Projektipäällikön stressitön opas vapaalle jäämiseen

Näin se onnistuu.

Ennen lähtöä: valmistautuminen onnistumiseen

Stay Ahead of What Deserves Your Attention

Get timely perspective on the shifts, decisions, and trade-offs shaping your role, plus practical resources you can put to work.

Get Free Access

Have an account? Log In

Kaksi viikkoa ennen

Parhaassa tapauksessa ilmoitat tiimillesi ja sidosryhmillesi mahdollisimman pian, että suunnittelet pitäväsi vapaata. Vähintään tarvitset kuitenkin kaksi viikkoa varmistaaksesi, että kaikki ovat samalla sivulla ja tietävät tulevasta poissaolostasi. Tässä vaiheessa keskitytään muiden informointiin ja oman onnistumisesi varmistamiseen paluutasi varten. 

• Merkitse ajankohta omaan ja kaikkien muiden kalentereihin. Varmista, että vapaa-aikasi näkyy omassa kalenterissasi ja yhtä tärkeää on, että se näkyy esihenkilösi, tiimisi ja muiden tärkeiden kollegojesi kalentereissa. Mitä aikaisemmin ajankohta on kaikkien tiedossa, sitä parempi.
• Varaa aikaa paluuta varten. Muista varata kalenteristasi aikaa ensimmäiselle paluupäivällesi. Varaa vähintään aamu (tai jopa koko ensimmäinen päivä) sähköposteihin ja projektipäivityksiin tutustumista sekä poissaolosi aikana tapahtuneiden asioiden läpikäyntiä varten.
• Sovita yhteen projektin resurssit. Ole yhteydessä tiimiisi ja keskustelkaa käynnissä olevista projekteista sekä siitä, mitä he saattavat tarvita poissaolosi aikana. Jos vapaasi aikana osuu tärkeitä määräaikoja, selvitä, voidaanko työ tehdä etukäteen tai siirtää paluusi yhteyteen. Jos tämä ei ole mahdollista, varmista, että sinulla on selkeä toimintasuunnitelma. 
• Nimeä yhteyshenkilö (POC). Valitse henkilö, joka toimii yhteyshenkilönäsi asiakkaiden pyyntöjen ja tiimin kysymysten osalta poissaolosi aikana. Varmista, ettei hänkin ole suunnittelemassa vapaata samaan aikaan, ja sopikaa, millaista tukea häneltä odotetaan.
• Viestitä vaikutusten kohteena oleville osapuolille. Ole ennakoiva ja viesti tärkeimmille sidosryhmillesi ja asiakkaillesi vapaastasi. Näin kaikilla on riittävästi aikaa suunnitella toimintansa poissaolosi ympärille, eikä poissaolosi vaikutuksista projekteihin synny tarpeetonta stressiä. 

Viikko ennen

Kun lomasi lähestyy, sinun tulisi keskittyä muistutuksiin ja riskienhallintaan. Saatat tuntea olevasi ärsyttävä, mutta asioiden kertaaminen on tärkeää. Kaikki ovat uppoutuneita omaan elämäänsä ja työhönsä – todennäköisesti he eivät ajattele tulevaa lomaasi (tai haasteita, joita poissaolosi aikana saattaa ilmetä). Viikkoa ennen lomasi alkamista sinun tulisi tehdä seuraavat asiat:

• Laadi tilanneraportti. Laadi yksityiskohtainen tilanneraportti kaikista käynnissä olevista projekteista. Sen tulisi sisältää määräajat, tärkeät virstanpylväät ja kaikki kriittiset riippuvuudet. Käy tilanne läpi tiimisi kanssa ja vastaa mahdollisiin kysymyksiin, jotta poissaolosi aikana ei synny epäselvyyksiä. Jos käytät jo projektinhallintaohjelmistoa, tämän pitäisi sujua helposti.
• Muistuta kaikkia. Lähetä muistutus tulevasta lomastasi, yhteyshenkilöstä poissaolosi aikana ja kaikista kriittisistä huomioista. Näin vältetään viime hetken yllätykset.
• Arvioi riskit. Ennakoi mahdolliset riskit tai haasteet, joita poissaolosi aikana saattaa ilmetä. Laadi tiimisi kanssa varasuunnitelmat näiden riskien käsittelemiseksi, jotta projekti jatkaa etenemistään ilman keskeytyksiä.

Osana riskien suunnittelua on myös tärkeää sopia POC:n kanssa siitä, mikä katsotaan hätätilanteeksi, jonka vuoksi sinuun tulee ottaa yhteyttä. Näin POC:lla on selkeät rajat siitä, mitkä asiat tulee eskaloida sinulle (ja miten sinut tavoittaa) ja mitä tiimi voi yrittää ratkaista itse. 

Voitte esimerkiksi sopia, että sinuun tulee ottaa yhteyttä, jos jokin seuraavista hätätilanteista ilmenee:

• Asiakas uhkaa päättää projektin. 
• Resurssi on odottamatta OOO-tilassa, ja sillä on merkittävä vaikutus projektiin. 
• Asiakkaan verkkosivusto kaatuu.

Lähtöpäivä: viime hetken valmistelut

Tässä vaiheessa ajatuksesi ovat todennäköisesti jo niin lomatunnelmissa, että kaiken muun tekeminen tuntuu mahdottomalta. Vastusta kiusausta luovuttaa etuajassa! Kun käytät vielä muutaman minuutin valmisteluihin ennen kuin kirjaudut ulos, projektisi jatkavat sujuvaa etenemistään ja lomastasi tulee entistä nautittavampi. 

• Lähetä viimeinen muistutus. Lähetä lomasi alkamista edeltävänä päivänä viimeinen muistutus kaikille asianosaisille. Kertaa siinä käynnissä olevien projektien tilanne, poissaolosi ajankohta ja POC:n tiedot. Liitä mukaan projektin tilanneraportti ja riskien varasuunnitelma, jotta ne ovat helposti saatavilla.

• Varaa aikaa irrottautumiseen. Varaa päiväsi viimeinen tunti keskeneräisten asioiden viimeistelyyn ennen lähtöäsi. Tämä puskuri estää sinua jäämästä töihin myöhään tai kirjautumasta takaisin, kun olet virallisesti poissa linjoilta. 
• Aseta poissaoloviesti (OOO). Aseta OOO-sähköpostivastauksesi alkamaan muutamaa tuntia ennen työpäiväsi päättymistä. Näin sinulle jää aikaa keskittyä tärkeisiin tehtäviin ennen lähtöä ja siirtää kaikki vähemmän kiireelliset asiat paluusi jälkeiseen aikaan. Muista myös päivittää keskustelusovelluksesi tila ilmoittamaan lomasi ajankohta.

Lomasi aikana: rajojen asettaminen

Me kaikki syyllistymme työ­sähköpostin ja viestien vilkuilemiseen lomalla. Tämä tarve kumpuaa hyvästä tarkoituksesta – haluamme vain varmistaa, että kaikki sujuu hyvin ilman meitä. Nämä lyhyet tarkistukset voivat kuitenkin vaikuttaa merkittävästi kykyysi todella palautua. Keskity sen sijaan irrottautumiseen ja tiimisi luottamiseen. 

• Irrottaudu voidaksesi palata yhteyteen. Parasta olisi pysyä täysin poissa linjoilta lomasi aikana. Jos mahdollista, poista sähköposti- ja puhelinilmoitukset käytöstä. Jos yhteydenottojen tarkistaminen houkuttelee silti liikaa, voit jopa poistaa kaikki työsovellukset puhelimestasi lomasi ajaksi. 
• Luota tiimiisi. Kun olet yleensä vastuussa asioista, voi olla hyvin helppoa haluta puuttua tilanteeseen, jos huomaat jonkin ongelman ilmaantuvan. Et kuitenkaan tiedä, mitä tiimi tekee ratkaistakseen ongelman taustalla, ja puuttumalla asiaan et anna heille mahdollisuutta ottaa vastuuta ja työskennellä ratkaisun eteen ilman ohjaustasi. Mitä enemmän luotat tiimiisi, sitä menestyksekkäämmin pystyt rakentamaan ongelmanratkaisijoista koostuvan tiimin. 
• Jos sinun on tarkistettava tilanne, aseta rajat. Jos sinun on ehdottomasti tarkistettava työasioita, aseta itsellesi tiukat rajat. Voit esimerkiksi rajoittaa tarkistamisen 30 minuuttiin aamulla tai illalla. Tavoitteena on olla läsnä hetkessä eikä antaa työn hiipiä takaisin vapaa-aikaasi.

More Articles

• Projektipäälliköt: Kuinka käsitellä työuupumusta työssä

Lomasi jälkeen: sujuva paluu

Hauskan ja rentouttavan loman jälkeen viimeinen asia, jonka sinun kannattaa tehdä, on palata täydellä teholla ja uuvuttaa itsesi heti palattuasi. Olen kokenut tämän itse – on helppo vakuuttaa itselleen, että lomalle lähteminen oli itse asiassa stressaavampaa kuin lomalle lähtemättä jättäminen. Keskity etenemään omaan tahtiisi ja palaamaan vähitellen työn rytmiin. 

• Lähetä lyhyt viesti palattuasi. Lähetä tiimillesi, tärkeimmille sidosryhmille ja asiakkaille viesti, jossa kerrot palanneesi. Kerro heille, että käyt vielä sähköpostejasi läpi, joten jos jokin asia vaatii välitöntä toimintaa, pyydä heitä merkitsemään se sinulle, jotta viivästyksiltä vältytään.  
• Käsittele sähköpostit suunnitelmallisesti. Ennen kuin vastaat mihinkään, silmäile kaikki sähköpostisi ja keskusteluviestisi läpi. Usein ongelmat ovat ratkenneet itsestään poissaolosi aikana, joten vältät vastaamasta asiaan, joka on jo käsitelty. Saat myös selkeämmän kuvan siitä, mihin on vastattava heti ja mikä voi odottaa päivän tai kaksi. Hyvin harvat viestit edellyttävät vastausta heti palattuasi. 
• Vaihda kuulumiset POC:si kanssa. Varaa lyhyt tapaaminen nimetyn yhteyshenkilösi kanssa saadaksesi yhteenvedon kaikesta, mitä poissaolosi aikana tapahtui. Näin pääset ajan tasalle ja voit tarttua avoimiin tehtäviin. Tärkeitä käsiteltäviä aiheita ovat esimerkiksi väliin jääneet määräajat (organisaation sisäiset tai asiakkaan puolella sekä niiden vaikutus projektin aikatauluun), kummankin osapuolen mahdolliset turhautumiset tai onnistumiset, joita voitte juhlia tiimin kanssa. 
• Osoita kiitollisuutta. Yhteyshenkilösi on todennäköisesti joutunut ottamaan hoitaakseen ylimääräisiä vastuita poissaolosi aikana, joten muista kiittää häntä tuesta. Pieni ele – olipa kyse kiitosviestistä tai kahvilahjakortista – voi osoittaa arvostustasi merkittävästi. 
• Pidä yhteinen tilannekatsaus projektitiimien kanssa. Pidennä tavallista tilannekatsaustasi, jotta voitte keskustella kaikesta poissaolosi aikana saavutetusta sekä ilmenneistä ongelmista, jotka on vielä ratkaistava. 

Lopputulos: suunnittele, suojaa ja palaudu

Mikä on kaiken tämän tärkein opetus? Vapaa-aikasi on tärkeää. Tauon pitäminen ei ole vain ylellisyyttä – se on olennaista tuottavuutesi ja hyvinvointisi kannalta.

Jos et pidä itsestäsi huolta, uupumus on väistämätöntä, ja se vaikuttaa kielteisesti sekä henkilökohtaiseen elämääsi että suoriutumiseesi työssä. Loman tarkoitus on antaa sinulle tilaa levätä, palautua ja kerätä voimia. Oikeanlaisella suunnittelulla ja selkeillä rajoilla voit varmistaa, että projektisi etenevät sujuvasti poissaolosi aikana. Kun käytät aikaa vapaasi valmisteluun, se ei hyödytä ainoastaan sinua – se auttaa myös tiimiäsi onnistumaan.

Vedä siis syvään henkeä, noudata näitä ohjeita ja nauti hyvin ansaitusta lomastasi. Palaat töihin virkistyneempänä, keskittyneempänä ja valmiina tarttumaan kaikkeen, mitä seuraavaksi tulee vastaan.