Kuinka aloittaa menestyksekkäästi uusi projektinhallintatyö
Uuden projektinhallintatehtävän aloittaminen on yhtä jännittävää kuin hermoja raastavaa. Olet löytänyt projektinhallintatyön, onnistunut haastattelussa ja tehnyt työtä aiemminkin, joten miksi olet niin hermostunut? Uuteen yritykseen siirtyminen voi tuoda mukanaan melko paljon haasteita, kun opettelet talon tavoille.
Kun aloitin ensimmäisen kerran Robobogiella, minulla oli jo viiden vuoden kokemus projektinhallinnan parista. Aiempi kokemukseni täysin etänä työskentelevien tiimien johtamisesta sekä projektien hallinnasta yli 60 hengen toimistossa auttoi ehdottomasti minua onnistumaan, mutta tämän pienemmän tiimin prosessien omaksuminen ja vauhtiin pääseminen oli silti haastavaa.
Uuden projektinhallintatehtävän aloittamisesta ja tiedon jakamisesta on saatavilla melko vähän resursseja. Jotta pääsisit nopeammin mukaan toimintaan ja tekisit vaikutuksen pomoihisi, tässä on viisi vinkkiä, joiden avulla pääset vauhtiin hetkessä.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Tässä on lähtökohta, jos yrität päästä vauhtiin projektipäällikkönä ilman aiempaa kokemusta.
1. Kuuntele & opi
Ensimmäiset viikot voivat olla yhtä pyöritystä. Tapaat uusia tiimikavereitasi, yrität olla eksymättä matkalla vessaan ja unohdat saman tien uuden sähköpostiosoitteesi… omaksuttavaa on paljon. Sen lisäksi sinun on päästävä perille projektipäälliköiden käytössä olevista prosesseista.
Vaikka projektinhallintatehtävän perusasiat pysyvät samoina useimmissa yrityksissä, projektin vieminen sen elinkaaren läpi voi vaihdella tiimistä toiseen. On tärkeää kuunnella aktiivisesti tiimikaveriasi, joka perehdyttää sinua prosessiin, ja esittää usein kysymyksiä. Se on yksi projektinhallinnan johtamistaidoista, joita sinun on kehitettävä, sillä jokaisella tiimin jäsenellä on merkittävä rooli projektin loppuun saattamisessa.
Vaikka tämä vaikuttaa uuden työn perusasioilta, projektipäälliköiden on erityisen tärkeää omaksua nämä tiedot nopeasti. Projektipäällikkönä olet projektin kapellimestari, ja jos et ole varma siitä, miten prosessi toimii, sinusta tulee oma pahin painajaisesi: etenemisen este.
2. Ymmärrä asiakkaitasi
Kun opettelet toimimaan uudessa toimistossasi, sinulla on myös erinomainen tilaisuus tutustua asiakkaisiin, joiden kanssa tulet työskentelemään.
Tyytyväiset asiakkaat tekevät projekteista onnistuneita, joten muista kysyä heidän tiimistään, toimintatavoistaan ja parhaasta tavasta viestiä heidän kanssaan tehokkaasti (jos vastuullasi on myös asiakasviestintä). Suosivatko he säännöllisiä viikoittaisia kokouksia vai haluaisivatko he mieluummin lyhyitä päivittäisiä päivityksiä? Onko sähköposti heidän ensisijainen viestintätapansa vai keskustelisivatko he asioista mieluummin puhelimitse? Vastaukset riippuvat hallinnoimasi projektin koosta ja tyypistä, mutta nämä asiat on hyvä selvittää työn alussa.
On myös hyvä varata aikaa yritykseen perehtymiseen ja sen tutkimiseen perusteellisesti. Tutustu sen palvelutarjontaan ja kilpailijoihin. Näiden tietojen avulla voit keskustella trendeistä & ideoista luovan tiimin kanssa, kun pääset vauhtiin.
3. Tunne tiimisi
Asiakkaaseen tutustumisen lisäksi on tärkeää tutustua myös omaan tiimiisi. Kun ymmärrät parhaat käytännöt ja prosessit, joiden avulla jokainen tiimisi jäsen voi työskennellä tuottavasti, kuten työntekijän käsikirjassa kuvataan, projektisi johtaminen helpottuu huomattavasti. Kun varaat pian uuden projektinhallintatehtäväsi aloittamisen jälkeen aikaa keskustellaksesi uuden tiimisi kanssa, saat paremman käsityksen heidän työskentelytavoistaan ja osoitat samalla, että olet kiinnostunut heistä ihmisinä etkä vain työkavereina.
Helppo ja nopea tapa varata aikaa keskustelulle tiimikaverisi tai -kavereidesi kanssa on viedä heidät kahville tai lounaalle. Keskustelkaa kaupungissa toimiston lähellä järjestettävistä kiinnostavista tapahtumista tai muusta tekemisestä. Voitte myös puhua siitä, mikä toi heidät yritykseen.
Toinen hyvä tapa oppia, miten uusi tiimisi työskentelee, on napata muutama ylimääräinen minuutti kokouksen jälkeen. Kysy erityisesti luovan tiimin jäseniltä, miten he varaavat aikaa työskentelylle, jotta seuraava kokouksesi tai tapaamisesi heidän kanssaan ei keskeytä sitä aikaa. Tekijän ja johtajan ajankäyttö eroavat huomattavasti, joten luovan tiimisi työskentelytapojen ymmärtäminen parantaa merkittävästi sekä projektin prosessia että tiimin yleistä yhteishenkeä. Kun tiimisi huomaa, että ymmärrät, miten he työskentelevät parhaiten ja haluat tukea heitä siinä, he saattavat tuottaa parempaa työtä.
4. Ota vastuuta
Kun noudatat 30-60-90 päivän suunnitelmaasi, työlistasi ei välttämättä vielä täyty varsinaisista projektinhallintatehtävistä. Hyödynnä tämä tilaisuus osoittaaksesi oma-aloitteisuutesi ja etsi projekteja tai tehtäviä, joissa voit auttaa. Se voi olla jotain niinkin yksinkertaista kuin tietojen syöttämistä tai vaikka toimistoasioiden hoitamista.
Varmista, että uudet tiiminjäsenesi tietävät sinun olevan valmis ja käytettävissä auttamaan kaikessa, missä he tarvitsevat apua. He saattavat tarvita toiset silmät tarkistamaan sähköpostin kieliopin tai pysähtyneen suunnittelutyön. Käytettävissä oleminen on hyvä tapa osoittaa, että olet oma-aloitteinen, ja se voi ajan mittaan johtaa jopa uusiin projektinhallinnan ulkopuolisiin mahdollisuuksiin, joita voit lisätä projektinhallintataitojesi valikoimaan.
5. Työkalukoulu
Winterberry Groupin vuonna 2015 julkaiseman raportin mukaan keskiverto toimisto käyttää 12 työkalua prosessiensa hallintaan, ja jotkin toimistot käyttävät jopa 30:tä työkalua. Vaikka hallitsisitkin hyvin aiemmin käyttämiäsi resursseja, ei ole mitään takeita siitä, että uudessa tehtävässäsi käytetään niitä.
Haastatteluissa kysyn mielelläni, mitä työkaluja toimisto käyttää projektiensa hallintaan. Se on hyvä tilaisuus oppia lisää yrityksen tyypillisesti toteuttamista projekteista (kehitys verrattuna UX:ään ja suunnitteluun). Jos työtarjous esitetään, olen näin askeleen edellä ja voin käyttää aloituspäivää edeltävän ajan heidän työkaluihinsa tutustumiseen.
Jos et tiedä tätä aloittaessasi uudessa työssäsi, älä huoli. Muistatko ensimmäisen vaiheen? Kuuntele ja opi. Tutustu yrityksesi käyttämiin työkaluihin ja selvitä sitten, hyödynnetäänkö niitä mahdollisimman tehokkaasti. Jos et esimerkiksi ole tutustunut resurssienhallintaohjelmistoratkaisuihin, ne voivat mullistaa resurssien tehokkaan kohdentamisen ja seurannan.
Onko käytössä ominaisuuksia, joita ei tällä hetkellä hyödynnetä mutta jotka voisivat säästää tiimin aikaa? Entä vaihtoehtoinen työkalu, joka voisi korvata kaksi työkalua?
On tärkeää huomata, että yrityksesi koko voi vaikuttaa siihen, onko työkalun täydellinen vaihtaminen tai uuden työkalun lisääminen mahdollista. Start-up-yritykset saattavat tarjota enemmän joustavuutta eri työkalujen hyödyntämiseen, kun taas vakiintuneemmissa yrityksissä kaikenlaisten muutosten on ehkä kuljettava useiden henkilöiden kautta ennen niiden käyttöönottoa.
Jos uusi projektinhallintatyösi on suuressa yrityksessä, keskustele esihenkilösi kanssa mahdollisuudesta käyttää työkalua pienessä mittakaavassa (tiimin tai projektin tasolla) sen sijaan, että ajaisit läpi koko yritystä koskevaa muutosta.
Yhteenveto
Kaiken kaikkiaan uuden projektinhallintatyön aloittaminen voi olla innostavaa ja kuormittavaa aikaa. Jotta pääsisit helpommin sisään uuteen työhön ja saavuttaisit työskentelyvalmiuden nopeammin, muista seuraavat asiat:
- Kuuntele ja opi: Omaksu mahdollisimman paljon tietoa.
- Ymmärrä asiakkaitasi: Esitä kysymyksiä ja käytä todella aikaa asiakkaasi tai asiakkaidesi tuntemaan oppimiseen.
- Tunne tiimisi: Tutustu uusiin työtovereihisi ja selvitä, mikä heitä motivoi.
- Ota vastuuta: Käytä tilaisuus uusien taitojen oppimiseen ja auta työpaikallasi.
- Työkalukoulu: Perehdy kaikkiin yrityksesi työkalujen tarjoamiin mahdollisuuksiin ja selvitä ehkä myös, voisiko uusia työkaluja ottaa käyttöön.
Mitä mieltä olet?
Onko sinulla omia vinkkejä, jotka ovat auttaneet sinua pääsemään nopeammin vauhtiin? Harkitsetko nykyisestä työstäsi lähtemistä ja tarvitsetko neuvoja? Kerro meille kommenteissa.
