30 60 90 päivän suunnitelma projektipäälliköille: tie menestykseen

Viikko 1

Ensimmäinen viikko on vaatimattoman mielipiteeni mukaan optimismin kaunista aikaa. Ihmiset käyttäytyvät yleensä parhaalla mahdollisella tavalla, eikä välillänne ole vielä mitään taakkaa. Yleensä ihmiset ovat hyvin uteliaita tietämään, kuka olet. 

Käytä siis ensimmäinen viikko kaikkien koulutusten ja kirjautumistietojen haltuunoton lisäksi hyvän yhteyden luomiseen kollegoihisi.

Seuraavat viestintävinkit ja yhteyden rakentamisen keinot auttavat sinua tekemään huippuvaikutelman:

• Ole kiinnostunut ja esitä kysymyksiä.
• Huomioi, kenellä on aikaa ja kenellä ei. Jos annat kiireisen oloisen henkilön poistua keskustelusta tyylikkäästi, saat heti alussa arvostusta. Pyydä näitä henkilöitä järjestämään mentorisi kanssa kahdenkeskinen jatkotapaaminen tai järjestä sellainen itse. 
• Anna aina sataprosenttinen huomiosi. Jos et pysty siihen, kerro miksi et pysty ja ehdota tapaamisen siirtämistä myöhemmäksi. 
• Järjestä kahdenkeskisiä tapaamisia. Ne ovat tärkeitä. On houkuttelevaa antaa niiden siirtyä, kun aikatauluristiriitoja väistämättä syntyy ja esittelytapaamisia siirretään. Pidä niistä kiinni ja tapaa kaikki!
• Opettele nimet, organisaatiokaavio ja osastot sekä ala selvittää, miten osastot tarkalleen ottaen työskentelevät yhdessä. 
• Jos työskentelet toimistolla, selvitä, missä välipalat ovat, ja ystävysty tilausten tekemisestä vastaavan henkilön kanssa. Jos olet toimistolla kahdenkeskisessä tapaamisessa, tuo myös toiselle henkilölle välipala. Tällainen ele muistetaan. 

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Viikko 2

Nyt varsinainen työ alkaa. Saat eteesi paljon tietoa. Ensimmäisen kuukauden aikana sinut perehdytetään asiakkaisiin, projekteihin ja hankkeisiin, uusiin tiimeihin sekä tilanneraportteihin, jotka koskevat työportfolioasi. Saat käyttöösi yrityksen mallipohjat ja asiaankuuluvan aiemman tiedon. 

Ota käyttöön kaikki mahdolliset oikotiet usein käytettyjen tietolähteiden nopeaa avaamista varten. Näitä voivat olla esimerkiksi:

• Vedä usein käytetyt kansiot Finderin sivupalkkiin.
• Kiinnitä usein pyydetyt koodit muistilapulla.
• Tallenna projekti- ja sähköpostimallipohjat.
• Kiinnitä verkkosovellukset ja muut usein vieraillut sivustot tai lisää ne kirjanmerkkeihin. 

Rakenna mallipohjakirjastosi

Toinen aikaa säästävä vinkki on alkaa tallentaa asiakirjoja, joita voit käyttää uudelleen mallipohjina. Tällaisia voivat olla esimerkiksi:

• Projektisuunnitelma-asiakirjat 
• Aikataulut
• Arviointiasiakirjat
• Gantt-kaaviot
• Tilanneasiakirjat
• Hinnoitteluasiakirjat
• Työn laajuuden kuvaukset

Matkan varrella luomistasi ja hiomistasi mallipohjista tulee nopeasti käyttöön otettavia työkaluja, joiden avulla voit luoda projektisuunnitelmia ja muita asiakirjoja päivittämällä olemassa olevien asiakirjojen tietoja sen sijaan, että aloittaisit joka kerta alusta. 

On myös hyödyllistä varmistaa, että voit helposti tuoda tietoja ohjelmistolähteistä, kuten Excelistä, Smartsheetistä, Harvestista tai muista lähteistä. Näin voit kattavaa työn laajuuden kuvausta (SOW) luodessasi tuoda helpommin mittareita esimerkiksi Gantt-kaavioihin, kriittisten vaiheiden virstanpylväisiin, nimikekohtaisesti järjestettyihin hinnastoihin, hinnoitteluyhteenvetoihin tai projektisuunnitelman yleiskuvauksiin. 

Voit myös luoda mallipohjia usein lähettämillesi sähköposteille. Laadi yksi kattava ja perusteellinen sähköpostimallipohja ja hyödynnä sitä aina tarvittaessa uudelleen vaihtamalla kulloiseenkin tilanteeseen sopivat tiedot. Saatat esimerkiksi huomata jakavasi usein seuraavanlaisia tietoja:

• Ostotilausnumerot (PO) 
• Työnumerot 
• Laskutusprosessin ja aikataulun tiedot 
• Median toimituksen tiedot, kuten tilausvahvistukset, julkaisut ja päivämäärät

Viikot 3 ja 4: Ohjelmistotilanne

Organisaatiollasi on todennäköisesti toimialastasi riippuen räätälöity valikoima projektinhallintaohjelmistoja. Useimmat projektinhallintatyökalut ovat nykyään melko intuitiivisia ja helppokäyttöisiä, mutta mitä erikoistuneempi ohjelmisto on, sitä vähemmän itsestään selvä se on. 

Kun kyse on projektinhallintaohjelmiston koulutuksesta, älä huolestu, jos raporttien laatimiseen käytettävä vaikeaselkoinen talousohjelmisto tuntuu yhä pelottavalta epäloogisine käyttöliittymäoikkuineen, epäselvine lyhenteineen ja etuliitteineen sekä hämmentävine työnkulkuineen. 

Älä odota olevasi ammattilainen yhden koulutuskerran jälkeen, vaan muista harjoitella. Tiedän, että kuulostaa oudolta harjoitella työtä varten, mutta tee niin. Kokeile kirjautua sisään ja laatia kuluraportti. Opettele pikanäppäimet ja kysy osastosi projektipäälliköltä tai mentoriltasi, jos jäät jumiin. He voivat todennäköisesti myös auttaa sinua luomaan mukautetun näkymän tai kentän, jossa näytetään vain sinulle olennaiset tiedot.

Kiinnitä koulutustilaisuuksissa tarkasti huomiota opetukseen. Jos jokin vaihe jää väliin, koko lopputilaisuus voi muuttua kiinniottokilpailuksi, ellet tuo asiaa esiin ja kysy kysymyksiä. 

Muista, että vaikka tiimin jäsenet olisivat oman päivittäisen ohjelmistonsa käytön ammattilaisia omiin erityistarkoituksiinsa, se ei tee heistä luonnostaan hyviä opettajia. He eivät välttämättä ymmärrä, missä kohdissa heidän pitäisi selittää hitaammin tai mitä korostaa. He eivät ehkä täysin ymmärrä, mitä tarvitset ohjelmiston tekevän puolestasi tai miksi juuri niin. 

Jos olet koulutustilaisuuden jälkeen yhä ymmälläsi, etsi lisämateriaaleja ja ohjevideoita tai pyydä osaston muilta jäseniltä lisäesittelyjä tai selityksiä. Voit huoletta hidastaa etenemistä esittämällä kysymyksiä. Muista vain kunnioittaa kaikkien aikaa.

Pivot-taulukot pelastivat henkeni:

Taulukkolaskentataulukoiden suodattaminen tiettyjen tietojen löytämiseksi voi olla kömpelöä ja aikaa vievää, mutta pivot-taulukoiden avulla tehtävät, kuten työtuntien ja euromäärien kokoaminen työselostuksesta ja niiden vertaaminen tähän mennessä käytettyihin työtunteihin ja euromääriin, sujuvat vaivattomasti. Se on myös nopea tehdä ja näyttää ammattimaiselta. Jos et vielä osaa määrittää pivot-taulukoita, tutustu organisaatiosi taulukkolaskennaneroihin ja opettele tämä! Ei haittaa, vaikka se vaatisi ylimääräistä vaivaa. Aikaan kannattaa investoida.

Päivät 30–60: Projektien haltuunotto

Nyt kun olet tavannut ihmiset, saanut käyttäjätunnuksesi ja suorittanut vaaditun koulutuksen, nappaa hieman syötävää, sillä on aika tarkastella projektiportfoliosi kokonaisuutta. Toisena kuukautena sinut saatetaan määrätä uusiin projekteihin sekä jo käynnissä oleviin projekteihin, jotka otat vastuullesi.

Perityt projektit 

Perit todennäköisesti melkoisen määrän projekteja, joiden tähänastiseen tilanteeseen et ole voinut vaikuttaa. Hyödynnä perehdytyksen ja koulutuksen väliin jäävä ylimääräinen aika (niin kauan kuin sitä kestää!) ja ota asioissa etumatkaa. Tämä 30 päivän armonjakso voi olla erinomainen tapa saada projektit takaisin raiteilleen ilman, että kulutat liikaa asiakkaidesi ja työtovereidesi hyväntahtoisuutta. 

Vaikka nämä perityt projektit eivät olleet sinun vastuullasi alusta alkaen, varmista, että ymmärrät ne aivan kuin olisivat olleet. Tässä on joitakin kysymyksiä, joita sinun kannattaa selvittää:

• Miten nykyinen projektin laajuus tukee jäljellä olevaa työtä? 
• Mahdollistaako aikataulu työn onnistuneen toimittamisen? 
• Liittyykö tuleviin kriittisiin vaiheisiin ongelmia? 
• Tarvitaanko muutosmääräyksiä? 

Ota projekteistasi täysi vastuu ja tuo asiat esiin, mutta älä tavalla, joka siirtää tulevaa syyllisyyttä, heittää aiemmat jäsenet bussin alle tai antaa ymmärtää, että tuot asioita esiin vain suojellaksesi omaa selustaasi (CYA). Tällaiset keinot huomataan yhtä helposti kuin BLT-voileipä huoneessa, joka on täynnä verikoiria. 

Uudet projektit 

Kun uusia projekteja tulee vastuullesi, sinulla on tilaisuus näyttää parhaat puolesi. Älä pelkää ottaa yhteyttä tiimiisi selvittääksesi, millaisia aiemmat odotukset ovat olleet kustannusten, hinnoittelun, tiimirakenteen ja aikataulun suhteen. 

On hyvin todennäköistä, että aiemmin on toteutettu samankaltaisia projekteja, jotka voivat toimia hyvinä vertailukohtina. Tämä on erityisen hyödyllistä, koska et vielä tunne kaikkien työtapoja.  

Vaikka kaikki yleensä haluavat auttaa, kukaan ei halua tuntea tekevänsä ylimääräistä työtä. Esitä aiempia projekteja koskeva pyyntösi strategisesti. Ota huomioon esimerkiksi seuraavat asiat:

• Voit kokeilla viestintään ryhmäkanavaa, mutta kohdennettu pyyntö tuottaa yleensä parempia tuloksia. 
• Varaa aikaa ja kysy mentorilta. Näin tiedät, ettet keskeytä häntä. 
• Kysy henkilöltä, joka on nimenomaisesti maininnut olevansa avoin kysymyksille (esimerkiksi sanonut: ”kysy minulta mitä tahansa”). Ota hänet tarjouksesta kiinni!
• Älä kysy siltä projektipäälliköltä, joka on täysin keskittynyt, jolla on GSD-ilme (saa paska tehtyä) kasvoillaan ja jonka kehonkieli viestii tehokkuutta ja nopeutta, ei rentoutta ja avoimuutta. 

Jos saat aiempia vaiheita koskevia näkemyksiä hitaammin kuin haluaisit, älä odota toimia. Etene ja tarkista tiedot myöhemmin ristiin. Muista varmistaa kaikki oletukset kaikkien keskeisten sidosryhmien kanssa: hinnoittelu, aikataulu ja tiimin rakenne. Haluatko tehostaa suunnitteluprosessiasi? Projektisuunnitelmamallimme sisältää kaiken, mitä tarvitset selkeään ja tehokkaaseen aloittamiseen.

Kun olet viimeistellyt koko projektisuunnitelman, esittele se kaikille osallisille. Ole valmis perustelemaan rajauspäätöksesi. Jos tämä tuntuu epämääräiseltä tai jotkin osa-alueet vaikuttavat epävarmoilta, tee valmistava katselmus luotetun kumppanin kanssa. 

Ammattilaisen vinkki:

Pidä rahasta puhuminen niiden sidosryhmien keskuudessa, jotka työskentelevät asiakasbudjettien parissa. Laajemman tiimin tarvitsee ymmärtää vain työn tekemiseen käytettävissä olevat tunnit ja aikataulu, ei todellisia kustannuksia.

Päivät 60–90: Prosessin ymmärtäminen

Riippumatta siitä, missä organisaatiossa työskentelet, siellä vallitsee yrityskulttuuri, joka määrittää yhteisen ymmärryksen siitä, miten asioita tehdään, miten niitä on aina tehty ja miten niiden pitäisi jatkossakin tapahtua. Tämä on suuri osa kolmatta kuukauttasi uudessa työssäsi.

Yhdessäkään neljästä mainostoimistosta, joissa olen työskennellyt, ei ollut samaa prosessia. Jokaisella oli oma projektinhallinnan termistönsä, hienovaraisesti vaihtelevat lausumattomat ja lausutut yhteiset odotuksensa sekä erilaiset toimintatapansa. Näistä eroista huolimatta taustalla olevat käytännön järjestelyt ja perusperiaatteet olivat olennaisilta osin samat. 

Projektista riippumatta siinä on seuraavat ylätason vaiheet:

• Ratkaisua vaativan ongelman esittely
• Esiselvitys
• Projektin suunnittelu, jossa työn rajaus määritellään 
• Muodollinen sopimus etenemisestä
• Tiimin kokoonpano ja perehdytys 
• Työvaiheet, mukaan lukien konseptien katselmukset ja korjaukset
• Konseptien hyväksynnät
• Tuotanto, kehitys ja laadunvarmistus
• Lopullinen laadunvarmistus sekä katselmus, korjaukset ja lopulliset hyväksynnät
• Toimitus
• Julkaisun jälkeinen tuki, joka on yleisintä digitaalisissa projekteissa

Se, miten tiimit siirtyvät vaiheesta seuraavaan, kertoo merkittävästi siitä, eteneekö projekti suunnitelman mukaisesti vai suistuuko se raiteiltaan. Tässä vaiheessa käy selväksi, oliko alkuperäinen projektisuunnitelma todella harkittu huolellisesti. 

Esimerkiksi eräässä toimistossa urani alkuvaiheessa pyydettiin aikataulukiistojen vuoksi aikaistamaan aikataulua viikolla, kuten joskus voi tapahtua. Ratkaisuni oli yhdistää katselmukset niin, että niihin osallistuivat kaikki monialaiset tiimit. 

Tämä oli selvästi virallisen prosessin vastaista, mutta ajattelin: Olemmehan kaikki ystäviä, eikö niin? Tehdään yhteistyötä, tunnistetaan ongelmat yhdessä ja ratkaistaan ne kahdessa kokouksessa neljän sijaan. Mitä voisi mennä pieleen? 

Olin toiminut näin onnistuneesti muiden tiimin jäsenten kanssa muissa tilanteissa. Tässä tapauksessa se koitui kuitenkin tappiokseni. Luottamuksen puute, heikko kokemus turvallisuudesta sekä työskentelytapojen ja tarpeiden ymmärtämättömyys synnyttivät jännitteitä, asettivat tiimit puolustuskannalle ja siirsivät yleisesti huomion pois projektista siihen, kuinka ”rikki” prosessi oli. 

On tärkeää muistaa, että asioiden tekemiseen on virallinen tapa, mutta joskus käytännöissä on mahdollista joustaa, jotta työt saadaan tehtyä. 

Sen ymmärtäminen, missä tämä raja kulkee, vaatii aikaa sekä tiimien ja niiden dynamiikan ymmärtämistä. Prosessin muutoksille annetaan joustovaraa vasta ajan myötä, ja luottamus rakentuu, kun osoitat arvosi uudessa projektinhallinnan työssäsi.

Päivä 1–ikuisuus: Asioiden asettaminen kontekstiin

Olen huomannut, että mitä paremmin ymmärrän kollegoitani, heidän tehtäviään ja sitä, miten he työskentelevät muiden kanssa, sitä paremmin pystyn hallitsemaan projekteja onnistuneesti. Tähän kuuluu myös sen ymmärtäminen, miten kukin näkee oman roolinsa yrityksen tehtävän, vision ja arvojen laajemmassa kontekstissa.

Aiemmassa toimistossani toimitusjohtaja ja minä järjestimme uusien työntekijöiden perehdytyskokouksia, joissa keskustelimme yrityksen historiasta, tekemästämme työstä, erityisosaamisalueistamme ja siitä, miten erotuimme muista toimistoista. Kävimme läpi myös nykyisen organisaatiokaavion, prosessimme sekä työntekijän käsikirjan keskeiset osiot. On tärkeää ymmärtää, millainen kuva yrityksellä on itsestään.

• Mitä toimitamme? 
• Miten toimitamme? 
• Kuka toimittaa? 
• Miksi? 

Tämä visio auttaa uusia työntekijöitä ja kollegoita ymmärtämään, miten heidän panoksensa liittyy kokonaisuuteen. 

90 päivää ja sen jälkeen: koeaika ohi 

Vaikka haluaisimmekin jakaa asiat selkeisiin, toisistaan erillisiin hetkiin, tiedämme, ettei elämä – eikä etenkään projektinhallinta – aina etene sillä tavalla. 

30, 60 ja 90 päivän toimintasuunnitelma tarjoaa perehdytyksellesi välietappeja. Se auttaa hallitsemaan tietotulvaa. Tietotulva ei lopu 90 päivän jälkeen, vaan se alkaa tuntua enemmän hanasta tai suihkusta, kun kaikki uusi alkaa sulautua osaksi arkea. 

Jos tarvitset lisää apua projektipäällikön ensimmäisiin 90 päivään (ja niiden jälkeiseen aikaan), osallistu DPM-koulumme Digitaalisen projektinhallinnan hallinta -kurssille. Opit hallitsemaan projekteja koko projektin elinkaaren ajan monenlaisten projektinhallintamenetelmien avulla.