteina, mutta niiden pitäisi ulottua myös laajemmalle ja osoittaa mahdolliset vaikutukset liiketoiminnan toimintatapoihin.
Esimerkki 4
Esimerkki parempien toimintatapojen löytämisestä.
Ensimmäinen luonnos: kirjoita vain ajatus ulos mielestäsi
“Pidä vähemmän tuottamattomia kokouksia, joita tiimi inhoaa”
Toinen luonnos: pilko auki ”miten” ja ”miksi”
“Paranna tiimin asynkronisen yhteistyön menetelmiä ja kokouskäytäntöjä, jotta käytämme enemmän aikaa yhdessä työskentelyyn ja voimme kokea sen mielekkääksi.”
Kolmas luonnos: MUUTA SE SMART-TAVOITTEEKSI
“Laadi tiimille toimintaopas asynkronisen yhteistyön parhaista käytännöistä siten, että ensimmäinen versio julkaistaan Q1:n loppuun mennessä.”
Mitä seuraavaksi?
Haluatko verkostoitua muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa ja jakaa resursseja sekä parhaita käytäntöjä? Liity jäsenyhteisöömme ja saat käyttöösi yli 100 mallipohjaa, näytettä ja esimerkkiä sekä verkostoidu Slackissa satojen muiden digitaalisten projektipäälliköiden kanssa.
