Tekoälytyökalut, jotka korvasivat manuaalisen työn vuonna 2026
Projektipäälliköille ja toimituksista vastaaville johtajille tämä oli vuosi, jolloin tekoäly lakkasi olemasta pelkkä kuriositeetti ja alkoi aidosti vähentää työtaakkaa. Todellisten hyötyjen erottaminen hypestä voi kuitenkin olla vaikeaa — siksi menimme suoraan lähteelle ja kysyimme eri alojen ammattilaisilta yksinkertaisen kysymyksen: missä tekoäly oikeasti korvasi tänä vuonna manuaalista työtä puolestasi?
Heidän vastauksensa eivät olleet hypoteettisia tekoälyn käyttötapauksia tai epäonnistuneita pilotteja. He kuvailivat todellisia työnkulkuja, joissa tuntien manuaalinen työ on tiivistynyt minuuteiksi – toisinaan valmiiden ominaisuuksien avulla ja toisinaan itse rakentamiensa työkalujen avulla. Räätälöidyistä koontinäytöistä automaattisesti luotuihin projektisuunnitelmiin ja itsestään kirjoittuviin tilanneraportteihin – tällaista he kertoivat meille.
Räätälöidyt työkalut, jotka poistivat tuntikausien rutiinityön
Jotkin merkittävimmistä ajansäästöistä syntyivät ammattilaisilta, jotka eivät jääneet odottamaan toimittajan ratkaisevan heidän ongelmaansa. Amazonin vanhempi toimitusketjupäällikkö Aniket Ghonge törmäsi nykyisten järjestelmiensä rajoihin ja päätti rakentaa ratkaisun itse. ”Käyttämässäni CRM-teknologiassa ei ollut näitä ominaisuuksia. Tarvitsin siis jotain, joka auttaisi automatisoimaan työni”, hän kertoo. Tulos oli huomattava: ”Rakensin tämän älykkään perehdytyksen koontinäytön, joka vähensi tuhansien tilien käsittelyyn kuluneen työajan 18 tunnista alle tuntiin.” Kyse ei ole marginaalisesta tehokkuuden kasvusta – käytännössä kokonainen työnkulku poistui hänen viikostaan.
Continue Reading for Free
Create a free account to finish this article, plus get ongoing access to timely insights and practical resources.
Have an account? Log In
Rakensin tämän älykkään perehdytyksen koontinäytön, joka vähensi tuhansien tilien käsittelyyn kuluneen työajan 18 tunnista alle tuntiin.
RTS Labsin tekninen projektipäällikkö Ryan Gilbreath päätyi samankaltaiseen itse rakennettuun ratkaisuun yhdessä projektipäällikön työpäivän puuduttavimmista tehtävistä: päivän päätteeksi tehtävään kirjalliseen yhteenvetoon. ”Olen itse asiassa luonut Google AI Studion avulla PM Assistantin, jossa on äänitila”, hän kertoo. ”Jos siis käyn päivän tapahtumia läpi ja minun tarvitsee vain purkaa ajatukseni, voin ottaa äänitilan käyttöön ja sanoa: ’Hei, tässä on se, mitä XYZ-projektin aikana tapahtui’, ja pyytää sitä laatimaan minulle raportin.”
Projektisuunnitelmat, jotka rakentuvat itsestään
Tyhjä projektisuunnitelma on jo pitkään ollut yksi projektinhallinnan työläimmistä lähtökohdista – ja juuri siinä useat vastaajat näkivät tekoälyn astuvan kuvaan. CNS Project Consulting Inc.:n perustaja Christina Sookram nostaa esiin työkalun, joka järjesti työn kokonaan uudella tavalla: ”...yrityksen nimeltä Proggio”, hän kertoi meille.
”Proggiolla on projektinhallintatyökalu, joka käyttää työvirtoja projektisuunnitelman järjestämiseen. Sen sijaan, että joutuisit luomaan manuaalisesti jonkinlaisen Kanban-taulun tai vastaavan, se rakentaa työvirran ja projektisuunnitelman.” Aiemmin tuntikausia vienyt jäsentely ja vaiheistus syntyy nyt valmiiksi koottuna ja odottaa vain viimeistelyä.
Proggiolla on projektinhallintatyökalu, joka käyttää työvirtoja projektisuunnitelman järjestämiseen. Sen sijaan, että joutuisit luomaan manuaalisesti jonkinlaisen Kanban-taulun tai vastaavan, se rakentaa työvirran ja projektisuunnitelman.
Project Managers African perustaja Emmanuels Magaya on kokenut saman useiden työkalujen kanssa ja mainitsee nimeltä Spinach.ion: ”Spinach.io on varsin hyvä, erityisesti ketterissä projekteissa. Sillä voi helposti luoda Scrum- tai Kanban-tauluja ja kaikkea sellaista”, hän kertoo.
Välittömiä vastauksia loputtoman klikkailun sijaan
Toinen manuaalisen työn alue, joka katosi hiljalleen tänä vuonna: hajallaan eri yritysjärjestelmissä olevan tiedon etsiminen. Palo Alto Networksin vanhempi ohjelmapäällikkö Yonelly Gutierrez kuvailee muutosta selkeästi: ”Aiemmin meidän piti napsauttaa manuaalisesti Salesforceen ja käydä sitten läpi kaikki erilliset välilehdet löytääksemme tarvitsemamme tiedot, mikä vie tietenkin aikaa, kun taas Gleania käyttämällä voit vain antaa sille kehotteen ja saat vastauksen saman tien. Se hakee tiedot kaikista eri lähteistä.” Välilehdeltä toiselle siirtyminen, joka aiemmin söi jokaisen projektin alkuvaiheessa runsaasti aikaa, on korvattu yhdellä kysymyksellä.
JUMP! Foundationin henkilöstöpäällikkö (projektitoimintojen päällikkö) Alexandria O'Bannon löysi saman helpotuksen urakoitsijatietokannastaan. ”Airtablessa on oma tekoäly, josta pidän todella paljon, koska se pystyy lukemaan tietueemme hyvin nopeasti”, hän kertoo. ”Voin syöttää tietokantaan: ’Tarvitsen Intiassa toimivia urakoitsijoita, joilla on suppailun pätevyys’, ja se antaa minulle listan – ja olen valmis.” Se, mikä aiemmin tarkoitti satojen profiilien manuaalista suodattamista, on nyt yhden rivin kysely – jopa hänen kaltaisiaan erittäin tarkkoja henkilöstöhakupyyntöjä varten.
Airtablessa on oma tekoäly, josta pidän todella paljon, koska se pystyy lukemaan tietueemme todella nopeasti
Tilanneraportit ja kokousten jälkiseuranta automaattiohjauksella
Jos on yksi tehtävä, jonka projektipäälliköt olivat poikkeuksetta valmiita luovuttamaan eteenpäin, se on jokaisen kokouksen ja raportointikierroksen jälkeinen hallinnollinen työ. Gutierrez huomasi, että se oli rakennettu suoraan hänen tiiminsä projektityökaluun: ”Arvostan sitä, että Asanassa on tekoälyn luoma yhteenveto. Projektiaikatauluun tekemiesi päivitysten perusteella se luo tilanneraportin. En ole nähnyt tällaista aiemmin missään muussa työkalussa.” Viikoittainen tilanneraportti — aiemmin säännöllisesti toistuva manuaalinen tehtävä — syntyy nyt automaattisesti jo kirjatuista töistä.
Arvostan todella paljon sitä, että Asanassa on tekoälyn luoma yhteenveto. Projektiaikatauluun tekemiesi päivitysten perusteella se luo tilanneraportin.
Michael Gold, perustaja ja osa-aikainen toimitusjohtaja, ohjasi kokousten litteraatit suoraan tehtävienhallintaansa. Fireflies tallentaa ja litteroi hänen puhelunsa, ja hänen Lovablella intuitiivisesti koodaamansa mukautettu CRM hoitaa loput. ”Jos olimme kokouksessa ja siellä sovittiin seuraavista vaiheista, ja sain siitä Fireflies-litteraatin, minun tarvitsee vain painaa poimintapainiketta ja siirtää se sitten CRM:ään. CRM osoittaa toimintokohteet oikealle henkilölle”, hän selittää.
Tyhjän sivun ongelma on katoamassa
Kun yksittäisistä työkaluista astutaan askel taaksepäin, esiin nousee kaava: tekoäly ottaa hoitaakseen työt, joita projektipäälliköt eniten kammoksuivat — tyhjän sivun edessä aloittamisen, alusta asti tekemisen ja ikuisuudelta tuntuvien tehtävien. Pam Butkowski, Horizontal Digitalin johtaja, tiivistää asian näin: ”Mielestäni helpoimmat hyödyt ovat alueella, jolla tekoäly todella loistaa. Tilanneraporttien automatisoinnissa ja projektisuunnitelmien luomisessa tyhjästä. Työ, joka on perinteisesti saanut projektipäälliköt ajattelemaan: ’Nyt täytyy istua alas ja pusertaa tämä kasaan… tähän menee ikuisuus.’ Nyt meillä on lähtölaukaus.”
Mielestäni helpoimmat hyödyt ovat alueella, jolla tekoäly todella loistaa… työssä, joka on perinteisesti saanut projektipäälliköt ajattelemaan: ’Tähän menee ikuisuus.’ Nyt meillä on lähtölaukaus.
Tuo lähtölaukaus on todellinen käyttötapaus. Yksikään näistä ammattilaisista ei luovuttanut harkintavaltaa, sidosryhmäsuhteita tai päätöksentekoa — he luovuttivat näitä asioita edeltäneen raskaan työn. Manuaalinen työ, joka aiemmin määritti niin suuren osan projektipäällikön roolista, on muuttumassa valinnaiseksi, ja johtajat, jotka saavat tästä muutoksesta eniten irti, ovat niitä, jotka suuntaavat vapautuneen ajan tietoisesti työhön, jonka vain he voivat tehdä. Työkalut kehittyvät jatkuvasti. Ensi vuoden kysymys ei ole se, voiko tekoäly korvata manuaalisen työn — vaan se, mitä teet niillä tunneilla, jotka se vapauttaa sinulle.
Haluatko lisää tällaisia näkemyksiä? Luo ilmainen DPM-tili, niin kuulet lisää näiden kaltaisilta asiantuntijoilta.
